浅谈项目计划制定的关键问题

赵之友

摘 要: 制定计划对项目管理的成功实施非常重要。剖析了在计划制定中常存在的计划片面、流于形式、过粗或过细、没考虑风险、缺乏裕量等问题;在制定计划过程中,首要的原则就是要有计划执行人的直接参与,强调了项目干系人积极主动地参与进来的必要性和重要性。项目计划的制定过程,实际上是对项目一系列问题澄清的过程,也是一个对计划不断进行调整的过程,最后给出了在制定项目计划时一般应遵循的步骤流程。

关键词:项目管理;制定计划;干系人;实施步骤

中图分类号:F123.11 文献标识码:A 文章编号:1009-9107(2009)04-0079-06

一、引言

好的计划是项目成功的前提。投资65亿初次建成的北京西客站却是个千疮百孔的工程,其中一个很重要的原因就是没有做好计划,没有坚持合理的工期。[1]据估计大约有1/3的项目成本来自于返工。也就是说,这相当于让每三个人中的一个什么也不干,只是重做另外两个人做错的事!刘易斯把它称为“准备-射击-瞄准”式项目管理方式[2],意思就是说不去认真充分地考察、定义和计划要去做的工作,而只是一味地想着快点结束它,结果往往会应了那句老话“欲速则不达”。 事实上,不做计划而只是在随后的实施中遇到问题才希望通过赶工来完成项目的想法是非常不可取的。布鲁克斯法则(Brooks law)指出:为一个已经延期的项目在错误的时间里增加人力,只会使它更加延期。[3]

安德鲁•史密斯(Andrew Smith)在《30块智慧金块》一书中谈到:计划的本质在于在你真正开始一个项目前,先停下来思考,以便于考虑如何能把它做得更好。Gregory认为一体化的项目计划和调度是项目成功的最重要因素。[4]陆海、许保山等也指出:成功的项目首先取决于科学的项目计划。[5]编制工作计划可以让我们的工作有序,它明确了在未来应该做些什么、在什么时候什么地方做、由谁来做和怎样去做。

20世纪六七十年代,项目管理工具和技术倾向于把注意力集中在项目生命期的执行阶段,因为该阶段投入的人力、物力和财力最多。然而到了80年代,人们开始把更多的注意力转移到了项目的开始计划阶段,因为在这里决定了项目的执行计划和设计方案,是决定项目增值潜力的最重要的阶段,执行阶段尽管消耗最大,但它只不过是照计划和设计把项目做出来。

在项目管理中有种想法认为:项目是干出来的而不是计划出来的,因此与其花时间去做计划还不如去开始干工作。有趣的是这种人没有足够的时间去做计划,却又总有时间来返工。在项目管理中有句谚语讲得好:慢慢计划,快速执行。[6]Rosenau MD.指出:相对于为解决因为没有计划而产生的问题所花的时间而言,花在做计划上的时间更少些。[7]因此,想想返工的巨大代价和延期的高昂成本,就会明白制定项目计划是多么的必要了。

二、制定项目计划时的误区

(一)计划片面

计划过于片面的主要原因就是没有让计划执行人参与计划的制定。我们知道,任何人制定项目计划时都无法考虑到项目的每一个方面,尤其当其不是很清楚一项工作时,对项目工作量和工作持续时间进行估计时就必然会忽略很多细节,以致使估计值远远偏离实际情况,结果具体执行计划的人也无法按照计划行事。因此,制定实施计划的首要原则就是让具体计划执行人参与到计划的制定中来。这样不仅可以获得他们的支持、调动他们的积极性,而且还尽可能考虑到了项目所有的细节和影响因素。

(二)计划流于形式

人们总是倾向于回避痛苦追求欢乐。制定项目计划因需要考虑和回答很多问题,使人们为之痛苦,结果就是许多人不愿意制定计划,或者有计划也是流于形式。他们并没有认识到计划制定的重要性,认为与其花时间去做计划,还不如立即开始工作以期尽早完成。刘易斯把这种现象称之为:准备—射击—瞄准。帕累托原则指出:人们80%的成果来自于他们20%的行为,Koch认为[8]帕累托原则几乎可以适用于生活中的一切方面,由此他主张应该集中精力来做那些能带来最大收益的活动。在项目管理中,计划的制定正是能决定项目“80%的成功”的“20%的行为”,流于形式不重视制定计划的项目,实际上在项目还没有开始就埋下了失败的隐患。

(三)计划过粗或过细

过粗的计划将使我们失去对项目执行的控制和管理,同时计划过细,也可能会使执行人不解或误解。在制定计划时应注意把握适度的原则,好的计划应该是清晰和完整的,其基本要求就是要使计划的详细程度在可控的范围之内。Raz和Globerson对计划制定中工作的详细程度给出了判别标准[9],在此不作过多阐述。

(四)计划没有考虑风险

在制定计划时,鼓励积极进取的态度,但这并不等于鲁莽。墨菲(Murphy)法则说,任何可能变坏的事都会变坏。用概率的语言来说,就是事情变坏的可能性总比变好的可能性大。在制订计划时考虑风险,是前摄性的(proactive)而不是反应性的,它有利于在将来当不确定性对项目构成威胁时,减少损失并使项目执行朝着有利的方向转化。对项目风险根源的识别和分析可参考Chapman提出的6W方法。[10]

(五)计划没有裕量

为了保证工作效率,避免人员的懒惰散漫,达到资源的充分利用,管理者通常会给做工计划执行人施加以较多的压力,使整个系统在120%的负荷下运转,这被刘易斯称之谓“只要肌肉的管理策略”。这样就使得项目没有多余的储备来应付突发事件和困难,一旦项目系统中某一工作或环节出现问题,整个系统就会面临崩溃的危险,导致项目工期和成本的急剧增加,为此,刘易斯建议:任何系统的负荷都不要长期高于85%。

计划代表的是将来的事情,所以计划里也应包含一定的裕量作为应急储备。Koch指出:应当为项目的进度、成本和性能三个约束中都加入适当的应急储备,使项目在执行中受不确定性因素影响后,仍能保持系统的稳定性和连续性,避免计划部署被打乱及项目重组带来的混乱。[8]

但是,有了裕量储备并不代表项目就可高枕无忧,它只是为项目在遇到不确定性时上的部分保险。为了保证项目能按时保质完成,工作的效率是项目执行过程中始终应该强调的,这就需要坚持以下两个原则:重要的事情要先做;将整块的时间投入到单个重要的事情中,这是因为你也许可以做任何事,但你不能同时做好每件事!

三、项目计划制定中的关键问题

项目计划制定与控制中,常使用的几种工具和技术有:工作分解结构(work breakdown structure,WBS)、甘特图和CPM/PERT、挣得值法 ( earned value method)等等。有了这些工具和模版,去切实的执行并正确的操作[11],就可以使我们更快地进入项目角色,帮助我们理清问题思路,快捷方便的通过图表来分析问题,减轻了从头分析归纳问题、手工绘制图表进行调整处理的繁琐过程,增加了工作的规范性和高效率。需要指出的是,知道了这些工具和模板并不等于就成了项目管理专家。事实上,只有在深入理解这些工具和模板的基础上,对项目管理实际问题进行具体问题具体分析,才能使这些工具和模板有效地发挥作用。

(一)重视人在项目管理中的作用

制定项目计划仅靠WBS工作分解结构、CPM/PERT网络计划技术等这些工具是不够的,如果不能正确地使用这些工具,那么所有的工具只不过是帮助高效地堆积错误而已。项目最终的目标是靠人来实现的,因此在制定计划的过程中理应更加重视人的经验和技巧。

成功的项目管理离不开一个良好的项目管理系统。一个项目管理系统通常包括七个部分:人、文化、方法、组织、计划、信息和控制,如图1所示。

其中人是整个系统的核心,构成整个架构的基石。这是因为项目不是软件和项目管理工具的累积,而是靠人运用这些工具做出来的,而项目并不会因为所采用的工具而失败,而常常会因为人为应用的不当或错误而失败。

文化和组织是指项目所处的地理环境、社会认同及人们的世界观价值观,这是实施项目所要特别注意的重要外部环境;工具则是指用来管理项目的方法,如工作分解结构、网络进度图和挣得值法等;控制是指对此项目所处的情况和应该所处的情况在偏离目标时提供建议采取措施;而计划和信息正是实施控制的基础,没有计划就没有控制的依据和参考目标,而没有信息也将无法判断项目当前所处的情况。

(二)重视项目干系人对计划制定的直接参与

一个人制订的计划,对另外一个人来说,可能就是一场噩梦。[12]因此在制订项目计划时,不但管理者而且执行者以及其它主要的项目干系人都要参与进来。

Chris Argyris提出拥护的理论和使用的理论[13],指出项目管理中人们所相信的项目管理和实际采用的项目管理往往并不一致。系统是灵活多变的,就像Wheatley的混沌理论表明的那样,可能某些因素的微小变化会导致整个系统的巨大动荡。[14]但是我们不能因为系统的变化就认为计划是无用的,事实上恰恰相反,制定高效合理可行的项目计划是一个项目成功的关键。面对项目系统的变化,我们所要做的就是去预测、分析、控制和适应系统的多变性,如果仅仅因为项目是发展变化的就放弃制定计划,我们就无法实施控制,而没有控制,就无法知道项目应该进展到什么地步,下一步又会出现什么需要解决或协调的问题,使项目陷入干一天是一天,漫无目的的困境。

在制定计划时,其首要的原则就是由做具体工作的人参与来做计划,这样做是因为:首先,做具体工作的人通常不赞同其他人的计划,这不是因为自我主义,而是由于别人的计划在估计、顺序或者周密性上通常是不正确的;其次,作为一个集体,团队总是能考虑到一些个人没有考虑到的事情,中国有句谚语“三个臭皮匠比得上一个诸葛亮”,讲的就是这个道理;最后,让人们计划自己的工作可以更加起到激励的作用。

(三)调动项目干系人参与计划制定的积极主┒性

关于管理一个习惯的认识就是:管理就是通过其他人来完成某一项工作。但是这个理解是不完整的,因为他只强调了管理的权利性而忽视了其中人的积极性和能动性。现代管理思想之父Peter Drucker认为管理就是自主地为组织作贡献。[15]意思就是说管理是积极主动的、前瞻性的,应该在需要做出反应的情况出现之前就提前采取行动。最好的管理就是让组织中的每个成员都清楚地知道自己要做什么、怎样去做,使每个人都有自己的责任感和积极性,达到最终自我控制和约束。

Abilence矛盾住在得克萨斯的一家人,在家闲得乏味,有人说“今天你们打算做什么?”“去Abilence吃自助午餐怎么样?”另外一个人附和。于是他们驱车90英里忍受着室外高温去了Abilence,吃了一顿并不怎么样的午餐,之后还是发现无事可做。于是,他们又驱车回家。进家门时有人说“喂,这不是在浪费时间吗?”另一人抗议“这不是你想去的吗?”“不是啊,我去只是因为你们都想去呢。”最先说话的人回答。的本质就是陷入了“沉默即是同意”的陷阱。这种现象也常发生在项目组中,因为谁也没有说什么,项目经理就认为大家都同意并理解了要完成的任务,致使项目在实际执行中延期或超支的现象时常发生。

现实中还有一种现象就是随大流,和这里讲的Abilence矛盾很相似,但它们产生的原因却不相同。Abilence矛盾是因为在“沉默即同意”的认知假设下,成员接受了一个可能没有人真正赞成的方案,包括提出建议的人;而随大流现象则是指虽然在心里明确不赞成领导者的建议,但因为处于被领导的地位,出于敬畏而被动地表示接受。对随大流这种现象Janis和Mann做了深入研究,提出了一套避免它的方法[16],主要步骤概括如下:

1.领导者不要在集体讨论时过早地给出自己的观点,而是鼓励大家采用头脑风暴形式列举建议;

2.鼓励小组成员对每项建议进行客观地、全面地、公正地评价;

3.在分析讨论的基础上制定方案,确定每个成员都愿意支持这个方案;

4.把方案放置起来,第二天让成员再次审视这个方案,以确定有没有新的补充和思考;

5.经过补充和修改后的方案将作为最终的实施方案。

前面提过任何项目都包括两个方面:what和how,what指的是要完成的任务,how讲的就是任务实现的过程。就像一个人做事的方式会决定他得到的结果一样,项目实施过程常常决定了项目的最终成败。[17]避开Abilence矛盾的最好办法就是通过召开互动讨论会的形式,让小组成员积极地参与到项目计划的制定过程中来,包括工序划分、工序间关系界定、工序工期估计等等。

(四)重视项目计划制定中的反对者意见

在制定项目实施计划时,并不是所有的成员都认同实施方案,也许有人提出异议甚至是反对意见,可惜这一点常常被管理者所忽略。这也许是因为反对的力量与赞同的力量(特别是领导和上级在支持时)相比实在是太弱小,以至于被掩盖和遮住了。可危险的是,常常因为低估异议或者反对者意见的合理性,给项目后来的实施带来了无法挽回的巨大损失。

制定项目计划中,产生反对意见的一个很重要原因就是项目的实施方案不唯一,当选择其中一个方案时必然意味着放弃另外的方案,如果多个方案处于伯仲之间,那么在选择之中就必然会有不同意见者。因此,面对反对的声音要给予应有的重视,去认识并克服所反映的问题。首先我们要确定反对者是否真的清楚项目的实施过程,如果在明白的情况下反对者仍有疑问,可以通过讨论的方式澄清他的疑问,并尽可能对所提出的问题提供必要的解决措施。这样做也许会使制定计划的过程长些繁琐些,但这将是考虑到将来尽可能多不确定情况的最好实施方案。切忌为了维护个人的尊严或领导决定的权威性等原因,明知计划存在严重的风险或漏洞,而存侥幸心理仍然推行原来的计划。墨菲法则告诉我们:任何可能变坏的事情都会变坏。

四、正确制定项目计划的实施步骤

项目计划的制定过程实际上是对项目一系列基本问题澄清的过程,也是一个对计划不断进行调整的过程。需澄清的问题包括:项目目标是什么、需要做什么、由谁做、什么时候做、怎么做、需要什么资源、费用多少等等;而调整则是对生成的初步计划,比照项目干系人的要求和项目本身的情况不断完善,从而使最终生成的项目计划在进度上、成本上、质量上合理可行的过程。

在制定项目计划过程中,确定项目目标和工作WBS后,剩下来最重要的工作就是估计各工序工期和确定工序间的相互关系。工序工期和工序间相互关系直接决定了项目中工序的执行次序和完成整个项目所需要的时间:工序工期估计太短,则会在执行中造成紧张被动的局面,使项目限于不能按期完工的危险境地;而工序工期估计太长,则又会使整个项目工期增加而失去提前获利的机会或丧失竞争优势;同理,工序间关系定义不当,则也会引起工作执行冲突,延长项目工期,甚至使制定的计划不可行。具体来说,制定项目计划的流程可用图2来说明。

五、结束语

项目管理的成功实施离不开项目计划的制定。在制定计划中常存在着诸如计划片面、流于形式、计划制定过粗或过细,计划没有考虑风险以及计划缺乏裕量等问题。成功的项目管理离不开一个良好的项目管理系统,其中人是整个系统的核心。计划的制定过程实际上是对项目一系列基本问题澄清的过程,也是一个对计划不断进行调整的过程,它离不开项目干系人直接并积极主动地参与。在制定项目计划过程中,确定项目目标和工作WBS后,剩下来最重要的工作就是估计各工序工期和确定工序间的相互关系,这直接决定了项目中工序的执行次序和完成整个项目所需要的时间。

参考文献:

[1] 李剑锋, 王珺之. 项目管理十大误区[M]. 北京:中国经济出版社,2003.

[2] JAMES P. LEWIS. 项目计划、进度与控制[M].第三版.赤向东,译. 北京:清华大学出版社,2002.

[3] BROOKS F P. The mythical man-month: essays on software engineering[M].Reading,MA:addison-wesley,1975.

[4] GREGORY T. HAUGAN. 项目计划与进度管理(project planning and scheduling)[M]. 北京广联达慧中软件技术有限公司,译.北京:机械工业出版社,2005.

[5] 陆海,许保山,AlLAN A CEN.项目管理全攻略[M].广州:世界图书出版公司,2002.

[6] 丁荣贵.项目管理:项目思维与管理关键[M].北京:机械工业出版社,2004.

[7] ROSENAU M D.成功的项目管理——循序渐进与实用案例[M].苏芳,译.北京:清华大学出版社,2003.

[8] KOCH RICHARD.The 80/20 Principle[M].New York:Doubleday,1998.

[9] T RAZ,S GLOBERSON. Effective sizing and content definition of work packages[J].Project Management Journal,1998(12):17-23.

[10] CHAPMAN C, WARD S.项目风险管理过程、技术和洞察力[M].李兆玉,译. 北京:电子工业出版社,2003.

[11] 周小桥.项目管理工具与模版[M].北京:清华大学出版社,2005.

[12] THOMSETT R.极限项目管理[M].方海萍, 魏青江,译.北京:电子工业出版社,2003.

[13] ARGYRIS CHRIS.Overcoming organizational defenses:facilitating organizational learning[M].Boston:Allyn Bacon,1990.

[14] WHEATLEY MARGARET.Leadership and new science[M].San Francisco: Berrett-Koehler, 1992.

[15] DRUCKER PETER F.Management: tasks, responsibilities, practices[M]. NewYork: Harper & Row, 1973.

[16] JANIS IRVING AND MANN LEON.Decision Making[M].New York:Free Press.1977.

[17] HAMMER MICHAEL AND CHAMPY JAMES.Reengineering the corporation[M].New York: Harper Business,1993.