人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中的应用研究

李菁

摘 要：老龄健康服务中心档案资料能够为老龄人群的健康保健服务提供准确的数据资料，以此凸显老龄健康服务的针对性，促使老龄健康服务中心更好地服务于老龄人群。随着现代信息技术的快速发展，通过将人工智能技术合理应用到老龄健康服务中心档案管理中，促使档案管理朝着现代化方向发展。文章通过阐述人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中的应用优势和存在的问题，再根据实际情况提出人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中的应用对策，最大限度地提升老龄健康服务中心档案管理的实效性。

关键词：人工智能；健康服务中心；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着数字化时代的到来，对老龄健康服务中心档案管理工作提出了新的挑战和机遇，传统的人工档案管理方式已经无法满足需求。人工智能技术具有较强的数据处理和分析能力，能够更好地助力老龄健康服务中心档案管理工作的开展，促使档案管理朝着数字化、智能化和高效化方向发展，从而有效提高老龄健康服务中心档案资料的利用效率。

一、人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中的应用优势

1.有利于降低工作错误率

通过在老龄健康服务中心档案管理中应用人工智能技术，充分凸显了人工智能技术的优势，巧借人工智能的检索和分类功能有利于档案管理人员快速查询相关的信息，从而有效减少老龄健康服务中心档案资料的错误率。不仅如此，在人工智能的辅助作用下，数据搜索的路径还能得到拓宽，这将有助于分类管理重要文件，从而方便后续的检索与利用。

2.有利于保障档案资料的安全性

由传统档案管理方式向档案电子化管理转型虽然能够有效简化当代管理的诸多环节工作，但其安全程度却有待提升。尤其是在信息技术高度发达的社会背景下，网络数据的安全性时刻遭受着各方面的威胁。基于此，人工智能技术的运用不仅可以完美解决此类问题，还能对档案的隐私内容提供保护，如基于权限等级机制来保护隐私档案，再加上防火墙程序能够有效阻挡网络中的不良信息及危险因素入侵，在保证档案数据安全性的同时，为后续的档案调用提供便利。

3.有利于提高档案管理的效率

档案涉及的内容十分庞杂，若仍是以传统方式来处理档案信息，则管理的质量及效率均将受到影响，不利于后续管理工作的开展。然而，运用人工智能技术则能串联起各环节的工作内容，能够有效提升档案管理的工作质量与效率。

4.有利于减少档案管理的成本

通过在老龄健康服务中心档案管理过程中应用人工智能技术，虽然在前期阶段需要投入一定的技术和人力成本，但后续通过充分发挥人工智能的功能优势，在降低档案管理工作难度的同时，能够有效减少老龄健康服务中心档案资料的管理成本，从而更好地凸显档案资料服务老龄健康工作的价值。

二、人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中存在的问题

1.档案管理机制不完善，制约档案管理工作开展

以数字化手段开展的档案管理工作，若无完善的规章制度来约束，则运用数字化的过程就会显得混乱。目前的档案数字化管理便存在以下问题：其一，部分档案管理部门即便已经运用了数字化技术，但工作思路仍旧依循传统模式。因此，依靠传统思维来维持数字化的档案管理便会导致数字化管理设备设施的优势无法得到充分发挥。而当现代化设备设施如同摆设一般毫无优势可言时，档案管理的效率及应用价值也难以得到有效提升，故即便是数字化的档案管理仍旧表现出了管理效率低下与应用价值不高的问题；其二，对档案整理及运用不规范。档案的数字化转型过程是以数字化技术来处理原本的纸质档案，利用更为便捷的分类处理方式，无论是档案的利用价值或是保存效果都是传统方式无法比拟的。然而，由于纸质档案的数据量过于庞大，其数字化转型难度就相对较高，难以确保档案的整理及使用效果。但归根结底，以上问题终究是因管理机制的缺失所致，因而无法对数字档案的收集、保存及管理等行为产生有效约束，阻碍了档案信息作用的发挥。

2.档案资料生成单一，影响档案资料利用成效

传统档案管理基于数字化技术的支撑，不仅能帮助管理人员轻松收集到各项档案信息，还可以为信息收集的全面性和有效性提供保障。然而，受现实因素影响，致使档案管理过程对数字化技术的运用出现了以下几方面问题：一是过于狭窄且单一的信息获取渠道，使得档案管理人员鲜少获取到有价值的数据信息。例如，在日常管理工作中，档案管理人员仅是通过软件与各部门对接，在运用数字技术方面也只是用于汇总各部门上传的信息，不仅无法彰显档案管理部门的积极作用，还会逐渐消磨管理人员的工作耐心；二是单一的信息采集形式使得档案信息收集工作大受束缚。现存的档案信息均是以文字为主，而如图片、视频、音频一类的现代化档案则少之又少。要知道在如今人工智能时代的背景下，档案信息的类型多种多样，连档案管理的工作模式也有了显著变化。因此，档案管理人员的日常工作也将面临更多类型的档案信息，而要让档案信息发挥最大的作用，便需要将不同类型的档案信息整合到一起。然而，因受传统工作思维的限制，致使不少档案管理人员仍固执地认为档案资源仅是文字信息，导致有价值的档案数据严重流失。

3.管理人员业务素质有待提升，人工智能技术应用效率低下

管理人员本身的素质亦是影响档案管理数字化发展的重要因素之一。例如，基于档案数字化的发展背景，数字技术是实施档案管理工作的必要手段。然而，因部分档案人员的信息素养低下而未能掌握数字化技术，以致无法利用相关技术开展工作，必定影响到档案管理的工作效率。此外，部分管理人员因业务能力薄弱而在具体操作时未能依照系统的具体要求，也必定会影响到管理的效果，更遑论为档案管理的创新发展提供支持。

三、人工智能技术在老龄健康服务中心档案管理中的应用策略

1.立足档案数字化，建立完善的管理制度

当前，我国虽然针对档案管理出台了一系列的管理规定，但制度缺失的问题却始终未能杜绝，不仅是因为不同地区的档案管理所面临的管理局面不尽一致，还在于领导对档案管理工作的不够重视。因此，为促进档案管理数字化的有效推行，各地管理部门均应制定科学的管理制度，一来对档案管理的流程予以规范，二来推动档案管理的数字化转型。至于档案管理数字化转型过程中遭遇到的具体问题，相关管理部门则应积极采取以下措施：首先，档案管理部门需积极建立岗位责任制度，明确档案管理人员的工作职责及范围。同时，为激发档案管理人员的工作责任心与积极性，相关部门还需从人员的思想入手，避免因思想落后而对档案管理的创新发展造成阻碍，并明确数字化档案管理的覆盖范围，才能将档案的真正价值充分挖掘出来，继而为档案管理的创新发展提供支撑；其次，要对基础设备设施的建设给予高度重视。数字化的档案管理既是以数字化技术为主的管理手段，也需要能够施展数字化技术手段的平台。因此，做好基础设备设施的建设方能为数字化手段的合理运用提供支持；最后，对数字化档案管理的具体流程及标准予以明确。在明确了各环节工作及相应流程的情况下，便能对管理人员的管理行为予以有效约束，以此提高信息搜集的全面性，确保档案管理工作的高质量开展。

2.拓展档案信息收集渠道，丰富档案管理内容

首先，丰富信息收集渠道。真实的档案信息具有一定的参考价值。因此，确保档案信息的真实与具体是档案管理部门的一项工作重点。档案管理的数字化转型还要求管理人员必须将各部门上传的数据信息予以及时保存，并对各部门已经产生却没能及时上传的信息也要主动搜集并保存。变被动为主动，方能提升档案信息的管理效果。

其次，优化档案信息类型。档案管理的数字化发展过程，最应突出的重点便是“数字化”。同时，档案信息的整理亦当全面包含不同类型的档案信息，而不是如过往一般仅注重搜集文字类的档案信息，而忽略了保存视频、图片等类型的信息化档案。利用数字化的管理手段，以便在提升档案管理质量的同时，能够有效推动档案管理工作开展。

3.创建人工智能档案管理平台，注重系统维护和升级

基于人工智能背景下的档案管理，积极构建数字化平台是提升档案管理效果的有效手段。并且，通过数字化管理的构建，对档案管理各项工作的实施提供有力支撑，为档案管理工作的高效展开提供保障。目前，部分档案管理部门虽然构建了信息化管理平台，但平台功能因长久未更新而十分落后，自然也无法为档案管理的数字化转型提供有力的支撑。对此，相关部门可从以下几方面入手，为档案管理部门开展日常管理工作提供支持：一是基于数字化管理平台的建设需立足于档案管理的具体要求，为档案管理的一体化发展提供支持。考虑到档案管理部门可能不具备建立数字化管理平台的能力与技术，故此可与第三方建立合作关系，由第三方依据档案管理的现实需求研发数字化的档案管理平台，为档案管理的高质量发展提供支持；二是所研发的档案数字化管理平台需与其他信息系统相兼容，能够支持系统之间的资源共享，让档案资源的利用率得以最大限度地提高。档案管理部门应在建设数字化的管理系统之前，对其他系统的数据处理标准开展全方位的调研，为后续信息资源共享提供便利；三是需要中期数据系统的日常维护与升级，不断更新系统功能来满足档案管理日益提高的现实需求，为系统的稳定运行提供保障。在现实中，档案管理部门还应积极与软件开发商建立合作关系，向软件开发商全面讲述档案数字化的管理需求，方便开发商依据现实管理需求研发一体化的数字化档案管理系统。该系统将集中信息搜集、处理、保存及应用等多个环节，不但方便对档案资料集中管理，而且在互联网的支撑下能够有效促进各项业务朝着智能化方向发展。譬如，业务审批、自动化的服务以及移动化办公等。同时，通过及时统计分析档案信息，企业的发展过程也能获得更多信息支撑，不仅能帮助企业及时修正当前企划中的不足，还能为企业重新拟定发展决策提供依据；四是安全方面。通过与软件开发商保持密切的合作关系，可借助开发商的数字化能力构建智慧档案信息资源安全管理平台，为企业的档案信息安全提供有效保障。

4.注重档案管理队伍建设，提高人工智能技术应用水平

基于人工智能的时代背景，档案管理人员掌握基本的人工智能与现代信息技术知识已是时代的基本要求。对此，档案管理部门可采取以下手段来提升管理人员的信息素养。

首先，档案管理部门可邀请此方面专家开展专题讲座，具体围绕数字化的档案管理分享个人的管理经验及方法，以此促使档案管理人员数字化档案管理意识的逐步形成。同时，通过讲座来向管理人员灌输档案管理的新思想，并将数字化的管理理念融入其中，以此为档案管理人员带来不一样的学习感受，从而促进档案管理的创新及发展。

其次，档案管理部门内部需积极开展培训工作，且培训的内容需与数字化的档案管理相关。档案数字化管理必定不同于传统档案管理，可基于数字化档案管理的特点分析数字化档案管理的操作流程以及处理标准等。其中，为确保培训效果，在培训前要做好培训方案的制定，确保档案管理人员能够通过学习形成完整的知识结构。培训后则要在第一时间以书面考核的形式检验人员的培训情况，为部门其他培训工作的开展提供参考。

最后，利用人才引进方式，优化档案管理队伍。任何工作的创新发展离不开高素质人才的支撑。因此，档案管理的数字化发展过程，档案管理人员亦是决定发展高度的重要核心。对此，档案管理部门不仅要做好现有人员的培训，还要积极从外部引进档案管理人才，既能解决现有档案管理人员业务能力与职业素养不高的问题，又能丰富档案管理的人才储备。当然，在此之前，档案管理部门需制定严格的招聘标准与流程，确保人才的高素质。档案管理部门为提升人员的综合素质可有针对性地举办各种人才队伍建设活动，如邀请丰富经验的专家讲解数字化档案管理中常见问题的处理方法，档案的审核移交、不同类型档案的归档要求以及整理的具体流程等。此外，还可开展以数字化为主题的专题培训，培训内容涵盖档案数字化的建设意义及其必要性等，在培养档案管理人员数字素养的同时，助力档案管理工作的创新开展。

四、结语

总之，档案管理应用人工智能虽然能带来诸多便利，但也让档案管理面临了新的挑战。未来，人工智能也必然会被普及并成为推动各行各业发展的重要技术。因此，档案管理亦要做足准备，积极与人工智能技术相结合，在提高档案管理智能化水平的同时，满足时代赋予档案管理的新要求，切实维护档案管理工作的高效开展。

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作者单位：延安市老龄健康服务中心