信息化背景下人事档案管理发展路径研究

【摘要】信息化背景下，各行业管理工作开始寻求与信息技术的深度融合之路，以探索全新的管理模式，提升管理工作效率。受此影响，我国在2020年的档案法中新设置了“档案信息化”的内容，通过立法手段突出建设档案信息化的重要意义。所以，现代化的人事档案管理工作将信息化建设、流程化升级、数字化转型作为重要发展方向，通过构建强大且完善的信息档案管理系统来支持各类人事档案的管理活动，使其取得新发展面貌，以更规范、更高效、更安全的管理模式来应对复杂的信息运行环境。

【关键词】信息化背景|人事档案|管理|信息化系统|数字化

一、人事档案管理发展现状

受信息化发展与技术融合影响，人事档案管理信息化已成为目前发展人事档案管理工作的重大主题。从传统人工档案管理模式向信息化管理转变，其底层逻辑是人事部门统一组织，将现代信息技术应用于人事档案管理活动，对属于人事范畴的信息资源进行组织和管理，并加以应用，为人才信息基础工作服务。从微观层面来分析，如今人事档案信息化管理的转变体现在各个环节，仅从内容角度着眼，主要表现包括：

（一）人事部门及关联部门产生的纸质文件信息、电子化信息统一借助信息技术手段收集，包括企业人事办公中产生的电子公文，凭借数字化收集和处理构建基本的档案信息体系；（二）人事档案信息化整理。信息化时代，档案信息的生成包含了两个方面，一是主体在网络平台制作的档案电子文件，二是纸质人事档案以数字化手段进行转化，最终生成符合保存条件的电子档案；（三）建设人事档案数据库。在信息化环境深入运行的今天，人事档案管理机构逐步认识到设立数据库的重要意义，并围绕人事档案需求形成目录数据库、特色数据库等管理模块，不仅强化了人事档案管理的专业性；（4）人事档案的信息化存储。信息化背景下，人事档案由硬磁盘、特定网络空间来存储，即档案存储的载体向多元化转变。但这也增加了人事档案网络管理的安全风险，为有效应对信息环境中档案数据丢失或被盗取等问题，当前在档案信息存储管理中设定了备份制度。

二、信息化背景下人事档案管理发展的方向

（一）信息化

在信息化背景下，人事档案信息化建设成为必然发展方向，简单来说是借助网络信息技术来优化人事档案管理流程，全面提升管理效率和质量。通过信息化建设，人事档案中原本收集和归档的纸质文件转换或直接以电子文件形式存在，并且整理和使用都依靠网络系统来完成[1]。依据人事档案信息化管理的发展特征来看，其不仅对管理水平有较高要求，同时还要求专业的信息技术做保障，只有成熟完备的信息管理手段才能保证人事档案信息管理系统稳定运行，档案数据信息处于安全范畴[2]。

（二）流程化

我国人事档案管理工作长期沿用手工整理、纸质存储、人工归档等传统处理方式，档案信息使用效率低，人员沟通不畅，严重影响了人事档案管理的质量。为此，流程化为现代人事档案管理发展的方向之一。即针对人事档案的各项活动按照具体应用需求和目标搭建流程化管理标准，促使档案管理行为规范化、透明化、精细化，促使可靠性与效率性共存。

（三）数字化

人事档案管理数字化转型是信息化发展的升级，将高速扫描技术、数据库技术和云计算等时下先进的技术手段与人事档案管理的应用场景整合，使得档案全文信息、目录信息具备数字化特征。在2021年6月，《“十四五”全国档案事业发展规划》就我国档案管理活动进行了专项规划，充分体现出人事档案数字化转型升级的必要性[3]。数字化管理模式的发展则是顺应信息化社会对数字技术全面应用的现实选择，人事信息可以通过电子文件进行归档处理，多门类的档案按照标准分类，大幅提升了管理效率。

三、信息化背景下人事档案管理发展实践策略

（一）功能与技术整合为人事档案确立顶层发展计划

人事档案管理是系统化实践工程，其需要满足档案信息基本的收集、整理、归档以及利用等需求。但在信息化背景下，要促使人事档案在各个方面实现新跃升与新突破，需得将信息技术和档案管理职能结合，确立完善的顶层发展计划。其中转型升级的顺利要把握政策法规的指示，充分理解行业管理规定，确保人事档案信息化管理的发展有清晰依据。

（二）统筹协调助力人事档案管理向信息数字化转型

信息化和数字化是目前人事档案管理发展的主要方向，但实践过程存在多种困境，介于此，需要统筹协调，凝聚各方力量，吸收多种先进数字信息技术，为现代人事档案管理阵地建设提供必要支持。如从基础设施、支撑平台方面进行改进，向综合应用领域加深开发，并通过健全标准、运维和安全这三个纵向部分提供坚实保障，促使人事档案管理的环境和功能提优增质。

（三）结合现实应用场景逐步完善档案管理系统功能

信息化背景下，人事档案管理向数字化、信息化方向发展属于长期实施的系统工程，介于应用程序的不稳定，信息技术的不成熟等客观问题，在升级转化人事档案管理系统中，需得结合现实应用场景逐步完善功能，并针对管理中存在的难点探究出更有效的数字化管理方法，推动人事档案管理工作在现代化、标准化、精细化等方面迈入新台阶。从人事档案信息化管理的根本特征着手，实际解决的管理困境需特别重视三大要点：

第一，各领域的人事档案信息涉及面广，包括职员个人成长中的学历、考核、成就、履历等材料。信息化环境中需结合信息技术构建具备智能收集功能的档案管理信息网络，将属于人事档案标准范畴内的材料从被动收集转化为主动收集，通过网络系统及时补充、更新档案。同时，人事部门要创建适宜组织发展的数字档案管理系统，应用图像处理、文件扫描、大数据收集等技术，将传统的实体档案形式升级为数字文本和图像，经标准化审核，确保两者达到一致，原始档案安全且完整。

第二，人事档案管理中常面临归档标准差异较大的问题，以致很多信息存在差异，严重限制了管理效率和应用价值。工作人员需采用专业经验与相关审核工具严格判断档案材料的完备性、准确性和全面性，把控材料信息的“入口关”。同时，采用行业法规和组织管理制度划分归档标准，将原有的实体档案材料及时做数字化的处理，以实现数字和实体档案规范统一归档的标准。此外，对人事档案信息管理系统设置同步功能，确保数字化和实体档案能够动态更新，职员工作履历、职务变动等流动信息可以在档案中得到精准追踪[4]。

第三，依靠网络加密或权限技术对人事档案安全性强化管理。为满足信息化环境的应用要求，人事档案逐步构建了实体档案和数字档案两部分，而人事档案信息管理系统平台内部，需针对职责人员来设置应用权限，最大程度避免人事档案信息伪造、篡改等问题，使其在一系列应用场景中实现安全管理目标。

四、结语

人事档案管理在单位各大人事活动中扮演重要角色，在信息化背景下，寻求更现代化、更高水平的管理技术，升级档案管理流程成为当前面临的核心目标。数字信息技术可以支持构建人事档案管理信息系统，将各类档案管理事项和业务在线上做统一处理，其不仅能够提升管理工作效率，及时更新和应用档案信息，同时可以保障档案数据的安全性与服务的智能化。所以，流程化、信息化以及数字化将成为现代人事档案管理的主要发展方向。中国军转民

参考文献

[1]卜晶.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].兰台内外，2022（31）：19-21.

[2]秦芳彧，高传君.信息化背景下人事档案管理问题探析——基于生命周期理论视角[J].沈阳师范大学学报（社会科学版），2022，46（04）：80-86.

[3]刘晓宁.信息化背景下人事档案管理发展路径研究[J].黑龙江档案，2022（01）：93-95.

[4]刘玉红.信息化背景下人事档案管理创新思路探析[J].黑龙江档案，2018（03）：74.

【基金项目：2022年度高校哲学社会科学研究一般项目“新档案法背景下高校干部人事档案信息化管理路径研究”阶段性成果。（项目批准号：2022SJYB0566）；2023年度高校哲学社会科学研究一般项目“ 数字时代下高校干部人事档案信息化价值及优化路径研究”（项目编号：2023SJYB0549）】

（作者簡介：翟福贞，南京工业职业技术大学副研究馆员，硕士，研究方向为人事档案管理）