精神病专科医院档案管理的主要特点与工作建议

摘 要：通过检索国内外精神病专科医院近年来档案管理方面的相关文献，并结合精神病专科医院自身的实际工作情况，探讨了精神病专科医院档案管理工作的主要特点，并提出相关的工作建议。精神病专科医院档案管理工作的主要特点表现在载体形式的多元化、数量与类别的增多化、溯源与内涵的丰富化、管理模式上的创新化、社会工作需求的突出化等方面。未来，精神病专科医院档案管理工作的开展将呈现积极上升的势态，会逐步受到精神病专科医院甚至全社会的需要与普及。

关键词：精神病专科医院；档案管理；特点；分析；建议

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

精神病专科医院档案主要是指在临床收治精神疾病患者过程中形成的记录医疗思维、方法的各类医疗文书、数据资料和信息资料，能真实、客观反映医院的发展进程，为医院决策、发展和医务人员从事医疗救治、科研教学、技术交流提供信息支撑，是医院宝贵的物质和精神财富。医院档案对临床诊疗工作必不可少，是国家政策的需要，也是医疗法规的需要。因此，对精神病专科医院档案展开合理、有效的管理显得尤为重要。另外，随着医学档案数量的增加和广度的加深，加之社会工作中的具体要求增多，让医学档案实施中的日常管理工作显得细碎化，具体包括收集、分类、鉴别、整理、统计、分析、归纳、检索等八大项。要圆满完成这八项档案管理工作任务，需要完善的设备设施、现代化的技术和软件工具。本文专门针对精神病专科医院档案管理实施中的相关工作展开分析，归纳、总结将来的发展方向及前景等方面，并提出相关针对性的工作建议。

一、精神病專科医院档案的特点分析

1.载体形式多样化

随着信息技术的发展，精神病专科医院的档案形式呈现多样化，包括传统的纸质档案、缩微医学档案、视听医学档案等。但鉴于档案管理的自身特点，纸质档案仍然是当前档案的主要载体形式。多样式的档案载体为档案的查找、存储、传输和使用提供了极大的便利。

2.种类与数量增加化

现阶段，社会快速发展，各类精神疾病的发生与人们的身体健康息息相关，越来越受到社会的广泛关注。一方面，精神病专科医院档案数量和种类正在迅速增加，医院档案管理工作者的工作量和负担也随之增加，会严重影响工作效率；另一方面，随着工作量的增加，工作内容也变得更加琐碎，工作范围也在逐渐扩大。

3.溯源与内涵丰富化

随着社会的进步和工作压力的增加，精神病的发病率日益增高，心理疾病的治疗离不开精神病专科医院的正规诊治。服务对象的特点要求精神病专科医院在诊疗服务中更应具有人文与关爱，能体现科学与社会、经济的关系，其档案体现出专业跨越性广、时间跨度长、综合性强等特点，内容更加复杂。精神疾病诊疗服务需求的扩大进一步对医疗供给、就医体验等提出了更高要求，推动了医疗服务体系的完善，也使精神科专科医院档案内容日趋丰富，可多元化追溯。

4.管理模式创新化

精神病医院档案管理工作是逐步完善、逐步提升、逐步改进的过程。传统档案资料的管理采取分门别类、人工入档、按序排列、按需查找的方法，需要专人管理，其漏洞和不足之处随着档案资料的日益增多而逐渐淘汰。然后，发展为人工结合电脑管理，省去了很多管理细节，但仍存在人工干预而出现的不良问题。现阶段，出现了电子系统管理的方法，从纸质化向电子化转变，相关管理人员输入信息文字，快速完成存档、转档、提取及阅读等环节，做到随查随用，大幅提高了工作效率，提升了工作质量。

5.社会需求扩大化

精神病专科医院档案信息与精神病患者的治疗、康复和生活息息相关，社会对精神卫生医务工作者提出了更高的要求。随着人们生活节奏的加快、对幸福生活的追求以及社会网络信息化的高速发展，对档案管理提出了更高的要求。精神病医院档案管理八项工作任务体现了医院整体管理水平的高低，要求工作更加细致和创新，最终不断推进医学档案特别是精神病医院档案管理的全面改革。

二、精神病医院档案管理未来发展方向展望

1.档案管理一体化发展

精神病医院档案管理着手于档案的创建，应用系统化管理模式完善相关档案管理工作制度和方法，按规定的程序有效避免无序和随意性差错。在档案资料的创建、分类、归档、使用及销毁等方面，制定详细的管理制度，建立专业档案管理机构，配备精神科档案管理专业从业人员，开展综合管理工作，并实现一体化管理。

2.档案管理模式多元化发展

虽然信息技术在各个领域得到广泛应用，但多数精神病医院档案管理仍是以纸质档案管理为主电子档案为辅。档案管理从业人员已经习惯于纸质档案的使用和管理，但在信息技术的冲击下，变更在所难免。随着电子化社会发展趋势已成定势以及医院管理者对档案管理的重视，电子档案和纸质档案并存的局面将会长期存在。多功能开放媒体的使用将会使档案管理呈现多元化。与纸质文档相比较，电子档案在存储、传输和便携性方面更具优势。因此，档案管理全面电子化发展已成为未来档案管理工作的必然发展趋势。

3.档案工具网络化和数字化发展

利用网络的优势，档案使用部门可以通过在线终端实现档案数据在时间、空间和地域上的广泛利用。未来，精神病医院档案管理人员将充分利用互联网和信息技术，通过互联网和数字化手段收集各种档案信息资源，包括音视频、缩微品和数字档案等。充分开发在线终端服务体系，建立涵盖档案编撰、信息应用、检索等多种功能集成一体的服务系统，发挥档案信息利用的最大化，满足使用部门和个人对信息的需求。

4.档案服务社会化与公众化发展

档案管理最终是为社会大众提供服务。当今社会人们对精神病医院档案的需求不再是单一的医疗信息资料，更多的是能获得综合信息，要求精神病医院档案的服务必然朝着社会化、公众化的方向发展，满足大众的需求。精神病医院档案管理要强化档案资料的利用，充分利用各种检索工具提升信息化水平，并切实为群众提供便利。因此，今后档案的借阅将会更加方便，如通过医院的网站、某信公众号、各个公共借阅点都可以查询到相关信息。

三、合理化建议

1.改进档案收集模式，不断丰富室藏

精神病医院的档案管理工作必须不断完善和更新档案收集模式，发挥信息资源的作用。大力推广电子文档归档管理，不仅可以丰富档案馆藏，还可以作为建设医院文档网络查询中心、保障电子文档安全、实现文档网上查询、共享归档资源及实现医院信息化管理现代化的基础。充分利用信息技术，加快信息检索，还可以建立数据库，全面、细化地记录档案资料，确保档案资料的完整性，方便档案信息的查阅，提高档案工作效率，实现医院档案管理的细致化、规范化和现代化。此外，医院病案管理者通过对医院各级各类工作人员的宣教，增强他们对档案管理重要性和必要性的认识，摒弃传统粗放式管理观念，适应新形势下的档案管理模式，提高档案管理效率，为发挥档案管理的社会效益奠定基础。

2.完善档案管理制度，提升工作质量

建立和完善档案管理规章制度，形成科学的管理体系是提高档案管理工作质量的关键。档案管理的有效性直接影响医院信息管理的高效性和医院运作的有序性。因此，迫切需要建立科学、系统的档案管理制度，以确保档案管理工作能够顺利展开。首先，建立档案管理工作制度应当充分考虑医院的自身情况和发展背景，尤其精神病专科医院在制定档案管理制度时要充分考虑医院的特殊性，包括医院规模、业务特点、信息管理需求等方面，只有在考虑到这些因素的基础上，才能建立与医院发展相对应、切实可行的档案管理制度；其次，档案管理制度要与时俱进。随着科学技术的飞速发展，档案管理手段也在不断更新。因此，需要保持对新技术、新方法的敏感性，不断更新档案管理的理念和实践。包括数字化档案管理、智能化检索系统等先进技术的引入。为了更好地推动档案管理工作，建议在医院内部设立专门的档案管理部门及档案管理小组网络，并由专职档案管理人员组成，明确职能和责任。充分发挥专业人员的专业优势，更好地协调医院不同部门之间的各种档案，实现统一管理、统一评价，以適应医疗业务的发展， 确保档案管理真正在医疗过程中发挥重要作用。

3.完善档案管理人员考核制度，提高服务能力

加强档案管理人员的考核评价，促进管理水平的提升，保障高水平队伍建设。一方面，要完善档案管理人员的考评制度，以评估档案工作人员在档案管理方面的能力和表现。主要考核内容包括：文件分类、检索能力、信息保密意识等方面，确保档案管理人员具备全面的专业技能；另一方面，可以将档案管理人员的工作待遇与其工作能力相挂钩，通过提供更好的薪酬、福利和职业发展机会，使他们自觉自愿地提高专业水平，促进档案管理工作整体质量的提高。综合而言，通过建立全面的档案管理人员考核制度，并将其与能力提升和工作待遇挂钩，充分调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性，可以有效提高档案管理人员的专业水平和服务能力，也能够吸引更多优秀的专业人才加入档案管理队伍，从而更好地提高精神病专科医院档案管理水平。

4.充分发挥医院档案室的作用，提高利用效率

传统档案管理方法在精神病专科医院中并未取得理想的效果，其管理方式相对单一，难以适应档案管理工作的特殊性。为改变这一局面，需要转变管理方式，提高档案资料的利用效率，发挥档案资料在医院决策、环节执行中的作用，全面提高医院经济效益和社会效益。档案管理人员要在医院决策过程中发挥重要作用，通过在重大决策中做好文件材料整理工作，提供翔实的历史数据和相关文件，为医院决策提供有力支持。尤其是在需要高度重视开发利用档案资源的情况下，档案室的作用更为显著，为医院决策提供科学依据，确保决策的全面性和准确性。此外，档案管理人员还应充分利用医院档案资源，为医疗工作和管理工作提供依据。档案资源不仅是历史的积累，还是未来发展的基石。通过精心整理和管理档案，可以为医院的各项工作提供有效支持，包括医疗卫生体制改革、医院建设发展以及提升医疗护理质量等方面。档案的价值只有在不断开发和利用中才会凸显，档案信息的充分利用将使医院的管理更具智能化和信息化，为医院的可持续发展和现代化建设注入新的活力。

5.加强对档案管理人才的培养，提高综合水平

档案管理人员的素质直接影响档案管理工作的水平。因此，提高档案管理人员的专业水平和职业素养十分重要。组织人事部门应当高度重视档案管理人员的培养，将其纳入医院整体人才培养规划，鼓励他们积极参加档案管理领域的业务培训、继续教育及学习进修等，不断更新档案管理人员的专业知识，提高其综合业务水平。一方面，对人员聘用而言，用人单位除了定期招聘档案专业的毕业生外，还需要重点加强现有专业人员的工作责任感和专业技能的培训，让档案专业工作人员具备专业精神、敬业精神和奉献精神；另一方面，要不断提高原有档案管理人员的技能，需注重专业业务技术的培养，为他们提供学习资源和培训机会，如计算机使用技术、软件编程技术和统计分析技术等，让现有的档案管理人员能全面掌握上述的档案管理技术，并注意及时学习新技术，做好知识的更替，确保他们能够紧跟档案管理领域的最新发展，提高服务的前瞻性和专业性。

四、结论

随着档案管理在精神病医院管理中地位的提升以及信息网络技术的快速发展，档案管理将会趋向于管理一体化、网络数字化、服务多元化和使用公开化。在新的形势下，医院档案管理面临着机遇和挑战，需要充分认识其重要性，不断研究适应高质量发展背景下医院档案管理工作的方式和方法，以推动医院档案管理的快速、高效开展，为医疗、教学、科研、管理等各项工作发挥更大的作用。

总体而言，精神病专科医院档案管理工作需要不断创新和适应时代潮流。只有充分认识档案管理工作的战略地位，结合新的科技手段和管理理念，才能更好地满足医院各项工作的需求，为医学事业的发展提供有力支持，为医院实现高质量发展提供充足动力。

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（作者单位：南通市第四人民医院）

基金项目：2023年度南通市卫健委指令性课题  项目编号：QN2023038；2023年度南通市自然科学基金和社会民生科技计划（指导性）项目 项目编号：MSZ2023042。

作者简介：葛君（1988—），女，汉族，江苏南通人，硕士，馆员，研究方向：医院管理、卫生管理、档案管理。