以信息化为导向的学术论文管理系统设计

鲁 瑞，付 鲲，王 振，2*

1.天津中医药大学第二附属医院 天津 300250；2.上海国家会计学院智能财务研究院 上海 201702

0 引 言

学术论文是学术交流和科研成果的重要表现形式之一［1］，在推动学术进步、验证科研成果的可靠性、增强个人学术声誉、促进学术交流及提高学术评价的科学性等方面具有重要作用［2］。因此，学术论文管理是科研管理工作中重要的一部分。

孙雪凌［3］提出了大数据时代高校论文信息化管理面临的问题，认为目前的学术论文管理大多停留在人工记录台账的管理方式，采用Excel制表对学术论文进行登记、汇总和统计，既耗时又耗力，查询不便［4］。信息技术与管理模式的创新融合是学术论文管理的发展趋势，可以取代传统的手工管理模式，能够有效地提升科研管理部门对学术论文的管理能力。目前关于论文管理系统相关的研究［5-7］大多是针对高校毕业论文进行设计和开发的，其应用目的和系统的运行流程不同于医院的学术论文管理。

本文以问题为导向，设计了学术论文管理系统的框架结构，旨在优化学术论文管理流程、减少管理成本，突出强调了“医院—学科—个人”的三级管理模式，从而提高学术论文管理的质量和效率。

1 当前学术论文管理中存在的问题

通过分析本医院学术论文的管理现状和流程，总结造成工作效率低下的主要原因，包括以下4 个方面。

1.1 管理方式不规范

学术论文审核、备案等流程手续烦琐，管理的规范化程度不高，纸质版材料审批流程增加了“跑腿”，降低了工作效率。

1.2 纸质版档案管理影响工作效率

学术论文的备案材料中的信息需要逐条录入Excel台账，并存储在科研管理部门。录入过程人员任务繁重，无法保证数据录入的准确性，也会存在核对不仔细的情况。

1.3 学术论文统计不准确

学术论文的分类非常复杂，采用Excel登记的方式仅能进行数量上的统计，无法准确、快速地统计论文的相关信息及作者情况，也无法提供直观的数据汇总表或统计图。

1.4 学术成果无法共享

大量的学术论文数据都集中在科研管理人员手中，形成了一个“信息孤岛”，无法实现共享，科研人员也无法通过单位直接查询或调用自己的论文信息。

2 学术论文管理系统的设计

针对学术论文管理过程中存在的主要问题，设计由科研人员、所属学科、科研管理部门三级管理的信息化系统，以解决以往管理过程中效率低下的问题。

学术论文管理系统中管理模块划分明确，人员角色包括科研人员、学科带头人、科研管理人员等，对每类人员设定不同的功能和权限，科研人员可对本人的学术论文进行编辑、查询等，学科负责人可对本学科的学术论文进行审批、查询、统计等，科研管理人员可对本单位的所有学术论文进行审批、查询、统计等，如表1 所示。该系统主要涉及的功能包括投稿前登记审核，发表后备案及科研管理人员审核，以及论文的查询和调用、汇总统计和分析对比等。论文投稿前和发表后的备案登记功能包括科研人员上报—学科负责人审核—科研管理部门审核的三级管理流程，如图1 所示。

图1 业务流程图Fig.1 Business flow chart

表1 用户角色及用户功能权限说明Tab.1 Description of user roles and user function rights

2.1 用户注册

用户注册所填的信息包括姓名、用户名、密码、所属学科、邮箱、角色等，其中角色包括科研管理人员、学科负责人、科研人员，角色的选择为该系统三级管理提供了技术支撑。

2.2 投稿前登记与审核

2.2.1 学术论文登记

学术论文投稿前，第一作者在系统里登记论文相关信息和所有作者的信息，论文的相关信息包括题目、摘要、标注的基金项目，作者的相关信息包括姓名、单位、科室、职称、邮箱，作者次序须与论文中保持一致。

附件需上传论文的文稿、查重报告、《学术论文科研诚信承诺书》（以下简称《承诺书》），临床研究相关的论文还需要上传伦理审核证明。《承诺书》模板可以在系统中下载，打印后由全部作者和基金项目负责人签字后上传，如图2 所示。

图2 学术论文登记界面Fig.2 Registration interface of academic papers

2.2.2 所有参与作者确认

学术论文登记提交后，所有参与作者将会收到确认邮件，点击邮件中的链接即可进入确认页面。所有作者均完成确认后，方可由所属学科的学科负责人和科研管理人员依次审核。各位参与作者的确认情况可在系统中显示。

2.2.3 学科负责人和科研管理人员审核

所属学科的学科负责人和医院科研管理人员依次审核论文登记信息的完整性、准确性及合理性。完整性方面包括系统上的各项内容是否填写、附件是否上传齐全；准确性是指所填内容是否与论文文稿一致，尤其是作者单位信息和次序；合理性是指论文内容是否与所标注的基金项目相关等。如果审核不通过，则退回至第一作者。

2.3 发表后备案

2.3.1 学术论文备案

学术论文正式出版后，第一作者在发表前备案版块中勾选对应的文章，并填报论文题目、作者姓名及次序、期刊名称、卷期号、DOI号、发表日期等信息，附件上传正式出版的论文全文，然后提交发表后备案的申请。

2.3.2 学科负责人和科研管理人员审核

所属学科的学科负责人和医院科研管理人员依次审核备案论文信息填写的完整性、准确性，审核内容包括填写的信息和附件是否齐全及学术论文的出版信息是否准确。如果审核不通过，则退回至第一作者。

2.4 学术论文管理

2.4.1 论文的查询与分析

系统可以根据不同维度（如论文题目、作者、科室、发表年月等）进行检索查询，将检索结果导出为Excel文件，导出格式如表2 所示；还可以提供多种统计图表和数据分析结果，输出为图片格式，以帮助科研管理人员更直观地了解和分析论文发表情况，从而为科研管理决策提供参考。

表2 学术论文查询统计结果导出为EXCEL格式示例Tab.2 Example of EXCEL format for academic paper query statistics results

2.4.2 数据汇总统计

该系统具有汇总和频数统计功能，如以发表日期为检索词，将发表日期设置为2022年1 月1 日—2022年12 月31 日进行查询，即可得到该时期内所有已发表论文的信息，如表3 所示。

表3 2022年医院发表学术论文的情况示例Tab.3 Examples of academic papers published by hospitals in 2022

该系统还支持多个字段查询，如选择2020年1 月1 日—2022年12 月31 日，以年份和学科为检索词进行查询，并将查询结果进行频数统计，即可得到该年度每个科室发表学术论文的数量，如表4 所示。

表4 2020—2022年度各学科发表学术论文数量统计表Tab.4 Statistical table of number of academic papers published by each discipline in 2020—2022

3 讨 论

学术论文管理系统是科研管理业务系统的重要组成部分，该系统对规范业务流程、明确各级管理职责具有积极作用。通过信息化管理，实现医院对学术论文管理的全程无纸化支持，提高工作效率。

本文设计了以信息化为导向的学术论文管理建设方案，构建了学术论文信息化管理系统的开发框架，实现了数据管理、数据分析、数据报告等功能，科研管理部门能够及时获取和提供所需要的信息，可以随时掌握数据动态，简化工作程序，加速管理信息的传递和反馈过程，实现了科研论文管理的自动化、标准化和学术论文成果信息资源的最优共享，提高了管理水平和工作效率。

本系统的优点主要体现在以下4 个方面。

第一，学术论文信息化管理系统实施后，可以通过使用自动化和数字化技术来减少科研管理人员手工操作和科研人员办理业务的“跑腿”现象，能够实现对学术论文全生命周期的集中管理和优化，以及提高科研管理人员的工作效率和服务质量。

第二，本系统对论文的基本信息登记较为全面，比CNKI中国知网、万方数据知识服务平台等文献数据库的题录信息多，能够满足检查评估、分析决策等工作的信息采集需求。此外，我们可以对现有数据进行多维度分析，从而帮助科研管理者发现潜藏价值信息，实现精细化管理，为医院科研管理者提供决策依据。

第三，本系统所登记的论文可以通过调用功能与人力资源管理系统或财务科研经费报销系统等其他管理系统对接，实现科研论文奖励登记、职称聘任考核、职工晋升考核、人才选拔、继续医学教育学分登记、科研论文版面费报销等工作的自动化完成［8］，从而使办公流程更加高效。

第四，本系统的实施增加了所属学科对学术论文的审核环节，强化学科的监管职责，赋予学科管理更多的主动权，有利于学科负责人对学科科研工作的整体规划和统筹管理，从而进一步推动学科建设和发展。

总之，一个科研管理部门的论文管理系统需要具备丰富的功能，以支持科研管理人员进行高效、规范和科学的论文管理，此外，还需要不断地更新和完善，以适应不断变化的科研环境和需求。