加强公路档案创新性管理工作的有效措施分析

摘 要：加强创新性管理是公路档案工作的时代所需。本文从加强创新性管理的现实价值出发，提出公路管理存在着数据化建设不足、思维方式固化、档案治理模式滞后、人才结构性矛盾突出等问题。面对新形势、新任务，公路档案管理需要在提升工程档案管理规范化、加强档案数据化建设、强化档案资源开发利用上精准发力，推动档案创新性管理。

关键词：公路档案；创新性；措施分析

面对百年未有之大变局，档案工作的制度环境、信息环境、技术环境都发生了巨大变化，公路档案部门要转变管理理念，着力加强档案创新措施研究与落实，适应数字社会发展要求，以新发展理念推动公路档案事业创新发展。

1 加强公路档案创新性管理的现实意义

公路档案是公路工程和建设的规划、施工、发展历程的真实记录，是交通事业发展的重要见证，也是进行历史研究和项目维护的重要依据。

1.1 再现公路工程建设全过程的史料参考

公路档案的主体是建设项目档案，以图文和数据为主。通过纸质和数据双重形式，记录公路项目从勘察、设计、施工、验收、竣工的全过程。这些档案资料具有成套性和专业性特点，对于提高公路建设管理水平，增强社会经济效益具有重要作用。同时，随着公路档案数字资源建设步伐的加快，档案数据资源覆盖面进一步拓展，史料价值发挥空间更加广阔。

1.2 公路事业发展的有力见证

进入新时代，公路路网规模、技术等级、通达深度发生了翻天覆地的变化，实现由交通大国向交通强国的转变。这些丰硕的建设成果和绚丽的奋斗场景都凝结在档案之中，成为宝贵的时代记忆和见证。在建设现代化国家新征程中，公路档案是进行集体主义教育的重要素材，在提升人民群众精气神和激发接续奋斗力量上具有重要作用。因此，需要下大力气保管好、开发利用好这些珍贵的资源。

1.3 有利于助推数字化转型升级

随着数字中国战略的推进，档案在公路的建设、维护、运营过程中的信息支撑作用越发凸显。在高速公路建设过程中，以项目管理为例，建设者可通过数据共享平台随时随地调阅最新建设数据，有效解决了此前档案利用效率低、查阅困难等问题。通过公路档案数据化建设，全业务在线智能办理，业务办理同步生成规范、完整、数据准确的电子文件。电子文件自动归档电子档案管理系统，实现多模块资料同步收集、整理和归档，实现数据共建共享，打通社会治理服务的“最后一公里”。

1.4 有利于推动档案服务能力提高

公路档案规范化、数据化建设，为政府服务“一次办好”改革提供了新动能。当前，按照政务实现改革要求，需要提高政务服务标准化、规范化、便利化水平，更好地满足企业和群众办事需求。公路档案的数据化创新管理推动了公路事业服务领域进一步拓展，办事体验不断优化。有的部门将档案资源融入一体化政务服务平台管理，明确办理标准、工作流程和办理时限，并在线上线下服务渠道同源发布、同步更新，极大地提升了档案服务的效能。

2 公路档案创新性管理面临“四个不到位”

2.1 数据化建设不到位

“十二五”规划以来，大部分国有企业陆续开展了信息化基础建设，引入大量信息化系统，积累大量档案数据，在一定程度上实现了“业务数据化”。然而信息化阶段因为处于边建设边摸索阶段，所以普遍缺乏顶层设计和全局数字化视角，也普遍存在“数据孤岛”与业务系统各自为政情况，难以形成一体化的数字化应用形势，数据质量和数据安全等都是数字化阶段需要解决的问题。档案数据标准化不够，工程档案数据质量较低，难以满足查询需求；档案利用环节手续烦琐、梗阻较多，与数字中国要求还有较大差距。

2.2 思维意识不到位

档案管理模式转型不够及时，注重规则和稳定性，对于创新和灵活性的需求不敏感，对快速变化和不确定性数据环境的应变能力有限。对档案工作前瞻性研究不足，缺乏长远的战略思考，尚未关注系统的整体效益和可持续发展。公路档案的系统性和长期性特点对经济社会发展具有支撑作用，由于缺乏系统思维和整体观念，新介质档案收集不够有力，收集范围未能及时修订，造成资源建设存在一定困境。

2.3 档案治理模式不到位

公路档案管理方式较为粗放，精细化管理不足，主要表现在档案治理模式转型不够。一是档案开发利用体系不完善。公路档案价值尚未被充分挖掘出来，档案在资政育人方面破局不够。开发利用工作长期不受重视的现象未能得到根本性扭转，档案资源开发的方式较为传统，新媒体等方式应用不足。二是档案安全体系较为滞后。区块链、大数据、人工智能技术应用不足，在新技术条件下档案安全保障能力较弱，数据资源安全风险隐患突出。三是档案治理结构不够优化。档案管理体制引领力不强，管理部门较为松散的问题尚未得到根本转变，同时，管理部门间共享意识较为薄弱，难以形成创新性管理的组织力。

2.4 人才队伍建设不到位

随着档案事业转型升级的加快，档案专业供不应求的现象突出，人才结构性矛盾制约着公路档案管理的高质量发展，主要表现在一是档案专业毕业生引进困难。作为非综合档案机构，公路部门的社会影响力和职级待遇对毕业生的吸引力不足，使得从事档案工作人员大多未接受系统训练。二是档案人员专业水平不高。公路部门组织档案专业化培训较少，在深度和力度上难以满足时代要求，同时，档案人员知识层次整体不高，主动学习能力与创新发展的要求还有一定差距。

3 加强公路档案创新性管理的路径选择

新时代公路档案管理要突破思维定势，着眼于数字时代档案管理新趋势，加强制度创新和技术应用，突破结构性困境，实现档案管理提质增效。

3.1 以公路工程档案规范化建设为重点，提升档案资源整合水平

3.1.1持续加强资源收集。要按照《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》规定，规范公路工程档案各阶段目标要求，对每个阶段的资源类型和内容诸如图纸、合同、竣工手续等明确整理方式和进馆范围。在收集过程中，要保证工程档案的成套性，建立资源清单或者登记册，将档案名称、来源、编码、介质标注清楚，便于收集的准确性。

3.1.2提升公路工程档案整理标准化。要坚持分类标准化，建立规范化的分类体系，结合不同项目特点，做好项目实施、文件类别、存储介质的分类，确保不同来源的档案资源具有一致的规范性和同一性。要加强档案时效性管理，工程档案周期长、环节多，加强过程管控和时效分析，对重要的档案资料可采取阶段性归档方式，避免档案丢失，需要长期保存的可移交档案库房。

3.1.3提升元数据规范化。对元数据制定统一的描述和格式，如标题、日期、作者、关键词等，提高检索效率。进一步规范文件命名、结合和类型规范，提升资源管理的科学性。

3.2 要以提升公路档案数据化建设为抓手，推动资源利用实效

加大公路档案工作数字化转型是公路部门的主攻方向。目前各地正积极探索运用数字模型、云计算、人工智能等现代化信息技术手段助力档案管理提质增效。新一代信息技术的研发应用在档案开放审核、编研开发、查询利用等方面发挥作用日益凸显，为档案数据化管理奠定了坚实基础[1]，加强新技术的应用，也成为档案管理的主攻方向。

3.2.1加强数据化应用系统建设。公路管理系统应充分考虑档案存储的可扩展性和资源的多介质性，能够适应图像、视频、图纸等数字档案可识别性、可读性要求。管理系统应具有更新换代功能，选择可升级和集成的系统框架，以便在需要时进行系统扩展和功能增强。

3.2.2提升人工智能技术应用水平。人工智能融合自然语言处理技术、语音处理技术和计算机视觉技术，既能够研发、运用智能化平台或检索工具，又可以通过语义解析理解用户的操作意图，进而通过推理计算形成反馈内容，更大程度上方便了用户的检索和利用。在公路档案中，人工智能技术能够快速形成有关专题档案资料，为重大工程进展提供有力支撑。

3.2.3提升档案云计算能力。云计算技术实现档案管理与服务的延伸功能，利用云计算技术建立智慧档案管理系统，构建“档案云”，把数字档案和纸质档案的服务安排在“云端”。档案利用者可以根据自己的需求，到系统中检索资源，打破传统档案馆存在的信息孤岛问题，提高运作速度。公路系统部门较为分散，云计算技术实现信息共享、互联互通，为档案利用提质增效提供技术支撑。

3.3 要以公路档案开发利用为着力点，实现档案价值最大化

3.3.1更好服务于项目决策。公路档案中的资料数据对风险评估和项目进展具有参考价值。通过分析项目建设成本、进度、质量，能够识别不同阶段的潜在风险[2]，为工程建设提供必要的避险措施。从档案中可以进行成本核算，预测不可控因素和不可抗力，识别建筑质量问题等。因此，档案管理部门要提高服务重大项目的能力，在工程建设初期就提前介入，收集分析档案中相关工程建设的好经验和好做法，为制定项目建设规划提供有力的决策参考。

3.3.2加强档案宣传教育。公路事业发展为人民群众出行提供坚实保障，这些历史性成就都凝结在档案中，成为宝贵的时代记忆。要深入挖掘这些爱国主义素材，从档案中激发服务现代化建设的磅礴力量。围绕“交通强国”建设，通过线上视频、展览、图书出版等形式，以照片、音视频形式展示新旧对比，展示新时代交通事业的巨大成就，激发人们的爱国热情。

3.3.3强化公路档案文化阐释。公路档案中蕴含着丰富着的人文精神，这些资源对于激发公路人干事创业的热情具有重要作用。要深入挖掘档案背后的先进事迹，弘扬正能量。有的部门开展《档案中的新时代公路人》以实物、照片、文件的形式展示人物事迹，取得良好效果。

3.4 以公路档案安全管控为核心，提升安全防护能力

3.4.1在严格保管条件上下功夫。强化网络保密管理，严禁非规定计算机接入和访问档案管理网服务器，严禁通过U盘、移动硬盘等便携设备和档案管理网上的计算机进行数据交换[3]。通过软硬件并举，确保网络安全。加强对计算机和磁介质的维修保密管理，档案介质实行专人使用、管理和负责。深化信息化安全建设，进行档案数据容灾备份和数据恢复演练，避免因设备故障、系统崩溃等因素造成数据丢失，保证数字档案存储安全。

3.4.2在严格管理细节上下功夫。建立档案开放利用审核机制，严格执行保密的有关规定，细化工作细则，所有拟公开档案信息在公开前由专人会同相关部门就涉密、涉及个人隐私等方面进行全面审查，确保“涉密信息不公开，公开信息不涉密”，切实杜绝档案信息泄密隐患。加强实体档案安全管理，规范进入库房人员范围，严格落实刷卡、指纹验证等措施，无关人员不得入库。

3.5 以档案制度创新为保障要素，提升档案管理质效

3.5.1优化管理制度设计。充分发挥管理制度推动创新上的独特作用，进一步细化档案管理办法。对档案的收集、整理、归档、保管、利用等事项做出详细规定，为档案管理工作提供制度保障和规范指导。坚持将档案工作贯穿于公路业务工作全过程，与业务工作同部署、同检查，明确各科室负责人、档案立卷人及专职档案管理员的具体责任，把档案管理工作责任落实到每个科室和人员。认真落实机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限“三合一”制度，做好“三合一表”的编制工作，规范档案来源，保证各门类各载体档案应归尽归。

3.5.2完善基础设施。按照档案管理规范化建设的要求，设立专门档案室，购置档案密集架、计算机等设施设备，对公路档案进行集中统一管理。档案室安装防盗门，配备灭火器、防虫剂、温度计等设备，达到档案库房“八防”的标准要求。

3.5.3建设干部队伍。加强培训体系建设，围绕材料收集、信息鉴别、规范要求等业务定期组织专项研习，帮助档案人员有效应对新老问题。关心关爱档案干部，鼓励支持档案干部定期参加专业培训，妥善解决好专业技术职称评聘、工资待遇等问题，激发档案干部工作的积极性和主动性，使其安心工作、用心坚守。

结语

做好新时代的公路档案工作，要辩证认识和把握国内外大势，深刻认识国内外环境变化带来的新矛盾和挑战，把创新发展摆在档案事业发展全局更加突出的位置。要立足新发展阶段，完整、准确、全面地贯彻新发展理念，加快构建档案管理新模式，深入挖掘档案工作潜能，为公路事业发展提供源源不断的智力支持。

参考文献

[1]武岩，田苗，李宛潮.公路工程建设项目档案资源整合与利用策略研究[J].北方交通，2023（10）：20.

[2]安筱鹏.数字化转型需要解决的五个问题[J].纺织科学研究，2022（03）：05.

[3]狄强军.大数据视角下档案管理创新研究[J].兰台内外，2023（07）：28.

作者简介：赵长海（1981—） ，大学学历，临沂市公路事业发展中心沂南县中心馆员，主要从事档案管理研究。