档案保密与合理利用之间的平衡关系探讨

李婷

摘 要：档案保密和合理利用是档案工作的两大基本职责，需要相互平衡、相互促进。一方面，档案中蕴含大量涉及国家安全、商业秘密和个人隐私的敏感信息，必须实施严格保密措施，防止被泄密和滥用；另一方面，档案资源是国家宝贵的信息资源，应当在安全前提下充分开放利用，发挥其应有价值。实现档案保密与合理利用的平衡，需要遵循合法合规、社会效益最大化、透明公开和科技创新等原则，通过健全法律法规、完善制度机制、推进数字化建设和鼓励技术创新等举措，不断提高档案保密与服务的能力水平。同时，还要加强人才培养，提升从业人员的业务素质，为档案事业高质量发展提供智力支撑。只有妥善处理好档案保密与利用的关系，坚持安全第一和高度公开利用相统一，才能充分发挥档案在政府决策、经济建设和文化传承等领域的重要作用。

关键词：档案保密；合理利用；平衡原则

中图分类号：G273 文献标识码：A

档案作为见证历史的重要实物证据，记录着国家、机构和个人的重大活动和发展历程。它承载着宝贵的信息资源，对于保存历史文化、服务决策管理和增进公众知情权等具有重要价值。然而，档案中也蕴含着一些国家秘密、商业机密和个人隐私等内容，如果处理不当，可能会危及国家安全、社会稳定和公共利益。档案保密旨在通过相关制度和措施，防止涉密档案内容被泄露或非法利用，维护国家安全和当事人的合法权益。合理利用则是在保密前提下，充分发挥档案作为社会化治理工具的价值，最大限度地为公众服务，提高档案资源的社会效益。两者既是矛盾统一体，又相辅相成、不可或缺。

当前，我国档案事业正面临新的机遇和挑战。一方面，社会各界对档案资源的需求与日俱增，需要不断拓展档案开放利用领域。另一方面，信息时代的到来，也给档案保密和信息安全带来了新的风险隐患。如何在保密与利用之间达成平衡，既能确保国家安全和公共利益，又能满足公众获取信息的需求，成为摆在档案工作者面前的一大课题。本文就档案保密与合理利用的内涵、平衡原则以及推进途径展开了深入探讨，旨在为推动我国档案事业的科学发展贡献一份力量，让档案在维护国家利益和服务社会之间发挥更大的价值和作用。

一、档案保密与合理利用的内涵

1.档案保密的内涵

档案保密是指对涉及国家安全、商业秘密和个人隐私等重要内容的档案资料实行严格管控，防止被泄密或滥用，维护国家利益和公共利益。具体包括两层内涵：一是对未公开的档案资料予以严密保管，限制接触和利用范围。二是对已公开的档案资料，仍需对涉密部分内容实行删减或遮盖。档案保密工作贯穿档案的全生命周期，包括收集、馆藏和利用等各个环节。在收集和馆藏阶段，需要建立严格的保密制度和技术手段，确保档案信息的安全；在利用阶段，需要对申请者的身份和用途审查把关，对可能存在的泄密风险实施防范。

2.合理利用的内涵

合理利用是指在遵循相关法律法规、尊重档案主体权益的前提下，为社会公众充分开放档案资源，实现档案的最大化价值。其内涵包括两方面：一是对已解密的档案资源实行适度开放利用。二是在必要的保密审查基础上，积极推进相关档案资源的解密开放。合理利用档案资源是发挥档案资源价值的重要途径。档案蕴含着珍贵的历史信息和文化内涵，不仅是国家的宝贵财富，还是公众有权了解和利用的客观资源。档案部门有责任在保护档案安全的同时，努力扩大档案资源的利用面，为政府决策、学术研究等提供服务和支撑。同时，合理利用档案资源需要体现公开透明的原则。档案管理者要主动公开利用程序、条件和范围，接受社会监督；对解密档案要依法及时向公众开放，保障公众的知情权和监督权。通过适度开放档案资源，充分释放其内在价值，造福经济社会发展。

3.做好档案保密与合理利用平衡的意义

做好档案保密与合理利用之间的平衡，对于维护国家安全、促进社会稳定、推动经济发展以及推进档案事业现代化都具有重要意义。一是通过建立健全保密制度和措施，能够最大限度地避免涉及国家秘密、商业秘密以及个人隐私等重要内容的档案资料被泄露，从而有力维护国家核心利益和社会公共秩序。二是适度合理利用非物质文化遗产等档案资源，不仅有助于加强政务公开的透明度，提高公众对政府决策的理解和信任度，还有利于充分挖掘档案价值，将其转化为经济社会发展的智力支持和文化资源。三是科学处理好档案保密和利用两大职能，可以最大化发挥档案信息资源的综合效益。一方面，要严格保护好涉密内容。另一方面，要积极拓展档案开放利用领域，使之在知识传播、文化传承和决策参考等方面发挥更大作用。例如，黄河流域珍贵的木版年画、皮影戏等非物质文化遗产档案，既要对一些技艺世家的秘籍实行保密，也要合理开放其他文字、图像等档案资料，为弘扬传统文化营造良好环境。做好档案保密与合理利用的平衡，不仅关系到国家安全和社会稳定，还是充分发挥档案综合价值、推动档案事业高质量发展的必由之路。

二、档案保密与合理利用之间平衡的原则

1.合法合规原则

档案保密和利用活动必须严格遵守相关法律法规及政策的规定，操作应当由专业人员依照规定的权限和程序开展，不能随意决定保密或开放内容及程度。合法合规是档案保密和利用的前提和基础，任何行为都必须有法可依、有章可循。保密和利用活动涉及国家安全、社会利益和公民权利，必须在法治轨道上运行，做到决策程序合法、操作流程规范、内容界限明确。只有这样，才能确保档案保密和利用在法律轨道上运行，避免滥用职权、违法违规的情况发生。合法合规原则要求档案保密和利用工作必须严格遵守国家有关法律法规，包括宪法、档案法和保密法等。档案工作涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等重要内容，必须按照严格的权限和程序操作，决不能擅自决定保密或开放的内容和程度。

2.社会效益最大化原则

在尊重档案主体权利的基础上，统筹考虑国家安全、公共利益和个人权益，实现各方利益的最大化。同时，应注重对档案资源的深入挖掘和高效利用，为经济社会发展作出贡献。档案保密和利用涉及国家、社会和个人多方利益，需要在不同利益主体之间权衡和平衡，努力实现社会整体效益最大化。一方面，要保护国家秘密和公民隐私，维护国家安全和社会稳定。另一方面，也要为公众提供知情权和监督权，推动决策透明和政务公开。此外，档案资源蕴含丰富的历史信息和文化价值，是国家宝贵的信息资源。深度开发利用档案资源，可以为政策决策提供依据，为学术研究提供素材，为文化传承提供内容，从而推动经济社会持续健康发展。

3.透明公开原则

档案保密及审查的流程、内容范围应保持适度透明，避免不当保密和盲目保密。同时，对已解密的档案资源应主动公开利用，保障公众的知情权和社会监督权。档案保密的对象、范围和标准应当对外公开，保密审查的程序也应当公开透明，接受社会监督，有利于防止滥用职权和暗箱操作，确保保密工作在阳光下运行。同时，对于涉及公共利益的政务信息，应当秉承公开为常态、不公开为例外的原则，主动向公众推送信息，接受舆论监督。解密后的档案资源是国家的宝贵财富，应为社会所共享。此外，还要通过多种方式宣传推介、开放利用已解密的档案资源，让更多公众获知并参与档案利用，最大限度地发挥档案的社会价值。

4.科技创新原则

科技创新原则要求档案工作与时俱进，紧跟信息时代的发展趋势，主动拥抱新技术、新理念，通过科技手段不断提高档案保护和服务水平。在当前大数据、人工智能、云计算等新兴技术蓬勃发展的时代，档案领域必须与时俱进，勇于创新，努力推进档案事业的科技化、智能化、现代化进程。科技创新原则要求在档案保密和利用工作中大力应用新技术、新手段。利用大数据分析和人工智能技术，可以实现档案内容的智能识别、加工和编目，大幅提高档案处理效率；利用云存储和区块链技术，可以实现档案安全保存和溯源管理；利用虚拟现实技术，可以为公众提供身临其境的档案浏览和利用体验。科技创新原则还要求在档案管理理念和工作方式上与时俱进、不断创新，并要加强顶层设计，优化工作流程，建立健全符合新时代特点的档案管理体系。同时，还要与其他行业加强交流合作，学习借鉴先进理念和管理模式。

三、关于进一步推进档案保密与合理利用的意见建议

1.健全档案保密和利用相关法律法规

第一，尽快推动《档案法》的实施工作，特别是涉及信息安全、利用管理等内容。实施《档案法》是当务之急。建议在实施过程中，特别是信息安全、档案利用管理等新内容，与时俱进，完善档案法律法规实施细则。具体包括：规定档案信息系统的安全保护要求；明确机密档案的解密程序和标准；对档案开放利用的程序和方式作出规范要求；涉及档案数字化、网络传输等新环节、新问题等。

第二，制定配套的部门规章和操作规范，细化保密审查、解密、开放利用等环节要求。《档案法》作为上位法，侧重原则性规定，具体操作层面需由部门规章和规范性文件进一步细化。建议各档案主管部门制定保密审查办法、解密利用办法、开放服务细则等，对审查对象、程序、标准等作出明确规范，为操作层面提供可执行的规范依据和操作指引。

第三，形成法律法规的有效衔接，统一档案工作管理标准。要注意档案法规体系与其他相关法规的有效衔接，形成系统完备的法规体系。例如，与《保密法》、信息公开条例等相衔接，明确保密审查与公众知情权的关系。同时，加强上位法与地方性法规、部门规章的统一协调，避免出现法律分化和冲突，确保全国档案工作管理标准统一。

2.完善保密审查和利用服务制度

一是建立统一的保密审查机制，明确审查范围、原则和责任主体。要建立统一的保密审查管理机制，制定明确的审查范围、原则和标准，并明确审查主体和责任。首先，对政务档案等公共档案资源实行统一审查，对机构内部档案资源由本单位负责审查。其次，审查对象原则上为未经审查的档案。最后，审查原则包括保密原则、公开原则、利益平衡原则等。

二是对开放利用的档案实行分级分类管理，制定利用审批制度。建议对已解密开放档案实行分级分类管理，制定相应的利用审批制度。例如，可以将档案分为机密级、内部级和公开级等，分别规定不同级别档案的利用方式、利用对象范围，对重点项目利用实行审批备案制度。同时，要建立利用情况的跟踪反馈机制，加强对利用行为的监管。

三是加强档案保管和利用人员的职业培训，提高其业务素质。专业人才队伍是保密审查和利用服务工作的重要基础，要持续加大人才培养力度。重点培养保密审查、利用服务、数字化加工等复合型人才，提高从业人员的专业能力和职业素养，切实提高工作质量和服务水平。

3.积极推进档案数字化和开放力度

一是继续加大数字化建设投入，提高档案信息化水平。数字档案是大势所趋，要继续加大数字化建设力度，深入推进重要档案的数字化转换，打造统一的数字档案资源库和服务平台，并加强基础设备设施建设，扩大数字化项目范围，提高资源获取能力等。同时，要加强数字档案资源管理，建立健全流转管理、权限管理、版本管理等制度。

二是扩大解密档案的范围和数量，丰富档案开放服务供给。继续推进档案解密工作，扩大解密档案的范围和数量，不断丰富开放服务的档案资源供给。可以定期公布解密名录，主动公开重要解密档案。同时，建立解密档案的专门利用通道和绿色审批渠道，为公众开放利用创造便利。

三是大力开展档案科普宣传活动，增强公众档案意识。加大宣传力度，普及档案知识，增强公众档案意识，提高档案资源的利用效率。除了利用传统媒体外，还可以发挥新媒体优势，借助新兴技术开展多元化宣传。同时，要加强与学校等机构的合作，将档案教育纳入课程体系。

4.大力支持新技术在档案领域的应用

一是运用大数据技术，实现档案数据集成和资源开放共享。充分运用大数据技术整合各类异构数据，实现档案数据集成和跨层级、跨系统的资源整合共享。建设全国统一的档案资源大数据平台，汇聚分布在各地的珍贵档案资源，实现互联网时代的档案开放共享。二是引入人工智能技术，提高档案管理和利用的智能化水平。大力引入人工智能技术，可以在档案内容自动识别、智能加工编目和智能检索利用等多方面发挥作用，大幅提高档案管理和利用的效率和水平。例如，开发智能化管理平台，实现档案管理和服务流程的自动化操作，开发智能检索利用系统，满足公众个性化档案服务需求等。三是加强与相关科研单位合作，积极探索新技术与档案工作融合。鼓励档案部门与高校、科研院所等单位开展密切合作，跟踪学习新技术动态，结合档案工作实际，共同探索新技术在档案领域的创新应用。例如，区块链技术在档案溯源防伪方面的应用、虚拟现实/增强现实技术在档案展示中的运用等，为档案事业的创新发展注入新动力。

四、结语

档案保密和合理利用是一对矛盾统一体，做好二者平衡是加强和创新社会治理的需要，是全面建设法治国家的应有之义，也是顺应时代发展理念的必然选择。我们应当立足国情实际，坚持合法合规、社会效益最大化、透明公开和科技创新原则，完善相应法律制度，强化保密审查，加大开放力度，大力支持新技术应用，不断探索实现档案资源保护和利用双赢的新路径。只有找准保密与利用的平衡点，才能充分发挥档案的综合价值，书写档案事业的发展新篇章。

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