浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势

摘要：档案管理信息化作为一种重要的管理手段，已经成为现代档案管理工作的必然趋势。随着信息技术的不断发展和应用，档案管理也在逐步向着数字化、智能化方向发展。档案局作为档案管理的主要机构，在推动档案管理信息化方面发挥着重要作用。基于此，文章对档案管理信息化在档案管理中的发展趋势展开分析，以明确其在档案管理工作中的作用和意义。

关键词：档案管理信息化；档案管理；智能化发展

中图分类号：G270.7文献标识码：A

当前，我国正处于经济社会转型的重要阶段，各行各业都面临新的发展机遇。作为国家信息资源的重要组成部分，档案资源的规范化管理与利用显得尤为重要。近年来，随着云计算、大数据以及人工智能等新兴信息技术在档案领域的应用，档案管理模式正在发生重大变革，档案管理信息化建设取得了长足进步，为推进档案共享利用提供了有力支撐。

一、档案管理信息化应遵循的原则

1.系统性原则

档案管理信息化应遵循系统性原则，是指在开展档案管理信息化建设过程中，要从整体上考虑档案管理业务的信息化需求，采取系统分析和系统规划的方式，科学设置信息化系统结构，以实现档案管理各业务环节的有机衔接。一是档案管理业务过程信息化。在信息系统设计中要充分考虑整个生命周期的管理流程，如档案的制作、接收、登记、分类、编研、保存和利用提供等关键环节，通过信息技术手段实现各业务环节的衔接与配合；二是实现档案资源信息集成共享。档案管理业务涉及大量的档案信息资源，这些档案信息要通过信息系统集中整合，形成联网化的档案信息资源库，并实现档案信息的多方共享访问与利用，提高信息资源利用效率；三是构建统一的信息交换平台。档案管理作为一个相对独立的系统，需要通过统一的信息交换平台与其他相关管理系统，如公文管理系统、数据分析系统等实行信息交互，实现档案信息的导入导出和业务衔接。

2.安全性原则

档案管理信息化必须注重安全性，确保档案信息的机密性、完整性和可靠性。在信息系统设计阶段，应当采取一系列措施来保障档案信息的安全，如建立严格的权限管理机制，确保只有经过授权的用户才能够访问敏感信息。加强数据加密技术的应用，防止数据被泄露和篡改。建立健全备份和恢复机制，保障档案信息的持续可用性等。此外，还需要建立健全安全管理制度和安全培训机制，增强全体工作人员的安全意识和技能水平，从而构建一个安全可靠的档案管理信息化系统。

3.实用性原则

实用性原则是指在档案管理信息化过程中，应注重档案管理工作的实际应用价值，确保档案信息能够满足用户的需求，并为社会经济发展和文化建设提供有力支撑。首先，档案管理部门应建立健全档案信息服务体系，提供及时、准确、便捷的档案信息查询和利用服务；其次，积极开展档案信息推广和宣传工作，提高公众对档案信息的认知和利用率；最后，加强档案信息资源的开放共享，促进跨部门、跨地区档案信息资源的整合和共享，推动档案信息化工作向深度发展。

二、档案管理信息化的方略

1.技术平台建设

在档案管理信息化中，技术平台建设扮演着重要角色，为档案管理系统的顺利运行提供坚实基础，促进了档案资源的数字化、智能化管理。在技术平台建设方面，需要从硬件设备设施和软件系统两个方面综合考虑。

在硬件设备设施方面，需要投入必要的硬件设备设施，以确保档案管理信息化系统的稳定运行和高效管理。高性能服务器是构建信息化档案管理系统的核心，它承担着存储档案数据、处理用户请求等重要任务。为了应对不断增长的档案数据量，需要选择具备大容量存储能力和高性能计算能力的服务器，以满足系统的持续运行和高效处理需求。此外，还需要考虑数据备份和灾备机制，确保档案数据的安全性和可靠性。通过建立定期备份和灾备方案，可以有效应对硬件故障、数据丢失等意外情况，最大程度地保障档案数据的完整性和可用性。

在软件系统方面，需要开发适应档案管理需求的软件系统，实现档案的采集、存储、检索以及利用等功能。首先，需要设计并开发档案数字化管理系统，实现对纸质档案的数字化采集和管理。通过建立数字化档案库、引入扫描设备，可以将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储和管理；其次，需要建立档案检索系统，实现对档案信息的快速检索和查询。通过设计用户友好的检索界面和建立高效的检索算法，可以实现对档案信息的全文检索和精确检索，提高档案检索的效率和准确率；最后，还需要开发档案利用系统，为用户提供便捷的档案查询和服务。通过建立在线查询平台和开放式API接口，可以实现跨部门、跨地区的档案资源共享和互联互通，满足用户多样化的查询需求。

2.数据资源整合

在档案管理信息化中，数据资源整合涉及对各类档案数据的统一管理和利用，从而实现档案资源的价值。第一，数据标准化是数据资源整合的基础。在档案管理信息化过程中，各部门和地区往往存在着不同的档案数据标准和格式，导致数据之间的不兼容和信息孤岛的形成。为了实现数据的有效整合和共享，需要制定统一的档案数据标准，明确数据的格式、内容以及编码等规范，确保不同来源的数据可以展开有效对接和整合。例如，可以建立统一的元数据体系，明确档案数据的基本属性和关系，为数据整合提供标准化的参考框架；第二，数据安全和隐私保护也是数据资源整合的重要因素。在实行数据整合和共享时，需要加强对档案数据的安全管理和控制，防止数据被泄露和滥用的风险，可以采取加密、权限控制等技术手段，确保档案数据的安全性和完整性。同时，还需要遵守相关法律法规，尊重用户的隐私权和个人信息保护，合法合规地实施数据处理和利用。

3.服务模式创新

在档案管理信息化的进程中，服务模式的创新是至关重要的，它影响着档案管理工作的效率和服务水平。在信息化时代，随着互联网和信息技术的快速发展，档案局可以通过创新服务模式，为用户提供更加便捷、高效的档案服务，满足用户多样化的需求。

在线服务是档案管理信息化的重要趋势。通过建立档案管理在线平台，用户可以随时随地展开档案查询、阅览和下载，极大地方便了用户获取档案信息的渠道。在具体实施中，档案局可以开发相应的在线查询系统和数字化档案库，将档案资源数字化并上传至网络平台，用户可以通过网页或移动端应用在线检索和浏览。此外，还可以设置在线预约系统，方便用户提前预约档案查阅时间，减少用户等待时间，提高服务效率。

个性化服务是服务模式创新的重要方向。不同用户对档案信息的需求可能存在差异，传统一刀切的服务模式已经不能完全满足用户的需求。因此，档案局可以针对不同用户群体的特点和需求，提供个性化的档案信息服务。例如，针对研究人员和学者，可以提供专门的研究服务，包括档案信息检索、文献传递以及数据分析等。对于企业用户，可以提供定制化的商业信息服务，帮助其获取市场情报和竞争对手信息。在实际操作中，可以建立用户档案信息库，记录用户的偏好和历史查询记录，通过智能推荐算法为用户提供个性化的服务建议，提高用户满意度和使用体验。

三、档案管理信息化的发展趋势

1.向整合化、综合化方向发展

档案管理信息化是指利用信息技术手段对档案管理工作展开全面、深入的改革和创新，以提高档案管理效率、服务质量和管理水平。因此，在信息技术的引领下，档案管理逐渐向整合化、综合化方向发展。

第一，档案系统之间实行深度融合。在信息系统建设中，档案信息系统与公文管理系统、知识管理系统等各类管理信息系统之间实现无缝对接，相互间可以直接调用对方的信息资源。一方面，可以加强档案信息在各类管理服务和决策中的应用；另一方面，也可以使档案信息系统获得来自其他系统实时更新的结构化信息，有利于档案信息的积累。

第二，档案信息系统与相关外部系统互联互通。除了组织内部相关系统之间的对接，档案信息系统也要通过标准化接口与政府部门信息系统、社会公共信息平台等实现互联互通，有助于扩大档案信息系统的应用范围，提高其开放度和服务水平。

第三，系统功能不断扩展、综合。除传统的档案信息管理功能外，档案信息系统还需要具备数据分析服务功能和信息咨询服务功能，能够对档案信息展开多维度分析，并为用户提供精准的综合信息服务，进一步挖掘档案信息价值，方便用户便捷利用。

2.向智能化方向发展

智能化是指利用先进的信息技术，如人工智能、大数据、云计算等赋予档案管理系统智能化的数据处理、分析和应用能力，从而实现档案管理工作的智能化、自动化以及精细化。

档案管理向智能化方向发展，体现在智能化档案管理系统的建设与应用。传统的档案管理往往依赖人工处理和管理，工作效率低下，容易出现错误。而智能化的档案管理系统采用人工智能技术，如自然语言处理、机器学习、数据挖掘等，实现对档案信息的智能化处理和管理。例如，利用自然语言处理技术，实现对档案文档的智能化分类和标引。利用机器学习技术，实现对档案信息的智能化分析和推荐。利用数据挖掘技术，实现对档案信息的智能化挖掘和应用，能够大幅提升档案管理工作的效率和质量，为档案管理工作提供科学依据和决策支持。

档案管理向智能化方向发展，还体现在智能化的档案服务模式。智能化的档案服务模式可以利用先进的信息技术，如大数据、云计算以及物联网等，实现对档案信息的智能化管理和服务。例如，利用大数据技术，对用户需求实行智能化分析和预测，实现个性化的档案信息推送和服务。利用云计算技术，实现档案信息的跨平台、跨设备共享和同步，提供全天候的在线档案查询和服务。利用物联网技术，实现对档案信息的智能化监测和管理，保障档案信息的安全和可靠，可以满足用户多样化、个性化的档案管理需求，提高档案管理服务的水平和效果。

此外，档案管理向智能化方向发展还需要加强智能化技术人才队伍建设和智能化管理模式创新。档案管理信息化的智能化建设需要具备一定的技术力量和管理经验，需要加强智能化技术人才队伍建设，提高档案管理人员的智能化技能和水平。同时，还需要不断创新智能化管理模式，探索适合档案管理智能化发展的管理机制和运行模式，促进档案管理信息化向智能化方向持续稳定发展。

3.向云技术方向发展

档案管理信息化的发展趋势以向云技术方向发展最为突出，这一趋势源自云计算技术的快速发展和普及以及对档案管理需求的不断增长。云技术作为一种新型的信息技术，具有高效、灵活以及可扩展等特点，为档案管理提供了全新的解决方案和发展机遇。首先，是构建混合多云架构。公共档案、开放数据等大量非保密信息适合先行上云，放在成本较低的公有云环境，以弹性计算资源实现海量信息存储与高效处理。而涉密档案与关键业务数据则可构建私有云，加强数据隔离管控。公有云与私有云可通过混合云管理平台实现互联互通、灵活调度与管理。此外，多云架构也是重要选择，可根据档案类型与业务需要选择最适宜的云服务提供商，以提升业务适应力；其次，加速推进业务云上迁移，全面进入云时代。采用云原生技术实施业务改造，实现业务组件和服务的容器化打包，按需弹性部署，快速构建面向未来的云架构体系。在这个过程中，可以依托云平台丰富计算存储资源，大力发展机器学习、语义理解、知识图谱等前沿技术应用，建设智慧档案解决方案。同时，提升自动化和智能化水平，让创新成果更快落地；最后，持续强化云安全管理水平。加大云上访问权限、管理操作审计力度，利用大数据分析手段检测异常情况，防止内部人员泄密。可以定期开展安全监测与评估，评估现有防护措施效力，补齐系统、网络、数据安全的薄弱环节。此外，可以建立完善的应急响应方案，并能够熟练掌握，以便发生安全事故后可以快速、有效地定位和处置。

四、结束语

综上所述，档案管理信息化的发展趋势是多元化、开放化和智能化的。未来，档案管理将依托信息技术，实现档案信息的数字化、网络化、智能化和开放共享，为档案管理工作的现代化和科学化提供更加坚实的基础。同时，我们也期待档案管理信息化能够更好地服务于社会发展和文化传承，为构建数字时代的文明新风貌做出更大的贡献。

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作者单位：香格里拉市档案馆

作者简介：和学红（1976—），男，纳西族，云南香格里拉人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理