财务共享中心建设下财务档案管理内控优化研究

摘 要：现阶段，在激烈的市场竞争中，企业财务管理的重要性不言而喻。作为企业经营运作的核心，财务管理需要以严格的内控为基础，确保各项业务活动的合规性、安全性和有效性。在此背景下，财务档案管理的内控水平直接关乎企业财务运营的质量和效率。随着信息时代的到来和数字化转型的推进，传统的财务档案管理模式已经无法适应新形势的需求，亟待通过优化和创新来实现提升。文章从财务共享中心建设下财务档案管理内控优化原则入手，探索财务共享中心建设下财务档案管理内控优化思路以及成效，以期为企业的财务管理实践提供有益的参考。

关键词：财务共享中心；财务档案管理；内控优化

随着企业规模的扩大和业务的多元化，传统的财务管理模式已难以满足现代企业对效率、成本和风险控制的综合需求。在此背景下，财务共享中心应运而生，旨在通过集中化处理、标准化操作和信息技术应用解决这些问题。但在实际操作中，由于财务档案涉及企业经营活动的方方面面，具有极高的机密性和重要性，其管理难度和风险也随之增加。特别是在信息化背景下，电子财务档案的生成、存储、传输和使用面临着新的挑战，如信息安全、数据完整性以及操作合规性等。因此，如何在财务共享中心建设框架下，加强财务档案的内控管理，确保财务信息的安全、完整和有效利用，成为当前企业亟待解决的问题。

一、财务共享中心建设下财务档案管理内控优化原则

在财务共享中心建设下，财务档案管理内控优化原则是企业确保财务信息真实性、完整性、安全性和高效利用的重要保障，这些原则不仅体现了现代企业财务管理的核心理念，还是指导企业财务档案管理内控实践的基本准则。

真实性原则是财务档案管理内控优化的基石。真实性要求财务档案必须准确反映企业的实际财务活动，不得有任何虚假记载或误导性信息。在财务共享中心模式下，通过建立健全数据采集、审核和校验机制，确保原始数据的真实性和准确性。同时，加强对财务档案生成、传递和存储过程的监管，防止信息在流转过程中被篡改或失真。只有保证财务档案的真实性，才能为企业的决策提供可靠的依据，为审计、税务等外部监管提供有力的支撑。

完整性原则是财务档案管理内控优化的重要保障。完整性要求财务档案必须全面记录企业的所有财务活动，不得有遗漏或缺失。在财务共享中心建设下，通过实现财务数据的集中存储和统一管理，确保财务档案的完整性和连续性。同时，建立严格的档案借阅、复制和销毁制度，防止档案在利用过程中丢失或损毁。因此，保持财务档案的完整性，有助于企业全面了解自身的财务状况和经营成果，为未来的发展规划提供全面的信息支持。

安全性原则是财务档案管理内控优化的核心要求。安全性要求财务档案必须得到妥善保管和保护，防止未经授权的访问、被泄露或破壞档案信息。在财务共享中心模式下，通过采用先进的信息技术和安全防护措施，确保财务档案在存储、传输和处理过程中的安全性。同时，加强对财务档案管理人员的培训和监督，增强其安全意识和操作技能。只有保证财务档案的安全性，才能维护企业的财务机密和商业秘密，保障企业的合法权益不受侵害。

高效利用原则是财务档案管理内控优化的目标追求。高效利用要求财务档案必须能够被快速检索、查询和利用，以满足企业各方面的需求。在财务共享中心建设下，通过建立智能化的检索系统和数据分析工具，提高财务档案的利用效率和价值。同时，优化档案管理流程和服务机制，为用户提供便捷、高效的服务体验。通过财务档案的高效利用，有助于企业及时把握市场动态和业务机会，提高企业的竞争力和创新能力。

二、财务共享中心建设下财务档案管理内控优化思路

1.制度优化

财务共享中心的建设旨在优化财务流程，提高效率，降低运营成本，从而释放资源，推动企业战略发展。在此背景下，财务档案管理内控的制度优化是重点。

一是建立统一的财务档案管理制度，规范档案的整理、保管、调阅和移交等环节的流程，明确各环节的操作规范和职责分工，确保档案管理工作有序运行。例如，可以制定《财务档案管理办法》，详细规定档案的范围、分类、编码、保管期限、保管场所、查阅权限以及移交程序等；二是优化财务档案的分类和编码体系，实现档案的系统化、规范化管理。在共享服务中心集中管理财务档案，需要针对不同业务线、不同事项设计合理的分类和编码方式，既要符合财务管理的基本原理，也要适应实际操作需求，便于档案的快速查找和调阅。比如，可以按照会计科目、业务类型、部门/公司实行分类编码，还可以设置年度字段、流水号等，使每个档案都有唯一编码；三是针对不同类型的财务档案，制定相应的管理制度，确保其符合法律法规和内部管控要求。以发票为例，需要制定专门的《发票管理制度》，涵盖发票的领购、使用、保管和销毁等全过程的管控要求。规定发票应当由专人负责领购和保管，定期盘点。在业务发生时按要求填写并及时入账，不得随意撕毁，已作废的发票需要按流程报批后集中销毁，保留完整的作废记录等。同时，还应与信息系统对接，实现发票的电子化管理，避免人工操作的失误。此外，对于涉及重大决策的财务档案，如大额采购合同、重要股权投资文件等，应当要求事先按流程报批，特殊情况经过适当授权，事后及时归档留存，保存完整的审批记录和会议纪要等佐证材料，有助于加强内控，防范舞弊风险，保证档案的真实、完整。

2.流程优化

财务共享中心建设旨在实现财务流程的优化和标准化，因此，在财务档案管理内控方面，流程优化是关键。通过对财务档案管理的各个环节开展流程重塑，可以有效提高管理效率，降低运营成本，增强内控成效。第一，企业应当对财务档案的生命周期开展全面梳理，从归集、整理、保管、利用和移交等各个阶段，重新设计统一的流程标准。在收集和归档环节，需要明确不同类型财务档案的来源及收集渠道，确保归档及时、完整；在整理环节，要根据统一的分类原则和编码规范，规范化地整理归档；在保管环节，应区分电子档案和实物档案，采取恰当的保管措施，确保档案的安全、完整；在利用环节，要设置合理的调阅审批流程，保证档案利用的可控性。以发票管理为例，可以构建如下流程：首先，由专人定期统一向税务机关领取发票，并做好领购登记；其次，根据业务实际情况，经审批后开具发票，发票联由经手人保管并及时入账；再次，所有发票定期由专人收集、分类整理，编制清单并装订成册；最后，发票存根联及清单报财务中心统一保管，实行电子化管理。如有特殊情况需要调用原始发票，须履行审批手续，并做好借阅登记。第二，在构建统一流程的同时，还应当结合财务共享中心的业务特点，对关键控制点实施优化，实现精细化管理。例如，针对税单、银行回单等作为会计凭证的财务档案，可以设置更为严格的流程控制，要求每月定期收集核对，与账面记录核查无误后方可归档。如发现问题，应及时处理并完整保留相关痕迹和说明，以防事后遗漏或篡改。同时，对于老旧财务档案的长期保管，可以在流程中设置周期性盘点和保养维护环节，防止出现自然损毁等状况。

3.监督优化

在财务共享中心建设下，财务档案管理内控的监督优化是确保制度和流程落实、防范风险的重要环节。良好的监督机制可以从源头预防和发现内控缺陷，确保档案管理工作的合规性。一是建立常规的检查和考核制度，对财务档案管理工作定期检查。可以由财务共享中心内部审计部门或独立的内控审计团队，按照既定的检查计划和方式，全面检查各个环节。检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用和移交等各个环节，是否符合内部制度要求，是否存在违规操作行为，内控措施是否得到有效执行等。检查中发现的任何问题和缺陷，都应当及时通报整改，并跟踪整改结果，防止问题反复发生；二是建立档案管理人员的责任追究机制。一旦发现工作人员在档案管理过程中存在失职、渎职行为，应当根据过错的性质和情节予以相应的处罚。比如，对于重大过失导致档案损毁、泄密等严重后果的，应当追究相关人员的责任并给予纪律处分；对于存在一些疏忽或轻微差错的，可以责令其书面检查，限期整改等。无论处理结果如何，都应当存档备查，作为人员考核和任免的重要依据。员工对此应当有足够的重视，时刻谨记自己的职责所在，以免造成不必要的损失。与之相配套的，还应当建立内控自评估和外部审计评价机制。各级财务人员应当定期开展自我评估，对照标准要求及本单位、本岗位档案管理内控的执行情况，发现并及时改正缺陷。此外，还可以聘请专业的外部审计机构开展客观评价，以发现制度、流程和实施中存在的问题，为内控优化提供宝贵建议。审计报告及整改意见都应当在内部充分传阅，确保落到实处，以提高财务档案管理内控水平。

4.技术优化

随着数字化转型的不断深入，利用先进的信息技术手段来提高财务档案管理的信息化、智能化水平，将大幅提高工作效率、降低运营风险，是实现财务共享价值最大化的重要途径。

一是推进财务档案的数字化建设。对于新产生的财务档案应当尽可能采用电子化的方式生成、流转和存储，避免不必要的纸质环节。对于已有的传统纸质档案，要通过扫描、识别等技术手段，逐步实现电子化转换，并建立电子文件。在此过程中，需要优化数字化工作流程，规范电子档案的格式和管理方式，保证新老系统的互通和数据的完整性。与此同时，还应当采用云存储等先进技术，实现档案数据的安全备份和异地容灾，防止意外损毁。以发票为例，可以在电子发票应用的基础上，构建全流程的电子化管理系统，从发票的领用、开具、入账、归档，再到调阅、查询、销毁等各个环节，所有操作都在系统中完成并自动留痕，实现发票管理的智能化和流程化；二是充分利用新兴的区块链技术，为财务档案的真实性、不可篡改性提供更有力的技术保障。区块链技术的分布式账本和密码学机制，使得所有的核算数据和文件在上链后就永久保存在区块链上，单个节点无法修改历史数据，从根本上防止了造假行为。对于重要的会计凭证文件、税单、合同等，可以直接上链存证，保证其真实性和完整性。同时，基于区块链的智能合约也能实现财务档案的自动化管理，避免人为操作的风险；三是引入智能技术，提高财务档案管理的自动化和智能化水平。利用机器学习、自然语言处理等人工智能技术，可以大幅提高档案的自动分类、内容识别、检索和分析能力。比如通过训练，系统能自动识别、归类不同类型的财务单据，并准确提取其中的关键数据。同时，系统也能通过语义分析等技术，快速检索和挖掘档案中蕴含的各种有价值的信息，为管理决策提供智能支持。此外，系统还可以基于大数据和机器学习算法，对异常数据和行为实行自动识别和预警，从而实现风险的主动防范，提高内控水平。

三、财务共享中心建设下财务档案管理内控优化成效

通过制度、流程、监督和技术的全面优化，财务档案管理的效率得到了极大提高。统一的制度体系和标准化流程，确保了档案管理工作的规范有序，避免了重复低效的运作。信息化手段的广泛应用，使得档案的生成、收集、整理、查询等各个环节实现了自动化操作，大幅节省了人力成本。例如，以往财务人员为了查阅一份档案需要翻阅成百上千份文件，现在只需几次点击即可快速检索到目标文件，使效率有了质的提高。同时，优化后的内控措施有效降低了财务档案管理中潜在的各种风险。完善的制度体系为内控奠定了基础，明晰的职责分工和相互制约机制，防止了舞弊行为的发生。流程再造后的标准化操作模式，消除了人为疏漏和随意性，信息系统自动留痕，任何操作行为都将被记录和监控，违规行为无处遁形。建立监督机制，通过检查、追责、评估等手段及时发现并纠正内控缺陷，将风险扼杀在萌芽状态。此外，财务档案管理内控优化为企业带来了显著的成本节约效果。信息技术的广泛应用，使得档案管理工作高度自动化，在减轻了人力负担的同时，也减少了办公用品和存储空间的消耗，降低了运营成本。以前分散在各个业务条线的文件柜、存储间都需要采暖空调等设备设施维护，现在集中管理后可以极大压缩场地需求，一次性投入后长期使用，成本低廉，节省的开支可观。在这一过程中，自动归档、分类等功能的引入，还避免了资源的浪费和重复使用。

更重要的是，财务档案管理内控的优化还释放出了更大的价值创造能力。高效、完善的档案管理为财务核算和决策提供了重要依据，有利于提升财务工作质量。优化后的内控机制，保证了财务运营的合规性和可控性，消除了经营风险，维护了企业的声誉和利益，节约下来的成本也为企业创造了直接经济价值，提高了盈利能力。值得一提的是，优化后的智能分析和决策支持功能，使内部和外部的财务信息资源能夠得到充分利用，为企业的战略制定、市场开拓等提供了有力支持，提升了企业整体竞争力。因此，财务共享中心的价值才能够充分显现，真正成为企业发展的重要引擎。

四、结束语

总之，财务共享中心建设下的财务档案管理内控优化工作是企业数字化转型的重要组成部分，是推动高质量发展的关键一环。企业应从战略高度出发，统筹谋划、持之以恒，不断完善内控体系，充分释放财务管理的价值活力，为企业的行稳致远贡献智慧和力量。相信只要我们保持定力，坚持不懈，就一定能够在财务档案管理的内控优化之路上不断取得新的进展，谱写出更加辉煌灿烂的篇章。

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作者单位：山东省农业科学院

作者简介：王玮（1980—），女，汉族，山东日照人，本科，中级，研究方向：档案管理。