新形势下高校继续教育教学档案管理优化策略研究

萨如拉

摘 要：本文从高校继续教育教学档案的价值和特点出发，认为教学档案在实践中存在着思想认识有待提升、人员素养差距较大、档案标准程度较低、资源建设力度不高、开发利用破题不够等问题，需要从加强组织领导、开发利用、信息化建设、人员素质提升等方面下功夫，使静态档案资源“动”起来、“活”起来，释放档案更大价值。

关键词：高校；继续教育；教学档案

中图分类号：G647.24；G271文献标识码：A文章编号：1673-260X（2024）06-0035-04

高校是建设学习型社会、学习型大国的主力军。近年来，随着终身学习理念的推进，高校不断深化办学内涵，优化机制模式，提升人才培养质量，办成了人民满意的继续教育。其中，教学档案凝结着加快推动改革创新、推动内涵式发展的好经验好做法，推动了教学档案规范化建设，有利于推进教育现代化进程，为实现中国式现代化贡献了继续教育的智慧和力量。要按照《教育部关于推进新时代普通高等学校学历继续教育改革的实施意见》，加速教学档案管理提档升级，为实现每个人的全面发展提供坚实保障[1]。

1 高校继续教育教学档案管理的特点与价值

继续教育档案管理与高校其他类型档案管理类似，都是学校在教学、科研等过程中形成具有重要意义的历史记录。随着人们学习意识提升，继续教育教学档案数量和类型越来越多，已成为高校档案管理重要内容，具有自身的特点与价值。

1.1 高校继续教育教学档案管理的特点

高校继续教育教学档案管理的特点，一是类型丰富。伴随多媒体技术的发展与进步，继续教育档案不仅包括文书、照片等传统类型，也包括音视频、电子档案等新兴类型。随着大数据、人工智能技术的融入，继续教育教学档案类型将更加丰富。这些丰富的形式为档案管理带来了新的考验，档案管理部门需要动态关注信息技术发展，确保有价值档案资源应归尽归。二是分散性强。继续教育提供脱产、半脱产、业余、函授和短期培训等多种形式，以适应学习者的工作和学习安排，这就决定了继续教育档案不同于高校全日制教学档案。教学周期不同、学习类型复杂、学生结构千差万别导致教学档案收集难度较大，需要实行“一课一策”精准化管理。三是覆盖面广。从教学时间上来看，继续教育教学时间和地点比较灵活，学习者可以根据自己的实际情况选择合适的时间和地点进行学习；从教学方式上看，继续教育提供自学、网络教育、面授、函授等多种教学形式，以及多媒体教学、实地调查、研究讨论等多种教学方法。教学结构的复杂性，促使档案管理要贯穿教学的全过程，建立覆盖面广泛的资源体系。

1.2 高校继续教育教学档案管理的价值

高校继续教育教学档案管理的价值，一是有利于记录高等继续教育发展历程。继续教育已由“学历教育主导型”向“社会需求服务型”转型，形成了“多层次、多规格、多形式、多渠道”的继续教育服务体系，在助推全民终身学习服务体系构建和学习型社会建设上发挥着至关重要的作用。档案生动记录了这一历史性发展历程和取得的成就，反映了社会经济发展与产业结构调整，具有生动的历史性特征，对于研究我国人才需求发展趋势、培训方式变化奠定了重要史料基础。二是有利于为党委政府提供精准的资政服务。历史是最好的教科书。档案是发现历史、解释历史、再现历史和利用历史的第一手珍贵史料，是独特的历史文化资源，在推进国家治理体系和治理能力现代化建设中有着不可替代的作用。用好用活档案资源“宝藏库”“金饭碗”，善于以档资政、以史资政是新时代档案工作的必然要求[2]。做好继续教育档案的研究与阐释，能够总结好历史智慧、历史经验、历史启示，为高等学校继续教育发展提供有效科学决策咨询，彰显档案工作的时代价值与功能。三是有利于发挥档案育人功能。档案是重要的教育资源，是进行德育教育的最生动、最直观的教材。继续教育档案蕴含着党和国家推动教育体系改革、更好实现人的全面发展的初心使命，开发好利用好档案资源，能够更好地教育人、引导人，激发爱国情怀，在实现现代化国家新征程上贡献力量。四是有利于推动教学改革和科研管理高质量发展。高校继续教育教学档案蕴含着丰富的知识内涵，蕴含着前人的教学智慧，对于教师提高教学和科研水平具有重要推动意义。比如，课程教学档案直观反映学科建设过程，通过阅读这些文献，能够汲取前辈们、老师们的创新成果，进而激发教学创新灵感，推动教学水平提升。

2 新形势下高校继续教育教学档案管理存在的问题

实践中，高校继续教育教学档案管理存在一定的困境，成为制约其高质量发展的障碍，主要表现在以下几点。

2.1 思想认识有待提升

继续教育受重视程度越来越高，但是教学档案重视力度依然不够。一是档案管理机制不健全。教育档案工作制度不健全，工作职责不明晰；档案管理不够规范，无系统性、条理性；档案工作相关规定未能落实到位；常常存在“需要时抓一抓，不需要时舍弃”的现象。二是部分从事档案管理的同志档案管理意识不强、工作积极性不高。认为档案工作不影响上级考核重要指标，干多干少一个样，干坏干好一个样；认识上存在极大误区，认为档案工作平凡，业绩不突出，人人都会干，没有必要提高。三是缺乏必要的资金支持。从软硬件上来看，功能仅能满足日常需要，数据管理尚未与人工智能、大数据等技术有机融合，难以提供精准化服务；档案保管条件较差，库房面积不达标，有的教学档案仅摆放在密集架上，无序化问题突出。

2.2 人员素养差距较大

人员素养差距较大。一是档案管理基本功不扎实。普遍存在档案实务能力不高的现象，档案管理人员缺乏专业知识，缺少系统性学习，对档案法律法规及行业标准了解不深入。二是数字化管理能力弱。档案数字化等工作时间紧、任务重，需要工作人员有较强的档案意识、专业的档案管理知识。但是继续教育教学档案管理人员大都不是专业出身，加之人员频繁换岗，平时接受专业培训次数少等原因，工作过程中边学习边研究，工作耗时费力，不利于档案数字化工作的开展。

2.3 档案标准程度较低

制度不健全，管理松散，缺少监督，是档案管理工作规范化、标准化的一大障碍。一是“三合一”制度落实不够有力[3]。该制度仅是原有归档范围、保管期限表的叠加，对新形式的教学资源未及时纳入，制度引领力不强。二是基础性制度建设不够。档案工作制度不健全，没有明确的档案收集、整理、保管、利用、鉴定等工作制度和档案管理人员职责，造成档案收集不全、立卷归档不及时、文件资料损坏、存放管理混乱等情况。三是信息化建设质量较低。教育档案数据化管理能力较弱，与数字社会要求尚有一定差距。

2.4 资源建设力度不高

《高等学校档案管理办法》规定，要提高档案管理水平，有效保护和利用档案。近年来，高校档案管理秉承“存凭留史、资政育人、服务师生”工作理念，资源建设不断优化，已成为学校存档、管档、用档，开展校史校情教育的重要阵地和窗口。党的二十大报告强调，推进教育数字化，建设全民终身学习的学习型社会、学习型大国。随着数字化战略的推进，在教学过程中产生了大量的数字基础课程，为终生学习提供了丰富的素材、习题、案例和课程，有利于学习者不受时间、地点的限制，积极吸收社会所提供的资源。但是，在归档环节这些数字资源尚未被充分纳入资源建设体系，难以真实记录继续教育改革的历程。比如，数字化档案资源具有灵活性、及时性、开放性、广延性等特点，为全民终身学习理念创新教育形式、深化内涵发展提供数据资源支撑，如果归档范围长期未调整，这些数据资源大多留存在个人手中，档案流失风险加大。

2.5 开发利用破题不够

教学档案长期处于沉睡状态、档案资源无法得到有效利用的问题亟待解决。长期以来，教学档案归档的主要目标是以备上级检查和学科建设，处于被动查询和利用阶段。目前，继续教育学科建设正在着力构建新的教育生态，以便更好地服务于国家战略，实现高等学校继续教育体系建设科学化。这迫切需要档案资源贡献经验智慧。比如，教育过程中的面授、实验、实训、实习等线下教学资源，清晰勾勒了新时代高校学历继续教育的教学模式和教学图景，通过开发利用这些教学资源能够更加符合专业人才培养的基本要求和满足在职成人学习者的实际需求，打造富有学校特色的学历继续教育教学模式。教学档案真实记录了办好人民满意教育的伟大历程，挖掘好、阐释好其中蕴含的继续教育教学规律与育人规律，能够规范办学和促进教育高质量发展。但是，高校对继续教育档案开发利用的重视程度不够，未能推出高质量的研究成果，不能较好地总结规律、汲取经验，特别是对创新教学模式、推动混合教学方面发挥作用不明显。

3 新形势下高校继续教育教学档案管理的路径选择

要按照新时代要求，扎实做好教学档案规范化建设，提升管理水平和能力，为高校继续教育发展蓄势赋能。

3.1 做好组织领导大文章

做好高校继续教育教学档案管理必须贯彻落实好《档案法》《高校档案管理规定》，在体制机制建设上有所作为。一是提高思想认识。充分认识做好档案工作的重要性，牢固树立“一盘棋”思想，全面贯彻落实好教育部、国家档案局的部署要求，进一步明确责任、细化措施、创新方法，坚持不懈地把档案资源建设、开发利用和数据管理从严抓下去、长期抓下去，使推动落实更加有力、更加有效[2]。二是优化管理体制。要充分调动各方面积极性，成立专项工作领导小组，形成全局工作强大合力。领导小组及其办公室要切实履行职能职责，定期分析研判工作进展情况，及时处理档案管理与建设中的重大问题，有计划、分步骤地推进工作。要发挥档案管理人员主体作用，把标准化建设落实到日常工作的各方面全过程[4]。三是强化制度建设。进一步建立健全教学档案管理制度和工作机制，以制度促进档案的收、管、用。管理制度和工作机制要覆盖教学的各个环节，特别是要细化档案的接收、保管、归集、整理、查阅、借阅、转递、保密、销毁等各环节的责任、工作任务、工作标准、工作要求和工作程序，形成完整的制度体系和管理机制，确保教学档案安全、真实、完整。

3.2 做好档案开发大文章

要发挥好教学档案在推动教学效果提升、服务中心大局的优势。一是加强资政参考服务。围绕高校继续教育转型发展、继续教育体系建设等中心任务，为学校提供有益的经验借鉴。比如，围绕教育部颁布的《关于推进新时代高等学校学历继续教育改革的实施意见》，根据教学情况和学生实际，分析近年来教学效果与社会需求之间的内在联系，通过编写档案资政、教学建议的形式，为学校教育内容调整和学科建设发挥档案作用[1]。二是发挥好教育档案互联互通功能。要加强档案开放鉴定工作，实行分类管理，对于有重要价值的档案，可分类存储在档案管理平台，使学员通过网络就能便捷获取知识。比如，有的高校定期将继续教育档案做成“精品课程”，课程从档案中选择对学员有实践意义、知识性的内容，每个课程将档案内容进行浓缩，促使学员快速获得知识。三是提炼教学经验。教学档案蕴含着方式创新、知识聚合、学情分析等经验做法，总结好这些经验有利于教学质量提升。要有针对性地对教学档案进行研究分析，总结继续教育教学的有益经验。比如，有的教学档案针对学生背景不同、知识结构有差异等问题，通过“思考－讨论－分享”的形式让学员参与到课堂中来，为其他教学提供一定经验借鉴。

3.3 做好数据管理大文章

发挥信息化建设在教学档案赋能中的重要作用，实现教学档案数字化转型。一是做好档案专库建设。高校管理部门要提前介入，及时跟进，全过程指导档案工作，制定档案专题数据库建设工作实施方案，明确归档范围，确保档案资料真实、系统、完整。比如，针对教学过程利用率较高的档案资源，可优先建设数据库，数据库结构应满足线上教学需求。对于以课程类型为主的数据库，可采取多元共享方式，将课程档案与学期计划、培养方案进行整合，实现教师和学生快捷化利用。二是要在深度利用上下功夫。深度挖掘整合教学档案资源，通过数据资源组合和赋予关键字等方式，梳理整合不同群宗、不同门类教学档案中涉及的同一类档案资源，再次挖掘提升档案利用率，实现各类档案专题数据库“一键式查询”。三是加强社会化宣传。通过信息系统平台，以数字化的形式向师生展示各类专题数据库，使其更方便快捷地查询利用各类专题数据库，真正实现从档案资源中挖掘经验启示，为继续教育教学改革提供历史依据，为教育事业高质量发展提供档案支持。四是加强技术创新。将传统的档案管理模式与现代信息技术相结合，如结合实际，将云计算、大数据、区块链等技术融入档案管理软件中，提高数据利用质量。比如，人工智能可实现对档案信息的需求和用户行为习惯的把握，为教学改革、学员学习等提供有力数据支持，从而提供更加精准的信息服务。

3.4 做好资源建设大文章

一是健全完善归档制度。按照国家档案局8号令要求，进一步完善细化各门类文件材料归档范围和保管期限，明确归档部门及归档时限要求，做好教学档案“三合一”制度修订，严格执行文件材料归档制度。档案人员要认真履行职责，按照归档要求切实把教学活动中直接形成的、具有保存价值的各种类型、各种体裁形式的文件材料收集齐全完整，按照高校档案整理标准规范分类、整理、归档。二是加大档案收集整理力度。对学校的重要教学活动，档案部门要积极参与，加强档案资料采集工作，相关部门要密切配合，主动移交档案资料进馆，确保档案资源齐全完整。三是加快硬件建设。按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，对库房进行改扩建，增加档案工作装备配备。加强档案实体管理，健全教育档案安全保密制度和档案安全应急管理制度，严格执行档案利用审核制度，把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。逐步探索重要档案异地异质备份制度，明确档案安全保密责任制，构筑人防、物防、技防相结合的安全防范体系，确保档案信息安全。

3.5 做好素质提升大文章

做好素质提升大文章。一是加强专业化人才培养。随着数据化社会的到来，档案管理更需要具有计算机知识背景的复合型人才，特别是随着人工智能、大数据等技术的不断发展和融合，档案管理要利用好新技术进行数据分类和预测，提高挖掘的准确性和效率。高校要着眼于社会发展趋势，加强创新型人才队伍建设，把档案管理人员的培养、选拔和交流纳入学校人力资源建设整体布局，有计划地培养和引进高学历、高层次的档案专业人才。二是畅通人员晋升渠道。健全职称制度体系，坚持德才兼备，克服唯学历、唯论文、唯资历、唯奖项倾向，注重能力、实绩、贡献评价，促进档案人才评价与使用融合；要注重对人才的日常关心慰问，大力营造“爱才、惜才、尊才、护才、用才”的浓厚氛围，增强做好档案管理工作的责任感和荣誉感。

4 结语

教学档案启迪思维、传授经验，是推动高校继续教育高质量发展的助推器。新征程上，应牢牢把握做好教育档案工作的时代要求，找准档案工作服务中心大局、服务师生的着力点和契合点，发挥档案资源优势，大力推进档案数字化建设，持续开展精细化档案服务，集中做好教育档案分类管理，做到严密、规范、详细、准确，在档案管理服务中彰显时代价值。

参考文献：

〔1〕中国政府网.关于推进新时代高等学校学历继续教育改革的实施意见[EB/OL].（2022-07-23）[2024-02-25].https：//www.gov.cn/gongbao/con tent/2022/content_5713985.htm.

〔2〕何左得平.更好发挥档案工作存史资政育人的作用[J].新湘评论，2024，72（06）：46.

〔3〕魏文君.学校文书档案“三合一”制度实施路径分析[J].兰台内外，2024，41（03）：29-30，36.

〔4〕霍艳芳，张嘉玮.红色档案编研的现状和发展路径探析——以华东六省一市为例[J].档案与建设，2024，41（01）：77-81.