高校档案数字化转型：信息化管理的挑战与机遇

摘 要：随着信息技术的迅速发展，高校档案管理正逐步走向数字化转型。数字技术的应用为高校档案管理带来了新的机遇与挑战。文章旨在探讨信息技术背景下数字技术在高校档案管理中的意义、遇到的挑战以及具体应用，以期为高校档案数字化转型提供一定的理论和实践参考。

关键词：高校档案管理；数字化转型；信息技术；挑战；应用

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校档案管理是信息化管理的重要领域，传统的纸质档案管理模式逐渐面临效率低下、安全性不足和跨部门共享困难等问题。信息技术的快速发展为高校档案管理提供了数字化转型的契机。数字化转型给高校档案管理带来了新的机遇，如提升存储效率、实现跨部门协作等。但也伴随着挑战，如数据隐私保护、信息安全等。因此，深入研究信息技术在高校档案管理中的应用与挑战，对于高校数字化档案管理的实践具有重要意义。

一、信息技术背景下数字技术在高校档案管理中的意义

1.提升档案存储效率

高校档案管理的数字化转型显著提高了档案存储效率。传统的纸质档案需要大量的空间存储和保管，在检索和管理过程中存在着诸多烦琐的步骤。而数字化档案系统的应用使得档案存储更加高效、便捷。例如，某高校通过数字化转型，将学生档案、教职员工信息等纸质文件转换为电子格式，存储于云端数据库。校内部门可以轻松、快速地访问并更新档案信息，避免了传统纸质档案繁重的管理工作。学生和教职员工也能通过授权渠道便捷获取所需信息，提升了信息检索的便利性。数字化存储还有助于避免档案丢失或损坏的风险，保障了档案信息的安全性和持久性保存，不仅提高了高校档案管理的效率，还为未来的信息检索和共享提供了更为便利和可靠的基础。

2.实现档案信息数字化管理

信息技术的发展使得高校档案管理能够实现数字化管理，在管理效率和信息利用方面带来了显著意义。例如，某高校在数字化转型过程中将大量教学资料、学术论文和学生档案等纸质文件开展数字化整理和管理。通过建立电子档案数据库，管理人员能够更加便捷地检索和更新信息，使得历史数据更为清晰可见。学生和教职员工也可以在需要的时候通过学校网络平台访问这些数字化档案，轻松获取所需信息，加强了信息共享和利用的便利性。此外，数字化管理也加强了对档案信息的备份与保护。通过定期的数据备份，避免了传统纸质档案可能遭受的灾难性损失，确保了档案信息的安全性和持久性保存。数字化管理的实施不仅提高了高校档案管理的效率和可靠性，还为学校提供了更加高效、便捷的信息管理模式。

3.便于跨部门共享与协作

高校档案数字化管理促进了跨部门间的共享与协作，高校通过数字化转型，建立了跨部门的电子档案管理系统，允许各部门便捷地分享和获取档案信息，从行政部门到教学科研机构，各个部门都能快速访问到所需信息。例如，教学部门可直接获取学生档案信息，科研机构也能迅速获取相关的学术资料和文献，极大地促进了信息共享与利用的效率。此外，数字化档案系统也使得不同部门间的协作变得更加高效。例如，学术研究项目需要获取历史上的特定资料，相关部门能够通过系统快速查找和共享这些信息，促进了跨学科合作与研究的开展。这种便捷的共享和协作方式，加强了高校各部门之间的沟通交流，提高了工作效率，也促进了学校整体管理水平的提高。

二、信息技术背景下高校档案管理遇到的挑战

1.学术成果档案化管理挑战

高校档案管理在学术成果档案化方面面临着诸多挑战，高校需要有效管理教师和研究人员的学术成果，如科研论文、专利和学术报告等。然而，这些学术成果涉及大量信息和多样化的形式，数字化管理面临着标准化和分类的困难。例如，某高校在将教师的科研论文数字化整理时，发现存在着不同格式、多语言和引用方式各异等问题，使得统一管理和检索变得复杂。此外，某些学术成果的版权、使用范围和保密性也给数字化管理带来了一定的挑战。对于这些学术成果的准确归档和管理，需要高校制定更为完善的规范和标准，以便能够有效地开展数字化存储和检索，满足师生的学术需求和学校管理的规范性要求。

2.学生档案隐私保护与合规挑战

高校管理学生档案时必须谨慎处理个人敏感信息，如身份证号码、成绩及家庭背景等。在数字化转型中，某高校面临着如何确保学生档案信息的隐私安全问题。例如，学生档案数字化后，可能涉及信息被泄露、非授权访问以及数据合规性等问题。此外，应严格遵守数据保护法律法规，特别是对于学生隐私的合规管理，也成为数字化档案管理的挑战之一。高校需要建立严格的数据保护机制，确保只有授权人员能够访问和处理敏感信息，并在档案共享和传输过程中采取加密等安全措施，以保护学生个人信息的隐私与安全。在这种情况下，保障学生档案隐私合规性成为数字化档案管理中的一大挑战。

3.教学资源档案化整合与利用挑战

高校面对多样化的教学资源，包括课程设计、教学大纲、教案及多媒体课件等，这些资源以不同的格式和形式存在，数字化整合成为一项具有挑战性的任务。例如，学校尝试将教师编写的教学大纲、课程设计等教学资源数字化整合，以便教师和学生更便捷地获取和利用。然而，这些资源涉及内容繁多，格式不一，导致数字化整合难以做到系统性与一致性。同时，对教学资源的有效利用也是一大挑战。尽管这些资源已经数字化，但如何确保教师和学生能够充分利用并有效获取所需资源，仍然是一个需要解决的问题。这意味着高校需要建立更加完善的平台和系统，提供更便捷、高效的途径，使教学资源的数字化整合与利用变得更加便利和实用。

4.持续性数字化学术成果保存挑战

高校拥有大量教师和学生的学术成果，包括科研论文、学术会议记录和研究报告等，这些成果需要长期保存并确保其持久性和可访问性。然而，数字化保存需要不断更新和维护，以适应技术和存储介质的迭代更新。例如，高校采用了数字化方式保存了历年的学术论文，但随着技术进步和存储介质的更新，旧版数字化成果的兼容性和持续访问性可能面临挑战。同时，长期保存数字化学术成果也需要应对技术變迁和信息安全的威胁，如数据丢失、损坏或技术设备无法读取的风险。这表明高校需要不断更新和完善数字化保存的技术手段和策略，确保学术成果的长期保存和持续访问，以利于学术文献的传承和学术研究的持续发展。

三、信息技术背景下数字技术在高校档案管理中的应用

1.数据库管理系统在高校档案存储与检索中的应用

在高校档案管理中，数据库管理系统（DBMS）是一个关键的数字技术应用，能够有效地管理和维护大量的档案信息。高校在数字化转型时，建立了一个综合性的档案数据库，用以存储学生档案、教职员工信息、课程资料和科研成果等多种类型的档案。数据库中包含多张表格，每张表格存储不同类别的信息，如学生表、教师表和课程表等。学生表可能包括学生的个人信息、学籍记录和成绩单等内容，教师表则包含教职员工的教学和科研信息。通过数据库管理系统，学校管理人员可以使用各种查询语言和工具，快速地检索和更新这些信息。例如，当学校需要查找某个学生的历史成绩单时，只需在数据库中简单查询，便能快速获取相关信息。这种查询操作不仅提高了工作效率，还降低了人工检索档案的成本。此外，数据库管理系统还允许权限控制，不同用户拥有不同的访问权限。例如，学生可以访问自己的学籍信息，而教职员工则可以访问相关的教学和科研信息。数据库管理系统作为高校档案管理中的重要组成部分，通过其强大的存储和检索功能，有效地管理和利用了大量的档案信息，为高校提供了一个高效、安全、可靠的数字化档案管理平台。

2.电子文件管理系统在高校档案数字化中的应用

电子文件管理系统（EDMS）是高校档案数字化的关键工具之一，能够有效地管理、存储和检索大量的电子文件。高校档案数字化项目，采用了电子文件管理系统作为其核心工具。在这个系统中，学校能够创建多个文件库（Library）来存储不同类型的电子文件，如学生档案、教职员工信息和行政文件等。每个文件库都可以根据需要设置，允许访问的用户和权限不同。例如，学生档案库可能包含了学生的个人信息、入学申请表和成绩单等文件。教职员工档案库则可能包含教师的教学计划、科研论文和评价表等文件，这些文件库被存储在云端或者局域网中，使得多个部门或用户可以同时访问和使用。这种电子文件管理系统允许高校建立起统一的存储平台，使不同类型的档案能够以数字形式存储、共享和管理。通过系统提供的检索功能，用户可以根据关键词、时间、文件类型等条件快速查找和获取所需档案的同时，系统还支持版本控制、权限管理等功能，确保了档案信息的安全性和一致性。电子文件管理系统作为高校档案数字化的重要工具，在存储、管理和共享档案方面发挥了关键作用，提高了档案的可访问性和安全性，为高校提供了一个便捷、高效的档案管理解决方案。

3.云计算技术在高校档案存储与共享中的应用

高校档案管理在信息技术背景下逐渐转向数字化和智能化，云计算技术作为其中重要的一环，在高校档案存储与共享方面发挥着关键作用。云计算技术的应用为高校档案管理带来了诸多便利和优势。传统的档案存储常常面临空间受限、数据安全等问题，而云计算能够提供大规模、弹性可扩展的存储空间，高校可以依据需求灵活地增减存储容量，确保档案数据的长期安全保存。此外，云计算平台通常配备了多重备份和灾备机制，即便出现硬件故障或数据丢失，也能够保证档案数据不受影响。高校不同部门或者教职工之间需要共享档案数据以完成工作任务，传统的方式可能需要物理传递或者复制文件，而云计算技术通过网络化、实时性强的特点，使得档案共享变得更加便捷、高效。无论是教学资料、学术论文还是行政文件，都可以通过云存储平台轻松共享，提高了信息的流通效率，减少了工作时间成本。此外，云计算技术也提供了数据安全保障。高校档案管理中的数据安全一直备受关注，云计算平台通过加密、身份验证、权限管理等多层安全机制，保障了档案数据的机密性和完整性，防止未经授权的访问或数据被篡改，为高校提供了可靠的数据保护。

4.数字化扫描与识别技术在高校档案转化中的应用

高校档案管理在信息技术的推动下正迅速向数字化转型，数字化扫描与识别技术在这一转变中发挥了重要作用，这项技术将传统的纸质档案转化为数字化格式，使得档案信息更易于存储、管理和利用。数字化扫描技术通过高速扫描设备，能够将大量的纸质文件、档案资料以高效、精确的方式转化为数字形式。这些设备能够捕捉文档的图像信息，并将其转换成电子文件，包括PDF、图像文件或可编辑的文本格式。通过扫描，大幅度提高了档案信息的保存效率，避免了纸质档案长期存放所面临的磨损、丢失等问题。数字化扫描技术结合了文本识别（OCR）和图像识别等功能，使扫描后的文档具备了可搜索和可编辑的特性。OCR技术能够将文档中的文字内容转换为可编辑的文字格式，使用户可以对文档全文搜索和编辑修改，提高了档案检索和利用的便捷性。同时，图像识别功能能够识别、分类甚至标记档案中的图像信息，进一步丰富了档案内容的呈现形式。在高校档案管理中，数字化扫描与识别技术极大地促进了档案信息的共享与传播。转化为数字化格式的档案可以通过网络或内部平台存储和分享，不受地域限制，提高了档案信息的可访问性和可传播性。教职工或学生可以根据需要，随时随地获取所需档案信息，便于教学、科研和管理等各项工作的开展。然而，数字化扫描与识别技术在应用过程中也面临一些挑战。首先，是准确性和完整性问题。尤其是针对手写文字、图表或特殊排版的文档，识别的准确率可能存在一定的误差。其次，数字化后的档案需要合理的管理和分类标注，确保信息的完整性和准确性，这也是需要重视的方面。

5.物联网技术在高校档案追踪与监控中的应用

物联网技术在高校档案管理中的应用，特别是在档案追踪与监控方面，提供了创新和智能化的解决方案。通过物联网技术，高校能够实现对档案的实时追踪、监控和管理，提高档案管理的效率和安全性。高校在利用物联网技术时可以为每个档案盒或文件夹植入RFID（射频识别）芯片。这些芯片能够与读取设备相互通信，形成一个互联网。当档案盒被移动或者调出时，RFID芯片能够通过识别装置记录并传输实时数据，包括档案的位置、移动时间以及负责人等信息。通过这些数据，档案管理员可以实时掌握档案的位置和状态，提高了档案追踪的精确性和及时性。物联网技术还可以应用于档案存储环境的监控。例如，在档案库房内部安装温湿度传感器、烟雾探测器以及监控摄像头等设备设施，能够实时监测档案存储环境的温度、湿度、安全等情况。一旦监测到异常情况，如溫度过高、湿度异常或者出现火灾等，系统会立即发出警报通知相关人员，以便及时采取措施避免档案损失。除此之外，物联网技术也可应用于档案的访问控制与权限管理。通过智能门禁系统、指纹识别或者面部识别等技术，可以对进出档案库房的人员身份识别和权限验证，只有被授权的人员才能进入特定的档案存储区域，加强了档案安全管理。尽管物联网技术在高校档案管理中带来了诸多优势，但也存在一些挑战。比如信息安全与隐私保护是重要的考量因素。确保数据传输和存储的安全性、防止数据被恶意篡改或泄露是必须解决的问题。同时，对于系统的稳定性和设备设施的维护也需要高校档案管理部门持续的监测和维护。

四、结束语

高校档案数字化转型是信息技术发展的必然趋势，为高校档案管理带来了广阔的发展空间。本文的讨论突出了信息技术在高校档案管理中的重要意义和各种挑战，强调了数字技术在高校档案管理中的应用前景。在数字化转型的道路上，高校需要不断完善技术手段和管理机制，以实现高效、安全、可持续的高校档案管理目标。

参考文献：

[1]韦明珠，田丽娟.高校档案数字化转型的挑战与对策[J].信息科学与技术研究，2021（3）：78-91.

[2]卢阳光，汪嘉华.高校档案信息化管理现状与展望[J].档案学研究，2022（2）：112-125.

（作者单位：齐鲁师范学院）

作者简介：牟丽娟（1984—），女，汉族，山东寿光人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。