大数据时代财务档案管理数字化建设的问题与对策

［摘 要］智慧财务是新型财务管理模式，主要通过对财务数据的自动化处理和智能化分析，升级和优化财务管理流程。文章以大数据时代为背景，结合财务档案管理数字化建设的概念、特点、内容和意义，分析大数据时代财务档案管理的问题，即数据挖掘与利用具有局限性、不同系统之间的兼容性差、数据安全与隐私存在风险、管理人员的数字化素养不高，重点从加强数据的深度挖掘和分析、提高数据系统之间的集成度、防范数据安全与隐私的风险、提升管理人员的数字化素养等方面探讨优化策略。

［关键词］大数据时代；财务档案管理；数字化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.029

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）18-00-03

0 引 言

随着大数据时代的到来，财务部门利用人工智能技术对海量数据进行智能化分析，使财务数据处理更为高效和便捷。现如今，大数据赋能财务档案管理数字化建设，财务部门利用大数据技术，可以全面收集财务交易数据、凭证、报表等信息，对财务档案进行智能分类并方便检索，提高财务档案管理效果，但还存在一些问题，如数字化建设不能最大限度发挥大数据的价值，亟待采取有效措施加强管理。如何解决财务档案管理数字化建设的问题，现已成为档案管理工作关注的焦点。

1 大数据时代财务档案管理数字化建设概述

1.1 财务档案管理数字化建设的概念

财务档案管理数字化建设是运用数字化手段进行财务档案管理，优化业务流程，实现财务档案管理的数字化转型发展。具体而言，财务档案管理需要借助强大的信息化管理系统，对财务档案管理的各个环节进行改造。在财务档案采集和录入环节，纸质财务档案数字化呈现是基础，通过扫描、数据录入、智能表单识别等方式转化为电子数据。首先，利用自动识别与抓取数据信息，提取电子文件中的关键信息，将其转化为结构化的电子数据。其次，结合财务数据管理的特点和要求进行高效录入。录入时为便于后续管理，辅之以命名、分类和标注的形式，使财务档案管理的数据明确、统一、规范。在财务档案整理环节，运用先进的算法和分类逻辑提取关键信息用于分类，使财务档案的组织更加清晰、有序。在财务档案归档环节，归档过程要严格按照重要程度、时间顺序、文件类型、业务类型等要素进行细分，为财务管理提供有力的支持。同时，数字化归档系统通常具备自动索引和标记功能，借助强大的搜索引擎和索引机制，更智能地组织和呈现档案信息，快速区分和筛选出所需的档案，方便财务档案的查询、利用和共享。

1.2 财务档案管理数字化建设的特点

大数据时代财务档案管理数字化建设主要包括三大特点［1］。一是数据驱动决策。财务档案管理数据集中在财务档案管理数字化平台，依托信息技术对数据收集、处理、分析，深入挖掘和洞察财务数据的规律和特点，可以为科学决策提供数据依据。二是业务流程智能化。财务档案管理数字化建设，对财务业务流程采取自动化处理的方式，通过智能化的算法和模型，对传统财务流程进行优化和再造，极大地提高财务管理效率。三是业财深度融合。大数据时代，财务管理工作基于财务管理平台，将财务数据和业务数据一体化处理，业务和财务可以实现实时互动。

1.3 财务档案管理数字化建设的内容

财务档案管理数字化建设是对财务电子档案的数字化转换、存储和利用的管理［2］。具体说来，一是财务档案的数字化转换。大数据时代，财务档案主要以电子档案的形式存档，如文档、表格、图像、视频等，对电子档案的数字化转换，就是对电子档案进行数据整理、分类和编目，便于录入与核对。二是财务档案的数字化存储。财务档案通过存储介质进行存储与管理，防止数据丢失或损坏，保障数据的安全和可访问性。三是财务档案的数字化利用。一方面，为数字化后的档案创建元数据，如基本信息、来源、时间等；另一方面，应建立索引与检索系统，利用数据库管理系统和智能检索技术，方便用户快速定位查询和利用财务档案数据信息。

1.4 财务档案管理数字化建设的意义

从财务档案管理数字化建设的意义来看，一是有利于高效处理档案数据。财务档案管理数字化建设通过智能算法管理财务档案，可以快速处理档案数据信息，准确定位和获取所需的档案，同步更新相关档案信息，及时反映最新的业务变化，提高财务档案管理的效率。二是有利于保障档案数据安全。财务档案管理数字化建设对财务档案数据的管理更为严格，技术含量较高，多利用先进的加密技术和权限控制，防止档案数据被非法访问、泄露或篡改，从而保护档案数据安全。三是有利于优化财务档案管理流程。财务档案管理数字化建设促进了信息共享和业务协同发展，可以简化财务档案管理流程，增强管理流程的便捷性和流畅性，使财务档案管理的流程得以优化［3］。

2 大数据时代财务档案管理数字化建设现存问题

2.1 数据挖掘与利用具有局限性

大数据时代，财务档案管理数字化建设中蕴含着大量有价值的信息，但在数据挖掘和利用方面还存在一些问题，难以有效发挥财务档案管理数字化建设的价值。目前，财务档案管理数字化建设在数据挖掘与利用方面具有局限性，技术手段不够先进、算法不够完善、缺乏深度分析能力等现象时有发生，不能较好地满足财务档案管理数字化建设的需要。加之数据挖掘不充分，难以显示财务数据潜在的关联和趋势，未充分利用档案数据，给财务管理科学决策带来诸多不便［4］。

2.2 不同系统之间的兼容性差

财务管理系统不仅包括财务档案管理，还包括会计核算、预算管理、成本管理等诸多模块的管理［5］。财务档案管理系统隶属于财务管理系统，在财务档案管理数字化建设中，档案管理系统是财务管理平台的子系统，但可能存在数据格式不统一、接口标准不一致、数据更新不及时等问题，财务档案管理系统与其他财务系统之间的兼容性不足，造成数据丢失、错误或无法正常读取等问题，影响财务档案管理数字化建设。

2.3 数据安全存在风险

大数据背景下，财务档案管理数字化建设难度增大，其面临的安全威胁也日益严峻。财务档案数据涉及诸多财务信息等高度敏感的内容，数据安全和隐私受到威胁［6］。目前，技术更新速度较快，数据泄露风险和恶意软件、黑客攻击频率等也不断增加，威胁着财务档案数据的安全，数据被窃取的现象时有发生。财务关键数据信息一旦被泄露，势必造成难以估量的损失，数据安全防范迫在眉睫。

2.4 管理人员的数字化素养不高

目前，虽然财务档案管理数字化建设初见成效，但有关管理人员的数字化素养不高，导致财务档案管理数字化建设的作用难以有效发挥，财务档案管理数字化转型因此受阻。现阶段，一些财务管理人员知识陈旧，对数字技术的认识有限，缺乏对财务档案管理数字化的系统认识和操作应用能力，不具备财务档案管理数据思维，在财务数据收集、分析、利用方面不能灵活运用财务档案管理数字化的各项功能，加之对财务档案管理数字化的安全防护缺乏认识，不能较好地保障财务档案管理数字化的安全，影响财务档案管理数字化管理的成效［7］。

3 大数据时代财务档案管理数字化建设的优化策略

3.1 加强数据的深度挖掘和分析

财务档案管理数字化建设利用数据挖掘，可以提供优质的财务管理服务。对财务档案管理数字化建设而言，数据的深度挖掘和分析至关重要，通过深入探究数据，发现隐藏的模式、趋势和关系，可以更好地改进财务档案管理服务工作［8］。一是制定科学的数据挖掘和分析流程。对财务档案数据的深度挖掘，应遵循科学的流程增强可控性，按照明确数据挖掘与分析的具体目标、做好数据准备工作、选择合适的数据挖掘模型等步骤，对相关数据进行分析，可以使数据挖掘的执行更加有序、有效。二是引进先进技术。加强数据的深度挖掘和分析对数据挖掘技术的要求较高，在财务档案管理数字化建设过程中，应积极引进决策树、聚类算法、贝叶斯网络、人工智能的自然语言处理以及关联规则挖掘技术等，其中，要厘清财务档案中的数据关系，挖掘财务档案的潜在价值，以便为财务决策提供可靠依据。

3.2 提高数据系统之间的集成度

大数据背景下，提高财务档案管理系统与财务管理系统之间的集成度，为用户访问多个有效的、异构的数据源提供统一的应用系统，可以提高财务档案管理数字化建设的有效性［9］。一是统一数据标准。财务档案管理数据与财务管理的数据规范要求应保持一致，基于统一的数据项属性、类型和长度的信息标准要求，对不符合标准的数据进行修正和调整，确保数据互通的质量。二是持续优化接口。为满足财务档案管理与财务管理数字化建设的数据交互需求，精心设计和优化二者之间的接口，对接口进行持续监测和优化，确保接口参数和性能的稳定性，保障数据传输的速度与安全，实现高效的数据传输与共享。三是协同开发测试。财务档案管理与财务管理的数字化建设，还应搭建高效的系统集成平台，开展联合测试，进行系统集成的开发与测试，如功能测试、性能测试、兼容性测试等，增强系统之间的协同性，不断提升系统集成效果。

3.3 防范数据安全风险

在财务档案管理数字化建设中，系统数据安全管理是重中之重。加强网络安全防护，防范财务档案管理数字化建设中数据安全风险。一是严格访问控制。对于财务关键数据的访问，应设置多级别、精细化的访问权限，严格区分管理员、普通用户的权限，采用身份认证技术确认访问者身份信息，如密码、指纹、人脸识别技术等；同时，对访问行为进行日志记录，定期审查和更新访问权限。二是加密存储数据。对财务档案数字化管理进行加密，如文件级加密，对整个财务档案数字化文件进行加密，防止未经授权的访问；数据库加密，对财务档案文件的相关字段进行加密；对称和非对称混合加密方式，对关键信息加密，并对加密密钥进行严格管理，保障财务档案管理数据的安全性。三是实时监控数据。财务档案管理数字化建设实时安全监测系统，如防火墙、反病毒、入侵检测系统等，防止数据遭受外部威胁。不仅如此，还应定期进行安全审计，开展财务档案管理数据安全审计和风险评估工作，对审计结果进行分析和总结，及时发现潜在的安全隐患并进行防范［10］。

3.4 提升财务档案管理人员的数字化素养

财务档案管理数字化建设背景下，财务管理人员应具备档案管理专业知识、数据思维和应用能力。在提升管理人员的数字化素养方面，一是要加强培训与学习。首先，应了解现有的从事财务档案数字化管理人员的数字化素养。其次，制订详细的培训计划并加强培训，尤其是数据安全、数字化管理、数字化技术等内容，强化数字化理念和技术的应用。最后，有针对性地提高其财务档案管理数字化建设的能力。二是加强管理人员的实践操作。在财务档案管理数字化建设中，通过实际操作演练和案例分析的方式，如完成电子档案数字化转换项目，参与财务档案管理数字化建设，提高他们解决实际问题的能力。三是加强交流与分享。财务档案管理数字化建设是动态发展变化的，数字化思维也应常思常新，定期组织数字化素养提升经验分享会，鼓励管理人员积极参加行业相关的会议和论坛，了解前沿技术的发展动态，在交流与分享中深入探讨财务档案管理数字化建设的具体问题与解决方案，拓宽视野的同时借鉴优秀经验和做法，为己所用，助力财务档案管理人员的数字化素养提升。

4 结束语

大数据时代，财务档案管理数字化建设任重道远，具有长期性和复杂性。应不惧困难与挑战，正视财务档案管理数字化中出现的问题，迎难而上，积极寻求财务档案管理数字化建设的有效途径。财务档案管理数字化建设应从实际出发，注重推动财务档案管理与数字化管理的有机融合，从深入挖掘财务数据信息、数据系统统一化、数据安全风险防范以及提升管理人员数字化素养方面，积极探索大数据时代财务档案管理数字化建设的发展之路，最大限度发挥大数据对财务档案管理数字化建设的积极作用，促进财务档案管理高质量发展。

主要参考文献

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［4］杨建梁，刘越男，祁天娇.文档数据化：概念、框架与方法

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［5］孙一田.浅析互联网时代电子会计档案在财务共享模式中的应用［J］.商场现代化，2021（2）：179-181.

［6］张国钰.电子档案对档案管理发展的推动作用研究［J］.黑龙江档案，2020（2）：32-33.

［7］陈浩，刘朝阳.数字化时代电子会计档案应用研究［J］.财务与会计，2022（10）：39-44.

［8］王芳.财务共享模式下如何进行会计档案的电子化管理

［J］.新理财（政府理财），2022（2）：77-78.

［9］单振宇.云会计环境下电子会计档案管理现状及解决方案［J］.办公自动化，2024（3）：78-80.

［10］吕洪涛，吕传义，孙晓丽.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析［J］.中国卫生产业，2022（21）：140-143.

［收稿日期］2024-04-12

［作者简介］黄春英（1977— ），女，广西平南人，馆员，

主要研究方向：档案管理。