“互联网+”视域下事业单位档案管理信息化建设路径研究

摘 要：档案管理是事业单位综合管理工作的重要组成部分，可以帮助单位管理者全面掌握单位实际运行状态，为其决策管理工作提供资料参考与数据支撑，对于推进事业单位稳定、持续发展具有积极意义。近几年，随着事业单位业务覆盖范畴持续拓展，所产生的档案类型及总量日渐丰富，传统档案管理模式已经无法发挥最大效用。对此，事业单位应当与时俱进，顺应“互联网＋”时代发展趋势，主动探索档案管理信息化建设路径。当前，在事业单位档案管理信息化建设中仍存在重视度不足、管理制度不完善、专业人才匮乏以及信息技术利用率低的问题。文章基于“互联网＋”视域下对事业单位档案管理信息化建设策略着重分析，以供相关事业单位参考借鉴。

关键词：“互联网＋”；事业单位；档案管理信息化建设

中图分类号：D630.1；G270.7 文献标识码：A

引言

事业单位档案资料包含了单位历史发展经历信息、当下各项目或经济活动的进度及工作经验、未来发展战略或决策信息等，不仅可以如实反映当下事业单位的运行状态，为单位管理者开展科学决策提供数据支持，还可以结合历史资料为事业单位未来发展指明方向。但是，从现阶段各事业单位档案管理情况来看，仍然存在诸多问题尚未解决。因此，随着信息技术的创新发展及自动化办公的普及，如何有效推进档案信息化建设工作已经成为事业单位所面临的主要工作内容。相关事业单位应当在认清档案管理信息化建设必要性的基础上，针对现存问题制定建设策略，以此不断提高档案管理质量与效率，为事业单位稳定发展奠定坚实基础。

一、“互联网＋”时代事业单位档案管理信息化建设的必要性

1.有利于提高事业单位档案管理效率

所谓“互联网＋”时代，主要是指基于各类现代化信息技术及先进设备设施基础上由互联网发展而来的新业态。简而言之，就是互联网技术＋传统行业，传统行业可以利用互联网技术创新运行模式，最大限度上发挥自身的优势与价值，以此更好地适应新时代发展趋势。基于“互联网＋”时代事业单位推进档案管理信息化建设工作，可以利用互联网技术及平台快速处理庞大的档案资料，如自动化档案收集与分类管理、利用大数据技术对特定档案分析、利用互联网平台储存和检索所需要的档案等。由此可见，“互联网＋”视域下，事业单位推进档案管理信息化建设，可以提高事业单位档案管理的效率。

2.有利于提升事业单位档案管理规范度

事业单位使用的传统档案管理模式，主要是以人工管理为主体，档案资料的收集、整理、保存和调取利用等都需要手工完成。但是，由于不同档案管理人员的工作思维与专业能力存在一定差异，因此，在实际档案管理过程中较易出现档案资料填写内容、格式和字体差异，在一定程度上降低了事业单位档案管理工作的规范性。“互联网＋”视域下事业单位推進档案管理信息化建设，可以利用档案管理信息化平台实现自动化内容填写，明确规范档案收集、分类和录入等环节，从而提升事业单位档案管理的规范性。

3.有利于增强事业单位档案管理安全性

传统档案管理模式下，事业单位档案管理的对象为纸质档案资料。近几年，随着事业单位业务范畴的持续拓展，所产生的档案资料数量不断增加，档案管理工作出现了纸质档案储存空间不足、查阅调取困难的问题。同时，纸质档案资料经过多次查阅后会出现不同程度受损的情况，影响阅读流畅性，降低纸质档案资料的可利用价值。

“互联网＋”视域下事业单位推进档案管理信息化建设工作，可以逐步将纸质档案转变为电子档案，并将其储存于电脑云端。此外，事业单位档案管理人员还可以定期对电子档案统一备份，以此避免数据信息丢失。由此可见，“互联网＋”视域下事业单位推进档案管理信息化建设，不仅可以增强档案资料的安全性，还降低了档案管理的成本。

二、“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设问题

1.档案管理信息化工作未得到充分重视

我国科技领域在社会经济高速发展带动下取得了显著成就，现如今各类信息技术及科技设备设施已经被广泛应用于社会生产生活的方方面面，给人们的实际生活带来了诸多便利，为我国现代化建设与可持续发展提供了支撑。面对这一全新发展趋势，各事业单位也纷纷对内推进了信息化建设工作，但从实际情况来看，多数事业单位将信息化建设重点放在了业务办公自动化上，并未对档案管理工作与信息技术的利用给予高度重视。甚至当前一些事业单位认为档案管理工作仅是档案资料的收集与整理，无须信息化建设。再加上部分事业单位可利用财政资金有限，给档案管理信息化建设工作带来了严重阻碍。具体表现为：（1）仍然使用传统人工档案管理模式展开档案资料收集、整理和录入调取；（2）部分事业单位虽然推进了档案管理信息化建设工作，但仅是将人工管理转变为计算机管理，本质上并未发生改变。人为操作规范性及专业性仍然是影响事业单位档案管理成效的主要因素。

2.缺乏完善的管理制度

“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设工作离不开科学可行的管理制度作为基础支撑。完善的管理制度可以为事业单位档案管理信息化建设工作指明方向，可以规范事业单位档案管理工作对信息技术的使用行为，从而确保信息技术及先进的软硬件在档案管理工作中充分发挥作用。然而，从当前各事业单位档案管理信息化建设情况来看，很多事业单位尚未在档案管理过程中融合发挥好“互联网＋”优势，也没有结合实际档案管理工作情况及管理需求制定相应的管理制度，最终导致档案管理信息化建设缺乏理论支持。究其原因，一方面，由于事业单位尚未意识到档案管理信息化建设的重要意义，再加上档案管理工作枯燥乏味，相关人员参与积极性不高，限制了档案管理信息化建设进程；另一方面，事业单位由于长期受到传统管理思维的影响，未将档案管理纳入综合管理制度中，并未设计精细化的管理条例，影响了档案管理信息化建设与发展。

3.档案管理人员专业素养提升空间较大

“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设的重要影响因素就是人。档案管理人员的专业能力及信息素养的高低会对档案管理信息化建设质量产生直接影响。但是，现阶段很少有档案专业毕业生选择在事业单位从事档案管理工作，受工資水平、福利待遇及个人发展前景等因素影响，多数档案专业毕业生更倾向于到企业就业，导致事业单位档案管理信息化建设工作中存在专业性人才不足的情况，无法提高事业单位档案管理信息化建设速度，无法确保信息化建设质量。除此之外，随着网络信息技术的持续创新与发展，事业单位档案管理工作对相关工作人员提出了更高要求，不仅要求档案管理人员具备扎实的理论基础、专业管理能力，还要求其熟练操作各类信息技术软件开展工作。但是，一些事业单位的档案管理人员并非科班出身，再加上事业单位对档案管理人员缺乏长期、系统培训，给事业单位档案管理信息化建设带来了严重阻碍。

4.档案信息化水平有待提高

“互联网＋”视域下，事业单位档案管理信息化建设工作的重点是提高档案管理工作的信息化水平，充分发挥各类现代化信息技术的应用优势，不断提高单位档案管理水平与质量。当前，部分事业单位档案管理信息化建设进程中存在对信息技术应用不足的情况。例如，应用的档案管理信息化软件并不具备档案资料共享与传递功能、信息化管理系统与其他管理系统无法兼容等，导致事业单位档案管理信息化水平较低，影响档案管理工作效率与质量。究其原因，主要是由于事业单位档案管理流程过于烦琐、技术及设备设施不完善等因素所引起的。

三、“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设策略

1.提高档案管理信息化建设重视度

正确的意识是实践行动的科学指南，“互联网＋”视域下事业单位只有对档案管理信息化建设形成正确认知，方可积极主动地利用好先进技术和设备设施推进信息化建设工作，以此不断提高档案管理信息化建设效率与质量。由此可见，“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设的首要任务就是提高全员对档案管理工作与信息技术的重视度。

第一，事业单位领导者及档案管理部门主要负责人应当在日常管理工作中做好表率，主动学习档案管理信息化理论知识及相关技术等，从而结合本单位实际情况制定针对性信息化建设方案，为后续档案信息化管理工作奠定坚实基础；第二，档案管理部门应当在实际工作中更新工作思维，在深化服务意识的基础上逐步形成档案管理创新意识、信息化建设意识等。档案管理人员应当树立工作意识，主动学习专业管理知识及信息化技能，从而在最大限度上提高档案管理信息化建设效率与质量，提升档案管理工作的综合服务水平。

2.建立档案信息化管理制度

在“互联网＋”视域下，针对现阶段各事业单位普遍存在的档案管理制度不健全问题，单位管理层应当从实际出发，遵照本单位档案管理特点、创新需求等进一步建立健全档案信息化管理制度。

第一，建立档案管理问责机制。相关事业单位应当优化、简化当前档案管理工作流程，明确相关工作人员的档案管理职责，将档案管理任务落实到每一个部门及职工身上，以此形成全员、全过程以及全方面档案管理新局面，充分调动单位职工对档案管理信息化建设工作的参与热情，加快事业单位档案管理信息化建设效率。同时，还可以在档案管理信息化建设出现问题的第一时间责任追溯，以此规范单位档案管理信息化建设行为；第二，建立档案资料查询制度，只有经过身份验证的人方可借阅档案资料，以此确保事业单位档案完整性与安全性；第三，建立信息化监管机制，充分利用好信息技术定期开展档案安全审计、管理系统风险评估、管理流程规范性等检查工作，确保事业单位档案管理信息化建设质量。

3.加强信息化档案管理队伍建设

“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设工作需要专业化人才提供支持与助力。基于此，事业单位应主动思考和探索档案管理人才培养与引进策略，借助高质量的档案管理队伍加速档案管理信息化建设进程。

第一，事业单位应定期组织开展专业化培训工作，鼓励在岗档案管理人员主动接受新理念、学习新知识、新技术，从而提高档案管理人员的专业能力及信息素养。培训内容应当包含专业档案管理知识、档案管理技能培训、信息技术及软件设备设施操作培训等。培训方式可以为系统教育教学活动、交流实践活动以及邀请行业专家开展培训讲座等。此外，事业单位可以搭建线上学习平台，供各单位档案管理人员自主学习与互相交流，全面提升事业单位档案管理队伍质量；第二，加强专业人才引进。事业单位可以利用当地政府制定的人才引进政策、大学生就业帮扶政策等合理优化本单位的人才福利待遇，并通过加强与专业院校的定向人才培养、拓展外省人才招聘渠道等方式，吸引更多专业人才投身于事业单位档案管理信息化建设工作中，不断提升事业单位档案管理质量。

4.完善硬件及软件配置

软硬件基础设备设施是“互联网＋”视域下事业单位档案管理信息化建设的重要前提与基础保障。对此，事业单位管理层及上级主管部门应当加大政策与资金支持力度。

一方面，在硬件设备设施引进与应用环节，事业单位应当合理划拨资金用于先进设备设施的采购、更新与维护。在设备设施购买过程中应当择优选择资质过硬的生产商。同时，还应当定期对硬件设备设施做好维修养护工作，延长其使用寿命，降低事业单位档案管理信息化建设成本；另一方面，在软件系统建设环节，事业单位应当结合实际情况构建档案数据库，严格规范档案资料的收集、共享、交换行为，按照档案内容分门别类地储存。针对单位机密文件加密管理，设置数据库访问权限。利用网络病毒查杀软件、监控系统等动态化检查是否存在安全风险或技术风险，确保事业单位档案管理信息化建设工作顺利开展。

四、结束语

综上所述，“互联网＋”视域下事业单位推进档案管理信息化建设工作，是顺应时代发展的重要表现，也是创新事业单位档案管理模式、提高档案管理水平及质量的必然举措。对此，事业单位应当紧跟时代发展步伐，与时俱进，充分认清推进档案管理信息化建设的必要性，并深刻分析现阶段档案管理信息化建设中存在的问题。通过提高档案管理信息化建设重视度、建立档案信息化管理制度、加强信息化档案管理队伍建设、完善硬件及软件配置和构建档案管理数据库等措施，进一步提高档案管理信息化水平，充分利用“互联网+”技术及平台优势，提升事业单位档案管理效率与质量，为事业单位长远发展提供有力支持。

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（作者单位：菏泽市老年大学）

作者简介：彭媛媛（1982—），女，汉族，山东枣庄人，硕士研究生，馆员，研究方向：事业单位档案管理、档案信息化。