高校行政处室管理工作创新

本文从高校行政处室管理工作中的实际问题出发，通过对行政处室工作中事务性工作繁杂、人员配置紧张、流程运转要求高效率、工作过程要求零差错等特点的分析，找出管理工作中存在的问题，结合心理学思想，最后提出悟清“管理目标”之道、明晰“管理职责”之势、优化“有效管理”之术、育强“人岗匹配”之将、确立“管理制度”之法五点行政处室管理创新建议。

管理的本义是借助一定的流程与方法，将人力、物力等各类资源运用在组织发展的关键处，使得组织运行的效率最快、效果最佳。组织是处在不断发展过程中的，因此组织的管理也是处于动态变化的过程中。教育机构与企业等盈利性机构的差异在于，管理的导向性、战略目标不同，教育机构更侧重于社会价值，而企业更侧重于经济价值。管理心理学的核心要义就是要使得教育更加可持续，释放更大的公益价值，这与公益類教育组织的管理目标是相符的。

在此基础上，管理心理学提出了悟道、明势、优术、强将、立法五个通向更高效率管理的路径，本文也将围绕这五点，就学校行政管理部门运用管理心理学开展管理创新提几点想法。

一、行政处室管理工作的特点

学校的行政处室主要是指各学院、各系服务学校管理层的行政办公室。行政处室的主要工作职责是处理学校日常管理中涉及到的各类行政事务性工作，表现为组织协调、上传下达、发文办会等。行政处事工作是学校内组织运行的粘合剂，是信息沟通和决策指令下达的中转站，一般来说行政处室的管理具有如下特点：

（一）事务性工作繁杂

行政处室的工作内容决定了其管理主要是以事务性工作为主，服务管理层、做好上下信息枢纽，是行政处室的关键。

事务性工作有很多内容，比如之前所列的组织协调、上传下达、发文办会，再比如与其他职能处室的对接，实施教学管理活动等等，所以我校行政处室在事务工作上是非常繁多的，这也导致了行政处室管理工作负担较重。

（二）人员配置紧张

行政处室日常事务性工作较多，但处室的岗位设置数往往有限，人员流转上周期比较短、频率也比较高。

通常情况下，行政处室人员在工作一定年限，职级、职称上升到一定阶段后，不少人员主动申请到专任教师岗位进行任教或走上领导岗位，而人员补充上又需要一定的时间过程。人手配置不足的问题也是当前行政处室应对事务性工作难的主要原因之一。

（三）流程运转要求高效率

行政处室对口各个业务职能部门，特别是学校行政处室还需要对口各个院系的教学管理与行政管理等工作，形成教学管理与行政管理两条管理渠道。

同时，学校行政处室还要接受来自上级主管部门的工作安排，起到上传下达的桥梁作用。这也从客观上要求了行政处室办理工作必须高效率，需要行政处室在日常管理中保持高速运转。

（四）工作过程要求零差错

行政处室的日常工作几乎面向学校各个职能部门和院系，同时还需要将上级主管部门的工作要求完成及时、准确地反馈到管理层或者教学部门。

这一过程中，经常会出现多工作、多任务同时进行的情况，这时对于文字、活动、人员等方面的信息传递和收集要求做到差错率最低，尽可能地保证信息传递过程中不受损失、不出差错。

二、行政处室管理工作存在的问题

结合本校行政处室管理经验，本文认为学校行政处室管理工作中存在如下几个方面的问题：

（一）管理目标不够清晰，容易乱成一锅粥

目标与计划是管理的起点，行政处室管理中，容易出现目标模糊的情况，一个一个具体的工作任务模糊了行政处室存在的战略价值和意义，导致管理目标在根本上出现了偏差，没有牢牢把握住以提升民航教育质量为目标的宗旨，使得日常管理中出现东一榔头西一棒槌的情况。

（二）管理职责不够明确，容易产生履职不畅问题

定责是管理的第二项内容，就是根据目标、计划，分解任务，落实责任。

学院内行政处室的责任被定义的非常宽泛，总之除了教学活动不用参加以外，其他所有的工作都与之相关，但是却很少有人能够清晰表述行政处室的职能，这也导致了工作中有推诿扯皮的情况出现。

（三）管理措施不够科学，容易导致管理效率低下

管理举措是管理责任的具体落实，在内容上包括了领导、控制、组织、协调、激励、考核等多项管理职能，但是与企业不同，学校的行政处室管理并非以盈利目标为导向的，而是以组织运行效率为导向的，因此在管理措施上与企业有所差别。

本院行政处室在管理举措上设置不科学，比如多头领导现象明显，容易出现同一时间多个领导对于同一项工作有不同的意见，很难落实到位；在领导架构上，学校行政办公室与各院系行政办公室之间沟通不畅，一些具体的工作很难落实到位，等等。

（四）管理人员不够胜任，管理艺术有待进一步提升

目前学校各行政处室的负责人往往更重视任务完成的时间节点，对于任务推进的过程，落实的质量等方面关注的不够，在激励下属提高工作效率、提升工作主动性积极性方面，还缺乏灵活多变的管理艺术。

（五）管理制度不够完善，流程运转标准化水平不高

行政处室的管理制度目前还是比较粗线条的，对于岗位职责、办事流程、奖惩制度等方面还不够细化，属于粗放式的制度架构，这也导致了在运行过程中，一项工作的开展缺少制度的规范，标准化程度不高。

三、管理心理学在行政处室管理工作创新中的应用思路

针对上述行政处室管理工作的特征和问题，笔者将从“悟道”“明势”“优术”“强将”“立法”五个方面提出推进行政处室管理创新的方法和建议。

（一）悟清“管理目标 ”之道

管理目标是管理创新的方向，管理心理学中提出了悟道的思想，其根源来自老子《道德经》。从管理角度来看，所悟之道即是管理目标之道，也就是行政处室的价值何在，管理上要达到什么样的目标。本文认为，行政处室的核心管理目标，就是提高行政办公运转效率，使得信息传输速度更快、决策指令下达更及时、组织协调更加顺畅有序，增强学校各部门之间的协同性。

（二）明晰“管理职责”之势

管理需要定责，定责目的是为了更好地履行职责。云非先生的本学思想中，对于明势的解释即明确管理之势。法家思想中对于势的解释是权、位、威，通过以权树威，建立决策落实的高效推进机制。从学校来看，行政处室管理创新，从外部看需要与各院系、各教学岗位、教师、学生等服务对象接触，从内部看需要与各院系行政办公室、办公室内各岗位员工及各级行政负责人建立联系。明势就需要对各类行政处室的管理职责加以明确，各个岗位在与其他岗位的联系中处于怎样的位置，重要性和价值意义如何，进而明确应该承担怎样的责任。本文以为行政处室管理创新中，定责需要从部门开始，先定好学校行政办公室的总体职责，再细化到各个院系行政班职责，进而细化到各个岗位和员工。

（三）优化“有效管理”之术

管理有效性是管理创新的一个重要方面。管理创新的一個重要内容就是要提高管理的效率、效果。本文认为，云非先生的本学思想中对于优术的界定，就是要各部门优化管理的措施，提高管理的效果。管理要讲策略，管理也要分职能，在同一个管理目标下，行政处室需要以提升行政运转效率为核心，将有力促进教学质量提升、建立独有的文化体系和价值观作为管理的主要内容，从人力资源管理、组织协调、领导控制等多个方面进行适应性变革。

（四）育强“人岗匹配”之将

没有好的员工就没有好的管理，也没有好的组织。组织的绩效与员工的岗位胜任力有密切关系。云非先生指出的强将理念，就是要配齐各部门的人员队伍。本文认为，目前行政管理各处室的员工队伍有年轻化趋势，但是由于长期不涉足教学岗位，所以在服务教学方面缺乏经验，对教师和学生的服务不够人性化，因此，需要定期地进行交流学习，让行政岗位工作人员通过旁听、教学等方式，接触教学岗位的实际，更加深入地了解我校培养人才的理念是什么，进而转化为改进行政服务质量的措施和办法。

（五）确立“管理制度”之法

制度是约束、是规范。管理视角下的制度更多的表现为组织内部管理章程，解决的问题是明确岗位职责、管理流程、奖罚体系等内容，是实现有效内部控制的关键。管理心理学思想中提出要立法，其核心要义即是建立完善内控制度。本文认为，行政处室的内控制度就是处室内各个岗位的职责架构、管理架构和管理流程，更为重要的是行政处室履行职责的工作标准。当前，最重要的就是要建立各岗位的工作标准，明确行政公文下发、传达的时间节点、签署方式，办会的流程、责任人，部门协调中的管理沟通流程标准等等，这些内容决定了行政处室管理创新在效率层面所能获得的改进。

（本文作者单位：重庆师范大学。作者简介：施露，女，硕士研究生在读，研究方向：工商管理。）