高职院校图书馆文献管理与服务的矛盾关系

项桂芳 柳较乾

[摘 要] 图书馆文献管理与服务是一对矛盾关系,也是事物的辩证统一。本文就集中管理与分散管理、分类排架与字顺等排架、复本与品种、面对大众化的信息服务与个性化需求的信息服务进行重新认识和思考,探讨其辩证关系,提出了看法。

[关键词] 高职院校图书馆;信息管理;信息服务;辩证关系

[中图分类号] G251[文献标识码] A[文章编号] 1008-4738(2009)06-0086-03

[收稿日期] 2009-10-20

[作者简介] 项桂芳(1963-),女,十堰职业技术学院经济贸易系,馆员; 柳较乾(1954-),男, 十堰职业技术学院图书馆馆长,研究馆员。

高职院校图书馆文献管理与服务过程中,存在着诸多矛盾,在实际管理过程中,如何认识和处理好这些矛盾,是图书馆经常面对的问题,文章就此进行探讨。

一、文献管理——集中管理与分散管理矛盾

在高职院校的合并、重组和扩招中,高职院校图书馆资源与服务需求矛盾相对突出,在对高职院校办学水平评估中,生均文献拥有量比以前也大有减少,减少比例达50%。当然,由于数字文献的大量涌现,以及人们获取信息手段和信息传播渠道的多样化,学生在校学习阅读也呈多样化趋势,相对减少纸质文献也是合理的。但由于图书馆的特有功能,图书馆资源集中管理与分散管理的矛盾还十分突出,特别是占地上千亩以上的院校,各系比较分散,学生到图书馆借阅有时需要半个多小时,因此,如何方便学生借阅值得分析。

对图书馆来说,集中管理犹如大型图书超市,有利于提高工作效率和规范化管理,同时也方便读者利用。如果设立若干个分馆,看起来方便了读者,也给读者利用带来不便,所谓不便,是指读者所需的文献,一个分馆无收藏,就需要到总馆或其他几个分馆分头查寻。解决这个矛盾,一是建立总书目数据库,利用检索系统。对一个大学图书馆来说,无论是合并院校还是校舍分散的院校,一般都建立有总书目数据库,问题是读者要善于通过书目数据库进行检索;二是完善咨询服务与网络服务体系,让读者来有所获;三是整合馆藏纸质书目与电子图书书目,使馆藏两种类型文献形成互补,提高电子图书的利用率;四是建设文献调剂制度,但由于图书馆人力有限,即使建立有调剂制度,也不能及时调剂分馆所需。

在管理体系方面,目前大部分高职院校,都设立有系资料室,作为同类资源,也存在集中管理与分散管理的矛盾。如何处理这些矛盾,要根据具体情况来处理,不能采取统一模式。一般来说,高职院校不宜设立系资料室,这样不利于文献管理与服务,一是系资料室无专人管理,文献管理不规范;二是开放时间不正常,形成学生上课时间开放,下课关门;三是系里自己购书容易造成重复浪费;四是文献资源不能共享。当然分散管理也有其有利的一面,可以提高专业文献的利用率。如果是分散管理和服务,应做到统一采集、统一加工、统一报导和统一书目数据,使检索集中化。避免分散采集中的资源重复与资源匮乏的矛盾,避免文献目标不一致等。

二、文献组织——分类排架与字顺等多种方式排架的矛盾

分类排架是按照文献所属学科类别组织与排列文献,具有触类旁通的作用,便于开架借阅和读者在书库查找,是大多数图书馆采取的文献排列方式。字顺排架是按书名字顺方式排列,有字顺主题组织的,有拼音字母组织的,有笔画顺序组织排列的等等。字顺排架虽然具有多方面的优点,但在开架借阅情况下,这类排列方式不符合读者的检索习惯。读者如果查同一类型的文献,需要分别按不同的字顺进行查找,这与分类排架是矛盾的,故这种排架方式图书馆很少采用。但这种排架可能更适合闭架借阅与管理,也可能适合其他类型文献管理,如专利文献、标准文献等。

分类排架或字顺排架是矛盾的统一,主题和分类属不同的检索语言,分类语言虽有诸多优点,但也有其自身难以克服的缺点,如集中与分散的矛盾,从而产生了分类主题一体化的研究,并产生分类主题词表大型研究成果。

固定排架是按馆藏号或年代下按馆藏号组织排架,这种排架方式是在纸质文献大量增长的情况下,闭架借阅采取的排架方式。其优点是密集排架,节省书库空间,读者必须通过目录才能知道某书的索取号。这是上世纪70年代前许多大型图书馆采取的一种排架方式,如有的省馆对外文图书采取这种方式,目前仍有馆延用这种方式。但这种方式不利于开架借阅,主要缺点是不能触类旁通。必须通过目录查找。但在网络环境下,利用书目数据库检索也十分方便,不像传统手工检索,且书目数据库检索途径多样,分类、主题、书名、作者、出版社、ISBN号等,只是这种排架方式不利于开架借阅,不利于图书推荐,不方便读者在书库直接查找。

三、文献收藏——复本量与品种量的矛盾

高职院校是改革开放后发展起来的,大多数高职院校由过去中专合并而成,图书馆文献收藏量少,资料陈旧,利用率低。1998年起,高职院校进入一个新的发展时期,无论是学校数量还是年招生数量都超过本科院校,在校生规模成为高等教育的半壁江山。但从图书馆的经费投入上看,高职院校与本科院校图书馆相差较大。这不仅与高职办学经费和办学历史有关,更重要的是两类高校在培养人才方面区别较大。因此高职院校图书馆要根据本校的学生规模、培养目标和知识水平与层次结构制定自己的采购原则和复本量,不应采取一刀切的办法,即不管何种图书,不考虑使用对象,统一复本量的办法。

复本与品种量的矛盾是辩证的统一。满足复本量,品种自然减少,教师科研和广大学生的广泛需求就难以满足。需求矛盾突出。满足品种量,服务主体(学生读者)所需的图书收藏的复本自然减少,一些热门图书一个时间就会增加拒借率,读者意见也会增多。解决复本与品种矛盾的根本办法是增加经费投入,加大纸质文献采购经费。

正确制定本馆不同学科文献采购的复本量,以及不同价位纸质文献的复本量,总的原则是纸质文献的种多册少,纸质图书与数字图书互为补充,相得益彰。在考虑两种文献互补的前提下,利用有限的经费,采取招标方式,以更低价位,采集更多更适合读者需要的纸质文献,并购买图书数据库,是解决复本与品种的关键。具体应考虑以下因素:本校重点专业,如国家示范性专业、省级重点专业、本院支撑专业;专业用书与非专业用书(拓展知识面的用书);专业教育用书与素质教育用书。

具体做法是保证重点专业,因为重点专业是学院发展的支柱专业,重点专业宜保证品种,在此前提下,考虑专业用书,专业用书应有复本,然后是非专业用书,非专业用书对理论较深不适应学生阅读而教师需要的图书只考虑品种,广大学生素质修养方面需要的热门书应有相应的复本率。高职院校图书馆的复本量控制在以1-5本为宜,不宜过多。

四、信息服务——大众化与个性化的矛盾

在信息服务方面,大众化需求与个性化需求的矛盾可以归纳为普遍性与特殊性的矛盾,一般读者与重点读者的矛盾。对大众读者普遍需求的信息服务,应予以尽量满足,如延长开放时间,实行开架借阅,开展咨询服务、新书报导,开展读者使用图书馆的培训和数据库培训等。组织读者开展读书活动、演讲比赛,激发广大学生读者的学习热情等。对读者的个性需求和对重点读者的服务,要采取多样化服务方式。如建立联络员制度,深入到读者中开展咨询和培训,开展短信、电话服务等,满足重点读者一些特殊需求。对于重点读者所需文献,馆里没收藏,应及时选购,或利用馆藏电子文献以及共享资源和从网上查找,满足其需求。一般情况下大众化服务侧重广度,个性化服务侧重深度。如围绕学院或省级以上的教学与科研项目开展的课题查新、跟踪服务等侧重广度;围绕学院一些特定任务开展的定题服务,如示范专业建设等侧重深度。

大众化服务与个性化服务是矛盾的统一,面向广大学生读者的服务和面向教师读者的服务是广度与深度的关系。面向学生读者要拓展服务内容和服务形式,重在为学生创建良好的读书学习环境,通过多种形式,引导、激发学生学习兴趣;面向教师读者的服务重点应在深度上下工夫,多开展一些个性化的服务,满足他们特定的信息需求。所谓个性化服务就是围绕读者个体的需要进行服务,与大众化服务不同的是,一是服务的内容体现个性化需求,其内容并非大多数读者所需;二是服务的对象文化知识层次较高;三是所需文献较专,服务内容对口,多为研究性的学术资料。因此如何正确处理这对矛盾,使服务过程达到和谐与统一,关键是处理好服务广度与深度的关系。在做好常规服务的同时,一方面不断开拓服务领域,扩展服务市场,另一方面是围绕读者的个性需要,多开展一些深层次服务的工作,其重点侧重于教师读者。

做好信息服务广度与深度的工作是高职院校图书馆性质的需要,高职院校图书馆具有学术性与服务性的双重性质,服务性是高职院校图书馆的性质的体现,是面向广大读者开展的常规性的信息服务与创新性的信息服务;学术性是高职院校图书馆性质的深层体现,是图书馆在信息服务过程中围绕个体需要,主动开展的创新性的服务项目,学术性与服务性相辅相成,服务性要求有学术性,学术性又促进服务性[1]。

[参考文献]

[1] 俞元士,柳较乾. 高校图书馆学术性与服务性浅析[J]. 情报探索,2007(9):21-22.

On Contradictory Relations between Technical Institute Library Document Management and Service

XIANG Gui-fang1, LIU Jiao-Qian2

(1.Dept.ofTrade and Economics , Shiyan Technical Institute; 2. Shiyan Technical Institute Library, Shiyan 442000, China)

Abstract:The relations between library document management and service is a contradictory and dialectical unity. This article discusses from a new and dialectical perspective the centralized management and classification of decentralized management, classified and alphabetical shelf arrangement, copies and varieties, mass and individualized information service.

Key words: technical institute library; information management; information service; dialectics