离职管理，不可任性而为

吉雷

2024年伊始，热搜榜上与人力资源相关的第一个话题居然是北京某公司HR辞退员工事件，“我违法你管得着吗”将这位HR推上风口浪尖。从旁观者的角度看，事件无论对涉事企业还是对处于风暴中心的HR，都产生了严重的负面影响。也有部分专业人士对那位被辞退员工的职业前景表示担忧。到目前为止，整个事件呈现出“三输”的局面。从根本上说，这是企业的离职管理工作出了问题。

春节前后，往往是员工离职的高峰期，离职管理工作如果做不到位，劳动合同履行期间隐藏的各种矛盾很有可能于此时集中爆发，出现各类劳动争议事件。所以，此刻对离职管理话题进行讨论正当其时。下面，笔者就结合实际案例，为企业的离职管理工作提出一些建议。

案例一

A公司财务部在进行年度固定资产盘点时，发现企划部的一台笔记本电脑遗失。经查询固定资产保管明细，发现该电脑的保管人为离职员工贾某，而且，人事部在贾某的离职交接单上也未发现固定资产交接明细。因无法联系到当事人贾某（手机号码已经更换），最后由企划部经理和人事经理两人按照该笔记本电脑的残值进行了赔偿。

这是一起典型的因离职交接工作不完整而引发的异常事件，虽然事件的影响不是很大，但仍应引起各级管理者的重视。离职交接工作看似非常简单，实际上其中有诸多细节需要特别注意：

★员工所在部门的交接应尽可能细致，交接内容至少应该包括：

——列明交接的物品清单（特别注意固定资产）、工作资料清单（含电子版、纸质版）；

——未完成事项的进展描述以及后续的工作节奏、关键节点、对接人；

——保密资料及存储介质的交接；

——外部单位联系人名单及联系事项清单；

——重要客户信息、商务资料；

——特殊事项的工作流程。

同时，建议离职员工所在部门及时向内、外部重要联系人发送信息，告知对方“原负责XX工作的人员甲工作发生变动，由新的联系人乙负责后续工作的对接”。目前，猎聘网、平安保险等企业都通过企微系统便捷地完成了这一动作。

★企业IT部门及时封存离职员工的各业务系统账号、公司邮箱、OA账号等，尤其对可能发生劳动纠纷的员工，务必在第一时间完成账号封存，避免当事人因发泄情绪而在相关系统上或利用公司邮箱、工作群发表不当言论。

★人力资源部门及时收回离职人员的门禁卡、饭卡、工作证、名片等，待其他相关部门在《离职审批表》《工作、物品交接清单》上签字并确认无异常后，向个人出具离职证明，进行薪酬结算。建议要求离职人员同时签一份薪酬发放无异议声明，避免离职后再对薪酬提出异议。

★对于掌握企业核心商业机密的人员，建议在其入职时即签订竞业限制协议。虽然企业需要因此支付一定的补偿，但可以在很大程度上防止企业的商业秘密泄露。需要特别提醒的是，部分企业虽然与骨干员工签订了竞业限制协议，但在员工离职后却并未按照约定向其支付竞业限制补偿，看似节约了成本，其实是因小失大，直接导致竞业限制协议无效。

案例二

张某于2023年8月从B公司离职，并在离职后向当地劳动部门实名举报在B公司工作期间从未休过带薪年休假，B公司也没有按照有关规定支付年休假工资报酬。在劳动部门的调解下，B公司最后按照双倍工资的标准向张某补发了未休年休假的报酬。

很多HR头脑中存在一个错误认知：若员工未主动提出带薪年假的休假申请，就可以默认员工放弃了这一权利。有些企业甚至还把这作为条款明确写进规章制度中。其实，这样的规定是无效的。根据《企业职工带薪年休假实施办法 》，用人单位有义务“根据生产、工作的具体情况，并考虑职工本人意愿，统筹安排年休假”；同时，该办法第十条还明确“用人单位安排职工休年休假，但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的，用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入”。也就是说，只有用人单位主动安排，但职工本人书面提出不休年假的，用人单位才可以按正常标准支付其工作报酬；如果员工没有提出休假申请，企业也没有主动安排员工休假，那么对于未休的年假，企业仍需按照员工日工资收入的300%支付工资报酬。在职期间，员工通常不会向企业提出这样的诉求；可一旦离职便没了顾虑，员工往往在此时提出年假工资补偿的要求。如果走到这步，企业就比较被动了。因此，针对年休假问题，HR在实际工作中应注意以下几点：

★在企业的请休假制度中明确规定：企业可以根据生产计划、工作节奏灵活安排员工休年休假，若员工因个人原因无法休假，必须以书面方式向相关部门回复。

★人力资源部门在适当的时候主动提醒员工剩余年休假天数，并建议员工妥善安排时间休假。人力资源部一般在每年的6月底、10月底，通过人力资源管理系统、OA系统发送邮件或消息提示员工，尽到提醒义务。

★若员工离职时仍有年假未休完，首先按照其当年实際在职时间折算实际可以享受的当年年休假天数，然后选择顺延离职当月薪资结算时间的方式，以此规避300%工资报酬的要求。

除未休年休假的补偿外，与离职相关的劳动报酬纠纷还常涉及加班费问题，尤其是加班事实的认定、加班时长、加班费计算基数等等。建议企业人力资源部门结合地方规定及管理需要在规章制度中予以规范。重点注意以下三点：

★各地对于加班工资计算基数的规定有所差异，部分省市甚至明确规定企业可以通过劳动合同、集体合同约定加班工资基数（如北京、江苏）。如果企业想要控制成本，可以根据当地相关规定在劳动合同中约定加班工资的计算基数（不得低于当地的最低工资标准）。

★督促业务部门严格履行加班审批手续，员工申请加班必须明确加班事由、预计加班时长，避免无效加班。如果某个岗位加班频次较高或经常出现异常，建议人力资源部会同业务部门对该岗位的工作量进行评估，如果确实是工作量过大导致高频加班，则有必要考虑增加人员编制，毕竟高频加班不利于员工的身体健康，而且法律对于企业每月的加班时长也有限制。

★业务部门督促员工提高正常工作时间内的工作效率，避免出现正常工作时间内故意低效工作、混加班费的情形。对于此类情形，一经发现，应立即对当事人进行诫勉谈话，若一再发生，可以根据企业的规章制度做出一定的处罚甚至解除劳动关系。

案例三

李某于2022年3月与C直播机构签订劳动合同，约定岗位为带货主播。入职后，公司安排李某到T1项目工作，一年后，T1项目负责人认为李某带货能力一般。经部门内部沟通，将李某调整至同部门的T2项目，仍然从事带货主播工作。两个月后，T2项目负责人向人力资源部反映，李某工作主动性不够，带货业绩偏低，并建议人力资源部以“不能胜任工作”为由与李某解除劳动关系。经过深入调查，人力资源经理了解到，T1、T2两个项目的负责人在日常管理中未能提前明确对带货主播的考核标准，在与当事人李某沟通的过程中因顾及个人感受而从未向其反馈能力不足的问题。也就是说，企业方面无法充分举证李某“不能胜任”的事实，如果以该理由解除劳动关系，具有较大风险。人力资源部与李某多次协商，最终公司在正常补偿之外多支付了一个月工资，解除了与李某的劳动关系。

在管理实践中，尽量不要用“不能胜任工作”这一理由解除劳动关系，因为这对于企业人力资源管理工作的细节要求比较高——不仅要有针对具体岗位的考核办法，而且需要证明考核目标设置的合理性。这里的“合理性”并非管理者通常认为的“跳一跳就能够得着”的目标或者所谓“同行业企业的参考标准”，劳动仲裁部门、法院在进行裁决时，往往倾向于把当事企业中80%甚至90%以上员工都能达成的标准认定为“合理目标”，这显然与强调狼性、不断提高考核目标的企业要求相差甚远。此外，不胜任解除还有一个必经的程序，即调整工作岗位或进行培训，并以确凿的证据证明员工在调岗或培训后“仍不能胜任工作”，方可履行解除劳动合同的手续。在员工调岗或培训期间，企业仍需按正常标准支付其薪酬。与其这样，还不如直接和员工协商解除劳动关系。

在劳动关系解除过程中，人力资源部门务必注意以下事宜：

★除员工主动辞职、严重违纪解除外，因其他情形需要与员工解除劳动关系的，尽可能选择协商一致解除的方式，这样可以在很大程度上降低劳动关系解除后员工再提出其他诉求的可能性。

★解除劳动关系的协议文本务必考虑周全，至少要约定三个事项：

——离职补偿金的范围涵盖了未结算工资、未休带薪年休假工资报酬、加班费、值班费、高温费、经济补偿金、赔偿金等；

——至解除劳动合同之日，双方的权利义务已结清，离职人员不再因为原合同的履行、变更、解除，向企业要求支付其他任何费用、补偿或赔偿；

——离职人员在离职前办理好工作交接、各类物品交接，如因交接不清导致企业损失的，应向企业承担赔偿责任。

★如果发生了严重违纪事件，尽量不要采取让员工主动辞职这一看似“人性化”的举措，而应尽可能依法依规解除劳动关系，保持规章制度的严肃性。当然，在实际操作过程中务必注意确认违纪事实，比如要求当事人作出书面检讨，并确保解除劳动关系所依据的规章制度符合民主程序，以及履行告知工会的程序，以免因操作不当引发劳动纠纷。

管理者常说，离职见人品；员工却说，离职方见老板的格局。立场不同，视角各异。员工离职往往容易触发各种潜在矛盾，人力资源部门务必做最充分的准备并承担可能出现的结果。当然，人力资源工作更多应该体现在日常：持续完善规章制度、优化工作流程，塑造良好的企业氛围，不断提升向心力，从根本上避免离职纠纷的发生。退一步讲，即使真的到了“分手”时刻，双方也要“保持体面”，而不是口出恶言，两败俱伤。

所以，离职管理，HR千万别任性！

作者單位 好享购物股份有限公司