关于财务关于财务档案管理工作的思索

陈疆燕

摘 要：财务档案，是单位在正常运行中实施各种活动在财务方面的反映，是各种信息的反馈。是单位作出发展战略所依据的财务支撑，因此对于单位具有重要的意义。笔者根据我国各单位存在的问题，结合自己本身的工作经验，提出解决问题的几点建议，使单位建立起财务档案管理体系。

关键词：财务档案管理；问题；建议

财务档案，是单位在正常运行中实施各种活动在财务方面的反映，是各种信息的财务反馈。同时也是单位作出各种发展决策中参考的极其重要的资料，其对单位意义不言而喻。一个单位对财务档案工作的重视程度，决定着一个单位财务资金方面的安全和稳定。

有效的财务档案管理有助于单位管理水平的提升和优化升级，财务档案包含的是历史财务信息，是企业管理方面所必须的，有助于弥补企业的管理。因此，加强对财务档案管理工作，提高财务档案管理者的水平，是决策者们要思索和探讨的问题。

目前，在我国现阶段国情和体制下，很多单位对财务档案管理的重要性怎么重视，对财务档案管理的认识，还停留在计划经济体制下的管理，没有认清财务档案管理对单位发展的重要性，因此在档案管理发展跟单位发展不匹配，甚至制约着单位的发展。有的单位漠视财务档案管理工作，极其不重视，财务档案室没有配备专门的设备，导致一些重要的财务档案损坏丢失，当单位决策需要财务方面的支持时，却没有这方面数据的支持，因此对单位的发展造成了很重要的损失。

我国很多单位的财务档案管理者基本上都兼任财务会计，不是档案专业出身，对档案管理方面缺乏专业性知识，对档案管理的认识也仅存在于日常的规整，保存，没有认识到档案管理工作的重要性。因此，很多单位财务档案管理的水平可想而知，造成了财务档案管理工作的混乱。当单位急需作出发展决策时，需要相关财务数据方面的支持时，寻找相应的档案需要花费大量的人力物力，造成效率降低，引起了极大的浪费。另外，财务会计兼任档案管理也不合理，很多单位会计一边做账一边保存自己做的账务，不符合企业内控相互分离的岗位分离制度，对单位的财务安全方面存在着重大的影响。另外，很多单位都是年龄比较大的或者接近退休的去管理财务档案，他们没有足够的精力管理好单位的财务档案，当然，更不用提及管理水平的升华了。因此，以上导致财务档案的管理的效果不是很理想。

在我国很多单位财务档案管理工作的机构设置也存在着很多的问题，很多单位一把手对管理工作重视程度不足，认为财务档案管理部门不重要，可有可无，对档案管理工作者的积极性也造成了很坏的影响。在这种情形下，单位是不可能管理好财务档案的。同时单位在档案的管理部门设定的过程中没有结合单位内部的具体情况，结合实际做好规划工作。在财务档案管理的工作制度和考核制度等各方面还存在着相应的问题。这样就产生了工作比别的部门多，待遇没别的部门高的情形，而且档案管理工作也是很繁琐的一项工作，因此财务档案管理的效率不高在这种情形下也是正常的。

对于以上影响制约着财务档案管理的情形，在我国广泛存在，跟我国现阶段市场经济体制不匹配，更严重的是制约着一个单位的发展。试想，如果单位作出错误的决策，那后果是可想而知的。因此，针对档案管理工作，笔者提出以下几点建议：

第一是加强对财务档案管理工作的重视程度，尤其是加强单位领导的重视。使领导真正认识到财务档案管理工作的意义，以及其对单位长远发展的重要性。不能使领导的认识仅仅停留在对档案管理的初级认知上。要真真正正的让财务档案管理工作得到领导的认同。另外，要加强对财务档案的宣传工作，要让整个单位的其他部门都认识到其对单位发展的意义，当需要在配合财务工作时，加强各个部门的合作和联系，上下一条心，共同提高财务档案管理工作的水平。同时，也要加强对财务档案管理设备的升级，每年都要为财务档案管理设备留有专门的预算，保证设备的更新换代，这样能防止财务档案的丢失损毁，也避免了单位资源的严重浪费。单位也要建立财务管理档案体系，将其纳入到单位的整体规划中，使财务档案管理有章可循，规范财务档案管理工作。

第二是提高财务档案管理者的能力，最好在单位不要存在着财务会计兼任档案管理者的情形。每个单位要结合本单位的实际情况，制定出财务档案管理者培训方案，把对这些管理者的培训纳入企业年度培训计划中，并使其常态化。对财务档案管理者的培训日常化、常态化不仅仅是提高档案管理者的业务能力，更重要的是单位财务管理档案效率的提高，使单位收益，提高一个单位的可持续发展能力。同时，要实施相应的对管理者的奖惩制度，这样一方面能提升工作人员的积极性，另一方面能在日常工作中加强负责的态度，减少在工作中的疏漏，提高档案管理工作的合理性和积极性。对于会计兼任档案管理者的情形，由于每个单位实际情况不同，因此，对于条件不够的单位，要制定出相应的监督方案，确保财务工作的安全，防止财务贪腐行为的发生。

第三是单位对财务档案管理工作的机构设置进行不断的完善。把财务档案部门的重要性进行提升，不能使管理人员存在不被单位重视的意识，提高其管理工作的意识。当出现财务档案管理工作业务量很大的时候，要合理分配相关人员去帮助档案管理者，做一些辅助性的工作，同时根据单位的具体情况，给予一定的加班补助。同时要建立适应本单位情形的财务管理数据库，因为随着单位的发展，单位财务档案工作一项很大的工作，如果不建立其自己的数据库系统。当寻找单位急需发展的财务数据时，那是相当费时费力，造成极大的资源浪费。并且要定期对系统进行升级和更新，将科学技术运用到财务档案管理中，提高财务档案管理的整体工作效率。

财务档案管理对企业的重要性不言而喻，是企业实现其战略发展的重要财务信息来源，为实现其战略目标提供信息支撑，因此，必须得到企业上下的重视。单位应当建立立足于本身的财务档案管理体系，提高管理人员的业务能力，使管理有章可循，提高财务档案管理的效率。