高校口述档案工作存在的问题及对策

陈敏?张晨

摘 要：口述档案工作为高校档案管理工作的新模块，与传统意义上的档案管理有着极大的不同。可以说，口述档案工作是对高校档案工作空白的弥补，能够有效填补档案断层与缺失。如今，各大高校纷纷开展口述档案工作，在积累丰富经验的同时也发现了许多问题，亟待深入研究和解决。

关键词：高校档案管理；口述档案工作；问题及对策

中图分类号：G471.7 文献标识码：B 收稿日期：2015-11-02

口述档案是以录音或逐字记录等方式对个人采访结果进行记录，以收集成档。在最近几年，学术界关于口述档案所展开的研究不断增多，各大高校也基于相关档案工作的特殊性，以口述档案的形式进行了信息记录和整理。[1]在本文中，笔者将针对高校口述档案工作所存在的问题及应对对策进行相关探讨。

一、高校口述档案工作概述

口述档案具有鲜明的目的性、过程性及创作性，可以分为准备、实施和整理访谈记录几个步骤。第一，在准备访谈过程中，要完成对主题及对象的确定，以事件为主题，以人为对象。例如，想要针对高校的某一学科发展史进行口述档案归整，便要寻找具有代表性对参与者和建设者，而此学科发展史则为对象。笔者认为，围绕高校中心工作（科研和教学）对一些专家级、资质较老的教授学者所开展的口述档案工作具有十分重要的意义。第二，对于访谈对象事先进行研究。这项工作主要包括对受访人的事业、近况、家庭及喜好等内容的了解，并了解其所在的学术领域的研究成果。此类相关资料对于高校档案、校史及院系刊等建立具有相当高的价值。第三，构建访谈大纲。[2]在开展访谈之前，要围绕访谈对象及主题设计大纲等方面进行访谈。在此过程中，要注意体现大纲结构性、开放性，不能使所设问题限制被访对象的思维，还要引导受访者不跑题。第四，完善前期沟通工作。口述档案工作为双向活动，因此要体现采访者及受访者的充分互动。一方面，要提前征得受访者的同意，并告知受访者需要履行的义务；另一方面，在访谈过程中要充分体现彼此间的互相尊重与平等。同时，双方按照事先确定的访谈地点、时间完成访谈工作。第五，充分做好其他准备。采访者要做好使用设备准备工作，如准备录音笔。同时，整个访谈对于采访者的要求较高，需要其具备相应的素质，如熟知新闻学、档案学等知识或技能。

二、当前存在于我国高校口述档案工作中的若干问题

1.关于口述档案概念的认识不一致

目前，在学术界关于口述档案概念的认识不一致，高校口述档案工作同样存在此类问题。其中，在某地方档案界网站上曾经有人就“口述档案为何能够被冠以档案之名”提出了疑问。很多人认为，口述档案非正史，甚至可以称为野史。面对各种现实事件的录音、影像及记录等，口述档案更应该被形象定义为口述+档案，甚至其他。与此同时，关于高校口述档案工作的认定，还存在一定争议。

2.对于口述档案形成过程的理解有所不同

在我国高校现存的口述档案形成过程中，绝大部分人认为口述档案在记录、反映科研、教学、管理及其他工作方面完全具备一定的保存价值。尽管可能具有综合性或片面性，但都是伴随着实践活动而同步产生的，因此哪怕所反映的事实仅为其中的极小一部分，也同样具有实际价值。而有部分人则认为，口述档案在实际形成过程中出现了采访者及受访者人群，因此带有一定的主观色彩，缺乏必要的原始记录性，因此可能会对其他方面的认知和理解产生误导。

3.就口述档案形成文件的真实性存在质疑

从古至今，中国人被植入“口说无凭，实物为证”观念。以此类推，在如今的高校口述档案工作完成过程中，仅仅依靠当事人对于年代久远的事件进行追忆和回顾，缺乏一定的真实性。目前，很多高校由于建校历史悠久，加之当时档案管理不当，而使得很多档案信息的构建需要借助口述档案工作来完成。而校史的还原、校貌的回想乃至馆藏的补充等，仅仅通过口述档案则显然难以服众。[3]

三、如何有效提升我国高校口述档案工作人员的能力

1.从思想上认识到口述档案工作的重要性

口述档案作为档案管理工作的重要组成部分，能够很大程度上弥补传统档案工作的不足。因此，校方应通过宣传等方式促进师生对口述档案工作重要性的认识，引导其建立保护、尊重口述档案工作的意识，从而从端正思想认识层面为口述档案工作创建和谐的氛围。

2.高校应通过出台各项口述档案管理工作制度，规范工作流程

鉴于高校口述档案工作具有一定的不可避免的主观性和自由性，因此可通过出台相关规定，科学规范其工作流程。例如在进行访谈时，要将受访者与采访者之间的对话内容进行录音，并在结束访谈后，由受访者核对、撰写档案资料，经同意后签字；再如，针对某一访谈话题，安排若干名工作人员收听访谈录音，并将各自的意见发表出来，以求档案资料的全面化。[4]

3.注意访谈过程中场景的充分反映

在进行口述档案的过程中，采访者不仅要具备一定的专业基本素养，而且需要掌握必要的交际能力，如语言沟通能力、察言观色能力等。很多情况下，访谈内容的体现固然重要，若能够以录音笔等工具充分记录就更好了。然而，受访者当时的神情变化是需要采访者格外留意才能够察觉的。采访者在整个过程中要充分把握好访谈节奏，有张有弛，密切根据受访者的反馈对访谈话题随时进行调整。在完成口述档案时，要实现对整个访谈场景内容的充分反映。

4.优化口述档案工作团队

如今，伴随着信息技术的快速发展，现代传媒技术获得了极大的进步和飞跃。众多多媒体设备的衍生，使得口述档案工作的完成变得更为简捷、高效。在多种工具的协助下，高校需要关注的是口述档案工作团队整体优化，通过精心组织，成为具有专业性的团队。根据成员自身性格、专业技能优势而各司其职，完成对口述对象、中心议题的挑选及口述档案资料的完善整理、撰写。凭借高度的专业性和真实性，口述档案便能够广泛应用于档案馆馆藏、校园电台及广播台的广播、校园网的传播等，典型教材内容的使用。在此基础上，口述档案对于高校各项事业健康发展具有极大的推动作用。

在本文中，笔者首先对于高校口述档案工作进行了简要概述，针对访谈准备过程中主题及对象的确定、构建访谈大纲、完善前期沟通工作等展开总结。其次，分析了当前存在于我国高校口述档案工作中的若干问题，如关于口述档案概念的认识不一致、对于口述档案形成过程的理解有所不同、就口述档案形成文件的真实性存在质疑等。最后，关于如何有效提升我国高校口述档案工作能力，提出了从思想上认识到口述档案工作的重要性、规范化口述档案工作流程、注意访谈过程中场景的充分反映及优化口述档案工作团队等几点建议，以期待为行业提供一定借鉴。

参考文献：

[1]冯舫女.试析口述档案的真实性与价值——从考察张学良晚年对九一八事变口述的真伪说起[J].北京档案，2011，（6）：31-32.

[2]汤道銮，包海峰.多媒体档案数据库管理系统的开发与利用[A].中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集[C].2002.

[3]白志英，刘 勇，贺红军，等.浅谈档案数字化工作五个到位[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012.

[4]卢 杰.论高校档案中经济、文化资源的开发与利用[J].安徽理工大学学报（社会科学版）2002，（2）：99-101.