大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理与利用

摘要：在互联网时代，大数据技术已经成为各行业应用的重要技术，可以为其发展提供帮助。在钢铁企业文书档案管理过程中，大数据技术可以融合信息化管理方式，改进传统信息管理模式。目前，在钢铁企业发展进步的情况下，文书档案信息量不断增加，信息化管理已经成为必要手段。在信息技术的帮助下，钢铁企业文书档案管理工作可以不断提高工作效率，提升数据信息的精准性，发挥自身作用。为进一步探究大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理和利用相关内容，文章对钢铁企业文书档案信息化管理展开概述，分析了大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理的作用，并讨论了大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理的工作方向，以供参考。

关键词：大数据；钢铁企业；文书档案；信息化管理

中图分类号：G271文獻标识码：A

引言

要想将信息化管理应用到钢铁企业文书档案管理中，就需要在文书档案管理工作中合理应用计算机技术和信息技术，改进原有纸质档案管理模式，延长档案资源的使用寿命，并在此基础上保护档案资源的完整性和全面性，才能为后续档案发展、查阅、拓展提供帮助。但是，档案管理模式转变并非一蹴而就，而是需要循序渐进，才能完成具体操作。因此，在当前大数据环境下，对钢铁企业文书档案信息化管理和应用展开深入研究具有重要意义。

一、关于钢铁企业文书档案信息化管理的概述

1.概述

大数据技术是对数据信息展开处理的重要方式之一。当下，社会数据属于生产因素，逐渐在不同行业中发挥作用。人们对数据的需求和要求不断增加，要想掌握数据信息，就需要对数据的价值加以利用，深入剖析信息的附加价值。而企业文书档案则是企业在各项管理活动中直接形成的具有一定保存价值的信息记录，具体包括人员资料、业务来往、工作记录等多种信息，不仅会在人事、财务等方面发挥作用，还可以记录企业发展的历史信息。

当前，文书档案表现类别较为多样化，具有录像、图片、音频、文字等多种形式。对重要信息内容展开整理后，需要做好审核工作，最终形成档案，进而为后续查阅、利用提供便利条件。钢铁企业可以利用先进的信息技术以及现代化手段对文件资料展开整理、排列、查阅、开发、利用、储存，充分发挥数字化与信息化的优势，不断提高数据信息和资料的使用效率，为用户提供优质服务。

2.具体内容

大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理的具体内容主要包含两个方面，分别为数字化管理和网络化管理。

（1）数字化管理。在大数据背景下，传统纸质档案已经无法满足实时记录和保存的要求，使用时也不如数字化信息方便、快捷。因此，需要合理利用网络技术、计算机技术，转化现有信息资料，在数字形式下对数据信息展开管理。对比传统纸质档案管理模式，在管理人员应用数字化管理方式后有效提升了工作效率，并降低了工作强度。虽然数据量越来越大，但是整体管理过程却井然有序，并降低了成本支出。管理人员只需要在档案系统搜索文号、题名等各项元数据就可以找到对应资料，储存时也可以将信息输入各个元数据项，有效提升了工作效率。由此可见，数字化管理是钢铁企业文书档案信息化管理的重要内容，也是大数据发挥作用的重要前提。

（2）网络化管理。在对数据信息展开数字化转化后，还需要对其开展网络化管理，在网络平台的帮助下开展全面管控，进而打破时间和空间的制约，为用户查阅和利用资料提供便利条件。在档案材料整理归档时，管理人员就已经按照《归档文件整理规则》的要求做好了分类工作，用户可以按照类别查询所需材料，提升了档案信息的查询效率，无论是对信息资源共享化利用还是对网络查询便捷性都具有重要意义和价值。因此，网络化管理是降低成本、提高效率的重要措施之一，也是钢铁企业文书档案信息化管理中的重要内容。

二、大数据环境下钢铁企业档案信息化管理的作用

在大数据环境下，钢铁企业文书档案十分容易受到管理模式落后、信息载体变化的挑战。传统的纸质版文件和信息无论是查阅还是分类都存在效率低下的问题，并且便利性不足。而转换为数字化档案后，网络化管理手段充分发挥作用，不再依靠手工模式展开整理、分类、管理、应用，而是将信息技术作为核心手段，满足档案资料精准定位要求，对信息共享方面实施强化。对比之下，无论是档案管理、档案开发还是档案利用，工作效率都在显著提升。因此，大数据环境下钢铁企业档案信息化管理可以充分满足资源共享的要求，发挥信息的作用。

1.加强资源共享

目前，信息技术已经成为各行业发展的重要技术，而大数据技术则是数据信息共享和应用中的核心技术。钢铁企业文书档案管理需要和当前大数据环境有效融合，对档案信息内容展开丰富和优化的同时，还需要进一步提升信息的共享程度，拓展信息的应用范畴，才能开拓信息应用环境，为企业发展提供有力帮助。在企业内部，不同部门对信息的应用要求和对文书档案的要求也存在不同。借助大数据技术，档案信息化管理可以充分满足共享条件，对权限实施管控的同时，实现资源共享，进而满足不同客户的需求，扩大了服务领域。由此可见，大数据环境下钢铁企业档案信息化管理能够促进资源共享，在企业发展中发挥促进作用。

2.符合时代发展

大数据背景下，数字化建设能够充分满足当前时代发展要求。在文书档案管理工作中有效融入数字化技术，可以进一步降低储存压力，节约空间，并避免出现文件重复利用的问题，为文件保护提供有力帮助。同时，大数据等信息技术也能够满足信息整理、信息开发、信息应用的无缝衔接要求，不断提高管理效率。在先进的网络、信息技术的帮助下，信息查找速度直线上升，充分满足企业管理要求，为企业展开决策提供有力帮助，能够满足时代发展要求。

3.转变管理思维

在信息技术升级和更新后，钢铁企业文书档案管理的理念逐渐出现变化。在传统观念中，人们更加看重管理，轻视应用。而在信息技术的影响下，人们希望同时兼顾两个方面，不仅要对信息展开有效搜集、提取，还要重点关注管理工作，充分发挥数据信息的作用，贯彻落实信息化手段，进而为企业提供更多价值，带来更大的竞争优势。此过程中，信息化手段不仅可以提高档案记录、档案管理的效率，还可以为档案查阅提供便利条件。

在大数据技术的帮助下，要想更新和升级当前的档案管理模式，工作人员需要对现有数据技术展开挖掘，明确不同信息的作用和潜力，进而提升内容的精细化程度，改进档案利用效率，保证企业发展过程中可以提高核心竞争力。

三、大数据环境下钢铁企业文书档案信息化管理的工作方向

1.完善文书档案管理，加强信息整合

要想在钢铁企业文书档案管理中充分发挥信息化管理的作用，就需要保证档案内容的丰富性，对数据展开联系，维护不同数据之间的管理，进而提升数据的应用性能，发挥数据的作用。具体而言，即在传统纸质档案管理模式的基础上，将视频、图片、音频、文字等多样化方式融为一体，充分体现档案的生动性和直观性，满足不同环境下钢铁企业文书档案的应用要求。

大数据时代背景下，工作人员需要对传统纸质档案管理模式展开分析，了解其不足之处，并改进缺陷，保证满足信息多元化分类要求以及聚合要求。同时，还应当在此基础上加强不同数据信息的关联性，有效整合数据信息，为后续展开资源共享做铺垫。除此之外，还需要做好数据信息分类工作，不仅为自身查阅和整理提供方便，还可以提高整体的工作效率，保证文书档案管理在正规的流程中推进工作，切实发挥出文书档案管理的作用。

2.挖掘文书档案潜在价值，强化服务效果

站在功能角度，可以发现大数据技术能够对数据分析提供支持，如果忽略分析工作，仅开展档案信息检索或统计，就会导致数据无法充分发挥价值，也无法体现文书档案信息化管理的作用。因此，企业文书档案管理工作应当对数据展开深入挖掘，将档案挖掘作为核心，不断寻找可利用、有价值的信息，随后对原始资料展开整理和研究，对挖掘到的信息展开整合和分析，进而探寻隐藏内容。同时，还需要在挖掘档案过程中对数据信息的关系展开分析，寻找不同数据信息的潜在联系，有效规避信息孤岛现象。借助大数据挖掘技术，可以加强信息的传播，提高信息的传播效率，进而提升档案信息的利用水准。除此之外，档案挖掘工作还能够精准提取用户需要的信息，借此对用户的需求展开分析和判断，构建出可靠、合适的个性化服务方案，保证方案的针对性，为用户带来良好体验，提高整体的服务成效。

3.更新技术，建立健全管理机制

在信息化时代和大数据背景下，钢铁企业文书档案具备滞后性的缺陷，不仅对整体管理效率和应用效率造成制约，还会对管理成效造成影响。为了改善不足之处，提升管理质量，钢铁企业需要引入先进的信息技术。例如，可以应用数据库技术整理数据，利用云计算技术对不同信息展开分析，明确信息联系。在应用先进技术过程中，需要优化检索系统，加强信息处理效率，并以需求为目标，整合、分类信息，充分发挥信息化管理机制的作用。建立健全管理机制后，还需要关注信息内容和档案管理的适配性，并在利用信息资料时合理应用管理机制，不断强化管理成效，在不同环节中应用合适的信息技术。

同时，技术更新过程中还应当重点关注安全管理方面，确保数据的安全性，为企业文书档案管理提供帮助。虽然数字化背景下，文书档案信息化管理较为便捷，但是档案信息化建设时难免存在风险问题，只有重视安全管理，保障信息安全，才能保证档案信息发挥作用。基于此，钢铁企业需要重点关注风险问题，立足于实际，升级和优化当前信息技术，创新管理技术，制定应急预案制度，降低网络故障和操作失误发生的概率，避免出现遭遇黑客攻击的情况，进而保证文书档案信息化管理的全面性、完整性和可靠性，为信息数据提供安全。

4.打破格局，提高管理水平

大数据背景下，文书档案管理水平同样需要提高，在科学技术的帮助下，文书档案管理内容不断增加，企业需要明确如何利用现代化信息技术，提高企业数据管理效率，提升核心竞争力，充分发挥管理作用。大数据技术可以有效推进信息技术的发展进程，提高信息整理效率，节约查询时长。为了进一步提升管理效果，应当不断提高企业文书档案的利用效率，打破固有局面，优化和创新传统模式。在面对文书档案管理和应用工作时，企业应当采取积极面对的态度，充分提高管理水准，发挥档案管理系统作用。

大数据背景下，企业档案库建设应当提升信息储存数量，强化数据利用价值，并在此基础上提升数据的连续性。钢铁企业内部应当为不同部门配备专用信息处理技术，提高部门的信息处理能力，保证数据信息管理的规范化，强化信息管理效果。只有打破现有格局，不断提高部门和企业的管理水平，实现文书档案信息管理，才能推动企业发展，为提升企业核心竞争力提供有力帮助。

5.优化流程，提高工作效率

传统钢铁企业文书档案管理以纸质档案模式为主体，管理人员需要做好数据录入工作。由于数据录入以人工操作为主，并且工作量较大，任务较为繁杂，工作人员很容易出现失误。如果工作人员工作时出现失误，就会导致信息的准确性下降，不仅会给用户带来不良体验，还会影响企业决策。在信息查阅过程中，工作人员需要大量翻阅资料，存在查询困难的情况。因此，为了提高工作效率，需要优化文书档案管理工作流程，合理应用信息技术，有效节约人力、物力和时间的投入，简化工作流程。例如，利用信息技术存储文书档案时，工作人员仅需要做好档案信息分类和数据处理，即可构建不同类别，为数据查阅、数据应用提供便利条件。

四、结论

大数据背景下，信息技术和网络技术飞速发展，文书档案管理也成为各行业工作的重要内容。为了推进企业文书档案信息化管理落实，发挥信息化管理的作用，需要更新和改进原有纸质档案管理模式，在信息技术的帮助下转换纸质档案，满足信息管理和大数据管理的要求，充分发挥网络优势，不断提高信息查阅、信息共享的效率，进而提高企业的整体管理水平以及核心竞争力。企业需要转变管理思维，构建优质管理团队，积极开展文书档案管理信息化建设，充分发挥信息化管理的作用，为企业的健康发展助力。

参考文献：

[1]陈卫健，曹文清，王 强.信息化背景下如何创新文书档案管理[J].西部资源，2023（03）：190-191.

[2]王晓晓.企事业单位办公室文书档案信息化管理策略探析[J].中国管理信息化，2023，26（10）：194-196.

[3]王 艳.信息化背景下企业文书档案管理质量提升路径研究[J].文化创新比较研究，2023，7（11）：189-192.

[4]芦云珊.“互联网+”背景下医院文书档案信息化管理探讨[J].中国卫生标准管理，2023，14（01）：6-10.

[5]李莉莉，陈庆勇，杨淑野，等.医院综合档案信息化管理路径探讨[J].办公室业务，2022（15）：108-110+114.

[6]曾慧燕.信息化背景下高校文書档案无纸化管理的应用研究[J].黑龙江档案，2022（03）：175-177.

[7]陈明仙.信息化时代文书档案的管理与创新[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（12）：85-87.

作者单位：柳钢档案馆

作者简介：刘婷（1978—），女，汉族，广东梅州人，本科，研究方向：文书档案信息化管理。