基于预算管理一体化的高校电子会计档案管理研究

［摘 要］随着数智化时代的到来，高校会计档案管理迈向纸质档案影像化管理阶段，越来越多会计档案信息以电子形式存在。2022年，部分高校开始全面使用预算管理一体化系统，逐步搭建完善的电子会计档案数据平台，高校会计档案管理的形式与内容得到转变。文章基于预算管理一体化现状，介绍现阶段电子会计档案管理的概念，然后分析高校电子会计档案管理现存问题，最后提出基于预算管理一体化的高校电子会计档案管理策略。

［关键词］电子档案管理；会计档案；预算管理一体化；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.14.028

［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）14-00-03

1" " "预算管理一体化现状

2019年6月，财政部开始部署预算管理一体化建设工作。2020年，财政部印发《预算管理一体化规范（试行）》和《预算管理一体化系统技术标准V1.0》。2023年，财政部先后印发了《预算管理一体化规范（2.0版）》和《预算管理一体化系统技术标准V2.0》。在此背景下，根据教育部的统一安排，部分高校开始使用预算管理一体化系统。

预算管理一体化将预算编制、预算执行、决算和财务报告等环节整合到一起，为实现会计数据全要素和监管全流程创造了条件。一是数据全要素。目前，预算管理一体化系统涵盖基础信息管理、项目库管理等多个业务模块，各模块又包含丰富的数据信息。在预算管理一体化系统应用之前，高校基础信息多由学校人力资源管理系统、资产管理系统等独立系统掌握，财务系统被动获取数据。通过整合接入基础数据，高校预算管理一体化系统有望形成电子会计档案数据中心。二是监管全流程。对内，预算管理一体化系统明确了预算项目是预算管理的基本单元，要求学校针对各类资金进行分级和分类，以及建立项目库，并从项目储备至项目结束进行全生命周期管理［1］，使各项资金的收入和支出均有迹可循，保证会计信息链条完整；对外，2022年1月，财政部、人民银行印发《中央财政预算管理一体化资金支付管理办法（试行）》，对资金支付实行全流程电子化管理。预算管理一体化系统将全流程记录高校会计信息，保证电子会计档案的完整性。

2" " "电子会计档案管理概述

传统财务概念中，会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料［2］。但随着信息技术的发展和预算管理一体化的推进，会计档案的概念也在变化，增加了电子会计档案的内容。2015年12月，《会计档案管理办法》提出，满足条件的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。2020年，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》肯定了电子会计档案的法律效力。2023年，财政部等9部门联合印发了《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会〔2023〕7号），21所高校参与试点工作。在此背景下，电子会计档案逐渐被接受和重视，电子会计档案管理模式应运而生。而电子会计档案管理是指利用计算机技术，对组织的会计档案进行全面、系统、规范和自动化的管理和处理的一系列活动总称。目前，电子会计档案管理的主要流程包括数据采集、数据整合、档案保管、档案维护与使用、档案销毁等，具体如图1所示。

另外，会计档案管理大致经历3个阶段：纸质会计档案管理阶段、纸质会计档案影像化管理阶段、会计档案电子化管理阶段［3］。目前，高校电子档案管理总体处于较为传统的纸质管理阶段。尽管有相当一部分高校实现纸质会计档案影像化管理，但与电子开票、线上审批核销、实时更新和维护信息的会计档案电子化管理仍存在较大差距。具体差距如下：一是会计资料承载主体仍为纸质材料，仅新增一步扫描流程，无法完全摆脱纸质档案的局限性；二是缺乏明确的电子会计档案管理制度，大部分高校档案管理重心仍聚焦于纸质与电子档案的衔接，未及时更新制度。

3" " "高校电子会计档案管理现存问题

3.1" "电子会计档案数据采集阶段的问题

（1）数据冗余、混乱。高校会计档案类型丰富，数据信息错综复杂，职能部门出于各自使用需求登记相同数据，一方面造成存储资源浪费，另一方面增加数据同步难度。例如，高校科研项目预算信息在科研服务系统和财务预算系统中均有存储，教师在科研系统调整项目预算后，若未及时更新预算系统数据，会造成项目预算执行混乱。

（2）电子票据输入错误。电子发票可多次打印，易重复报销。针对这个问题，高校常见的解决方式是在内部系统以发票号建立台账进行登记。但认证、查验会耗费大量时间，且容易出现忘记录入、输入错误等问题。

3.2" "电子会计档案数据整合阶段的问题

（1）电子凭证二次数字化。电子会计凭证以云端为媒介，本身便可实现数字交互。但由于高校日常报销中存在大量高铁票、机票行程单等纸质凭证，电子凭证不得不“向下兼容”，先打印成纸质，与其他纸质材料全部审核无误后，再经扫描形成电子档案。这就形成了电子—纸质—电子的流程，使原本可一步到位的电子凭证二次数字化，存在资源浪费的现象。

（2）电子凭证重复上传。在同一合同事项分多次报销的情况下，惯常做法是要求师生初次报销就提供合同原件，后续报销提供复印件。会计凭证影像化之前，因为档案查询不方便，为确保经济事项真实有效，不得不重复索要合同复印件，导致电子凭证重复上传。

（3）影像化人员综合素养不高。高校会计档案影像化需要普遍借助第三方机构对纸质会计档案进行全扫描，但影像化人员大多不了解财务知识，制约了财务凭证影像化的准确性。例如，在错账更正中，作为附件放置的原错账凭证容易被扫描人员误认为是独立的记账凭证。

3.3" "电子会计档案保管阶段的问题

高校电子会计档案保管阶段的问题主要是档案存储风险。高校会计档案影像化后，档案存储对软件、硬件的依赖性增强，现有会计档案管理人员对电子档案保管缺乏经验，懂计算机的档案管理人员尚未配备，对突发断电、数据库容量不足等问题无法及时有效解决，可能造成数据丢失。

3.4" "电子会计档案维护与使用、档案销毁阶段的问题

高校在电子会计档案维护与使用、档案销毁阶段存在的问题是信息泄露风险较大。纸质会计档案查询时，师生在特定时间、特定地点，凭单位开具的查询申请单在工作人员的监督下进行，会计档案的使用与传播有所约束。影像化后，师生登录财务系统即可在线查阅，会计档案可得性、暴露性增强，容易受到黑客、木马病毒等的袭击，造成师生重要信息被窃取。

4" " "基于预算管理一体化的高校电子会计档案管理策略

4.1" "建立高校会计档案管理系统

高校要以预算管理一体化系统为中心，以预算管理一体化系统十大模块为逻辑主线，分别与学校各系统建立数据通道，最终建立多接口的高校会计档案管理系统，同时要明确管理主体，维护档案信息，具体如表1所示。

4.2" "强化顶层设计，规范电子会计档案管理口径

①规范电子会计档案管理行为。教育主管部门可以《会计档案管理办法》为指导，出台电子会计档案管理指南；各高校根据自身特点，制定电子会计档案管理规定。②明确各部门职责。高校要梳理电子会计档案管理全流程涉及的职能部门，明确各部门主体责任，加强电子会计档案管理。③制定数据标准规范。高校可通过制定数据接口标准，明确数据接口标准元素清单，规范数据要素和数据结构，确保数据在不同系统间高效传输和利用。例如，统一项目名称与概念、代码、编码等，增强数据的可比性与可迁移性［4］。

4.3" "强化电子会计档案的利用和保护，打造复合型管理团队

一是强化电子会计档案的利用和保护。①高校管理人员应当重视对电子会计档案的充分利用。合理利用电子会计档案，主动分析预算分配合理性、项目执行科学性等信息，以便高效配置资金与规划项目。②校内档案管理部门要确保电子会计档案的安全性。定期维护、更新电子会计档案存储介质，做好数据加密备份，利用防火墙、电子签名、系统访问日志等技术保障电子会计档案安全。

二是建设复合型管理团队。①引进懂会计、懂业务、懂信息技术、懂档案管理的复合型人才。②针对性培养现有档案管理人才，如定期邀请专家对会计档案管理人员进行信息技术培训，对档案扫描人员进行财务知识传授等。③鼓励一线人员实践探索，更新电子会计档案管理知识，开拓电子会计档案管理新思路。

4.4" "打破信息壁垒，搭建辅助性系统

高校财务部门应以预算管理一体化系统为基础，主动打破数据壁垒，将一体化的概念融入电子会计档案管理各环节，与人事、科研、资产管理等部门加强沟通协作，将数据汇聚融合到预算管理一体化系统中，实现电子会计档案信息互联互通［5］。

另外，高校要开发辅助性系统。①建立电子票据管理平台，实现电子票据查验、报销、入账、归档全流程管理，形成电子票据全链条数据流［6］。②在财务记账系统中嵌入附件管理系统，使原始凭证与记账凭证根据实际一对一、一对多、多对一关联。这样一来，需要二次使用的原始凭证可随时调取并与新增核算事项关联，确保凭证档案简洁、准确。

主要参考文献

［1］翟春怡.预算管理一体化背景下高校预算管理模式探究［J］.中国总会计师，2023（12）：135-137.

［2］王文杰，孙卫红.会计档案管理办法深度解析［J］.机电兵船档案，2018（5）：49-52.

［3］吴燕萍.会计档案电子化管理的实践探索［J］.中国档案，2018（11）：62-63.

［4］王云霄.高校会计档案电子化管理研究：以Y大学为例［D］.昆明：云南大学，2022.

［5］张建臻，贾华.中央预算管理一体化系统的实践与思考［J］.中国农业会计，2023（21）：15-17.

［6］李佳一.会计电子档案管理在高校的实施探讨［J］.中国总会计师，2022（5）：153-155.