银行档案数字化服务外包项目质量与安全管控策略探析

陈之丽

摘 要：档案数字化服务外包逐渐成为银行常见的档案工作模式。文章主要从强化组织推进、规范项目管理、落实档案标准规范、突出安全保密、加强项目团队建设等方面，着重对银行档案数字化外包项目质量与安全管控展开阐述，并提出可操作的工作策略。

关键词：档案数字化；外包项目；质量与安全

中图分类号：G271文献标识码：Ａ

在数字经济背景下，随着数字金融、科技金融深入发展，银行实现数字化转型推动高质量发展、提升核心竞争力的愿景日渐迫切。银行档案具有资产、证据、责任、信息、存史等价值，推进档案信息化，充分挖掘档案价值，对银行数字化转型升级具有重要意义。银行档案记载的信息涉及大量工作秘密、商业秘密、客户隐私信息，对档案数字化的质量与安全管理要求特别严格。同时，从资源合理配置、成本有效控制、提高工作效率等方面考虑，银行往往会选择将档案数字化工作外包给档案服务机构。在此情况下，如何管控档案数字化外包项目质量，确保档案实体和档案信息安全，是银行在项目实施中应该把握的核心问题。本文基于银行视角，以纸质档案数字化服务外包为例，分析外包项目中的突出质量问题、安全风险及其成因，并提出了项目质量和安全管控策略。

一、银行档案数字化服务外包项目质量与安全的突出问题及其成因

1.质量与安全问题分析

一是项目不能按期交付。数字化工作不能按质按量完成，造成项目延期，增加项目管理成本和安全隐患；二是数字化成果质量不达标。档案数字化副本图像处理、数据库命名、图像挂接、目录著录等不符合标准规范；三是档案实体遭受损害。档案实体在出入库、拆装钉、扫描等作业过程中遭到损伤甚至丢失；四是档案信息被泄露。档案数字化使档案信息高度集中，容易被窃取、转移和泄露，是档案数字化外包项目管控难度最大、造成损害最为严重的安全隐患。

2.影响项目质量问题成因分析

一是银行对项目的组织管理不到位。银行未能在项目前期展开充分评估、筹备，在项目实施过程中未能充分参与项目全程管理，导致项目整体质量较低，易发生安全风险；二是缺乏档案管理专业人才。银行招聘更注重经济金融、会计、审计以及科技等方面的人才，对档案专业类人才储备不足。同时，基于岗位轮换制度要求，档案岗人员流动大，难以培养精通业务的档案工作人员，给项目规划、管理等工作开展带来不利影响；三是档案服务外包公司甄选难度大。市场上档案服务外包公司良莠不齐，公司资质没有统一标准，有些公司甚至在拿到项目后临时凑队实施项目工作，工作人员流动大，因不掌握档案数字化标准规范相关要求、不熟悉业务操作等原因，导致工作差错率高、项目整体质量差；四是第三方监理机制缺失。银行未能根据项目实际需要，引入专业的档案服务外包监理公司对项目实施全程监管，项目监督管理缺乏力度和经验；五是管理制度不健全，执行不严格。尽管档案主管部门制定了一系列档案数字化和档案外包服务工作规范，但在项目实施过程中各个环节需要配套相应制度来规范作业行为，在制度不健全以及执行不严格的情形下，易造成管理漏洞和行为失控；六是质量检查和项目验收不严格。在项目推进过程中存在质量检查流于形式、项目验收走过场的现象，未能及时发现和整改存在的质量、安全问题。

二、银行档案数字化服务外包质量与安全管控实施策略

１.加强项目组织与管理，统筹推进落实

一是提高政治站位。统一思想，提高认识，把档案安全与国家安全、行业安全、单位安全、业务安全和生产安全统一起来，增强安全意识，压实安全责任；二是强化组织推进。银行应成立档案数字化服务外包项目专项工作领导小组，单位分管领导牵头，档案管理部门、档案资产部门、科技部门和保障部门协调配合，共同推进项目统筹规划、组织实施、协调管理等；三是制定工作方案。制定科学的项目实施方案，确定档案数字化服务外包范围、项目目标、项目成本、人员安排、责任分工、进度安排、完成时限、安全管理等，有计划、有组织、有步骤地推进各项工作；四是加强资源保障。加强财力、物力、人力保障，在经费上给予支持，配备专职管理人员、项目管理场所、数字化工作场所、设备设施及相关用品用具配套等，优化档案信息管理系统，拒绝使用外包服务商自带的设备设施和系统；五是健全管理制度。应制定包含服务外包项目管理规范及档案数字化岗位、人员、场地、设备设施、数据、档案以及保密等方面的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障数字化成果质量和档案安全。

2.坚持档案数字化服务外包原则，依法依规实施

银行档案数字化服务外包项目实施应遵循以下原则：（1）合法合规原则。外包项目必须在档案法、保密法、服务外包规范、档案数字化规范及有关档案管理制度、保密制度等法律法规制度的框架下实施。（2）前期规划原则。做好项目前期筹划准备工作，健全相应管理制度，保障人员、场所、设备设施及应用系统等资源到位，完成数字化档案材料的完整收集和规范整理，能夠数量明确地与档案服务外包公司做好交接。（3）可管可控原则。金融机构需要履行主体责任，发挥项目推进主导角色的作用，对档案数字化服务外包项目实施全程管理、动态管理，对项目质量和安全实施控制、检查和监督。（4）安全保密原则。严格执行档案安全管理制度，坚持预防为主、全程监控，避免发生因外包项目造成的档案损毁、丢失或泄露信息等安全事件。

3.规范项目外包管理，确保工作有序开展

（1）规范档案服务外包项目采购。一是准确评估外包项目的工作范围、工作总量、费用预算、项目期限等。二是严格评选外包公司，明确外包公司资质，加强外包公司背景调查，将公司性质、股东组成、资金来源（构成）、注册资金、公司规模、实施案例、档案专业资质、保密资质、公司信誉、工作团队（以缴纳五险一金人员总数为准）等方面作为主要评选因素，严格审查、评估外包公司的相关资质和服务能力。三是加强档案服务外包合同管理，明确责任和义务，签订保密协议或保密承诺书。

（2）实施第三方监理机制。根据项目体量、项目周期、工作集中度等实际情况，采购第三方监理机构实施项目全程监理，实施质量控制、进度控制、安全控制等，协调处理银行和外包服务商的关系，弥补银行对项目监督管理经验的不足，提高项目推进效率和质量。

（3）加强外包服务过程管理。银行指定专人专岗参与外包项目实施全程监督管理，并安排专人负责作业过程档案出入库、质量检查、数据挂接、项目验收等环节工作。作业过程所使用的业务系统或档案管理系统操作由本行人员负责，避免外包人员操作。

（4）加强项目验收。为确保档案服务外包项目达到预期目标，实行日常抽检、阶段验收和结项验收相结合的验收方式。项目验收应以有关档案标准规范和招投标文件、合同、服务方案等为验收依据，从工作责任和管理制度落实情况、场所设备设施使用情况、人员管理情况、项目实施质量、合同履行情况等方面展开验收，具体对数字化结果、目录数字、元数据、数据挂接、工作文件和存储载体等质量指标验收。

（5）做好外包服务项目文件材料归档。对项目前、中、后过程中形成的文件材料收集整理，包括立项材料、采招材料、项目合同、项目方案、项目管理及项目验收等环节材料，数字化过程中产生的档案出入库登记表、审批材料、档案交接、工作处理单、检查台账、成果移交清单、人员及场所管理材料等实时收集并分类存放，项目完成后整理归档，以满足项目审计、专项工作检查、项目后评价和责任追溯等工作查阅。

4.加强档案数字化标准规范落实，保障数字档案资源质量

档案数字化是一项专业性强、工作程序精细且繁杂的工作，尤其是银行档案一般以案卷的形式展开组卷整理，如柜面业务会计档案、信贷业务档案等，业务属性明显，卷内文件多且关联紧密，组卷规则严谨，档案数字化难度更高，严格落实工作标准规范是项目质量控制的根本保证。

（1）加强实体档案整理规范。实体档案应按照相应档案门类整理规范展开收集、整理、组卷、分类、排序、编号及著录等，档案应齐全完整，并建立规范目录数据库，数字化过程能够依序开展各環节工作。

（2）严格落实数字化技术规范。按照纸质档案数字化规范，加强数字化技术支持，在相关业务系统、档案管理系统和扫描设备中配置各类数字档案技术参数及文件格式，扫描色彩模式、扫描分辨率、文件存储格式、图像命名以及图像处理等技术应符合标准规范，数据库命名应对照被数字化档案的分类规则命名，以档号、标识数据挂接，并在数字化过程中采集相关元数据等。

（3）加强项目流程规范化。一是项目实施流程规范。项目规划、立项、采购、实施及验收各个环节应按照法规制度、内部管理要求实施；二是数字化流程规范。档案数字化工作流程包括档案清点出库、交接、拆件、修整、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、档案装订、回库等十多个环节，工作先后次序应安排科学、合理，环环相扣，闭环管理。

5.加强安全保密管理，确保档案实体和信息安全

（1）强化责任落实。档案安全保密包括档案实体安全、数字化副本安全和档案信息保密，银行应明确自身与外包公司的工作边界和职责边界，制定安全保密工作制度，将档案安全保密责任列入银行与外包公司责任，并签订保密协议，约定外包商应具备的保密资质和项目保密事项范围、安全保密管理措施以及安全保密责任和违约责任等。

（2）强化作业人员管理。一是开展外包服务进驻作业人员社会背景调查，包括个人基本情况、工作履历、社会关系、奖惩、违法违纪等情况，并做好入驻后人员动态监督管理；二是要求作业人员签订安全保密承诺书，承诺书应包括自愿遵守的法律法规和制度、自愿履行的禁止作业行为、自愿承担的违约责任等；三是开展保密教育提醒。对作业人员开展有针对性的保密教育和常态化保密提醒，增强其保密意识和法纪意识；四是加强作业人员纪律管理。严格出入工作场所纪律、作业过程纪律、作业中场休息和8小时外等时间段管理，落实工作场所出入登记、物品存放、工间休憩安排及在工作场所张贴纪律要求等措施，加强纪律约束。

（3）加强安全保密制度落实。一是严格执行涉密信息载体管理制度，履行涉密载体扫描复制审批制度。项目实施前应落实本机构档案员清点鉴定档案实体，将不允许数字化的涉密档案提取另存，待项目完成后再归位存放；二是落实计算机信息系统和信息设备设施安全保密管理制度，对相关设备设施粘贴保密提醒标识，对计算机信息设备的存储USB接口、光驱等实行禁用措施；三是加强作业场所保密管理。比如外包服务工作场所不应配备打印、复印、扫描智能复合机，作业人员不得携带智能手机、手表、平板电脑等电子设备和U盘、移动硬盘、光盘等移动存储介质入内，用于数据备份的存储设备由银行人员保管，上柜存放并建立使用登记等。

（4）强化作业过程监督检查。一是加强档案出入库清点、交接环节的监督检查，确保账实相符；二是做好作业过程实体档案完整及完好性检查，如实体档案拆装钉、扫描或整理过程是否有损毁、掉页、涂改等情况；三是做好档案数字化副本存储和备份检查，做好数字化副本存储和查阅权限控制，加强数字化副本备份介质管理等；四是加强工作场所和设备设施检查，工作场所消防、安防、用电等设备设施是否正常，计算机及信息系统、扫描仪、复印机、打印机等设备是否正常运行；五是建立报告制度。有安全或泄密隐患等问题，应在规定时限内向项目领导小组或应急部门报告，及时排查风险隐患，确保档案实体和档案信息安全。

6.加强项目团队建设，提升项目质量和水平

在项目实施中，工作团队的整体素质对项目的质量与安全具有决定性的影响。项目团队至少包括项目管理经理、银行档案工作人员、外包人员等三类人员。项目管理经理应具备丰富的项目管理知识、档案知识和较强的组织沟通协调能力；银行档案工作人员应该熟悉档案法、保密法，掌握档案管理制度、整理规范和数字化规范，熟悉本机构档案分类、整理规范和库藏档案情况，甚至应具备一定的项目管理知识，具有较强的沟通协调和汇报能力等；外包人员应具备一定的保密意识、保密常识和档案基础知识，能够熟练掌握数字化工作环节的操作。根据数字化外包项目的不同岗位要求，银行应在档案服务外包项目实施前和实施过程中，通过开展组织项目管理、档案制度和标准规范、保密教育等理论知识培训，开展知识测试、数字化操作技能练兵活动，组织实地参观学习和考察交流，营造项目团队在干中学、学中干的浓厚氛围，使团队熟悉项目管理、工作流程、质量标准、安全保密，从根本上保证项目的质量和安全。

三、结语

总之，针对银行档案数字化服务外包项目质量与安全的突出问题，必须加强项目组织与管理，统筹推进落实。坚持档案数字化服务外包原则，依法依规实施。规范项目外包管理，确保工作有序开展。加强档案数字化标准规范落实，保障数字档案资源质量。加强安全保密管理，确保档案实体和信息安全。加强项目团队建设，提升项目质量和水平。

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作者单位：广西农村商业联合银行股份有限公司