基于基地评估视角下住院医师规范化培训档案管理的研究

王谊雯

住院医师规范化培训（以下简称住培）是培养合格临床医师的必经途径，是加强卫生人才队伍建设、提高医疗卫生工作质量和水平的治本之策，是深化医药卫生体制改革和医学教育改革的重大举措[1]。住培基地是承担住培的医疗卫生机构，依据培训需求和基地标准进行认定，实行动态管理，原则上设在三级甲等医院，并结合当地医疗资源实际情况，将符合条件的其他三级医院和二级甲等医院作为补充，合理规划布局，区域内培训基地可协同协作，共同承担有关培训工作。芜湖市第二人民医院于2014年被评为国家首批住培基地，并根据国家卫健委《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》[2]（国卫科教发〔2013〕56号）以及安徽省卫健委《安徽省建立住院医师规范化培训制度的实施意见》[3]（卫科教秘〔2015〕183号）的文件精神一直致力于为各级医疗机构培养具有良好的职业道德、扎实的医学理论知识和临床技能，能独立、规范地承担本专业常见多发疾病诊疗工作的临床医师。成为培训基地的7年里，稳步完成各类系统性、规范化培训工作的同时，留存的住培档案也成了能够反映芜湖市第二人民医院作为培训基地所承载的住培管理活动和教学发展的历史。随着2020年达到全国基本建立住培制度，所有新进医疗岗位的本科及以上学历临床医师均接受住培的目标以来，国家级及省市级住培基地建设评估活动规范化、周期性开展，基地评估成了促进住培基地档案完善和发展的有效途径。如何借助基地在迎接评估中的档案资料来进一步思考基地培养中存在的问题，从而改进并提升培训效果，同时规范、专业地对住培基地档案进行管理，将做进一步阐述。

1 住培基地档案管理过程

1.1 住培基地档案建立的意义

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续、各项事业得以发展都离不开档案。同时，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[4-5]中提到关于档案工作的地位和作用，突出档案工作具有不可缺少的基础性地位，强调做好档案工作，是各地区各部门各单位的重要职责。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》[6]中指出，需要拓展档案资源的收集范围，加强国家重大发展战略和地方中心工作等重点领域档案收集工作，加大关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集工作。住培是加强临床医师队伍建设的一项重大基础工程、深化医改和临床医学教育改革的重大举措、是提高医疗水平和服务质量的治本之策和保障及改善民生的务实之举。芜湖市第二人民医院作为首批全国住培基地，做好住培基地档案建设也承载和反映了芜湖市第二人民医院、芜湖市、安徽省乃至全国医疗卫生教育事业发展的历史和前进步伐。住培不仅培训的是芜湖市第二人民医院医师，还有很大一部分的外单位学员、社会化学员和研究生，他们的培训档案也将成为后期单位招聘与人才考核需参考的重要准则，并将成为满足各界医疗机构利用需求的重要档案资源。

1.2 住培基地档案的特点

（1）涉及范围广。由于住培工作是一项复杂的系统工作，涉及芜湖市第二人民医院参与培训的13个专业基地和54个临床医技科室、负责住培工作的主管部门及相关辅助部门、协同培养单位、培训学员所在的委托单位及高校并轨模式下联合培养的院校机构。故基地培训所涉及的档案资料并不仅仅集中于本单位或本单位的某一部门，而均需涵盖以上科室、部门及院外机构。但往往住培档案却未纳入医院的综合档案管理中，分布分散，参与收集和整理档案资料的人员也从本单位专业的管理人员到兼职的医疗业务工作人员以及各类外单位人员不等[7]。（2）档案形式复杂多样。纸质档案是档案中数量最多、最常见与最传统的档案形式，也是最能承载历史厚重感与沧桑感的一种保存形式[8]。但住培的档案资料由于临床工作和医疗机构的特殊性，不仅涵盖各类如培训学员手写的轮转手册、阶段性纸质考核试卷、书写的病历等实体档案。近年来随着各省市住培系统开发应用的成熟化，系统内部的电子档案也逐渐成为记录培训过程的重要工具。同时，为实行360度评价而使用的问卷星等问卷调查系统也发挥了很大的作用。住培档案逐渐实现实体档案与虚拟档案的融合发展。（3）实践内容多于理论内容。学员在各个基地轮转期间除了参与小讲座之类的理论培训，形成理论培训档案以外，更多的培训内容主要集中于日常跟随带教师资所进行的临床操作，如教学查房、病例讨论、技能操作与考核等实践培训。实践培训的内容主要为观察学习带教师资所进行的管床、询问病史、查体、师资点评等步骤。实践操作留存的档案与理论培训档案又截然不同，更多的集中于学员参与培训的影像资料、师资对学员实践考核的打分表等。同时，由于专业基地培训项目的不同，所进行的实践操作和存储的档案内容又千差万别。（4）阶段性强。培训学员从进入基地开始的培训周期一般为3年，并会随延期等特殊情况延长。在此期间根据专业要求需轮转的科室为10～20个，并按照专业的轮转期限进入不同的轮转科室。因此在各个科室内会定期产生各类档案资料，如日考勤、每月的“住培手册”记录、每月轮转结束的出科考核、年底进行的年度考核等。以上资料完成的时间不一，但需要按阶段定期收集整理、留存及报送。

1.3 基地评估条款所涉及的住培档案内容

（1）基地招录档案。基地招录的档案含基地容量统计、上年度招收计划、各专业实际招收情况、住院医师花名册、近3年招收住院医师人员名册等。同时，能够反映基地基本条件的宣传材料、招生简章等也是基地招录档案中的重要组成部分。（2）培训过程档案。含基地管理人员岗位职责文件，教学小组的职责、带教指导、带教老师培训、带教质量督查及教学研究工作记录，培训过程档案中的入院宣教材料、入科材料、学员轮转手册、考勤记录、小讲座、病例讨论、出科考核、病历书写等原始材料，考核中的出科考核、年度考核、结业考核材料及各类督导材料的归档。（3）师资档案。在师资管理部分，要求培训基地能够提供有关导师遴选、培训、聘任、考核、激励和退出机制的文件材料，同时还有制定和落实师资培训的制度文件以及师资参加省级及以上培训的证书资料。专业基地的档案中需包含人事部门提供的师资统计表，包括姓名、年龄、毕业时间、毕业学校、学历、学位、专业技术职称及任职时间和工作年限，并加盖人事部门公章，原始的师资评价表和鉴定表。师资档案中需要涵盖以上师资培养及管理的全过程档案。（4）学员人事档案。学员人事档案作为单独的档案资料，内容也贯穿了部分评价指标。包括招录档案中的学历学位资料、培训过程档案中的轮转手册、激励制度中的奖惩获奖情况等。“并轨制”下的联合培养研究生除以上档案外还有与学校档案挂钩的学籍证明、毕业答辩资料、学位评定资料等。同时涉及个人执业能力的执业医师考试资料、单位人的执业变更资料也需一起纳入其中。（5）住培党支部档案。支部档案目前还未纳入评估指标中，但开展住培学员党组织生活是国家住培政策的明确要求，也为学员提供了良好的思想政治理论学习环境，使学员能够积极参加党员活动，做好政治关系的转接，在优良的政治环境中为基地的发展做出贡献。

2 从基地评估反思住培档案管理过程中的问题

2.1 机构不重视

几乎在所有的医疗机构中都存在档案管理意识淡薄、重业务轻档案的问题[9]。其中，对于培训基地而言，往往将培训的执行过程作为重中之重来狠抓，但执行后的档案管理却时常被轻视。在每轮的国家级或省级评估前夕常有发生突击整理各类文档资料，甚至师资与学员集体补材料的现象出现，检查前急于补充的住培档案材料，不能真实反映教学历史。且在评估反馈时时常能听到诸如文件材料缺失、缺真的问题。

2.2 管理人员非专业出身

医疗机构的档案专职人员通常集中在院部的人事部门及病案部门，以整个医院的人事档案与病历档案工作为主，并不涉及住培档案的管理工作。对于此类档案的整理留存均由教育部门及所涉及的专业基地和科室来完成。未受过档案专业培训的医务人员自身业务性不足，在进行档案管理时无法以专业的标准来执行操作，更多的是简单的材料收集和归档[10]。档案整理归档流程的不规范、不完善也给后期的查阅带来不便；所以，在评估时常会出现材料准备混乱、无目录追寻查找等问题。

2.3 档案分散缺乏整合

由于住培涉及范围广的特殊性，对于档案的管理同样存在着过于分散的问题。首先，参与机构的不同使档案存放的地点涵盖了培训基地的主管部门、专业基地、轮转科室、协同单位和联合培养的院校，跨越了部门及城市。其次，由于各个专业基地及管理部门评价指标的不同，留存的档案资料也不尽相同，存在差别。这在评价过程中经常会出现接受评估的基地辗转科室搜寻材料、管理部门往返运送材料的情况。

2.4 信息化能力不够

现代档案均已逐渐使用信息化手段来进行管理，但住培档案管理信息化目前还未被完全使用，或者说住培的档案管理工作还未能加入智慧医院和互联网+的整体举措当中，目前仍作为一项独立的工作在执行[11]。而住培信息管理系统的不成熟使管理的不确定性增加，如现行的信息系统与上级主管部门系统的信息对接不健全使信息存在随时消失的可能性，自行开发的信息系统网络安全系数较低和篡改概率大，易受合同到期或系统关闭等外界因素的影响，住培基地工作中的视频及音频档案缺乏管理路径。

3 关于强化、建立健全基地住培档案的思考

3.1 完善制度，加强机构重视程度

首先，机构的重视程度决定了档案活动开展的实际效果，作为大学附属教学医院，医、教、研的协同发展是医院向前迈进的根本。住培基地的档案作为教学档案的重要组成部分应与医疗机构的医疗档案与人事档案具有同等重要的地位，应取得同样的重视。其次，完善制度的革新，对住培档案实行院内统一的管理准则和应用标准。如专门设置符合储藏条件的住培或教学档案室、运用院内统一的归档标准来管理档案收集工作、完善借阅程序，规范档案存取。

3.2 以评促建，优化基地档案内容

评估结果往往反映了基地建设的情况和带教质量，从评估结果中也能发现日常管理中的漏洞，从而以评估来带动管理，推动基地发展。除了国家级、省市级的定期评估外，也应坚持组织院内的评估，以主管部门牵头组织或采取专业基地互评的形式来发现问题，优化改进。如在评估中反复出现的轮转手册内容缺项、各类培训缺少影像档案、教学记录本的不完整、评分表未打分等情况，将出现的问题以档案形式留存，并在下一阶段的评估中针对现有问题进行整改，管理者可通过评估档案发现阶段性的管理成果。

3.3 宣传培训，提高档案人员素养

医疗机构档案专职人员本身较少，而基地档案的管理更依赖于教育管理部门的管理者、各个临床科室的医生、协同基地的管理人员等，面对管理者的兼职身份，专业知识培训的缺乏等问题，要提高对基地主任、基地秘书、医教干事等直接从事基地档案整理人员的宣传，提升对于档案的重视程度，将档案工作纳入住培基地人员的管理职责中。定期组织有关档案理论和实务的培训，并加强部门档案与医院专职档案管理人员的协同培训，扩大与协同基地与高等院校间的交流，吸收适用的档案管理经验，提升专业能力，助力住培工作，真正使档案人员逐渐从排尾兵走向排头兵。

3.4 信息联动，推进档案数字技术

新一代信息技术的广泛应用以及档案知识的迭代更新，以计算机和互联网为主的信息发展把档案带进了电子时代，起到信息支持的作用[12]。所以，档案数字化在一段时间内成为档案收藏单位的重要工作。这就要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。要在完善住培系统的基础上加强平台建设、平台联动，在芜湖市第二人民医院已使用的“24小时医学频道”“医视界”“问卷星”等网站与平台中推进建立和其他组织与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统，保证各类资料存储的电子化和稳定性，加大投入，开拓数字化住培档案建设。除存储传统的纸质档案外，还可存储视频及音频档案，在今后的管理中实现纸质档案与电子档案的分类并行与智慧管理[13]。

3.5 科学整合，开拓档案利用方式

科学整合住培基地、培养单位及院校的档案，除了有利于各类住培评估以外，按届形成完备的档案资料，保证每一届档案的完整性和成套性也可使基地在留存学员档案的基础上编辑年鉴校友录，并对在发生突发公共事件中有优异表现的人员或事件给予特殊记录[14]。住培期间的档案资料也可在学员结业后成为社会化学员入职的重要参考，以及单位学员和院校联合培养学员的档案年度评价参考。

综上所述，档案工作无论在哪个领域都是首先注重为中心工作，为大局服务的。而随着时代的发展，档案的作用范围也越来越大，从以往作为专门查找、管理工作的档案，开始为下一项工作开路，既是前一项工作的末端也是后一项工作的开端，住培档案工作应随着住培基地评估的开展逐渐从传统意义上的末端性工作变为先行性工作，进入并影响领导决策、管理，真正地为医疗卫生人才培养服务，对经济社会发展作贡献。