电子档案在未来数字化社会中的角色与潜力探析

闫婧

摘要：档案数字化建设是档案建设体系中最基础性的工作内容之一，特别是在数字化时代背景下，电子档案建设、档案数字化建设成为档案建设发展的新方向和新趋势。并且，电子档案的开发和应用对于数字社会的建设发展产生了巨大影响。鉴于此，文章系统分析了电子档案在未来数字化社会建设中的角色定位和发展潜力，还对电子档案在未来数字化社会建设中的应用建议展开探究，力求能基于数字化社会建设趋势，准确定位电子档案的价值，为电子档案建设提供相应的参考。

关键词：电子档案；数字社会；角色；潜力

中图分类号：G276文献标识码：A

随着科学技术的发展和数字技术在各行各业的广泛应用，数字化社会的建设逐渐引发高度重视，而在数字化社会的建设中，电子档案资源是比较重要的组成部分，促进电子档案资源的有效开发和应用能够支持数字化社会的建设和发展。在20世纪的发展历程中，我国高度重视档案数字化建设，并取得了显著的成效。在国家档案局发布的《中国档案事业发展报告（2022）》中，综合分析了“十三五”时期的档案事业发展情况，进一步强调了在数字化社会建设背景下档案建设的重要性。在中国产业发展研究网所发布的《中国电子文档管理系统产业研究报告》中，也预测分析了电子档案的产业格局，并展望产业发展环境，提出了在数字化社会建设中，电子档案扮演着重要的角色，具有良好的发展潜力。因此，新时期要准确定位电子档案的价值，积极探索电子档案发展规划的建议，确保在数字化社会建设中能够彰显电子档案的价值，全面提升档案数字化建设发展成效。

一、电子档案在未来数字化社会中的角色

1.是信息存储与管理的基石

电子档案以其高效、便捷的特性，正在成为数字化社会中信息存储与管理的基石。传统的纸质档案受限于物理空间，存储密度低且管理成本高。而电子档案则彻底打破了这些限制，在开发和应用电子档案的基础上，可以将大量的数据信息轻松存储在硬盘、云端等数字媒介中，不仅能够节省大量的物理空间，还能降低管理成本，更为重要的是，电子档案具有极高的可复制性和可分享性，在开发和应用电子档案的基础上，通过档案信息共享，能够使档案信息的传播和共享变得前所未有的便捷，为未来数字化社会信息存储和管理工作的开展奠定基础。

2.是推动数字化转型的关键力量

电子档案是企业和机构数字化转型的重要组成部分，只有推动档案管理数字化、电子化转型，才能为企业和机构全面加快数字化转型提供良好的支撑，保障综合转型效率和效果。随着大数据、人工智能等技术的不断发展，电子档案不再仅仅是静态的信息存储，还成为数据分析、决策支持等高级功能的基础。在电子档案管理工作中，企业和相关机构积极对电子档案中的数据展开挖掘和分析，在档案管理和档案数据信息分析的基础上，更加精准地了解市场需求、优化业务流程，从而在激烈的市场竞争中占据优势，获得长效稳定的发展，逐步在数字化转型中形成竞争优势。

3.是保障信息安全的重要屏障

在数字化社会，信息安全问题日益突出，如何维护信息安全成为影响数字化建设的重要因素。电子档案作为信息的重要载体，其安全性直接关系整个信息系统，可以说电子档案在信息安全保障方面扮演着至关重要的角色。在电子档案管理工作中，档案管理部门引入加密技术、访问控制等手段，能够有效保护电子档案免受未经授权的访问和被篡改。同时，还能在档案安全管理工作中建构定期的备份和恢复机制，确保在发生意外情况时电子档案能够迅速恢复，最大程度地减少损失。

4.是促进文化传承与创新的平台

电子档案不仅是信息的载体，还是文化的传承和创新载体，在数字社会建设中，档案管理部门积极探索电子档案的创新开发和应用，将珍贵的历史文献、艺术作品等转化为电子档案，并借助数字化的形式更加便捷地对其展开保存、研究和传播，不仅支持了人类的文化遗产保护和传承工作的开展，还能为文化创新提供丰富的素材和灵感。例如，在数字化社会建设中，艺术家可以利用电子档案中的历史图像展开再创作，通过分析电子档案中的数据来揭示历史发展的新规律。可见在数字化社会建设中，电子档案的创新开发和应用能形成文化传承和创新的效果，在此过程中，电子档案本身也成为文化传承和创新开发的重要平台，档案的创新应用，对数字化社会文化建设产生积极的影响。

二、电子档案在未来数字化社会中的发展潜力

1.电子档案从业人员数量增多

电子档案在未来数字化社会中的应用需要高素质人才的支持，只有具备高素质的人才队伍，才能支撑未来数字化建设中电子档案的全面开发和创新应用。结合当前我国电子档案数字化建设的基本情况看，从中研普华的数据中能看出，我国电子档案从业人员2020年为1.75万人，2021年已经增长到1.82万人，到2022年，人才数量进一步提高，已经突破1.9万人（如图1）。并且，当前电子档案从业人员还将保持良好的上升趋势。因此，从从业人员看，在未来数字化社会的建设中，電子档案必然还会保持良好的发展趋势，在多领域实现广泛应用，为开展数字化社会建设工作提供良好的支持。

2.电子档案市场规模不断壮大

目前，电子档案的市场规模不断拓展，对电子档案在未来应用产生了相应的影响，为其在数字化社会中的开发和应用提供了良好的市场支撑。随着我国数字技术的发展和数字经济发展体系逐渐加快，我国电子档案市场规模也表现出逐渐拓展的趋势。2020年，我国档案数字化建设的市场规模已经达到60.03亿元，而在2022年档案数字化的市场规模进一步扩大，已经发展到72.64亿元（如图2），在未来数字化社会的建设中，电子档案具有良好的发展潜力，为数字化社会的发展建设提供强有力的支持。此外，结合中研普华对档案数字化市场规模的预测数据看，到2023年预计档案数字化的市场规模会发展到82.08亿元，甚至在2028年市场规模将增加到165.09亿元，年均增长率能达到14%，在一定程度上说明电子档案在未来数字化社会建设中具有良好的发展潜力。

三、电子档案在未来数字化社会中的创新应用建议

1.依托智能技术构建智能化档案管理与检索系统

在数字化社会中，信息的产生速度远超过人类的处理能力。因此，要想提高电子档案的建设效果，在数字化建设中彰显电子档案的实践应用价值，应该尝试依托智能技术构建智能化档案管理与检索系统，以先进的系统支撑电子档案资源的开发和共享应用，保障电子档案的综合管理效果。在档案管理和检索系统建设改革中，系统应自动对海量的电子档案展开分类、整理，并借助智能算法在系统中对档案内容展开深度挖掘，为用户提供更加精准、个性化的信息服务。在依托智能技术对智能化档案管理与检索系统的开发和应用过程中，应重视系统的数据处理能力和自我学习能力开发，并在系统运行中有意识地引入自然语言处理、图像识别等技术，确保系统能够自动识别档案中的文字、图片等信息，并根据其内容展开自动分类和标签化，并在系统的支持下根据用户的使用习惯和反馈，不断优化其算法，提高档案管理的效率和准确性。此外，基于智能化检索技术的应用，还能分析用户的查询情况，并根据查询内容在海量档案中快速找到相关信息，根据用户的查询历史和偏好，为其推荐相关的档案信息，进一步提高信息检索的效率和用户体验，保障电子档案管理和检索工作的智能化开展，真正为档案资源的创新开发应用奠定基础。

2.借助云计算、物联网技术构建跨平台档案整合共享机制

在数字化社会中，信息孤岛现象日益严重，不同平台、不同系统之间的信息难以互通有无。为了能有效应对信息孤岛问题，在电子档案开发和应用环节，档案管理部门应借助云计算和物联网技术构建跨平台档案整合共享机制。一方面，应探索云计算技术的开发，基于云计算技术为电子档案管理提供相应的存储和计算服务，确保实现档案数据的集中存储和统一管理。在此过程中，应将云计算平台引入电子档案管理中，创新档案管理服务体系，使用户能够通过应用平台随时随地访问相关的电子档案，无须担心数据丢失或损坏的问题。同时，在云平台上还应提供丰富的应用接口和开发工具，支持第三方开发者开发各种档案管理应用，进一步丰富电子档案的应用场景。另外，还应促进物联网技术的应用，打造跨平台档案共享体系，即在物联网技术的支持下，数字化社会的档案管理部门应将电子档案与物联网设备设施相关联，使用户能通过手机、平板等设备随时查看和管理电子档案，并借助物联网技术实施对电子档案的实体化管理，将电子档案与实体档案关联，方便用户线上线下的一体化管理。在统一共享模式的支撑下，不断整合不同系统、不同平台的电子档案资源，实现档案数据的跨平台共享，并借助平台的支持，提供统一的用户认证和权限管理机制，确保用户能够安全、便捷地访问共享档案资源，进而在数字化社会显著提高档案资源的利用率，促进不同部门、不同机构之间的信息共享和协作，为电子档案资源的高效化应用奠定基础。

3.应用数据可视化技术创新交互式展示模式

在数字化社会中，信息的展示方式对于用户获取和理解信息至关重要，为了能显著提高电子档案的应用效率和综合效果，可以尝试在电子档案开发和管理工作中引入数据可视化技术，构建交互式的展示模式，全面助力电子档案资源的多维开发和展示型应用，提升档案资源的应用价值。在电子档案管理工作中，数据可视化技术的应用能够将抽象的数据转化为直观的图形、图像和动态交互界面，帮助用户更好地理解数据的内在关系和规律，展示档案内容的结构、关联和演变过程，使用户能够以更加直观的方式获取和理解档案信息。比如，档案管理部门在应用数字化技术的基础上，利用时间线图展示档案的历史变迁，利用关联图展示档案之间的内在联系，利用三维模型展示档案的实体形态等。因此，为了能够构建电子档案交互式展示模式，应该重视数据可视化技术的开发，并在引入数据可视化技术的基础上，引入交互式元素，如拖拽、缩放、旋转、筛选等，让用户在观看数据可视化档案内容的同时，能够根据自己的需求和兴趣自由探索档案内容，获得更加个性化的信息体验。同时，在开发交互式展示体系的过程中，发挥数据可视化技术的优势，电子档案部门还应支持用户与档案内容实时互动，如在线批注、讨论和分享等，促进用户之间的交流与合作，为电子档案的多元应用助力，切实提升电子档案管理和应用的综合效果。

4.應用区块链技术提高档案数据的安全保障

在数字化社会中，数据安全是电子档案管理的核心问题之一。传统的档案管理方式存在着数据丢失、被泄露、篡改等风险，难以确保档案的真实性和完整性。而区块链技术作为一种新兴的分布式账本技术，具有去中心化、不可篡改和可追溯等特点，为电子档案数据安全提供了新的解决方案。因此，在数字化社会建设中，为了充分发挥电子档案的价值，应探索区块链技术的开发和应用，为档案数据安全工作提供坚实的保障。一方面，可以发挥区块链技术的去中心化特点，改变电子档案数据管理工作模式，使档案数据不再依赖于单一的存储节点，而是分布在多个节点上共同维护，有效防止数据因单点故障而丢失或损坏；另一方面，应该重点对区块链技术的不可篡改功能展开开发和应用，增强电子档案数据的真实性和完整性，确保电子档案数据一旦被写入区块链，就无法被随意篡改或删除，从而保证了档案的历史记录和法律效力。并且，在发现篡改意向后，能基于区块链技术中的可追溯性特征，对电子档案数据展开全程跟踪和审计，追溯档案数据的来源、流转和使用情况，确保数据的合法性和合规性，为电子档案安全保障工作的开展奠定基础。

四、结语

综上所述，电子档案在未来数字化社会中的创新应用需要依托智能技术、云计算、物联网技术、数据可视化技术和区块链技术等先进技术手段，构建智能化档案管理与检索系统、跨平台档案整合共享机制、交互式展示模式以及提高安全保障等措施。因此，基于未来数字化社会的建设发展需求，电子档案部门在推进档案建设和创新应用的过程中，可以由此制定相应的措施，构建全新的档案建设和开发工作体系，助力档案数字化建设的稳定落实，真正使电子档案为数字化社会建设发展服务。

参考文献：

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作者单位：黑龙江省大庆市大庆油田档案馆