数字时代档案开发利用的创新策略研究

高倩男

摘 要：我国各类政府机构在履行法定义务过程中所形成并保存的档案信息资源，是其公务活动中创造的具有鲜明特色且具有重要社会价值的多元化、多途径历史数据材料。当前，各级政府机构所生产并妥善保存的档案信息资源构成了我国档案信息资源的主体，无论从数量、种类或质量角度看，均显示出无可比拟的优势。据统计，此类政务档案信息资源占据了整体档案信息总储备量的近95%。随着我国治理体系的不断完善和治理能力的持续提升，档案工作作为全面掌握各层级政府机构核心信息的核心职责，其重要性日益凸显。因此，加强政府机构档案信息资源的开发与利用，不仅能为机关档案管理工作的质量提供“精准刻度”，还为推动和引领整个机关档案工作的开展提供了“强劲引擎”。

关键词：数字时代；档案开发利用；机关事业单位

中图分类号：G271文献标识码：A

以计算机技术为基础的电子文档系统发展迅速，已成为当今社会不可或缺的重要储存与分发媒介。在当今数字时代背景下，档案工作的具体方式和手段发生了深刻变革，档案工作对档案信息资源的使用日益重视，对档案服务的效果和品质也提出了更高的要求。这些变化为档案的发展和使用带来了新的挑战。为了充分挖掘和利用档案资源，推动档案工作的良性发展，相关单位须采取适当的方法和策略，提升档案工作的开发利用效果，提升档案工作质量。

一、数字时代及档案开发利用概述

在数据传输过程中，将传输内容转换为计算机基本数制“1”和“0”两个普遍且易于理解的表征，这一过程称之为“数字化”。而“数字时代”实际上是一个概括信息存储、传递及应用模式的综合性概念。近年来，随着科技实力的逐步提高与进步，这种信息存在形式日益普及，并逐渐进入依赖数字技术规范运行的新阶段，从而塑造出具有鲜明时代特色的全新时代环境。

首先，档案资料的开发利用，是在档案工作者与利用者之间展开的一系列深度协作活动，旨在提供档案资讯并满足利用者对档案资料的需求。作为档案利用系统的核心原则，揭示和构建档案资讯，以满足社会各阶层特别是广大用户的需求已成为档案部门的重要职责。更为明确地说，档案资源利用的核心要素主要体现在档案使用者对档案资源的实际应用行为。因此，要成功实现档案利用，关键在于建立丰富且实用的档案资源库，为档案利用的顺畅推进奠定坚实基础；其次，关注并满足使用者的实际需求以及档案利用效率等主观因素，构成了确保档案利用得以落实的主观条件。最后，只有和谐协调的主客观条件，并深入挖掘档案资讯的潜在价值，才能实质性推动档案利用活动的顺利实行并最终取得成功。

二、数字时代档案开发利用的意义

1.提高档案管理利用效率

依据《政务服务事项电子文件归档规范》等相关法规，电子档案编制过程需秉持核心价值观念，紧密围绕满足人民大众的迫切需求。事业单位肩负推动经济社会繁荣进步的使命，其客户群体广泛，对社会大众产生深远影响，从而形成多样化的民生档案。然而，这些珍贵的档案资料往往分散在各部门及其下属业务平台，如何有效收集、整理并充分发挥其实用价值是当下面临的严峻挑战。在传统档案管理模式下，人们在调阅档案信息时往往难以与档案室工作人员面对面交流，无疑延长了档案使用流程和手续办理时间，增加了冗余环节。随着信息科技的飞速发展，电子档案应运而生，成为新时期的重要标志之一，使珍贵的纸质档案资源以数字形式保存和传播。随着行政体制的改革深化和民生服务政策的完善，事业单位档案数据库建设与服务质量的要求不断提高，旨在满足国家治理体系现代化和广大民众多元化的需求。

当前，传统档案管理模式难以适应时代发展变革，需要运用全面成熟的数据采集、存储、处理、分析及可视化技术手段，深度挖掘与高效利用需求旺盛、类型多样、价值密度较高的档案数据，确保档案数据妥善保管、完整无缺，并在实际应用方面实现高效运作，从而提高档案管理工作的综合实力和效率。

2.为机关决策贡献力量

遵循《档案馆指南编制规范》要求，当前的档案工作已成功拓展至编研与开发领域，从而更加全面、深入地满足各政府机构及广大民众的需求。各事业单位的档案详细记录了其业务行为的规划及执行成果，无疑将成为未来查阅、对比及决策过程中的关键参考资料，亦是体现档案内在价值的重要途径。在大数据时代背景下，事业单位档案领域同样受益良多。首先，针对单位档案类别丰富、数据量庞大且使用频繁等难题，可以充分发挥大数据技术提供的巨大信息存储容量与高效分析优势，重构事业单位档案的数据结构，加强各部门间的档案资源协同，确保决策者能更快、更精确地获取所需信息，大幅提高决策效率；其次，通过整合信息分析与挖掘技术，有望从大量的单位档案数据中挖掘出隐藏的宝贵信息，成功创建重大活动与重要决策的电子化数据库，为各单位提供更全面、针对性更强且覆盖面更广的档案信息咨询服务。最后，加强并优化档案管理工作，对于提升单位信息化水平，有效汇集人事与工作信息，并显著提高信息利用效率具有重要意义。这些改进将为单位内控管理工作提供有力的参考和借鉴。此外，采用信息化档案管理手段，可有效拓宽档案应用领域。在工作中可加大档案管理重要性的宣传和教育力度，从而进一步提高机构内控工作绩效。

三、数字时代档案开发利用的创新策略

1.逐步转变价值观念

首先，坚定地将社会公共利益与广大市民的需求作为档案开发利用创新理念的核心导向。随着时代的变迁和发展，我国政府相关职能部门坚定不移地推进行政业务精简、权利义务简明以及优化行政审批制度等关键改革措施，致力于打造更具人性化、全球化和便利化特性的服务型政府，积极回应并尽全力满足社会各界人士的多元诉求。

与此同时，作为政府机构的重要组成部分，事业单位档案管理部门也需在坚守职责的基础上，逐步调整档案管理价值取向，不仅要对机关内部各项常规工作作出精细安排，还要关注在国家及社会发展全局中所扮演的角色，以便更好地应对新时代变革带来的各种挑战。尤其在档案信息开发利用方面，应高度重视扩大服务对象范围，勇于面对现实，深入洞察广大市民的真实愿望，深入分析用户群体的兴趣特点，借助先进的大数据分析技术，主动为潜在用户提供精准的信息服务，持续提高档案资源的使用效率，竭力挖掘档案中那些“被遗忘的角落”，将其打造成社会进步的优质工具，切实实现档案资源的真实价值；其次，摒弃“重编轻研”的过时思维观念。当前，编研仍然是政府机关档案信息资源开发的主要实践手段之一，然而，现行的编研方法，如大事记或专题资料汇编等大多仍局限于单一原始资料的展示层面，缺乏多样化、深度化的综合研究视角，更难以体现突破传统边界、具有前瞻性和高质量水准的编研成果。因此，各级政府机构的编研工作必须果断跳出传统思维认知的束缚，坚决推动自身的转型升级，由“重编”转向“重研”，在保持现有编研工作水平的基础上，进一步加大对单位内部档案材料的挖掘力度，积极尝试将各类学科领域以及各类型专业课题纳入档案编研范畴，努力创造更多具有浓烈哲学思辨色彩和卓越研究价值的高品质作品，使编研工作全面释放实际效应，精心打造独具特色的档案编研品牌。

2.明确落实档案管理原则

首先，真实性、完整性原则。在档案开发利用实践过程中，确保真实度和完整性至关重要。这两点不仅是事业单位档案整理工作的核心内容，还是决策过程中不可或缺的关键依据。具体而言，除详细记录文件正文中所包含的全部信息外，还应关注诸如请示与批复等与其他部门密切关联的资料，以提高档案的准确性，有效预防未来使用过程中可能出现的理解误差。此外，在实施档案整理操作时，必须重视文件的整体性，避免同类档案材料重复拆解查阅。档案管理部门有义务深入研究、探讨和解读档案文献，对文件整理过程中出现的明显错误，档案管理员有权向相关责任部门反馈，督促其及时整改；其次，便捷性原则。档案开发利用工作应着重考虑便于保管和高效应用的需求。档案文献的最终目标是在妥善保存的基础上实现高效开发和应用。因此，在实际执行档案管理事务过程中，必须充分考虑便利的存储方式和高效的应用途径，以满足业务运营实际需求。特别是储存环节，需要选择合适地点妥善安置，确保存储环境安全可靠。此外，应细致分类标记档案文件，按照特定格式完成文档录入和储存，以便后续对档案开展有效管理和深度利用；最后，规范化原则。规范化原则贯彻落实是提高事业单位档案归档效率的关键。档案管理部门应构建严谨的档案管理规则体系，督促相关人员严格遵守规章制度处理档案，在档案整理时尽量沿用原始文件排列顺序，编制编号过程中遵循相应的规定和书写形式。

3.培养复合型档案管理人才

首先，为了进一步发展，亟须增强档案工作者的服务意识。目前，我国事业单位的档案工作者正在经历从被动服务逐渐向主动服务转变的重要节点。在这个特殊的时期，强调和巩固档案工作者的服务理念显得至关重要，需要将档案信息资源的深度开发视为推动这一变革的核心驱动力，通过运用先进的网络科技手段，得以更好地了解广大用户的需求，并搭建出色的双向互动交流途径。同时，应当积极主动地与用户对接，关注他们在使用过程中提出的宝贵意见、建议和诉求，甚至投诉等事项，及时处理他们在使用过程中可能遇到的各类难题；其次，档案工作者的知识素养架构也需要相应的改革和升级。面对快速变化的社会大环境，为了全面提高我国事业单位档案从业者的整体素质水平，还需要应对在互联网环境下档案信息资源开发与应用方面的种种严峻挑战，实施相应的改革和调整举措来增强档案从业人员的知识层次体系势在必行。

第一，根据每位员工的实际能力和特长安排不同的岗位，对于熟悉档案管理业务但缺乏足够网络技能的工作人员，可以适当安排到档案实体管理岗位或者从事相对较轻松的系统操作工作。第二，定期开展涵盖计算机技术、网络技术以及信息技术等多领域的综合性知识培训课程，激励大家共同努力，提高自己的现代化知识水平。第三，积极引进具备相关计算机及网络技术专业背景的优秀人才，尤其是具有深厚网络安全技术领域实践经验的业内专家，提高档案管理团队的操作技能。

4.持续夯实档案安全基础

档案安全的重要性不言而喻，其涉及众多领域，并对众多机构产生深远而持久的影响。若缺乏档案安全防护，档案开发利用工作的顺畅推进便无法实现。因此，档案开发利用工作的开展应高度重视档案安全工作，确保各项责任得以切实履行。首先，各相关机关单位有义务组建以单位领导为核心的档案安全工作领导小组，并依据身份权限明确划分各项职责，拟订并严格贯彻实施切实可行的政策措施。应重点开展档案安全保障工作，增强全体员工的安全防护意识。同时，必须建立健全严密的档案管理规章体系和问责机制，保证档案安全工作有法可依，始终恪守依法办事的行为准则；其次，必须仔细排查档案安全方面可能存在的风险隐患，并采取有效的应对策略。针对档案馆中的监控设备、温湿度环境、灭火系统以及电力供应等关键环节都需要全面而深入细致的评估和监管。在此基础之上，对档案电子化处理过程、监控中心等重要职能部门同样需要做到全方位监管，确保各类设备设施均处于良好运行状态。严格遵照档案库房的“九防”方针，确保档案的安全；最后，应大力提升全体员工对档案安全重要性的深刻认识，不断改进档案安全防护技术，竭力确保档案信息的持久稳定性。在档案采集、整理、归档、交接等所有流程中，坚决按照既定程序行事，如若发现任何问题应立刻采取相应对策加以解决，确保档案资料万无一失。

四、结语

事业单位的档案管理职能在推动社会公益事业高质量发展中所发挥的作用不可忽视，不仅对于推动整体经济发展具有举足轻重的地位，还是构建经济繁荣的关键根基之一。对于事业单位而言，应及时提供充足且精准的档案资料库，此为深化改革的关键信息资源。而事业单位的档案管理及开发利用作为长期且影响深远的工作，必将随着社会变革而作出相应的调整与转变。因此，涉及档案管理工作的各事业单位部门主管及从业人员，应深入理解档案管理所蕴含的巨大潜力和当前所面临的挑战，持续改进并优化档案管理和开发利用的操作流程和技术手段，从而提高对档案资源的精准使用能力。

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作者单位：吕梁市规划和自然资源局