事业单位档案信息化管理分析及对策研究

马小丽　杜佳

摘 要：档案信息化管理是指在事业单位档案管理中运用信息技术收集、整理、存储、检索、利用和保护档案信息的全过程管理。随着信息技术的不断发展，事业单位档案信息化管理已经成为提高档案管理效率和质量的重要手段。然而，当前事业单位档案信息化管理仍存在一些问题，如档案管理信息化程度较低、档案管理信息化标准不统一、信息安全风险大等。因此，对事业单位档案信息化管理展开分析和研究，提出相应的对策和建议，对于提高事业单位档案信息化管理的质量和效率具有重要意义。

关键词：事业单位；档案信息化管理；优化对策

中图分类号：G270.7;D630.1 文献标识码：A

在当今信息化社会，事业单位档案信息化管理已成为一种趋势。随着信息技术的不断发展和事业单位改革的不断深入，档案信息化管理在事业单位发挥着越来越重要的作用。本文通过对档案信息化管理在时代发展中的角色认知以及相关政策文件的综合解读，旨在为事业单位的档案管理赋予新的时代内涵，提高其信息化管理水平，更好地适应现代社会的需求。

一、档案信息化管理概述

档案信息化管理是指在信息技术快速发展的背景下，根据国家相关政策文件，对档案展开数字化、网络化、规范化、标准化的管理过程，是信息社会发展的必然趋势，也是提高档案管理效率和质量的必要手段。档案信息化管理结合了现代信息技术和档案管理理论，通过对档案的数字化处理和存储，实现档案信息的数字化、网络化、智能化和可视化，使档案信息可以更方便、快捷地被检索、管理和利用，提高档案的利用率和价值。同时，档案信息化管理也符合国家相关政策文件的要求。例如，国务院办公厅印发的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》中就明确提出了要加强信息资源开发利用，提高信息管理能力，推动信息产业发展。因此，档案信息化管理不仅是时代发展的需要，还是国家战略的重要组成部分。总之，档案信息化管理是时代发展的必然趋势，可以提高档案管理效率和质量，促进信息资源的开发和利用，为社会发展提供更好的服务。

二、事业单位档案信息化管理的意义

1.提高档案管理工作效率

通过数字化手段，档案管理工作得以从传统的纸质档案转向电子化管理，从而实现工作流程的自动化和信息的智能化处理。首先，数字档案的建立和存储可以减少烦琐的手工操作，节省大量人力和时间成本。通过电子档案系统，管理人员可以轻松地实现对档案的快速检索、分类和整理，极大地提高档案管理的效率；其次，数字档案的智能化处理使得相关信息能够更为迅速地传递和处理。与传统的纸质档案相比，数字档案能够实现实时更新和同步，保证信息的及时性和准确性。管理人员能够通过系统快速了解档案的最新状态，及时作出决策。此外，电子化的档案管理还能够实现对档案流程的全程监控，提高管理的透明度。

2.实现档案信息资源共享

档案信息化管理的价值之一在于实现档案信息资源的共享，为事业单位内外部提供了双重利益。以高校为例，数字档案系统的建立促使各部门实现即时的档案检索和分享，提高内部沟通协同效率。以往烦琐的手工传递和整理档案的过程变得更为高效，使得各部门能够更迅速获取所需信息，从而提高工作效率。同时，高校通过数字化档案平台向学术界和社会公众开放合规信息。学者和研究人员可以便捷地获取丰富的学术资料，推动学术研究的深入。例如，高校数字档案的共享为历史研究、社会调查等提供了丰富的素材，为学术领域的发展提供了重要支持。此外，高校档案信息的开放共享也加强了校园与社会的互动。社会公众可以通过数字档案了解高校的历史、文化积淀以及决策过程，促进高校与社会之间的相互理解，这种開放性不仅可以提高高校的社会声誉，还为校园文化的传承和发展创造了有利条件。

3.促进事业单位现代化建设

事业单位档案信息化管理的意义在于推动事业单位现代化建设，为提供先进的管理手段和全面的信息支持。首先，数字档案的建立和管理使得事业单位能够更高效地实施内部流程管理。通过电子化的档案系统，管理人员可以迅速获取所需信息，实现对事务的及时处理，提高工作效率，有助于事业单位适应快速变化的工作环境，从而推动现代管理理念在事业单位的深入实施；其次，档案信息化管理使得事业单位更好地融入数字时代的信息网络。数字档案的在线共享和互通，使得事业单位能够更紧密地与其他组织和机构开展信息共享与合作，有助于构建更加开放、协同的工作模式，推动事业单位更好地适应和引领社会进步。此外，数字档案的管理方式为事业单位提供更精准的数据支持，有助于科学决策和战略规划。通过对档案信息的分析，事业单位可以更全面地了解自身运营状况，及时调整管理策略，提升组织的整体竞争力。数字化的数据分析也为事业单位提供了更多创新的空间，推动其在现代社会中的发展和变革。

三、事业单位档案信息化管理存在的问题

1.对档案信息化管理重视不足

尽管数字时代信息技术迅速发展，但在事业单位，仍存在一些机构对档案信息化管理的认知不足，对其价值和意义的理解相对欠缺。部分机构在资源投入、人员培训等方面未能给予足够的关注，导致档案信息化管理未能得到全面、深入的推进，反映了一些事业单位在档案信息化管理理念上的滞后，对于信息时代档案管理的紧迫性和战略意义尚未形成共识。对档案信息化管理重视不足的现象，可能导致档案管理工作过度依赖传统纸质档案，进而限制信息共享与流通的效率，阻碍档案管理体系的现代化建设。

2.档案管理信息化程度较低

一些事业单位尚未全面实施数字化的档案管理系统，仍依赖传统的纸质档案管理方式，在档案的采集、存储、检索等方面仍然存在一定的手工化操作，严重制约了工作效率。此外，一些事业单位在档案信息化系统的建设与更新上投入不足，导致系统功能不够完善，无法满足日益复杂的管理需求，影响信息的共享与流通，限制组织内部的沟通协同，导致对外服务的水平降低。缺乏高度信息化的档案管理系统使得事业单位在信息科技的支持下无法充分挖掘档案资源的潜力，阻碍了档案管理工作的现代化和专业化开展。

3.档案管理信息化标准不统一

在信息化管理的过程中，由于缺乏普遍适用的标准和规范，不同事业单位可能采用不同的信息化系统和档案管理工具，导致信息处理、存储、检索等环节存在较大差异，不仅增加了系统集成的难度，还制约了信息共享的效果。档案信息化标准的不统一问题，导致不同系统之间难以实现无缝连接和数据的无障碍传递。此外，由于缺乏统一的信息安全标准，可能存在信息被泄露和篡改的风险，进一步加大了档案信息化管理的风险。由于不同标准下的系统需要各自更新和升级，增加了工作的复杂性，也使管理和维护的难度进一步加大。

4.档案管理信息化安全保障不足

在信息化时代，档案中蕴含着大量敏感和机密信息，然而，一些事业单位在信息安全方面的关注程度相对不足。首先，存在不完善的权限控制机制，部分人员可能无意或有意超越其权限访问、修改或删除档案信息，使信息被泄露的风险增大；其次，缺乏足够的加密措施，使得存储在数字化档案系统中的信息容易受到网络攻击和非法获取的威胁。此外，对于灾难恢复和应急预案的建设不足，一旦系统遭受破坏或数据丢失，事业单位可能难以迅速、有效地恢复档案信息。另外，信息化系统的更新和维护不及时，存在系统漏洞未及时修复的风险，可能被不法分子利用，进而带来严重的安全威胁。总之，上述问题的存在，使得档案信息安全性难以得到全面保障，可能对事业单位的运行和声誉造成严重影响。

四、事业单位档案信息化管理的优化对策

1.增强全员档案信息化管理的责任意识

为优化事业单位档案信息化管理，首先要对策在于增强全员档案信息化管理责任意识。全员的参与和共同努力是确保档案信息化管理顺利推进的基石。在高校档案管理中，往往涉及众多部门、工作人员，因此，建立全员档案信息化管理责任意识至关重要。首先，需要加强对全员的培训和宣传，提高他们对档案信息化管理的认知水平。通过定期培训课程、内部宣传和信息化管理相关活动，使全员深刻理解档案信息化管理工作的重要性。高校可以组织专业培训，使教职员工了解如何使用数字档案系统，熟悉信息化工作流程，以提高档案工作的整体效率；其次，建立明确的责任体系和流程。明确每个工作岗位在档案信息化管理中的具体职责，确保各个环节的衔接和无缝协同。例如，高校可以设立专门的信息化管理团队，负责系统维护、更新和安全性保障的同时，各个部门还要有专人负责档案信息的录入、整理和检索工作，形成清晰的工作流程。另外，强调全员的主动参与和反馈机制。鼓励全员提出改进建议，分享档案信息化管理的实际经验，形成共享学习的氛围。高校可以设立定期的交流会议，让各部门分享档案信息化管理的成功案例和遇到的问题，以促使更多的人参与到信息化管理中来。

2.加强档案管理信息化基础设备设施建设

首先，为了加强事业单位档案管理信息化基础设施建设，应该注重软件和硬件设备设施的更新和提升。在高校档案管理中，可以通过投入更先进的服务器、存储设备和高性能计算机等硬件设备设施，以提高数字档案系统的整体性能。同时，要确保采用最新的档案管理软件，以适应信息化管理的不断发展和变化。例如，建立强大的数据库系统，通过先进的检索和分类算法，提高档案检索的准确性和速度；其次，高校需要加强网络基础设施建设，确保信息传输的畅通和高效。优化校园网络结构，提升网络带宽，确保档案信息能够在不同部门、校区之间快速流通。同时，可以通过引入先进的技术手段，如云计算、大数据分析等，来拓展档案信息化管理的应用领域。通过借助云计算平台，高校可以实现档案信息的远程存储和共享，提高整体的可用性。大数据分析技术可以帮助高校更好地挖掘档案信息中的潜在价值，为学术研究和决策提供更为全面的支持。

3.建立档案信息化管理标准和规范

为推动事业单位档案信息化管理的开展，迫切需要建立统一的档案信息化管理标准和规范，以有效解决标准不一致性带来的系统难以集成和数据无法共享的问题。通过制定明确的标准和规范，可以规范档案信息的采集、存储、管理和检索等环节，确保信息的一致性、安全性和高效性。对于事业单位而言，这一标准和规范不仅可以提高工作效率，还能够提升整体的信息管理水平，为决策提供更可靠的数据支持。在高校档案管理中，建立标准的档案信息化管理规范尤为迫切。高校涉及众多部门和复杂的信息流动，因此，需要明确定义每个环节的标准和流程，以确保信息化管理系统的协同运作。例如，可以规定标准的档案分类和编号体系，确保不同部门之间的档案信息有章可循。同时，明确权限管理和审批流程，防范信息被泄露和滥用的风险。建立这样的標准和规范有助于确保高校档案信息的高质量和高效率管理。此外，建立标准和规范还有助于推动档案信息化管理的专业化和标准化。通过制定统一的数据格式、元数据标准，可以使得档案信息在不同系统之间更加流畅地传递，有助于实现更高水平的信息互通和共享，推动事业单位档案信息化管理的整体现代化。

4.强化档案信息化管理安全意识

在数字化时代，档案信息包含大量敏感数据，因此，全员都需要深刻理解信息安全的重要性。在高校档案管理中，可以组织专题讲座、网络安全知识竞赛等形式，帮助工作人员深入了解信息安全的实质，从而更有针对性地增强其安全防范意识。同时，强化安全意识也需要将安全理念融入档案信息化管理的全过程。从系统设计到日常操作都应考虑信息安全的因素。高校档案管理可以建立健全权限管理制度，确保每位工作人员仅能访问其所需的信息，从而降低内部信息被泄露的风险。另外，要加强对外界网络攻击和病毒侵袭的防范，建立完善的网络安全防护体系，及时发现并应对潜在的威胁。通过定期的系统安全检查和漏洞修复，高校能够提高系统的抗攻击能力，保障档案信息的完整性和保密性。引入先进的安全技术也是强化档案信息化管理安全意识的关键。例如，高校可以采用加密技术对存储在数据库中的档案信息实施加密处理，提高信息的安全性。同时，建立健全灾难恢复和应急预案，以便在出现信息丢失或系统瘫痪时能够迅速、有效地恢复档案信息。

五、结语

通过对事业单位档案信息化管理的研究，能够深刻认识到信息时代对档案管理的重大影响。档案信息化管理不仅是提高工作效率的必然选择，还是适应数字化时代的迫切需求。随着我国政府对事业单位改革的推动和相关政策的支持，档案信息化管理已经成为事业单位现代化建设的重要组成部分。今后，技术的不断创新将推动档案事业朝着更智能、便捷、安全的方向发展。

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（作者单位：1.新疆社会科学院；2.河北科技师范学院）

作者简介：马小丽（1987—），女，汉族，四川绵阳人，硕士，助理研究员，研究方向：人事管理、档案管理；杜佳（1994—），女，汉族，河北承德人，硕士，研究实习员，研究方向：管理学。