大数据时代高职院校数字档案馆建设探讨

鲁婧

摘要：20世纪末互联网技术如雨后春笋般崛起，大数据时代悄然而至，与之而来的是海量电子文件的不断生成。为提高电子文件的管理与利用效率，数字档案馆应时而起，近年来，伴随国家档案事业的继续发展，数字档案建设愈发受到社会各界的关注。基于此，探讨大数据时代高职院校数字档案馆建设，具有重要的现实意义，本文主要就相关要点加以概述。以期为高职院校数字档案馆的建设提供有益参考。

关键词：大数据；高职院校；数字档案馆；信息化

引言

大数据时代，促进档案资源的数字化转型，提高档案管理的智能化、信息化、高效化已然成为档案管理领域的必然趋势。各高职院校也应与时俱进，加快数字档案馆的建设步伐，以期实现档案资源的无纸化、便捷化、长效化管理。依托于数字档案馆建设，同样可以为高职院校的信息共享、学术研究以及教研活动的循序开展提供更全面、准确的档案资源支撑。

一、大数据时代高职院校数字档案馆的建设现状

（一）服务与利用方式的固化

一直以来，由于深受传统档案管理模式的影响，“重视保管，轻视利用”的档案管理思维早已積重难返，导致院校档案的服务与利用方式长期停留在“你查我调”层面^[1]。在过去，如果有需求者想要查阅档案，则需先经由管理者的同意，再结合具体需求就相关电子目录加以搜索，最后到存储室人为查找方能完成。这样的服务与利用方式不但固化落后且耗时耗力，在加重管理者的工作负担之余也严重影响需求者的档案使用效率，产生诸多不便。加之，由于这一过程需要大量的人工参与，致使档案资源的查询与利用存在一定的不准确性，同样也限制了档案信息的流动性与共享性。

（二）顶层设计与规划的不足

数字档案馆建设本身便是一项囊括细节多、涉及范围广，需要多方人员参与的综合性、繁琐性工程，这也决定了其要做好全面、细致的顶层设计与统筹规划。院校方面应确立明确的短、中、长期目标与建设方案，按部就班、有条不紊地推进相应建设工作，然而，就现状而言，顶层设计与规划的不足依然是制约院校数字档案馆建设的主因所在。顶层设计的不足，致使数字档案馆的功能定义缺乏清晰性与完整性，难以全面适应用户的需求，影响档案管理的效率与质量。加之，在缺乏统一标准与规范的情况下，各部门或项目所施行的标准往往也各有出入，致使数字档案馆的建设结果缺乏一致性和互用性。

（三）滞后于校园数字化建设

就现阶段而言，虽然大部分高职院校的教学、科研与管理活动皆实现了数字化管理，但在档案数字馆建设领域由于投入应用时间较晚，发展相对滞后。这种滞后性也导致档案信息化管理的延迟性与不完善性，难以同其他信息化系统实现及时性的资源共享与良性互动。首先，存量档案的数字化管理受到人力与经费的限制，启动速度较慢，使得大量历史档案依旧以纸质形式存在，很难同其他信息化系统有效衔接，导致信息孤岛问题。其次，增量档案的信息化建设受到技术、制度等因素的限制，致使新生成的档案信息未能及时转化为电子形式，难以实现在线归档与管理，影响到正常使用，甚至成为“死档案”。

（四）数字化管理人才的缺乏

大数据时代高职院校数字档案馆的建设工作，给档案管理人员提出了更高、更多的要求，要求其具备扎实的传统档案管理技能外，还要求熟练运用数字化技术。为适应数字化管理的多方面需求，档案馆需设立不同的岗位，诸如数字化档案管理师、数字资料管理师、系统管理员等。然而，就现阶段而言，大部分高职院校未能配备这些具有特定技能与专业背景的优质数字化档案管理人才，且在人才培训方面不够重视。此外，科技水平一日千里，各种前沿技术，如人工智能、区块链、云计算等在档案管理中的应用也愈发普遍。数字化管理人才的缺乏导致高职院校难以有效应用这些前沿技术手段，自然也无法加快数字档案馆的建设进程。

二、大数据时代高职院校数字档案馆的建设路径

（一）做好顶层设计与统筹规划

做好顶层设计与统筹规划，可以为数字档案馆的建设打下更坚实的基础，在实际执行中，院校方面应充分考量多方面的要素与需求，有侧重性地做好相应规划与设计事宜：一是要成立专门的数字档案馆建设工作组，配备一支跨部门协作的专业团队，具体应包含档案管理、信息技术、法律事务等多领域的专项管理人员，方能充分把握数字档案馆建设的整体需求与实际状况；二是要进一步搞清楚建设目标与战略规划，立足于院校整体发展战略以及数字化转型需求，明确数字档案馆建设的短、中、长期目标，并拟定与之相针对的战略规划，把握好具体的发展方向与优先领域^[2]；三是要制定兼具统一性、全面性与可行性的建设标准与规范，确保其同行业标准及国家规范相适应，配备针对性的实施计划与时间表，提高建设工作的规范性、高效性、循序性、可行性与可持续性；四是要致力于数字档案馆的功能细化与制度体系优化，依托于广泛的调研与需求剖析，促进档案馆功能定位的不断细化，搭设严密、细致的管理制度体系，将数字化管理流程、数据安全系统等细则一一涉及在内^[3]。此外，在顶层设计过程中还应致力于管理权限的准确分配，确保处在不同岗位的管理人员可以有目标、有计划地践行好自身工作职责，并强化权限管控，避免出现数据泄露与滥用问题。同时，还要确保数字档案馆同其他各相关业务系统的有效对接，确保数字档案馆可以同院校其他业务系统（诸如教务、科研、人事等）保持良好的协同关系，实现信息的共享共用与互联互通^[4]。

（二）标准化管理与元数据建设

数字档案馆建设首先要将相应基础设施打牢，配备好各种前沿硬件技术设备与网络基础设施，比如说服务器、存储设备、网络设备等，确保数字档案可以有效且安全地存储与传输，见图1。将基础夯实之后，需着手设置元数据管理体系，明确具体的管理标准与政策（诸如数据采集与维护流程、元数据的使用与共享规范等），并一丝不苟地执行。致力于各类档案资料（诸如科研数据、学生档案等）的数字化，院校方面应配备专门的元数据管理团队，进一步细化团队职责与管理程序，确保所有元数据的高效管理与有效维护^[5]。基于院校实际需求选择适宜的数字档案管理系统，尤其要关注系统的元数据管理功能，可以实现对元数据的有效创建、循序管理与顺利检索，以此助推档案管理质量与效率的协同提升。完善数字档案的审计与监督机制，定期开展自查与督导工作，及时揪出并解决元数据建设与档案管理工作中出现的问题与不足，确保数字档案管理工作可以规范、有序、有效地推进。此外，为确保数字档案的安全性与保密性，在元数据建设与档案管理过程中，院校方面还应制定针对性的保密方案，落实好相应数据安全维护措施。综合运用加密、权限管理等手段，全方位保证数字档案的安全性与可控性，同时定期做好备份管理，尽可能地防范档案信息的外泄与丢失^[6]。需强调的是，数字档案馆的建设需要持之以恒地改进与优化，院校应积极收集各方面的反馈与建议，定期做好评估与审查工作，并以此促进建设方案的不断优化^[7]。

（三）服務与利用方式的创新

一是要打造专门的数字化档案平台，提供并优化在线档案查询与浏览功能，用户利用平台便可以实现对档案资源的远程访问、查询与应用。平台需设有简洁直观的用户界面，具备全面有效的搜索功能，如此，可以大大提高用户查询信息的便捷性与时效性，提升用户体验感^[8]。二是要积极引入智能化技术，依托于各种前沿智能化技术手段，诸如自然语言处理、机器学习等，开发并利用智能化的档案查询工具，见图2。使得广大用户仅使用一些简单的语言或指令，便可以获取到所需要的档案信息，免除不必要的人工干预，提高信息查询的准确性与有效性。三是要创新多元化服务方式，除去基本的档案展览与检索服务之外，数字档案馆还可以充分运用VC/VR技术搭设虚拟展厅、组织在线讲座、开展数字文化活动等，致力于档案利用方式的多元化。并整合运用人工智能、大数据分析等新型技术手段，不断优化数字档案智能化管理系统，促进档案检索、查询与分析的自动化与便捷性。四是要提供个性化服务，立足于用户的基本需求与行为数据分析，为他们提供针对性的档案资源推荐与定制化服务项目。以大数据分析技术为依托，全面了解不同用户的档案信息需求，为他们提供更具针对性的档案服务与更为个性化的利用方式。五是要健全协作共享机制，多多参与档案资源的共享与协作项目，保持同其他院校档案馆的密切协作，实现数字档案资源的共享、共用与共建，不断优化档案馆服务内容。同时，还要强化跨界合作，同各信息技术公司、文化创意企业等单位保持沟通，齐力探讨数字档案馆服务与利用方式的创新，引入更多的外部资源，致力于数字档案的高效利用与服务场景的多元扩充。

（四）紧抓数字化管理人才建设

一方面，要建立、健全岗位体系，摒弃以往“档案管理等同于库房管理”的固化观念，基于数字档案馆的建设需求、工作细节等就岗位体系加以优化设置，明确各岗位的具体职责与要求。依托于招聘、引进等途径，充分挖掘兼具基本档案管理素养与数字化技能的专业人才，通过开展公开招聘、配备中长期人才规划等方式，引入更多优质人才资源。还要进一步拓展人才来源渠道，院校方面应当深化同相关科研机构的协作，拓展数字化管理人才的来源渠道，也可以同企事业单位合作，吸引更多经验丰富的数字化管理人才。同时，优化福利待遇，为专业人才提供良好的工作环境，比如说公正的薪酬机制、优渥的福利待遇、广阔的发展空间等，激励他们以积极踊跃的态度投身于数字档案馆的建设工作中。另一方面，要紧抓内部管理，设置完善可行的内部人才培养规划，尽可能地创设更多同数字档案管理相关的教育与培训机会。以多措施着手强化现有档案管理人员的专业素养与管理技能，比如说可以开展定期性的内部培训活动、邀请专家来院校演讲或授课、组织管理人员外出参观学习等，皆是不错的可行手段。加大对团队建设的重视力度，形成融洽的团队氛围与良好的协作关系，增强管理团队的凝聚力与工作效率，可以定期召开专门的团队会议或者组织一些交流活动，推动员工之间的信息共享、经验交流与团队协作。总之，唯有配备一支职责意识强烈、专业素养扎实、技术技能先进的档案数字化管理人才队伍，方能确保相应建设事宜的循序落实，并为数字档案馆的发展与运营供以强力支撑。

结语

综上所述，近年来，伴随各种前沿技术手段的不断创新，高职院校数字档案馆建设工作也迎来了新的发展机遇期，同样也面临更多的发展挑战。就现状而言，服务与利用方式的固化、顶层设计与规划的不足、滞后于校园数字化建设、数字化管理人才的缺乏是当前高职院校数字档案馆建设存在的主要不足。大数据时代高职院校数字档案馆的建设工作应立足于对现存不足的深度剖析，从多方面着手、以多措施推进、多视角切入，综合考量技术设备、人才配备、机制标准等多元要素，将这些不足逐个击破。在实际执行中，应采取做好顶层设计与统筹规划、强化标准化管理与元数据建设、创新服务与利用方式、紧抓数字化管理人才建设等措施，致力于数字档案馆建设质量与效率的协同提升。

参考文献：

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[2]贺昕，高俊.高职院校档案信息化服务工作创新思考[J].武汉职业技术学院学报，2022（06）：40-45.

[3]谢俊英.高职院校档案事业高质量发展的实现路径——基于“双高计划”申报资料成功收集的启示[J].兰台世界，2022（05）：91-94.

[4]袁霞，高慧.高职院校数字档案馆建设的机遇与挑战——以武汉交通职业学院为例[J].办公室业务，2021（24）：183-184.

[5]吴晖.新形势下高职院校数字档案馆的建设探究[J].大众标准化，2020（13）：194-195.

[6]纪红，易仕雪.新形势下高职院校数字档案馆的建设及运用探索[J].现代商贸工业，2020（18）：49-50.

[7]魏晓琳.高职院校数字档案馆建设研究——以辽宁金融职业学院为例[J].兰台内外，2019（12）：39-40.

[8]娄翠英.数字化校园背景下高职院校档案管理模式构建[J].当代教育实践与教学研究，2019（04）：33-34.

（作者单位：湖北工业职业技术学院）

（责任编辑：豆瑞超）