石油企业档案数字化建设

王静

摘 要：信息技术的高速发展，给石油企业的档案管理工作带来了机遇也带来了挑战，如何使档案管理在新形势下适应市场经济发展的需求是当前急需要解决的问题。本文首先分析了石油企业档案数字化建设的意义和存在的问题，进而提出了完善石油企业档案管理数字化建设的对策。

关键词：石油企业；档案数字化；意义；对策

中图分类号： F27 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）11-27-2

0 引言

随着信息技术的不断发展，数字化已经成为各行各业未来发展的总体趋势，并且已经渗透到了社会生活的方方面面。档案数字化建设是指利用计算机作为网络平台，将纸质、声像等传统的档案文献转化为数字的形式，使档案信息变得网络化和智能化，便于档案资源的存储、查找和利用。档案数字化建设适应了当前社会发展的大趋势，为石油企业的发展提供了详细的参考资料。石油企业加强档案数字化建设有利于保护档案原件，节省保管空间；有利于提高石油企业档案管理工作的科学化水平；有利于实现绿色企业形象的建设理念；有利于解决档案管理成本，最终实现石油企业经济效益的提升。

1 石油企业加强档案数字化建设的意义

1.1 石油企业档案数字化有利于提高档案的利用效率

石油企业档案管理进行数字化建设以后有效地改善了档案的利用方式，扩大了档案的利用率。在当前信息技术突飞猛进的情况下，进行档案管理数字化建设有效地降低了石油企业档案管理成本，节省了大量的劳动力。石油企业档案管理实行数字化以后，使用者可以在任意时间内进行档案资料的查询和利用，不再受时间和空间的限制。数字档案可以不分时间段进行网上查询，提高了档案利用的时间效率；数字化档案可以通过网络进行异地传输，方便了更多的人群异地利用档案，而不再受空间的限制。另外，档案管理实行数字化以后，很多人可以同时进行档案资料查询，不会发生因为多人共同使用档案而产生的矛盾，提高了档案资源的利用效率。

1.2 石油企业档案数字化有利于保护档案原件，节省保管空间

石油企业档案数字化建设有效地保护了档案原件，节省了保管空间。任何企业的档案都会存在反复使用和查阅的状况，因此也就存在档案原件遗失或受损的状况，加剧了石油企业与利用者之间的矛盾。由于数字化的进行，减少了使用者翻阅档案原件的次数，所以，档案的原件就会保存较好，利用者只需要通过权限控制在网上直接打印所需要的档案资料就行，不需要向档案管理人员借阅档案再进行打印，既节省了借阅的时间，也减少了流程，从而也降低了档案原件的老化速度。解决了存在于档案管理人员和利用者之间的矛盾。另外，石油企业档案数字化以后还为企业节省了大量储存档案的空间，这是因为传统的纸质档案的储存需要占用大量的空间，档案数字化之后，企业只需要将所有的档案资料储存在电脑里面就行，根本不需要使用太多的地方。

1.3 石油企业档案数字化有利于实现绿色企业形象的建设理念

石油企业档案数字化建设实现了企业无纸化、智能化、网络化的发展，形成了环保、节能、高效的企业理念，符合了当前绿色企业形象的建设。绿色企业形象是高素质企业形象的代表，是以人类的可持续发展为目标，在注重环保的基础上，采取的一系列环保措施。石油企业建立绿色企业形象理念是企业及其经营者注重企业社会责任、社会效益、注重企业和社会长远发展的高尚思想境界的体现。石油企业进行档案数字化建设符合了当前社会实现绿色环保的新理念，符合社会发展的规律，当然也符合了当前最广大人民群众的根本利益。

2 石油企业档案数字化建设过程中存在的问题

2.1 石油企业对档案数字化建设重视程度有待加强

长期以来，石油企业都以经济效益的提升作为其发展的根本任务，对于档案工作很少关注。由于企业领导对档案的重视程度不足直接导致了数字化建设的滞后。即使有些石油企业建立了数字化档案，但是由于资金和专业人员缺乏，

使得石油企业的档案数字化建设一直也没有发展。企业中的计算机成为了搜集资料的工具，并没有被人员充分利用起来。

2.2 缺乏档案数字化建设标准化规范体系

由于石油企业档案管理进行了数字化建设，因此在档案保管、查询、使用等方面都发生了很大的变化，原来传统的管理标准已经不能适应当前数字化档案管理的发展，这就需要石油企业根据当前的变化制定出新的、适合数字档案发展的新标准。但是由于多方面的原因，石油企业还没有建立起一套完整、规范化的数字档案规范体系，企业档案管理者只能是按照自己的标准进行管理。因此，他们有时候不明确自身的责任和义务，甚至对一些工作流程也不是太明确，直接影响了档案管理数字化建设的规范化发展。

2.3 石油企业档案数字化建设的关键技术不成熟

石油企业档案数字化建设中存在的另外一个问题是关键技术不成熟。首先，档案数字化软件的规范化和适应性较差，很多的软件之间存在不兼容的问题，很多软件同时使用会出现不能同时读取的现象；其次，数字化档案的长期保存问题难以解决，一般情况下电脑的存储空间是有限的，这就需要采用一定的载体来进行档案信息的保存，通常情况下我们会使用硬盘等设备，但是这些载体的使用寿命也是有限的，这就给档案数字化建设带来了一定的困扰。随着信息技术的不断更新，很多的存储介质会因为技术过时读取不了，也影响了档案数字化建设的发展。

3 完善石油企业档案数字化建设的对策

3.1 树立档案数字化管理理念，提高档案数字化重视程度

要提高石油企业档案管理数字化建设的效率必须要重视档案管理数字化建设。石油企业档案数字化管理存在于企业档案管理的整个过程中，它包含人事、科技、财会、文书、商标、经济管理等各类档案，要做好石油企业档案数字化建设首先要树立先进的档案数字化管理理念，将数字化建设贯穿于档案管理的整个发展过程中。其次要加强对档案管理数字化的重视程度，将数字化建设列入企业发展的整体规划中，并将这项规划作为档案管理发展的方向和重点，这样才能调动广大人员的积极性。此外，企业还要加大对数字档案的资金投入，只有资金到位，才能够更好地引进新的设备和软件，才能更好地对员工进行数字化技术培训，这是企业进行档案数字化的前提。

3.2 建立档案数字化规范标准体系

俗话说“没有规矩不成方圆”，石油企业在进行档案数字化建设的过程中要建立各项规范和标准，这样才能确保档案管理者在工作中做到有章可循。档案数字化标准包括基本范围、基本原则、基本流程和技术要求等，其目的是更好地促进档案数字的标准化、规范化、程序化。当前很多石油企业都制定了档案数字化标准，也都取得了一定的成效，实践证明，制定完善的档案数字化标准能够保证石油企业档案数字化建设的高效进行。

3.3 加强档案数字化技术建设

档案作为石油企业的无形资产，是石油企业宝贵的财富。因此，石油企业要加大对档案管理的数字化建设，加强档案数字化建设的技术研究。在档案管理数字化建设的过程中档案人员要具备高度的责任意识，防止档案资料被复制，或是黑客等信息化高手暗中盗取和损坏，尤其是要做好保密工作，防止重要档案资料的泄露。因此要想获得有利的市场竞争地位，企业在快速推进数字化建设的同时必须加强技术建设和保密性工作。

3.4 加大力度引进数字化档案管理人才

要想切实提高企业档案数字化建设的质量和效率，企业必须配备专门的档案数字化管理人才。首先，石油企业要提高人才录用门槛，加大力度引进专业的数字化档案管理人才，保障其既要具备必须的档案管理专业知识，还要掌握成熟的计算机操作技术和数字化档案管理技能，保障档案管理人员能够胜任数字化的档案建设工作。其次，石油企业要加大对现有档案工作人员的教育培训力度，重点培养馆藏档案数字化信息资源建设人才，可以通过组织讲座、集体培训、参观学习等途径来加强档案管理工作人员对数字化技术和信息技术的认知，从而提高其综合素质和业务能力，适应新时期企业进行档案数字化建设的要求。

4 结语

总之，信息技术的发展推动了档案数字化建设，石油企业在自身的发展过程中必须要加强档案管理数字化建设，将市场、企业和自身的实际情况结合在一起，这样才能解决档案数字化建设中存在的各种问题，提升石油企业档案的利用率，进而促进石油企业经济效益的提升。

参 考 文 献

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