新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作策略研究

许雪莲

摘 要：在当代社会，人力资源和社会保障局档案管理的重要性愈发凸显。随着科学技术的飞速发展和信息化浪潮的涌动，传统的档案管理方式正面临前所未有的挑战。档案管理不再是单纯的存储和整理，而是一种需要更新、创新和智能化的系统工程。档案管理的演进不仅关乎管理理念的变革，还涉及信息技术、数据安全、公共利益等多个层面。因此，在新形势下，探索档案管理的创新路径成为当务之急。文章旨在探讨人力资源和社会保障局档案管理的现状、问题与发展策略，为档案管理的创新展开了深入思考与探讨。

关键词：新形势；人力资源；社会保障局；档案管理工作

中图分类号：G271文献标识码：A

人力资源和社会保障局的档案管理任务涉及相关档案的搜集、整理、储存、鉴定、统计以及服务应用，对我国的人力资源整合管理和人员失业后的生活保障有一定的辅助作用。其管理质量的优劣直接影响相关工作的顺利开展和效率。在新的时代背景下，人力资源和社会保障局档案管理需要深入理解时代的发展趋势，并充分利用先进的时代管理技术，以推动档案管理工作与时代同步，有效提升档案管理人员的工作效率和效果。同时，也能够为公众和相关机构的人员提供更便利的档案信息查询和使用体验。

一、人力资源和社会保障局档案管理工作的重要性

随着档案管理实施规范标准的提出，当前的人力资源档案管理工作已经成为一项重点的档案管理工作，为日常系统化管理奠定了法律基础。社会保障档案管理工作意义显而易见。一方面，档案管理是我国基础性管理的核心，为各行业发展提供了优秀的人力资源保障，不仅关系着人们的日常生活，还影响社会的和谐发展；另一方面，在人力资源档案管理中明确了公民的成长经历，见证了每一个成长的过程，让用工单位可以结合档案信息对员工展开分析。档案管理工作的持续记录为保护公民的权益提供了重要支持，同时也为国家的发展提供了强有力的人力资源保障。档案管理不仅是一项技术性工作，还是对社会各界发展和个人成长的有力支持，承载着深远的社会责任和历史使命。

随着社会不断发展，档案管理工作一直面临着新的要求，人力资源和社会保障局必须正视在档案管理中存在的问题，通过相应手段加以解决，以满足新形势下档案管理工作开展的需求。

二、新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作的要求

在我国的传统社会结构中，每个公民都有自己的个人档案。这些档案从其出生开始就记录着相关的各种信息，这些档案记录了公民的一生，是我国社会与公民之间独特的“仪式感”。

随着时代变迁，档案的作用日益凸显，特别是近年来大数据与公民档案融合，如何管理这些档案成为人力资源和社会保障部门关注的核心。只有相关部门精心管理这些档案，才能实现其应用，从而真正保障公民的权益。创新现有档案管理工作已成为时代发展的必然要求，新形势下，档案管理工作需要更加贴合时代需求，通过整合技术手段和制度规范，确保档案管理的高效性和安全性，真正让档案发挥应有的作用，为民众提供可靠的保障，推动社会和谐发展。

三、新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作存在的问题分析

1.社会保障档案的管理方式滞后

我国社会保障档案管理一直沿袭传统的“卷”“件”整理方式，初期这种方式有其优势。然而，随着档案数量的急剧增长，传统方式已显现出明显的滞后性。由于档案的数量急剧增加，工作量也随之增大，管理上的错误也相应增多。此外，如果有多人参与档案管理，管理职责和保存准则就会变得模糊不清，对后续的管理和使用会产生严重影响，也会增加后续管理工作的压力，容易造成档案遗失或混乱，进而影响相关信息的准确性和完整性。传统的管理方式在规模庞大的现代环境下显得力不从心。管理方式滞后导致的问题不仅是效率低下，还是对档案管理质量和信息安全的严重挑战。因此，现行的档案管理方式需要更加现代化和系统化，利用先进的技术手段和规范化管理流程来提高管理效率和信息的准确性。

2.对社会保障档案管理重视不足

我国人口众多，使得档案管理更为复杂。社会保障档案的数量庞大且结构复杂，管理任务变得异常繁重。然而，由于相关管理人员的关注度不高，在实施管理过程中并未充分按照管理工作要求开展针对性的管理体系构建，导致降低了档案管理工作开展的有效性，也因为没有具体的档案管理规范标准，直接威胁档案的完整性和信息的安全性。档案管理需要有足够的资金投入和硬件支持，当前部分地区的档案管理工作并未得到足够的关注和支持，给档案的长期保存带来了极大的隐患。没有充分的重视和投入，就无法保障档案的完整性和准确性，严重损害了公民的合法权益，也会影响相关政策和历史记录的准确性。

3.缺乏良好的社会保障档案管理机制

现阶段，社会保障档案资料的数据信息涵盖多方面的内容，很多地区都是结合相关的区域管理实施要求，将其划分给不同的部门实施存储。但是，管理的专业性不足导致在各部门之间的协调管理中没有形成系统化的管理工作机制，使得管理有效性不佳。在实际的调阅以及档案管理过程中，因为查询流程的科学性不足，没有充分结合当前管理的实际要求落实管理任务，导致档案管理工作的开展和档案的规范化分析能力不佳，缺乏优秀的社会保障文件管理体系，使得文件管理任务难以协调，造成管理效率低下和管理混乱的现象。因此，迫切需要建立更为科学的档案管理机制，促进各部门间信息共享与沟通，提高档案管理的整体性和高效性。

4.缺乏档案管理相关人才

人力资源和社会保障局档案管理需要专业的管理人员来负责，缺乏专业素质的管理人员可能会导致一系列问题的出现。在新形势下，传统的管理模式已经无法适应社会的发展，传统管理模式缺乏相应的管理制度，相关管理人员素质较低，文化水平不高，影响档案管理工作的有效性。由于缺乏档案管理相关人才，档案管理工作的难度相应增加，人力资源和社会保障局需要加强对档案管理人才的培养和引进，提高管理人员的专业水平和素质。

四、优化人力资源和社会保障局档案管理工作的策略探讨

1.加强档案管理信息化建设

随着现代社会信息化发展速度的加快，由于信息技术手段和信息化管理工作机制逐渐渗透人们日常生活和工作的方方面面。因此，在具体的档案管理工作开展中，相关管理人员会针对电子档案信息数据配置相应的信息化管理设备设施。因为传统的档案管理工作的执行成本较高，存储难度较大，所以更需要以电子档案管理机制推动档案存储管理。在信息技术的支持下，相关技术人员从档案资料存储、分析、数据整合、数据调阅等模块的构建促进了信息化档案管理机制的构建，不仅提高了管理水平，还能更好地适应日益复杂和庞大的档案管理需求，为实现高效、安全和持久保存的档案管理提供了重要支持。

2.建立健全档案管理运行机制

人力资源和社会保障局的档案管理任务涉及众多关键领域，这些领域直接影响个人的养老、教育和保险等重要保障。为了有效执行这些重要任务，必须构建完善的管理体系，包括标准化的管理规定和科学的约束机制，以保证档案管理任务顺利开展。除了构建标准化的管理体系，还需要积极优化相关的激励机制，以激发档案管理人员的积极性和主动性，提升工作的质量和效率。通过这种激励机制，能够增强档案管理人员的责任感和使命感，为提高档案管理工作的效率提供坚实的人力支持。健全的档案管理运行机制不仅能确保档案工作有序开展，还能激发档案管理人员的工作热情和创造力，为开展更高效的档案管理工作奠定基础。健全的档案管理运行机制不仅是规范要求，还是一种动力，为推动档案管理工作更加科学、规范和高效的开展提供了重要保障。

3.加强组织单位的人员及资源配备

人力资源和社会保障局在优化档案管理工作中，必须着重加强组织单位的人员及资源配备，合适的人员和充足的资源是有效开展档案管理工作的关键。其一，优化人员配备。拥有专业素养和经验丰富的档案管理人员是保证档案管理质量的基础，需要培养更多的专业人才，提高档案管理的专业化水平。此外，要通过培训和学习，不断提高现有档案管理人员的专业技能和知识水平，使其能够适应档案管理工作的新要求；其二，资源配备。包括充足的经费支持、先进的技术和设备设施以及合适的工作场所。足够的经费投入能够保障档案管理的正常运转，先进的技术和设备设施则有助于提高管理效率和数据安全性，合适的工作场所能够提供良好的工作环境，有利于提高档案管理人员的工作效率和工作积极性。只有拥有足够数量和高素质的管理人员，并配备充足的资源支持，档案管理工作才能更好地服务于社会和公众，保障档案信息的准确性、安全性和完整性。

4.加强档案管理人员的培训工作

随着社会经济的快速进步，传统的档案管理方法已经逐渐落后。在实际操作中，许多档案管理机构面临着一系列问题，如管理人员年纪较大、知识陈旧以及对先进管理技术的不熟悉，直接阻碍了档案管理工作的顺利开展。为此，人力资源和社会保障局需要着力组织相关人员开展档案管理的全面培训。培训不仅要涵盖新的档案管理法规，更重要的是还要更新管理理念。管理人员需要与时俱进，领悟和融入新理念，才能更好地应对不断变化的管理需求。此外，培训也需要涵盖信息技术培训、档案管理专业知识，让档案管理人员能够灵活运用新技术，高效完成各项档案管理工作。管理人员不仅需要学习新技术，还要将其应用于实际工作中。通过实践，不断提高工作效率和管理水平。同时，还可以引进专业人才，为整个档案管理团队带来新思维和新技术，推动档案管理技术的共同提高。培训工作不仅是为了填补知识和技术上的空白，还是为了激发管理人员的创新潜能，增强档案管理队伍的整体实力，只有不断更新知识、拓宽视野，管理人员才能在日益复杂的环境中顺利开展工作，为档案管理工作的高效开展提供保障。

五、新形势下人力资源和社会保障局档案管理模式创新路径分析

1.人力资源和社会保障局档案管理数据库建立

在传统的人力资源和社会保障局档案管理系统里，人力资源信息的储存和提取主要依赖人工操作。但是在新的环境下，随着企业和员工信息的复杂性和规模的扩大，传统的档案管理方式已经无法满足实际需求。传统的方法效率不高，造成了大量的人力和物力的浪费，进一步提高了档案管理的费用。为了应对这个问题，人力资源和社会保障局需要合理利用数字化技术，建立档案管理数据库。通过数据库，各类档案可以被统一储存和管理，使档案的分配和整理更加全面，为用户提供更优质的档案调用流程，不仅提高了工作效率，还降低了人力资源的浪费，优化了管理成本。此外，数据库还能够自动分类档案信息。不同类别的档案可以存储在不同的数据库中，档案管理人员能够快速、准确地获取所需信息，智能化分类系统能够为管理人员提供更快捷、准确的档案信息，从而提高工作效率，提升了档案管理的便捷性和精确性。

总的来说，人力资源和社会保障局档案管理数字化转型是适应新形势的重要举措。数据库的建立不仅满足了人力资源和社会保障局档案信息日益复杂的存储和管理需求，还在提高工作效率和减少成本方面发挥了重要作用，通过数字化技术的应用，档案管理变得更加智能、便捷，更好地适应了当前复杂多变的管理环境。

2.人力资源和社会保障局档案管理的制度更新

我国的档案管理信息化建设仍然处于初级阶段。为了提高档案管理系统的运行效率和管理质量，人力资源和社会保障局需要全面评估各种影响因素，综合考虑可能出现的问题，并提出相应的解决策略，建立完善的档案管理体系。在新的环境中，需要重视人力资源和社会保障局档案管理信息处理系统与智能设备设施的管理，并加强它们之间的联系。联动管理是至关重要的，通过系统之间的协同工作，可以实现更优秀的运行管理效果。制度更新需要全局考量各种因素，如档案管理的规范化、信息化系统的完善以及管理流程的优化等。制度更新不仅是技术层面，还需要结合管理实践，强调各项管理因素的有机结合与协同作用。通过系统的协同作用，不仅能提高工作效率，还能有效整合各类信息资源，促进档案管理系统的完善，为人力资源和社会保障局的档案管理工作注入新的活力和效率。

六、结语

在新形势下，人力资源和社会保障局的档案管理面临着新的挑战与机遇。传统模式的档案管理已难以适应信息化和大数据背景下的需求，创新管理模式势在必行。从建立档案数据库到制度更新和人员培训，每一步都是迈向高效管理的关键。需要意识到档案管理的现代化不仅关乎技术，还需要结合管理实践，重视人才培养、加强制度建设。只有做到真正的创新，才能更好地应对新形势下的挑战，提高管理水平，为公民权益保障、社会发展贡献更多可能。

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作者单位：福建省三明市建宁县人力资源和社会保障局