数字化背景下基层人事档案管理信息化建设现状及解决措施

杜樱俏　李真

摘 要：人事档案是组织执行人事活动的重要依据，而流动性强的基层人事档案管理更需要保证人事信息的准确收录和及时更新，以促进基层人事活动的正常运行。为了提高档案管理的工作效率，结合数字化背景，提出了多样化的信息管理手段。但基层人事档案管理上也出现了某些问题，文章针对当下基层人事档案信息化管理的现状，提出了一些针对性强的建议，使电子信息档案能够充分发挥作用，更好地实现基层人事档案信息化建设。

关键词：数字化背景；基层；人事档案；档案管理；信息化建设；现状；解决措施

中图分类号：C424文献标识码：A

在数字化背景下，人事档案管理可以利用物联网、云计算、大数据等高新技术，不断创新，适应随时变化的人事变动情况。尤其是对于基层档案管理来说，由于人事调动频繁，在档案整体跟进的过程中需要对档案调动全程的监控，对信息处理的要求极高，需要及时保存档案信息。互联网背景下的大数据技术赋予了人事档案信息管理的无限可能。传统的档案管理需要大量人力、物力，耗费的时间成本也远远超过收益。为了以最小代价实现基层人事档案数字化建设，实现大规模档案存量和管理，让基层人事档案流动信息需求端与适配端统一，就需要建立能经受住考验、合适的人事档案管理平台，高效率开展档案信息管理工作，保障基层人事档案信息的完整性和安全性。

一、人事档案管理信息化建设的现状

山东省非常重视档案管理信息化建设工作，数字档案馆建设项目列入山东省人力资源和社会保障服务信息化中长期发展规划。财政在档案馆建设方面的经费投入累计达6亿多元。山东省济南市财政追加2022年度专项经费233万余元，用于市档案馆中心机房升级与改造项目。

基层人事档案已基本完成数字化工作。其中，纸质档案数字化率90.7%，照片档案数字化率100%。基层电子人事档案在接收进馆后，通过管理系统对基层电子人事档案固化处理，确保基层人事档案不能被随意编辑和修改。基层人事档案在档案资源总库保存时，根据不同地区档案的不同要求，建立对应的数字档案资源总库。数字档案管理系统的电子档案虽然很多，但统计时发现，信息化档案管理中文书档案占了绝大部分，占80%以上，其他类型的档案虽然建了相应的库，但其中的数据却非常少，甚至在有些类型数据库中只有一条档案数据。此外，基层档案馆在建设时未对收录的档案校对审核，有部分档案数据与目录的信息对应不上。对此，应结合大数据时代的先进信息技术，保障数据的良好运行。基于此背景下的人事档案信息需要更系统地开展管理，基层人事档案管理是长期、持久运行的一个必要过程，基层人事档案的每个周期都有其明显的特征，具体见1表。

基层人事档案信息化建设以长期永久的档案价值为标准，数字档案馆就是基层人事档案建设的终极目标。基层人事管理不仅是对工作人员调动情况的统计，还能保证整体基层的发展特点，间接实现资源整合，完成对基层系统的管理规划和活动控制。

二、基层人事档案信息化建设的问题

1.电子档案信息利用率不高

尽管当下配置的电子档案信息已经结合了最高科技，可是对基层人事管理来说，大多还是沿用纸质文件。在档案管理中，应用电子档案能够提高工作效率，但基层却以信息化手段为辅助措施，电子档案依旧需要打印成纸质文件，再输入人事档案管理中心。基层人事档案管理仅仅加强了电子档案的普及率，却没有考虑到实际应用情况。在这种状态下，无法提高电子档案的利用率，还增加了档案管理人员的时间和精力。基层人事档案管理人员输入电子档案后不再对其后续操作，仅仅放置在电脑硬盘中，没有将电子档案利用最大化。随着时间的增加，渐渐淡忘档案存储位置，在后续查找档案的操作中反而浪费时间。除此之外，基层人事变动递交档案时，往往需要二次添加电子档案的信息。前期对档案的输入存储仅仅保存在原单位的计算机中，在档案调整时，因为操作生疏，无法批量转接电子档案信息，或者在信息调整环节中出现缺件、漏件的问题。不同基层的工作岗位不同，录入信息不准确对基层后续人事调动有很大的影响，不能客观、全面地掌握基层工作人员的各方面情况，很多档案信息是无效的。

2.与其他相关系统不兼容

由于基层各档案信息管理部门有不同的管理系统，基层人事变动幅度大。因此，形成了相互交叉的人事档案信息，产生了重复数据。因为不同部门人事档案管理系统的制约，所以人事档案信息无法交换，让整个人事管理系统形成了信息孤岛。相关系统的数据信息不同步，导致与其他人事相关系统不兼容的问题。基层人事档案管理需要同时维护若干个与人事信息有关的系统，只重视某个环节的管理，未形成整体性的操作管理和数据库，每个环节、每个部门都是独立的，无法实现基层人事档案数据共享，给人事管理工作添加了很多负担。为了实现数据的及时更新，只能依赖操作人员一遍又一遍地手动更新基层人事信息，降低了基层人事档案管理的效率，违背了档案管理信息化建设的初衷。

3.电子档案风险高

电子档案记录了大量人事信息，其保密性和安全性是需要注意的问题，电子档案使用人员必须受到一定的权限限制。基层人事调动的档案涉及许多关于隐私的信息，不经本人同意不可以操作。虽然登记人事信息的电子档案手续复杂，但实际上基层电子档案仅仅具有保存功能。同时，操作人员在管理上还有疏漏，增加了基层人事电子档案管理的风险。除了人员使用的风险，计算机受到攻击的风险性也较高，从一定层面来说，电子化档案管理的安全性不如纸质版文件管理。如果遇到恶意攻击，很可能破坏重要文件，影响后续的人事流动。

三、基层人事档案管理信息化建设解决措施

1.健全电子档案自动化信息管理制度

基层人事电子档案利用率不高是因为没有建立健全的数字化信息管理制度。因此，应针对基层人事档案管理的特点制定相应的管理制度，并涵盖人事档案管理的各个环节，实现自动化的管理。具体如表2所示。

人事档案管理无序、一体化管理发展缓慢是基层人事档案管理信息化建设的关键问题，针对这个问题，从细小的环节推行有针对性的管理操作，集中实施可行的制度和目标，抓牢重点。基层人事档案管理信息化建设可以从不同的基层人事档案分工入手，共同推进基层人事档案管理信息化建设。为了更加快速实现完整、科学的战略规划，加快基层人事档案管理的进度和速度，在初期设计档案管理制度时，就制定了从录入到销毁的整个人事档案流程管理制度，以保证基层人事档案在信息化管理下实现正常的录入和输出。

2.加强数据协同操作

基层人事档案管理出现信息孤岛，缺乏统一的标准，不同的信息系统不兼容，很大程度上影响了单位之间档案管理的开展，针对此问题，需要加强档案管理的数据协同，保持基层人事档案管理网络通畅。如图1所示。

数字化人事档案管理，应该利用大数据技术备份的特点，联系不同的组织部门，设计智能化、高效率的基层人事管理协同网络。从图1可知，基层人事档案管理信息化建设受到四个因素的影响，分别是人事网站或者公众号、政务内网、数字档案一体化平台和各基层人事档案数据管理系统。为了保证基层人事流动的数据更新，要通过各基层人事档案数字化管理的感知和交互，结合具体情况加强对整体基层人事档案的管理。对于异常数据信息，按照类型和IP标记检测，同时，交叉验证并记录异常档案的情况。数据协同保证了电子档案在各环节均有关联操作，更好地实现档案的多方登录保存。

3.提供技术保障

开展电子档案管理要控制风险，在查询上需要加大管理权限。如图2所示。

为了确保电子人事档案的安全，对档案管理人员和访问人员都要设置权限。只能在特定时间查询、更新相关档案信息。为了保障数据安全，需要得到上级管理人员审批才能登录档案管理系统。同时，增设防火墙，保证档案输入输出时的安全。此外，还需要加密档案管理平台，防止信息被恶意篡改。数据加密的自动收回权限操作能对基层人事档案开展文件编辑、安全监测、场景帮助和返回操作，通过不同的节点随机生成数据隔离的加密链条，只有管理员能破解。在大数据背景下的基层人事档案管理加强了技术保障措施，能够有效防止人事档案数据被非法提取。

四、结束语

综上所述，推进基层人事档案信息化建设是必然趋势，必须加速其数字化发展进程，让基层的电子管理系统更上一层楼。对于基层档案信息化建设不能以短时间效果为主，而应制定长时间、具有高效率的信息化建设方案，更好地推动基层档案管理工作开展。

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作者单位：山东省卫生健康委员会医疗管理服务中心