RFID技术视角下智能库房建设及管理研究

摘 要：随着我国社会经济的持续高速发展，传统纸质档案管理也发生巨大变化。档案数量剧增、种类扩大、范围广泛，并且相关单位与社会公众对于档案查询的需求也在不断加大。传统档案库房的档案管理利用模式具有极大弊端，具体体现在移交手续复杂、查询难度高、安全隐患高、对外服务利用可追溯化程度低，并且档案存放次序极易被打乱，远远达不到现实需求。本文以RFID技术视角下智能库房建设及管理研究为题，对于智能库房建设过程中存在的思想意识、建设体系、技术应用、安全工作等方面问题进行深入分析，为全方位提高智慧库房智能化和自动化水平提供可行性优化思路与措施，促进提升文档利用效率，进而为决策提供参考。

关键词：RFID技术；智能库房；优化思路

在档案事业的长期发展过程中，档案库房的升级经历由简单到复杂的过程。尤其是随着当前现代科学技术水平的不断提高，各行各业进入信息化时代，现代化档案库房正向数字化、自动化、智能化方向发展。2021年，国家档案局发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要“提升档案管理数字化水平，实现档案工作数字化转型升级”，这也为实现新时期档案库房技术赋能、转型升级提供了良好的发展环境[1]。

1 RFID技术视角下智能库房建设及管理综述

在数字化的趋势下，档案业务逐渐从基础的档案管理转变为信息化为主的档案数据管理，库房也正向更加先进的方向迈进。RFID技术的应用作为智能库房建设过程中较为重要的环节，对于自动盘库、档案实体实时定位、档案库房安全监控等方面起到关键的作用。

1.1 RFID技术定义及内涵

RFID的全称是无线射频识别（Radio Frequency Identification），属于识别技术的一种。其运用无线电波不接触快速信息交换和存储技术，通过无线射频的方式对电子标签、射频卡等记录媒体进行读写，进而实现区域内非接触的双向数据通信，达到目标识别与数据交换的目的。

新时期档案库房的建设核心要义是非接触、稳定可靠、高效使用、多次应用等。RFID技术均具备以上特点，可充分服务于档案库房管理系统的开发，并助力其实现智能化管理[2]。具体表现为：一是非接触。在档案库房的日常工作中，无需人工翻阅档案盒或者手动定位标签位置，即可采集到档案信息，使档案库房盘点、信息统计等工作更便捷。二是可靠性。结合RFID与各类加密和认证手段，可以降低档案信息通过其他非法途径获取的可能性，保障其不被泄密。三是高效性。RFID对大量标签信息进行扫描识别后快速读取，存储的标签可达兆级；同时，还可实时获取档案存放位置、借出情况、归还情况等信息，使得监测更高效。四是多次应用。RFID的标签在库房建设初期便固定于档案盒内，对于其内容读写、更改无需取下变更，只需进行在线修改和重新录入。

1.2 智能库房建设内容及现状

信息时代背景下，智能库房的建设目的是实现实体档案、数字资源、智能设备、库房环境的一体化管理，不仅满足对库房条件的环境控制，而且要满足档案智能化存取与智慧化应用。期间需要开发综合管理平台，利用集成手段汇集大数据人工智能等技术，融合环境控制、RFID档案管理和智能档案密集架系统，利用多种应用实现智慧化管理。从宏观角度看，档案馆的管理大多依靠人工管理、手动整理的传统模式，保密性差，工作效率低，安全风险高。在此背景下，对档案库房进行智慧化改造，提高档案管理水平已成为各地档案主管部门面临的重要工作。一是符合国家战略部署。中共中央办公厅、国务院办公厅于2014年印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中对于档案安全保密体系建设提出明确要求，将档案库房智能化改造作为今后发展重要方向。利用计算机终端与现代技术代替人工实现库房巡检、实体档案管理等功能，能够保障实体档案的安全和档案信息的安全，并符合“三位一体”档案安全防范体系要求。二是推动库房管理技术升级。RFID技术的应用，不仅保留了传统计算机网络技术的价值优势，还进一步丰富了库房的管理技术，使得产品与档案标签一一对应，具有实用性、高效性、独一性、简易性等特点。同时配合各类短距离无线通信协议，可达到低功耗运转，扩大RFID技术的应用距离和范围，具有较强节能效果。三是促进平台优化。运用RFID技术实现档案管理系统与实体文件之间的物联，可完整储存档案内容、形成时间、文件格式、保密等级以及相关责任人等基本信息。通过与门禁系统的结合，能够判断人员权限、出入信息，从而为档案管理工作的实时、双向开展提供便利。同时可使管理人员了解档案缺盒、缺件情况，对于摆放错误、摆放数量等人为错误进行自动报警，有助于提高档案库房管理质量和效率[3]。

2 RFID技术视角下智能库房建设及管理存在问题与挑战

虽然RFID技术及各种物联网管理手段能够在智能库房建设过程中带来较大便利，但是在实际工作开展过程中仍存在技术应用不充分、建设不完善、防护有缺失等问题。仍然需要相关负责人员高度重视，结合自身工作实际情况不断发现问题、分析问题和解决问题。

2.1 思想意识与时代脱钩

目前部分档案主管部门领导者与管理人员档案库房智能化建设意识不够强烈。认为实体档案工作仅仅是将各类纸质文件存放库房即可，无需投入较多的人力物力财力去管理。对“物联网+档案”的新兴业态了解不充分、不深入，宏观上缺少统筹规划，使得在规范化管理及制度方面存在滞后性，容易出现整理不规范、利用低效率、安全无保障等问题。在特殊情况下，还会造成文件丢失、数据泄密等重大安全事件，造成不可逆的损失。这些对于档案事业的数字化、自动化与智能化发展具有较大的掣肘。

2.2 建设体系完整性不够

一是组织架构方面。针对档案的库房建设，大多部门没有成立工作专班。即使在新馆建设过程中也仅仅是承包第三方公司，没有根据实际情况对库房建设进行专项统筹规划。在资金争取、政策利用、制度制定、建设监督等各项工作开展水平较低，初期立项、前期准备、中期建设、后期验收等流程较为松散，专业性程度不高，严重影响了智能库房建设的推进力度和工作质量。二是在建设体系方面。在实际开展过程中，档案主管部门没有形成较为完善的建设方案和管理监督制度。对于位置的选择、技术的应用、建设的实施、后期和维护没有明确出台相关的文件，导致整体工作“干一点是一点”。同时也存在建设管理制度无人监督、无人实施的问题，无法为各项库房建设工作提供强有力的规范指导，严重影响了其完整性和有效性。

2.3 技术应用要素不充分

在新形势下，新型载体的不断增加以及档案信息需求的高速增长，传统的库房已无法满足需求。目前大多档案负责人员对库房建设方面的技术应用了解不够深入，在库房具体建设过程中方向不清晰、任务不细化、执行不标准，无法充分发挥现代技术优势。同时，就RFID技术的应用而言，需要较为扎实的资金保障。但是受档案工作“边缘化”影响，目前大多档案部门或者事业单位对库房、档案室的建设关注程度不够。在RFID电子标签采购、网络部署、技术应用等方面缺少财政支持。导致库房相关基础设备设施不健全、技术应用不充分、业务壁垒无法打破，使得管理人员与实体档案管理难以保证高效、畅通的信息交流，档案价值无法彰显。

2.4 安全防护关键点缺失

随着RFID技术的广泛应用，读写器、电子标签和网络等环节存在较多安全隐患，极易受到自然与人为因素造成安全威胁。管理员安全意识薄弱，对用户的身份识别鉴定不充分，容易使芯片内存信息受到被泄露和破坏或者因非授权的访问存在企图跟踪、窃取甚至恶意篡改RFID电子标签信息的行为。同时在RFID技术的应用过程中，对于电子标签的日常检查、问题修复不够科学，也容易出现因硬件损坏导致管理困难的问题，可靠性不够。

3 RFID技术视角下智能库房建设及管理未来优化路径

3.1 牢固树立智慧化发展意识

档案部门领导者与管理人员要切实摆脱传统档案管理理念的束缚，坚决摒弃“档案工作边缘化”的发展思想。进一步强化创新性思维，将档案库房建设与现代技术的深度融合作为一项长远任务扎实推进。高层次打造档案库房智能化转型战略体系，并在顶层设计层面对政策落实、制度制定、资金申请、智能化建设等方面给予大力支持。同时，要健全管理机构。档案管理部门要面向社会积极引进既懂得档案管理技能，又了解传感器技术、射频识别装置、嵌入式系统技术等物联网方面现代科学技术的复合型人才；针对通讯网络构建，为移动终端、传感器、视频监控系统等各种设施设备的互联互通储备相应的人才资源，为智能化技术的应用提供强有力的人才保障，从而避免资源浪费问题的发生。

3.2 建立健全科学化建设体系

一是健全组织体系。档案部门要成立库房建设工作专班，明确牵头部门，以“项目化、清单化、责任化”的要求挂图作战，整合单位内部强大力量开展工作。进一步明确工作职责，细化业务分工，建立主体责任制，链接多部门实现多元协同治理。对库房建设的全流程、全要素进行管控，整体形成管控有力、统一协调的工作局面。二是熟悉国家标准。工作专班及具体负责人员要深入学习中国国家标准化委员会制定的档案库房建设最新国家标准《信息与文献文件（档案）管理体系要求》GB/T34112-2022和《档案库房工程设计规范》GB/T50327-2020，并将其作为档案库房选址、设计、验收、管理和可持续利用等方面的重要参考依据。注重档案库房的功能性、实用性和档案管理的完整性、高效性，确保档案在库房中安全可靠、有效利用以及档案管理工作的常态化、规范化开展。在此基础上要根据自身实际情况和业务发展需求，制定本单位《库房建设实施方案》《信息化技术应用计划》《安全防护管理制度》等系列文件，确保档案库房建设在各个流程有章可循、有规可依，提升整体工作的科学性、合理性，推动智能库房建设工作逐步转型。

3.3 充分应用专业化现代技术

首先，工作专班相关负责人员要在档案行业进行全面调研；通过成功典型案例，深入了解RFID、实体管理、安全管控等各项技术的实际应用情况，并结合时代发展自身工作需求有选择、有重点地采用相关智能化设备及技术，减少不必要的资源浪费、资金浪费、技术浪费，进而确保智能库房高效率运转、高质量服务。其次，档案部门主要领导要定期向上级部门汇报档案管理情况，及时提出现阶段建设智能库房的必要性及意义；积极争取专项资金用于采用先进密集架、RFID电子芯片、安全设备、网络设备等硬件设施，进而打造专业化、安全化库房。

在此前提下，明确智能库房建设技术应用思路。可采用智慧档案室综合管理平台和智能环境管理系统、智能RFID档案管理系统、智能档案密集架系统，利用大数据、人工智能等技术将各系统数据接口打通并进行数据融合，进而实现智慧档案库房环境与档案智能管理。例如智能档案密集架系统，拓展了应急助推、一键式操控和左右双开等功能模块，同时具备通风、自照明、保护功能，将实时监控、架体自检、操作日志、联动控制等功能于一体，支持查档自动开架，定位引导，实现密集架的远程管理，从而提高档案管理效率，使档案管理更加安全智能[4]。

3.4 不断增强安全防护水平

一是强化安全管理意识。强化对档案库房安全工作的领导，落实岗位责任制，做到责任到人，措施到位。同时定期开展档案RFID相关安全技术的学习和培训活动，面向全体工作人员开展实战演练和安全警示教育，切实提高档案安全底线意识，最大程度发挥RFID技术优势，自觉强化责任担当，筑牢档案安全思想防线[5]。二是在RFID产品的安全技术方面加强RFID信息安全算法及应用的研究，包括加密机制、DFS（安全设计）技术。进而通过相关工作的可靠性设计防止故障类攻击、防模式攻击，防止社会不法分子通过网络方式窃取损害数据，保障数据信息存储、处理和传输过程中的安全和有效使用。

结语

基于RFID的智能档案库房建设具有信息录入存档、档案文件高速盘点、便捷利用等优势，是档案事业智慧化发展的重要环节。真正实现档案服务由供给模式转变为需求模式，也是未来档案实体文件保护的主流方向。为此，相关负责人员要进一步转变思想观念，切实推动档案库房与RFID技术及相关安全防护手段整合，加强对传统档案库房建设模式的创新，让库房空间布局更合理，档案保护及利用更便捷，为新时代书写档案事业高水平、高质量发展新篇章奠定坚实基础。

参考文献

[1]胡心宇，杨强.核电企业传统载体档案数字化与库房智能化转型实践研究[J].电力大数据，2023，26（10）：85-92.

[2]蒙艳姿，陈彤，赖丽娟.基于RFID的智能档案库房管理系统建设与实践[J].档案，2023，（05）：77-80.

[3]汤鑫霓，王爽，杨飞.浅谈RFID技术在军工单位涉密环境下建设智慧档案库房的应用[J].机电兵船档案，2023，（05）：22-24.

[4]孙英.浅谈档案库房智慧化建设发展与创新[J].中国设备工程，2023，（S1）：29-31.

[5]张岚.智能化建设价值下的档案库房的安全管理和运行[J].黑龙江档案，2021，（05）：110-111.

作者简介：瞿仰（1983—），工学博士，华东师范大学档案馆馆员，研究方向：档案信息化、机器智能与智能系统。