现代建筑施工企业档案信息化管理策略研究

摘 要：本文从现代建筑施工企业档案信息化的意义入手，提出施工企业档案信息化存在着数据化管理不达标、信息化系统建设滞后、档案信息共享能力不足、安全防护措施不到位、专业人才缺口较大的问题。为适应新形势发展要求，需要在健全体制机制、智能系统建设、档案共享利用、信息安全、档案人才培养上下功夫、见实效。

关键词：建筑施工企业；档案信息化；管理策略

现代建筑施工管理进入转型发展时期。面对激励的市场竞争，做强、做优、做大企业档案信息化建设，不仅能够为企业增长寻找新的动力源泉，还能把握好新一轮科技革命和产业变革新机遇，重新塑造企业发展新优势，开创企业发展新局面。

1 现代建筑施工企业档案信息化管理的意义

建筑施工企业档案门类众多、存储介质多样、管理方式不同，具有专业性、成套性的特点，加强信息化管理是实现档案规范化建设的有力抓手，具有重要的实践意义。

1.1 有助于推动企业信息化进程

随着市场环境竞争的不断加剧，现代建筑施工企业经营面临着重重挑战。建筑企业期望信息技术能成为企业的重要竞争力之一，提高工作效率和工作质量，增强企业的核心竞争力。档案信息化实现对工作流程的重塑和改造，把信息化观念和技术引入企业管理流程中，促进各类资源要素优化配置和建筑产业链紧密协同，帮助企业创新产品和服务研发模式、优化生产制造流程，不断催生新模式新业态，实现管理自动化，从而促进管理现代化，提升核心竞争力。

1.2 有助于推动企业科学决策

建筑企业在发展方向等方面需要大量的可靠数据，以实现决策的科学化和精准化。档案资源为企业发展提供扎实的资料，在推动企业发展绿色建筑和装配式建筑的转型方面，可以通过档案信息资源，在制度设计、项目引领、宣传方式上借鉴有益的经验，将档案智慧融入企业经营发展中，展现档案的现代价值。

1.3 为企业发展提供知识化服务

档案信息化的深度发展，特别是档案智能化的广泛应用，实现人、机、物的全面互联，全要素、全产业链、全价值链的全面连接，对各类档案数据进行采集、传输、分析并形成智能反馈，推动形成全新的生产制造和服务体系。目前，人工智能算法介入档案整理、保管、编研、利用服务等工作，能够提供决策建议和知识化，使得档案资源真正从“幕后”走向“台前”，实现档案服务的效能化，提升企业决策标准化。

1.4 有助于推动企业开放和合作

档案信息化建设加深与社会和同行的联系，施工企业通过档案信息共享，加强业务交流，展示开放的企业形象和姿态。同时，档案数据作为纽带，有利于将新的元素和技术切入施工过程中，提升施工效率和质量。

1.5 有利于优化企业治理结构

伴随着诸如5G、工业互联网、大数据中心、物联网等新一代信息技术的持续推进和应用，深刻改变施工企业治理结构，实现以档案信息化推动企业转型升级的目标。以档案数据流动为引领，企业治理的思维基础、技术基础、设施基础、资源基础、安全基础以及保障基础等领域都发生了根本性变化，企业管理逐步从线下向线下线上相结合转变，从掌握少量“样本数据”向掌握海量“全体数据”转变，为科学决策提供了坚实基础。

2 现代建筑施工企业档案信息化管理存在的不足

从企业经营和管理来看，建筑施工企业档案信息化处于爬坡过坎的关键阶段。面临着质量落后、制度供给不足、系统不完善等诸多问题，这些困境成为信息化转型的阻碍因素。

2.1 数据化管理不达标

2021年新修订颁布的《中华人民共和国档案法》提出，企事业单位应当加强档案信息化建设，国家鼓励和支持企业档案馆（室）推进传统载体档案数字化。建筑施工企业信息化质量不高的问题较为突出，主要原因是企业目标定位较低，未能从企业发展的长远角度考虑。在档案信息化过程中缺乏及时检查和质量把控。追求效率，也缺少相应的质量管控工具，人为的检查难以做到肉眼长时间保证良好的状态。信息化结构混乱，局部数据缺失错乱，以致后续还需投入大量的精力予以弥补，无法发挥档案信息化的作用。

2.2 信息化系统建设滞后

档案信息化基础不扎实，必要的信息化设备缺失。有的施工企业为达到数字化率，外租设备进行数字化，缺乏安全保密措施。档案数字化加工、硬件购买、信息化成果的验收与鉴定缺乏专业化指导，致使档案数字化率质量不高。在档案利用过程中，档案数据质量管控不够严谨，导致利用环节不通畅，极大地增加了企业人工成本，延长项目工期。由于数据化平台建设不足，企业在数据收集、存储和使用方面存在重复劳动和浪费资源的现象。

2.3 档案信息共享能力不足

建筑企业受资金和人才限制，档案信息化数据格式、标准和系统不一致，导致企业无法通过管理系统自由进行数据交换，信息自由流动能力较弱。同时，由于数据涉及企业的商业秘密，加之不同部门之间的数据存在相互依赖关系，很多企业在数据共享方面存在顾虑，增加了数据安全性和隐私性管理的难度。

2.4 信息安全防护措施不到位

虽然建筑企业对网络安全已引起充分重视，对档案信息防护能力起到一定作用。但是相较于网络攻击手段变化速度而言，其更新的速度相对滞后。人为安全因素突出，档案管理人员安全意识淡薄，账号管理不严格，致使档案利用门槛较低，未严格按照权限进行共享利用。由于病毒具有高隐蔽性、高传染性的特点，档案安全意识薄弱，导致安全措施执行不到位，易造成数据被泄露。

2.5 专业人才缺口较大

建筑企业档案人才需求旺盛，但是缺口较大。一是技术人员不足。在档案一线创造价值的人才较少，以建筑施工企业为例，项目实施一线人员不仅项目经理短缺，档案信息化管理人员也严重不足，有的时候甚至兼职多项工作，人员结构失衡。二是市场人才短缺。高校档案专业人才短缺，市场供不应求，专业人员到建筑施工企业入职的少之又少，市场化程度不高，是企业人才建设面临的重要问题之一。三是重视力度不够。部分企业给付薪资标准与人才的心理预期有一定偏差，人才供求两难现象仍然存在。企业对人才的培养力度不够、投入偏低，没有制定并实行引进人才薪酬政策和激励政策，导致人才接受专业技术培训次数少、时间短，成效不明显。

3 现代建筑施工企业档案信息化管理策略分析

面对新一代信息技术的发展趋势，企业要迎难而上、加压奋进，以时不我待的责任感做好档案信息化工作，更好地释放数字化在企业经营管理中的创新效能。

3.1 在健全体制机制上下功夫、见实效

抓住新修订《档案法》和《档案法实施条例》等法律法规颁布实施契机，结合建筑施工企业实际，积极构建系统完备、科学规范、运行有效的档案制度体系，提升企业档案治理效能。要按照建筑施工的全程管理、全员管理、管理创新的理念，全面规范施工档案信息化工作的职责与分工、监督与责任等。进一步明确施工项目档案管理职责，明晰综合管理、工程和物装管理、施工监理以及参建单位的项目档案管理职责。要按照“管施工必须同时管档案”原则，将档案管理要求融入施工建设项目管理的各个阶段和环节，加强前端策划和过程管控，确保档案管理与工程管理同步。要强化施工文件质量管理，加强文件全过程控制，明确文件质量、收集、整理、归档的具体要求。加强规范化建设，进一步明确施工档案验收的组织、流程和标准。

3.2 在智能系统建设上下功夫、见实效

要推动互联网、大数据、人工智能和档案管理深度融合，从基层设施上看，要搭建好网络资源、计算与存储资源和应用支撑等软硬件基础设施，为档案信息数据的聚合、存储、服务等提供条件。从系统建设上看，要积极应用新技术赋能档案业务创新，推进档案业务流程再造，驱动整体智治水平提高；要适应建设施工场景多样化需求，实现技术和业务的深度融合，构建多场景、跨场景的档案应用，打造“收集、管理、存储、利用”等功能全覆盖的数字档案管理系统，提供有温度有品质的档案馆信息化服务。从数据管理上来看，根据“存量数字化”“增量电子化”要求，建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全保障措施的数字档案资源总库，包含档案目录数据、档案全文数据、档案业务工作数据和智能化设备信息等。通过可控技术和相关管理手段，保证数字档案的可靠和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，使数字档案具备原始性、凭证性和长期可读性。

3.3 在档案共享利用上下功夫、见实效

要按照便捷共享原则搭建信息共享平台。一是突破硬件壁垒。共享平台要兼容性强，着眼于施工档案载体多样、数字化质量不齐、软硬件差异的问题，对不同形式的照片、影像、图纸档案实现兼容。同时，共享平台要实现资源的智能化管理，能够对不同载体进行格式转换、加工、分析与处理，避免多重录入。二是检索系统丰富多样。从形式上看，要实现全文检索、关键词检索、条目检索的综合运用，用新一代智能语义搜索系统，帮助企业整合各信息系统数据。建立“统一登录”，施工企业数据“一号通行”，方便易用，构建协同一体的知识共享检索平台，更高效地发挥档案在企业生产要素配置和管理中的集成作用。三是信息分析高效。要构建基于云计算和大数据技术的体系结构，利用高速网络实现用户和服务器之间的快速数据交换。要借助智能缓存、数据压缩和优化算法等手段，降低数据传输的延迟和带宽占用，以提供更好的用户体验。加强个性化推送服务，利用好人工智能分析技术，对用户画像、历史行为、实时数据等多种数据源的分析和挖掘，为每个查询者提供具有高度相关性和个性化的推送内容，提升档案服务施工建设的效能。

3.4 在档案信息安全上下功夫、见实效

安全建设是档案信息化价值实现的关键性因素。一是坚持技术赋能。企业应该引进新兴技术和防护设备，筑牢信息建设的安全屏障。在已有技术的基础上，加强人工智能、数据迁移与保全、云计算技术的升级改造，强化信息防护的现代性。二是强化过程安全。数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，做到有据可查；对于涉密数字化档案资料的存储设备实行专机专用并定期自查，禁止与移动存储介质交叉混用，数据的调取使用严格履行审批流程，确保数据安全。三是加强安全教育。施工档案多数涉及企业核心技术，要对重点档案人员开展保密教育和技能培训，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面结合行业内外的警示案例开展教育培训，促使相关工作人员树立牢固的保密意识，掌握基本保密常识。四是强化建章立制。要常态化地开展软硬件的检测检查，通过网络监控和安全防护，及时对破损、失真文件进行修补，保障信息的真实性和安全性。建立健全档案数据备份机制，完善数据安全治理体系。

3.5 在档案人才培养上下功夫、见实效

人才培养是企业档案信息化建设的重要组成部分，对企业发展具有重要的战略意义。通过人才培养，可以为企业培养出一支素质高、创新能力强的档案队伍，提高企业的竞争力。同时，人才培养也可以增强员工的归属感和忠诚度，促进员工与企业共同成长。一是加强人才引进。具有计算机、档案、人工智能专业人才优先录用，增强企业的创新能力和竞争力，满足档案信息化建设的需要。二是加强人才培养。根据信息化发展趋势，制订相应培训计划，通过定期的培训和学习，提高档案人员的专业技能和管理能力，使其更好地适应企业档案发展需要。三是健全激励机制。建立包括薪资待遇、晋升机会、福利待遇等方面的措施，激发积极性和创造性，提高工作动力。要积极营造良好的工作氛围，为档案人员提供良好的工作环境，包括安全、舒适、便利的工作条件以及和谐、和睦、互相信任的团队氛围。四是建立完善的人才工作机制。应该包括招聘、培训、晋升、薪资待遇、绩效考核等方面制度，确保企业的人才管理体系合理、完善、科学，为档案人员提供公平、公正、透明的发展机会。

结语

建筑企业档案信息化建设对决策的形态、过程、机制、技术、参与以及资源整合、风险管控和绩效评价等产生重大而深远的影响。要紧紧抓住国家推动数字产业发展的有利契机，牢牢抓住信息化抢新机、求突破，将有效激发数据要素创新活力，加快档案信息化转型升级，打造企业管理新业态、新模式，充分释放档案信息价值，为推动企业高质量发展、拓展创新发展空间增效赋能。

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作者简介：施瑞璇（1987—），大学学历，中铁十局集团有限公司馆员，主要从事建筑施工企业档案管理研究。