试论区块链技术在企业档案信息化管理中的应用

王建海

摘 要：时代在进步，技术在发展。大数据时代的到来成就了区块链技术的发展，区块链技术被广泛运用到社会的各个领域，特别是在企业档案信息化管理中发挥了重要的作用。笔者就企业档案信息化存在的问题、发展的保障措施、应用前景进行了探析。

关键词：区块链技术；企业档案；信息化管理

电子信息化时代的来临给纸质档案管理带来严峻的挑战。传统的纸质档案管理体系存在着无法实现档案数据的分析、难以保管、电子材料逐渐增多等困境。由于档案具有的本质属性是原始记录性，即不能篡改，这和电子数据的易变性形成一对矛盾体。区块链技术具备不可篡改的特性，更好地解决了这一矛盾，弥补了电子档案信息系统的不足。我国目前推行的是单套制档案管理模式，更加强调区块链技术在电子档案管理领域的重要性。因此，很多企业档案信息化管理充分地利用了区块链技术的优势。

1 企业档案信息化建设现状

1.1 我国的档案信息化建设起步较晚、发展较慢

在近20多年的发展过程中，全国各地各级档案部门的信息化水平存着参差不齐的发展现状。企业档案信息化发展在这种大环境下也面临着同样的问题。20世纪90年代中期，档案部门开始零星地配备计算机，推荐使用的是单机版软件。当时建立的数据库是题录式数据库，但是档案人员的计算机能力和软件功能明显存在着不足，阻碍了档案信息化的发展。为了打破这一障碍，21世纪初，档案部门充分利用现有的资源对软件进行开发，档案工作人员也提出了开发需求。通过以提高现行科技文件管理效率为突破口，开发出符合实际工作的软件，由单机版改进为网络版。档案工作人员通过培训提高自身的计算机能力，经过不断的发展和改进，促使企业档案信息化管理迈进了一步。

1.2 企业档案信息化程度不高

随着计算机技术的不断提高与普及，我们已经生活在了“互联网+”时代。大数据技术、区块链技术无处不在，办公环境逐步进入自动化、无纸化办公时代，大大提高了企业的工作效率。但是还有一些企业的档案管理工作没有真正完全地实现无纸化办公，没有达到信息化程度，还在延续以前的纸质档案管理模式和工作方法。这明显与自动化办公环境“格格不入”。档案信息化发展的基础是做好电子文件的前端控制，但是目前企业档案信息化就是“纸上谈兵”，并未真正实现电子化，而且制约了信息化的前端控制，更未真正达到电子文件全流程管控，造成了企业档案信息化“只有一副空皮囊”[1]。

1.3 企业档案信息资源的开发利用不充分

由于企业的经营者主抓企业的经营利润，而忽视档案管理工作的重要性，从而并未充分认识到档案信息化建设对一个企业的发展起着至关重要的作用，更没有认识到档案信息资源具备着重不可替代的情报价值和参考价值。这两大价值对企业的生产经营发挥了重要的作用。企业经营者在投入上忽视档案管理建设和档案信息化建设的投入，把更多的资源分配给生产与经营。还是老传统、老思想，依赖的是纸质化档案管理系统，对档案信息化建设的举措和投入只停留在表面，并没有充分地对档案信息资源的参考价值和情报价值进行挖掘，没有发挥出应有的作用。

1.4 企业档案信息化建设并未形成一套科学性、系统性与可行性的管理系统

企业档案信息化建设缺乏制度化的建设标准。目前很多企业在档案信息化建设中或多或少地开展了一些，为了与无纸化办公相匹配。“赶鸭子上架”式开展档案信息化建设，很随意地对其实行管理，造成企业档案信息化建设停滞不前。

2 区块链技术的基本内涵及对企业档案的发展

2.1 区块链技术的基本内涵

区块链技术被认为是继蒸汽机、电力、互联网之后最具有颠覆性的核心技术，将可能彻底改变人类社会价值传递的方式。它提供一种记录并传达价值的新方式，能够让价值传递变得更加透明、民主、高效、安全和去中心化，区块链甚至被预言将引领人类互联网第三次巨变。2020年6月，原国家档案局局长陆国强在主持区块链专题讲座时指出，“要深刻认识在档案工作中应用区块链等新一代信息技术的重大意义”。专题讲座就“区块链技术发展趋势及在档案存证方面的应用”做出讲解，陆国强要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路。

国家档案局办公室《关于2021年制定修订档案行业标准项目申报的通知》立项重点包含电子档案管理信息系统建设、业务系统形成的电子文件归档及电子档案管理、档案数字资源长期保存、档案数字资源跨区域、跨部门、跨系统共享利用、大数据、区块链、云计算、人工智能等新一代信息技术在档案管理和开发利用中的应用等，以上档案相关的国家政策表明区块链在电子档案的发展中起着重要作用[2]。

2.2 区块链技术对企业档案的发展

目前各企业档案部门的主要动力来源于国家自上而下推行的单套制档案归档体系。之前没有区块链的时候，主要依靠制度、监督等非技术手段来维持档案管理体系。区块链的加入是对之前已经形成的生态体系的冲击，真正落实区块链之后，不仅要推倒之前的流程体系，还要形成新的区块链生态体系。应用区块链技术之后，信息更加可靠、人力成本进一步降低、可信溯源等好处会显现出来。但是，对于当前的业务人员并没有明显的好处，反而会对业务人员形成一定掣肘。一旦加入区块链，业务人员不仅要重新梳理业务流程，还存在一定的学习成本，而且区块链的不可篡改特性使得业务人员需要更加谨慎认真地工作，一旦出现工作疏漏无法通过私下手段（如要求数据库管理员修改数据）弥补，所有的工作流程都会无法篡改地保留在区块链上，会被精准定责。而区块链的好处部分业务人员还未清楚地体会到，那就是自证清白。比如特斯拉出现自燃事件，即便特斯拉把自己的数据库公示也存在很多不信任的声音，因为可以随意修改数据的事故方是无法为自己证明的，而区块链可以[3]。

3 区块链技术背景下企业档案信息化存在的问题

3.1 档案数字化进展缓慢

档案数字化工作是档案信息资源建设的一个重要组成部分，是利用计算机技术、网络技术等先进的技术和手段对馆藏纸质档案、特殊载体（照片、录像带、录音带等）资源进行数字化的过程，以数字化形式存储，网络化形式互相连接，形成一个有序结构的档案信息库，能及时提供利用，实现资源共享。

因为对档案数字化的认识存在差异，所以在无上级档案部门指令性要求的前提下，企业根据本单位的投入和实际需求对馆藏档案开展数字化工作。由于档案数字化工作是一项长期工程并且任务繁重，在档案人员紧张、设备有限的情况下，导致档案数字化无法连续进行，长期的投入无法见效，档案人员缺乏积极性，而外包的数字化服务又面临档案安全保密的制约。部分单位只因领导重视程度不够，设备投入不足，使得档案部门无法开展数字化工作，部分单位则关注现阶段形成的原生电子文件和电子档案的整理，不下大力气开展档案数字化工作。

3.2 档案专业人员和专业知识与档案信息化建设不匹配

在档案队伍建设中，经过十多年的发展，档案队伍的整体素质和能力有较大程度改观。档案部门已提高了准入门槛，更多的档案专业人才充实到档案队伍中。但由于知识结构单一、对计算机技术掌握和应用能力欠缺等因素，使档案信息化建设举步维艰。现有的档案队伍普遍缺乏信息技术专业人才，单纯的档案专业人员在档案信息化建设中显现出力不从心、甘于现状的心态，或是一味依赖外购软件、外包形式开展信息资源建设，档案信息化管理水平拘泥于档案管理软件的功能状态，无法进一步改进提高。部分档案人员精于传统管理模式，固化思维，无法将档案管理流程与信息化手段紧密相连。档案信息化队伍的严重匮乏已成为档案信息化建设的瓶颈问题。

4 企业档案在区块链技术下发展的保障措施

4.1 制定规范化的管理标准和制度

在区块链技术的大环境下，企业要制定规范化的管理标准和制度。我国对企业的发展尤为重视，对企业档案信息化建设亦是如此，结合区块链技术出台了相应的标准和管理规范，但是企业之间还存在着差异性，管理标准和规范要结合自身的特点符合实际需求。企业要根据区块链的特点和国家相关标准，制定一套符合本企业的操作规范和标准。对企业的档案信息化工作进行规范化的管理，从而使国家的标准能够真正落地。

4.2 强化区块链技术应用知识与技能培训

首先，对于区块链技术的到来，企业管理者要转变对档案管理工作的认识，意识到档案信息是作为一种数据支撑对企业的经营发展有着重要的意义。加强对档案工作建设的资金、人力、技术等多项投入，促进档案工作信息化建设。其次，档案工作人员应转变观念。如今的档案管理工作不再是传统的对档案资料进行收集、整理、保管和利用，应该与先进企业的档案管理人员交流经验，定期邀请专家开展档案信息化建设专题培训，提高档案管理工作能力和水平。最后，企业要引进先进的信息化技术，使档案管理人才掌握先进的管理技术，促进企业信息化发展。

4.3 利用区块链技术做好“存量数字化”与“增量电子化”工作

企业要利用区块链技术对档案数据库进行扩展要开展好两项工作，分别是“存量数字化”与“增量电子化”。首先是积极进行“存量数字化”工作，利用区块链技术实现纸质档案数字化，对电子文件按照一定的规律分类化储存。其次，通过信息化技术实现档案信息系统与OA系统对接，实现电子文件自动归档。最后，档案管理人员通过线上线下多种渠道加强对档案信息的搜集，使得信息容量不断扩充，为区块链技术的分析提供数据基础。

4.4 建立一套科学化的档案信息管理系统

企业在实现信息化、无纸化办公的同时，要根据自身的实际情况和发展需要，利用大数据技术和区块链技术开发一套普适性强的档案信息管理系统。从对电子文件的前段控制抓起，对接好各项业务系统，实现档案信息化管理全流程管控[4]。并且通过区块链技术对档案数据分析和处理。更加有效和有深度地开发企业档案信息资源，更好地为企业经营决策、科技研发等工作提供信息支持。

5 区块链技术在企业档案信息化建设中的应用前景

区块链系统是一个面向大众全面开放的系统，并且是利用专业的计算机技术开发的系统，其中包含的所有数据有着很高的透明度，对所有人都是公开的。无论身处哪个国家和地区，人们都可以在公共连接随时对区块链中的数据查询和利用。基于以上的特点，区块链系统在推进档案信息化的共建共享方面大有可为，可为企业的经营决策、科技研发提供高质量的辅助，并有利于通过云计算等新型信息化技术进一步提升档案管理工作质量。

通过区块链技术存储的数据具有不可更改和不可逆的特点。企业在档案信息化建设过程中要充分利用区块链技术的特点对档案数据库的信息进行叠加，而且这些数据会被永久地储存在不同的数据分中心，一旦被储存，一般无法更改和可逆。只有专业技术人员调整控制系统中超过一半以上的链节点才能调整其中的数据。这种做法本身很难实现。同时，利用区块链技术存储的数据具有独特的保密算法，保密级别很高，只有在特定区域掌握密钥的内部人士才能接触到，且都签订了保密承诺书。数据信息被存储于分布在世界各地的区块中心，即使其中部分区块中心遭到破坏，数据信息也可“高枕无忧”。区块链技术保密性远高于大部分信息储存技术，其存储数据稳定性和可靠性均非常高[5]。此外，利用区块链技术存储的信息还具备特定的共享性。获得授权的人员可通过各分中心查阅检索数据信息，提高了档案信息的特定共享性，进而极大地提高了工作效率[6]。在这一过程中，所有的操作都会被记录下来，且不可抹除。这些优点在符合档案的本质属性和价值的同时，也符合档案信息化建设工作的需求和本质。

目前，从企业档案信息化发展的前景来看，要想实现区块链技术在企业档案中的广泛应用。就需要我们做好以下准备工作：一是持续强化区块链技术的学习，深入研究其与档案信息化工作的结合路径，不断拓展区块链技术在档案信息化工作中的应用方式。二是不断加强对人才的培养和储备，定期选送档案管理人才学习区块链技术，通过专业的人才积累推动区块链技术更好地开发、发展和运用。三是切实加大人力、物力的投入力度，给区块技术的发展和运用搭建更为坚实的后盾，提供更加稳定的保障。

参考文献

[1]周芬.新时期加快企业档案信息化建设的措施[J].化工管理，2021（23）：61-62.

[2]陈明.关于企业档案信息化建设的几点思考[J].城建档案，2020（07）：23-24.

[3]硅谷密探.区块链，将如何重新定义世界［EB/0L］．ht-tp：//www.woshipm．com/blockchain/843635.html．

[4]曾之明.颠覆未来的黑科技：区块链的世界你懂不懂［J］.金融经济，2017（4）：36．

[5]龚鸣．区块链社会[M]．中信出版社，2016．VII．

[6]梅兰妮．斯万（美）．区块链：新经济蓝图及导读［M］．新星出版社，2015．

（作者单位：山东省泗水县档案馆）