数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略研究

王玉文

摘 要：随着数字化时代的到来，信息技术的快速发展给各个行业带来了前所未有的机遇和挑战，在档案管理工作中，传统的纸质档案管理方式已经无法满足事业单位的发展，而档案管理信息化建设可以有效保障事业单位档案管理工作顺利开展。事业单位实施档案信息化管理可以有效提高档案管理效率和准确性、档案存储和检索便捷性、档案共享和协作便利性、档案信息安全和保密性以及增强档案信息的利用广度和深度。基于此，文章提出了数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略和保障措施，以期为数字化时代事业单位档案管理信息化建设提供参考，推动事业单位档案管理迈入新的发展阶段。

关键词：数字化时代；事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

事业单位作为服务于国家和人民的重要组织，其档案管理工作对于决策制定和人事管理具有重要的参考价值。通过信息化建设，可以使事业单位能够更加全面、准确地了解和分析档案信息，为决策提供科学依据的同时，也方便了人事管理工作的开展。因此，深入研究数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略，不仅有助提高档案管理的效能，还对事业单位整体管理水平的提高具有战略性意义。

一、事业单位档案信息化管理优势分析

1.提高管理效率和准确性

信息化管理可以通过自动化和数字化的方式提高管理效率和准确性，传统的纸质档案管理需要大量的人力和时间成本，容易出现信息遗漏、错位等问题，而信息化管理可以通过自动化系统实现档案的快速录入、整理和检索，减少人力投入和时间消耗，进而提高管理的效率和准确性。

2.提升存储和检索的便捷性

第一，信息化管理系统将传统纸质档案数字化，实现了档案数据的电子化存储，消除了传统档案室空间限制，从而节省了管理机构的存储成本，并提高了存储效率。第二，传统纸质档案需要人工手动检索，操作烦琐且耗时，而信息化管理系统则通过建立索引、利用数据库等技术手段，实现快速、准确的信息检索。例如，管理人员可以通过关键词、日期范围等方式快速定位所需档案信息，大幅缩短了检索时间，提高了工作效率。信息化管理系统还支持多样化的检索方式，如全文检索、分类检索等，满足了不同的管理需求。

3.提升共享和协作的便利性

信息化管理系统打破了传统档案管理的地域限制，实现了档案数据的网络化共享。例如，通过网络平台，各部门、分支机构之间可以方便快捷地共享档案信息，无论其物理位置如何，实现了信息的实时传递和共享，促进了组织内部信息流畅的沟通与协作。信息化管理系统还提供了多种协作工具和功能，如版本管理、审批流程等，使得多个用户可以同时对同一份档案实行协同编辑和管理，不仅加强了内部团队的协作效率，还减少了因为信息传递不及时或不准确而可能导致的误操作和错误决策。

4.提高信息安全和保密性

信息化管理还可以提升档案信息的安全和保密性，传统的纸质档案容易遭受灾害、盗窃等风险，且无法开展精确的权限控制，而信息化管理可以通过加密、权限控制等技术手段提升档案信息的安全和保密性，确保档案信息不被非法获取和篡改。例如，建立健全电子化档案系统安全控制机制，包括身份验证、权限管理、数据加密等手段，有效保障了档案信息的安全性，只有经过授权的人员才能访问、修改或删除特定的档案数据，从而降低了非法访问和信息被泄露的风险。

5.拓展了信息利用的广度和深度

信息化管理也可以拓展档案信息利用的广度和深度，在信息技术的加持下，档案管理不再局限于信息保存与管理，而是可以通过数据挖掘、统计分析等方式，对档案信息开展深度挖掘和分析，发现其中的规律和价值，拓展档案信息的利用广度和深度。

二、数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略

1.落实电子档案管理

数字化时代事业单位档案管理信息化建设策略的核心是实施电子档案管理，在这一过程中，需要建立档案网站服务平台和加强数据库管理与检索。其中，建立档案网站服务平台要求建立统一的档案管理系统和用户接口，以实现档案信息的在线存储、检索和共享。加强数据库管理与检索则需要建立完善的档案数据库，实施数据质量管理和数据库优化，以提升电子档案管理的效率和质量。

首先，建立档案网站服务平台是实现电子档案管理的基础。该平台应包含档案管理系统和用户接口，以提供档案信息的在线存储、检索和共享功能。在建立档案管理系统时，需要成立统一的档案数据库、制定数据分类和标准以及开发适用的软件工具。而用户接口则是将档案信息以友好的方式呈现给用户，包括简洁明了的界面设计、多样化的查询方式和个性化的设置选项。同时，该平台还应具备良好的安全性和稳定性，以确保档案信息的保密性和系统的持续运行；其次，加强数据库管理与检索是提升电子档案管理效率和质量的关键措施。在数据库管理方面，需要建立完善的档案数据库，确保数据的准确性、完整性和可靠性。例如，规范档案数据的录入和更新流程，建立数据质量管理机制，实施数据备份和恢复策略。除了完善的档案数据库，还需要数据库的优化，涵盖性能调优、索引优化、空间管理等，以提高数据库的运行效率和响应速度。在数据库检索方面，则需要建立灵活、高效的查询系统，支持多级检索、关键词搜索和数据挖掘等功能，以满足用户各种查询需求。

2.加强云存储与分析

为加强事业单位档案管理的云存储与分析功能，需要建立档案共享与远程访问程序以及对接大数据创新智慧编研技术。

（1）建立档案共享与远程访问程序

建立档案共享与远程访问程序是指通过云存储技术将档案数据存储在云端服务器上，并通过互联网实现多地点、多终端的远程访问，实现档案共享与远程查询，大幅提高档案的利用效率和便利性，促进信息的共享和交流。

其中，建立档案共享与远程访问程序的关键是通过云存储技术实现档案数据的存储、共享和远程访问。云存储技术具有高可靠性、高容量、高扩展性和低成本的特点，可以满足大规模档案数据的存储需求。通过建立档案管理系统与云存储平台的连接，将档案数据上传至云端服务器并备份，实现对档案数据的长期保存和保护。同时，通过建立远程访问程序，用户可以通过互联网随时随地访问和查询档案数据，无须局限于特定的地点和设备设施，不仅提高了档案数据的存储和保护水平，还方便了用户对档案数据的获取和利用。

（2）对接大数据创新智慧编研技术

对接大数据创新智慧编研技术是指将事业单位档案管理系统与大数据平台整合，利用大数据分析和挖掘技术对档案数据展开深入研究和分析，提取有价值的信息和知识，为人事决策提供科学依据。

对接大数据创新智慧编研技术的关键是建立档案管理系统与大数据平台的链接，确保档案数据能够被大数据平台所识别和利用。这需要在档案管理系统中加入与大数据平台通信的接口和协议，实现数据的有效传输和交互。同时，还需要对档案数据实行标准化和结构化处理，以便大数据平台开展分析和挖掘。

3.加强移动档案管理

加强移动档案管理可以帮助事业单位有效应对移动化办公和实时数据需求。首先，事业单位应加强对移动终端设备设施的应用，即在档案管理中引入便携式的移动设备，如智能手机、平板电脑等，以方便档案管理人员在移动工作环境中实行档案数据的查阅、更新和采集工作，而移动终端设备需要安装专门的档案管理应用程序，提供实时的档案信息访问和处理功能，使档案管理更加便捷和高效；其次，将移动终端设备连接到档案管理系统，以方便档案管理人员随时随地更新和采集档案数据。例如，通过移动终端设备的摄像头、录音器等功能采集档案图片、声音，实现档案信息的实时更新和采集。在这个过程中，需要建立适用于移动设备的档案管理应用程序和系统，以支持在移动环境下的档案管理工作，如开发和定制适合移动设备屏幕大小和操作方式的用户界面，提供便捷的数据输入和操作方式。同时，还需要数据同步和交互档案管理系统与移动设备，确保档案数据的一致性和准确性。

三、数字化时代事业单位档案管理信息化建设保障措施

1.拓展资金渠道，定期更新技术

通过拓展资金渠道和定期更新技术，事业单位可以有效支持数字化时代事业单位档案管理信息化建设的开展。在拓展资金渠道方面，政府部门可以增加对档案管理信息化建设的财政投入，提高资金的使用效率和科学性，确保档案管理信息化建设得到充分支持和保障。同时，科研项目资助也可以提供专业技术和先进设备设施的支持，促进档案信息化建设的创新和发展。在定期更新技术方面，事业单位可以与通信系统合作，借助其网络基础设施和信息技术支持，实现档案信息的快速传输和存储，提高信息共享和管理效率。例如，事业单位可以获得优质的网络资源和技术支持，减少信息化建设的成本，提高档案管理信息化的水平等。此外，事业单位还可以与计算机单位合作，共享市场资源和技术能力，共同推进档案管理信息化建设。计算机单位可以提供先进的软硬件设备设施，或提供定制化的解决方案和技术支持，帮助事业单位提高档案管理信息化的效果和质量，进而获得市场竞争力和创新能力的提高，推动数字化时代档案管理信息化建设的开展。

2.提高档案管理人员专业素质

通过建立完善的福利待遇、引进高素质专业人才、加强人员内部培训，可以有效吸引和留住高素质的档案管理人员，提高其专业素质和工作效率，从而促进数字化时代档案管理工作的顺利开展。首先，建立完善的福利待遇吸引和留住高素质的档案管理人员，包括提供具有竞争力的薪资待遇、完善的社会保险和福利制度，为档案管理人员提供良好的工作环境和发展空间，提高工作满意度和归属感等，通过建立福利待遇制度，可以激励档案管理人员的积极性和工作热情，提高其专业素质和工作效率；其次，引进高素质专业人才。例如，设立专业岗位和专业化团队，吸引具备相关专业知识和技能的人才加入档案管理队伍。同时，与高校合作建立合适的人才储备渠道，拓宽档案管理人员的人才来源，增强团队的综合素质和专业能力；最后，加强人员内部培训。事业单位应根据数字化时代档案管理的需求，制订培训计划和课程体系，不断提高档案管理人员的专业知识和技能，包括组织内部培训、邀请专业人士开展培训讲座、参加相关研讨会和培训等。通过不断学习和培训，档案管理人员可以不断更新自己的知识结构，适应数字化时代档案管理的要求，提高工作能力和水平。

3.规范管理制度，完善管理体系

在数字化时代背景下，事业单位要想实现档案管理信息化建设，还需要规范管理制度和完善管理体系。第一，加强档案组织领导，明确档案管理职责。例如，建立完善的组织架构和职责分工，明确档案管理的责任主体和权力配置，确保档案管理工作的有序开展，还可以建立健全信息化档案管理的领导机制，明确领导层对数字化时代档案管理的重视和支持，为信息化建设提供必要的指导和资源支持。第二，在数字化时代，档案管理不仅是文件的管理，还涉及电子数据和网络信息的管理。因此，事业单位应建立全面的档案管理制度和规范。例如，在安全管理制度方面，制定规范的档案管理政策和操作流程，明确档案管理的责任和义务，制定档案信息安全保护措施，以确保档案在数字化过程中的保密性、完整性和可用性。同时，加强员工的信息安全意识培训，加深他们对信息安全风险的认识，并加强对电脑病毒和木马等网络安全威胁的防范。在档案信息化管理责任体系方面，明确各级管理人员的责任和权限，建立科学的档案管理组织结构，确立各级管理人员的工作职责和目标，以提高数字化档案管理的效率和质量。在档案常态化工作的规范制度方面，确立档案入库、整理、检索、借阅和销毁等各个环节的操作规范和标准，明确档案管理的要求和流程，提供一套完整的数字化档案管理方法和工具，以规范数字化档案管理工作的开展，还应建立有效的档案质量控制机制，确保数字化档案的准确性和一致性，以提供可信赖的档案服务。第三，引入考核评价机制，增强档案管理意识。对档案管理工作实行定量和定性评估，激发管理人员对档案工作的责任感和积极性。

四、结束语

综上所述，在数字化时代，为实现事业单位档案管理信息化建设，不仅需落实电子档案管理，强化云存储与分析，加强移动档案管理，还应持续保持对最新技术的敏感性，提高档案管理人员的专业素质，规范管理制度和完善管理体系。未来，事业单位的档案管理信息化建设仍需要创新发展，如应用新兴人工智能和区块链等技术，以提升档案管理的智能化和安全性，关注大数据技术的发展，利用数据挖掘和分析，为事业单位提供更全面、深入的决策支持，并结合物联网技术，实现对档案的实时监控和管理，提高档案信息的时效性。

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作者单位：鄂尔多斯市财政局