信息化背景下高校学籍档案服务模式探究

赵霞

摘 要：随着信息技术的快速发展，高校学籍档案管理面临着新的机遇和挑战。文章通过分析传统高校学籍档案服务模式的局限性，探讨了信息化背景下高校学籍档案服务模式的改进措施和方向，为提高高校学籍档案管理的质量和效率提供理论指导。

关键词：信息技术；学籍档案；服务模式

中图分类号：G275  文献标识码：A

随着信息技术的不断发展和广泛应用，教育领域也迎来了深刻的变革。高校作为培养人才的重要场所，其学籍档案管理工作面临着新的机遇和挑战。高校学籍档案是记录学生在校期间学习、生活和社会实践等方面情况的重要资料，它不仅是学校实施教学管理、学生管理的重要依据，还是学生就业、升学和出国等方面的重要证明材料。信息技术的出现为高校学籍档案管理提供了更加便捷、高效、安全的手段。同时，也对传统的服务模式提出了更高的要求。

一、高校学生学籍档案管理的意义

1.学生管理与教育

学籍档案记录了学生的个人信息、学业成绩和奖惩情况等，有助于学校开展学生管理和教育工作。通过学籍档案，学校可以全面了解学生的学习状况，在为个性化教育提供依据的同时，也便于对学生实施奖惩、评优等管理工作。

2.学生身份和资格证

学籍档案是学生在校期间的正式记录，是证明学生身份和资格的重要依据。在学生毕业、求职和出国深造等过程中，学籍档案可以作为有效的证明材料，确保学生的合法权益。

3.服务学生就业与发展

学籍档案是学生就业、升学以及提干等重要参考依据，能够为企业提供学生的个人信息、学习成绩和社会实践等情况，有助于企业更好地了解应聘者的能力和素质。同时，学籍档案也为学生提供自我展示的平台，有助于学生在就业市场中脱颖而出。

4.教学质量监控与改进

学籍档案中的成绩记录和课程信息等可以反映教学质量和学生的学习效果。学校可以通过分析学籍档案数据，了解学校的教学质量、教学管理水平以及学生的学习情况，发现问题并改进，提高教学水平。

5.学校管理与决策

学籍档案为学校的管理和决策提供数据支持。学校可以根据学籍档案中的学生人数、专业分布等信息实施资源分配、课程设置和招生计划等管理决策。

6.历史记录与文化传承

高校学生学籍档案是学校历史的一部分，反映学校的发展和学生的成长轨迹。这些档案对于学校的文化传承和校史研究具有重要价值。

7.社会信用体系建设

学籍档案中的信息可以作为学生信用评价的参考，有助于构建社会信用体系。良好的学籍档案管理有助于培养学生的诚信意识和责任感。

8.合法权益保障

学籍档案具有一定的真实性、原始性以及权威性，是学生在校期间各方面表现的真实记录。在一些法律纠纷和争议中，学籍档案可以作为重要的证据和依据，维护学校和学生的合法权益。

二、高校学籍档案服务模式现状

1.传统高校学籍档案服务模式的特点

（1）以纸质档案为主，管理复杂。传统高校学籍档案服务模式的首要特点是采用纸质形式存储学生档案。这种存储方式依赖于专门的档案室，需要大量的物理空间，而且还需要考虑防火、防水和防虫等保管条件。随着时间的推移，纸张可能会老化、变脆，字迹也可能模糊，给保管带来严峻的挑战。（2）手工操作，效率低下。管理这些纸质档案的过程主要依赖于手工操作。档案的整理、分类、归档和检索全部由人工完成，这使得整个过程烦琐而容易出现错误。在纸质档案中查找特定信息通常需要手动翻阅，耗时耗力。如果档案数量庞大，查询效率会非常低。（3）地理局限，服务范围有限。学生在求职、晋级、考研、留学、职称评定和办理社保医保等事项时，需要学籍档案证明材料，这就涉及返校办理学籍档案利用手续。对于身处外地返校办理学籍档案利用手续的学生来说更为耗时耗力，增加经济成本。这种地理局限性限制了学生的灵活性，尤其对于那些已经离校或地域相隔较远的学生来说，档案服务不够便捷。（4）信息不易共享。由于档案以纸质形式存在，档案信息不易共享。传统高校学籍档案通常分散在各个院系或部门实行管理，缺乏统一的管理标准和平台。这种分散的管理模式导致信息孤岛现象严重，不同部门之间沟通受到限制，信息交流不畅，难以互通有无。（5）安全性难以保障。由于学籍档案涉及学生的个人隐私和敏感信息，高校在信息共享方面需要格外谨慎。纸质档案在传输和共享过程中存在安全风险，容易丢失、被盗或被非法复制。同时，由于难以开展有效的访问控制，保密性也较难保证。（6）手续烦琐。在传统档案服务模式下，学生在办理各类档案手续时通常需要提交大量纸质材料，档案工作人员为其现场办理学籍档案利用手续之前，需对身份核实确认，方可办理相关档案利用手续，手续烦琐，容易导致办理过程中的延误和错误。（7）更新和维护难度大。随着学生信息的变化。例如，转专业、休学和复学等情况，档案的更新和维护变得相当复杂。填写、修改和替换等过程不仅烦琐，而且容易出错，特别是在处理大量数据时，人工工作量和难度都会显著增加，容易出现信息滞后或错误。（8）环境影响。传统学籍档案以纸质形式存在，需要大量的纸张来制作和存储，不仅消耗大量的木材资源，还增加造纸过程中的能源消耗和废水、废气排放，对环保造成一定的压力。纸质档案对保管环境有一定的要求，如温度、湿度和光照等。为了达到这些要求，高校需要投入一定的资源，增加了运营成本。传统高校学籍档案服务模式在存储、操作、信息共享、安全性和数据维护等方面存在一系列的局限性。这些问题迫使高校寻找更为先进和高效的数字化学籍档案服务模式。

2.信息化背景下高校学籍档案服务模式的需求与挑战

在信息化背景下，数字化存储与管理成为迫切需求。通过将学籍档案电子化，可以提高数据的存储效率、方便性和可访问性，减少了纸质档案占用的大量物理空间。另外，引入信息技术可以实现学籍档案管理流程的自动化，减少手工操作，提高工作效率，使得档案管理更加迅速、精确，有助于应对大规模学籍档案的管理需求。数字化档案服务模式还可以使学生通过互联网远程办理档案事务，不再受制于地理位置。这种远程服务提高了服务的便捷性，使学生无需亲自前往学校，极大地方便了校外学生和校友。数字化档案也能为不同部门提供信息共享平台，有助于实现校内各部门之间的协同合作。教务处、学生事务处等可以更加便捷地共享学生信息，促进学校内各方面工作的协同发展。信息化背景下，引入安全措施，如数据加密、访问权限控制等有助于防范档案信息被泄露和滥用，确保学生隐私得到有效保护。同时，通过数字化档案可为学校提供丰富的数据资源，通过数据分析工具，学校可以更好地理解学生群体特征、课程效果等信息，为决策提供科学依据，优化教育管理和服务。数字化档案服务更符合现代社会的环保理念，减少了纸张的使用，有助于降低环境负担。

同时，数字化档案建设和开发也面临风险和挑战，可能会引发信息安全和隐私保护的问题。保障学生档案信息的安全性、防范信息被泄露和滥用需要建立完善的安全措施和法规体系。数字化档案服务还需要大量的技术投入，包括信息系统的建设、更新换代等。学校需要确保拥有足够的技术支持和专业人才，以应对技术迅速发展的挑战。部分学生和工作人员可能存在信息技术水平不足的问题，形成数字鸿沟。因此，需要开展相关培训，提高学校整体的数字素养水平。另外，学校可能存在多个信息系统，数字化档案服务需要与其他系统实施有效集成，确保信息的互操作性，使学籍档案信息能够在整个信息系统中无缝流通。还有，数字化档案服务系统需要具备良好的抗灾备份能力，确保在意外情况下不丢失重要数据。数字化档案服务的用户体验直接关系到服务的质量，需要充分考虑系统的界面友好性、操作便捷性等，以提高用户的满意度。

综合而言，信息化背景下的高校学籍档案服务需求明显，但同时学校需要通过不断探索构建新的服务模式来应对技术、安全、法规等方面的挑战。

三、信息化背景下高校学籍档案服务模式的构建

1.基础设备设施建设

（1）需求调研与分析。确定学校对学籍档案服务的具体需求，包括信息管理、服务流程等，评估所需的基础设备设施的规模和性能。（2）规划设计。根据需求，制定详细的规划和设计方案，包括硬件配置、网络架构等。可考虑将基础设备设施拆分成多个模块，每个模块可以独立扩展和升级，便于后期根据业务需求实现基础设备设施建设的可扩展性。（3）采购与安装。按照规划方案采购所需的设备设施和软件，并实施安装和配置，实现学籍档案的数字化存储和管理。（4）测试与调试。实施系统测试和调试，确保各项设施的正常运行，用户能够快速访问和传输学籍档案信息。（5）安全防护。实施安全措施，如设置防火墙、实施漏洞扫描等，保障系统的安全性。（6）持续监控与维护。建立监控机制，定期对基础设备设施开展监测和维护，确保其稳定运行。（7） 培训与支持。为工作人员提供相关培训，确保他们能够熟练操作和维护基础设备设施。

2.档案数字化与数据库建设

（1）文件准备。整理学校的纸质档案，确保文件的完整性和准确性。（2）扫描与拍摄。使用扫描仪或摄像设备设施将纸质档案数字化，生成电子文档。包括学生个人信息、成绩单、奖惩记录和录取花名册等。（3）文件格式与命名规范。确定电子文件的格式，并建立文件命名规范，方便后续检索与管理。（4）质量控制。实施数字化文件的质量控制，确保扫描或拍摄的图像清晰、完整，并未出现重要信息的缺失。（5）元数据添加。为数字化的文件添加元数据，包括文件的创建时间、作者、关键词等信息，方便后续检索。（6）建立学籍档案数据库。考虑数据结构、字段定义、关系型数据库或非关系型数据库的选择等，对数字化后的学籍档案实施分类、编目和索引，建立规范的数据库结构。

3.网络平台建设与应用

首先，开发高校学籍档案服务网站或移动应用程序，设计简洁、直观、易于操作的用户界面，提供登录、档案查询、申请提交和证明开具等功能，满足用户随时随地使用服务的需求。

其次，实现与其他系统的集成，便于信息共享和流通。整合档案管理系统和教务系统，实现学生学籍信息、成绩单、课程选课、奖惩等信息的共享，方便统一管理。与图书馆系统集成，实现学生的借阅和还书信息与学籍档案的关联，提供更全面的学生信息服务；整合财务系统，方便管理学费缴纳、奖学金发放等财务信息，提高财务管理的准确性；与校园卡系统集成，将学籍信息与校园卡关联，实现一卡通服务，方便学生校园生活；与就业服务系统集成，帮助学生管理求职材料、实习记录等，提升就业服务的效果；整合信息安全管理系统，加强学籍信息的安全性，确保学生隐私得到有效保护；与学科竞赛系统集成，方便记录学生在学术竞赛中的成绩和获奖情况；与校友管理系统集成，方便记录和管理校友信息。

4.安全保障体系建设

（1）建立用户认证和权限管理机制。实施严格的访问控制机制，只有授权用户才能访问和操作学籍档案数据。使用身份验证技术，如密码、指纹识别或双因素身份验证，确保只有合法用户能够登录系统，并根据用户角色分配适当的权限管理，以限制数据访问范围。（2）采用数据加密技术。对传输和存储的学籍数据实行加密，采用安全协议和算法，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改，在存储中得到保护。（3）加强网络安全。及时更新设置防火墙、入侵检测系统和防病毒软件，以防止网络攻击和恶意软件的入侵。定期开展安全审查，检测系统和数据库中的潜在漏洞。（4）定期备份和恢复。保障服务器和数据中心的物理安全，限制对存储学籍数据的物理访问，以防止未经授权的人员进入。定期对学籍数据实施备份，并建立有效的数据恢复机制，以应对数据丢失或损坏的情况。（5）开展培训和安全意识教育。对相关人员开展信息安全培训，提高对数据安全的认识，强调保密责任，并鼓励采用安全的操作规范正确处理和保护敏感数据。（6）安全审计和监控。定期开展安全审计，部署实时监控系统，追踪学籍系统的活动，及时发现和处理潜在的安全威胁，以确保数据安全。

5.服务效果评估

为了对数字化档案管理系统实行改进和优化，不断提升服务质量和效率，需要对高校学籍档案服务模式实施效果评估。（1）服务效率评估。比较数字化档案管理前后的处理时间和效率，包括档案查询、借阅和更新等环节的处理速度。（2）用户满意度调查。通过问卷调查或面试方式，了解学生、教师和管理员对数字化档案服务模式的满意度和意见建议。（3）信息安全评估。对数字化档案管理系统开展安全性评估，包括数据加密、权限管理和防火墙设置等方面的检查，以确保个人信息的安全性。（4）服务覆盖范围评估。检查数字化档案服务的覆盖范围，包括服务对象（学生、教师、管理员）、服务内容（档案查询、借阅、更新等）和服务时间（工作日、节假日）等。（5）数据分析评估。分析数字化档案系统中的数据统计和分析结果，评估系统对学校管理和决策支持的贡献程度。

四、结语

信息技术给高校学籍档案管理带来更高效、安全性更强和更好的用户体验。通过基础设备设施、数字化档案管理系统、数据库、网络平台和安全保障体系的构建，助推高校学籍档案服务模式改革，提升学籍档案管理的质量和效率，以满足社会对学籍档案信息的多元化需求。

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作者单位：山东交通学院