基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统的应用

刘尚宗

甘肃省人民医院 （甘肃兰州 730000）

医用卫生材料作为医学行为不可或缺的重要组成部分，已被广泛应用于临床医疗技术、诊断、治疗和护理全过程，其支出仅次于药品，对医院的经济效益具有明显影响[1-4]。近年来，随着国家新医改政策、医用卫生材料零加成政策的实施，医用卫生材料的管理成本越来越高[5]，各级主管部门和社会公众对医用卫生材料的产品质量问题及使用安全性、合理性、适宜性的重视程度也越来越高。这对医院医疗卫生材料的管理水平提出了更高的要求。为实现医用卫生材料的精细化管理，减少各种不必要的消耗，降低使用成本，我院引进了一套基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统，综合考虑医用卫生材料全生命周期，实现了全过程监管、可追溯性管理，提高了医院医用卫生材料的精细化管理水平[5]，现对该系统的应用情况进行报道。

1 医用卫生材料管理现状

目前，国内实行医用卫生材料物联网技术管理的医院较少，部分医院仅实现对医用卫生材料物流的某些环节采用物联网技术管理，并未贯穿全生命周期，存在范围窄、深度浅、应用层断裂等诸多问题[5]。本研究通过查阅文献[3-6]总结目前医用卫生材料管理存在如下问题。（1）多数医院的信息化管理系统落后，仅依赖医院信息系统（hospital information system，HIS）的部分功能模块对医用卫生材料进行管理，甚至停留在半手工模式，使用申请仍以纸质申报为主，审批流程缓慢，效率低下。（2）多数医院的医用卫生材料采购方式原始，信息传递仍以电话通知为主，极易出错，且日常维护工作量大，执行效率低，配送无法监管，采购量难以准确控制，容易造成库存过剩或断货。（3）材料管理与财务管理未实现无缝对接，无法满足医院日益激增的医用卫生材料用量需求及成本核算、经济效益分析等大量数据快速提取需求[5-6]。（4）二级库无专人管理，难以实现精确核算和成本控制，时常出现无货、错领等现象，为医保收费、报销带来一定困难。（5）质量控制不完整，监管缺乏连贯性，无法形成闭环式管理，存在安全隐患[3-5]。（6）企业发票信息为手工录入，对货到票未到、货票均已到但未付款等情况无法实时显示在财务账面，不利于第一时间掌握医用卫生材料的流动情况，也间接导致成本核算滞后[5]。

2 基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统的功能

基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统通过与HIS 对接，实现了对医用卫生材料的精准采购、按需配送、效期监控、实时库存、全程监管等精细化管理，可为医院医用卫生材料的准入提供决策支持，为医用卫生材料的合理使用与管控提供数据支持[6]。该系统可实现基础资料管理、网上申购管理、库房管理、二级库管理、高值医用卫生材料追溯式管理、采购订单追踪与供应企业评价管理、质量控制管理及财务管理等功能。

2.1 基础资料管理

该系统的核心功能是通过信息化管理手段，将医用卫生材料所有基础数据字典信息、资质证书等通过信息化、便利化管理，实现无纸化办公，提高管理效率。该系统的基础资料管理模块可对医用卫生材料的招标、采购合同与资质证书、物资信息及商品名称和通用名称等进行管理和维护，便于临床科室和供应企业沟通，支持批量操作设置，物资、财务等分类和调价管理。其中，资质证书的有效管理是医用卫生材料采购时效性、合法性的重要保障。采购人员必须随时掌握所有资质证书的有效期及变更情况，确保采购的医用卫生材料符合国家法律法规、质量安全要求[3]。与医院确定供销关系的材料供应企业需自行将所有资质证件、各级授权书等扫描上传至系统，并将有效期输入系统内的相应位置后等待医院审核[7]。系统具备近效期分类查询及对资质证件效期进行分类预警提醒功能，可查询近2 个月内即将过期和已过期的所有资质证件到期状态，并用红色字体显示，提醒相关人员及时更新（图1），确保医用卫生材料使用的安全性、有效性和合规性[6]。

图1 物联网云平台信息化管理系统界面

系统还可进行企业资质证件、供应产品证件信息审核及变更审核操作，支持对各种证件及信息的状态、名称、首字母、关键字等信息搜索、查询及导出功能（图2）。

图2 物联网云平台信息化管理系统资质管理界面

系统可上传各类资质证件图片、产品图片、合同、谈判记录等，供采购人员及临床使用科室查看，以保证信息真实可靠，防止供应企业以假乱真、以次充好[5]。

2.2 网上申购管理

2.2.1 申请管理

科室可按月度和日常申领计划进行医用卫生材料申领。系统会自动列出科室常用医用卫生材料，科室仅需建立采购计划模板，后期每次申领仅需在模板中修改申请数量即可，极大地提高了工作效率，减轻了工作量。

月度计划提交后，中心库房通过系统进行审核并提交至采购员。系统会自动汇总通过审核的各科室月度计划，并根据中心库房库存情况自动生成采购计划订单提交领导审批，审批通过后将采购订单上传至系统云平台并自动转换成配送单发送至对应供应企业，同时以邮件和短信的方式通知供应企业及时配送。

日常申领提交后，系统自动判断中心库房是否库存充足。如果库存充足，则生成科室出库单，而不足部分系统则自动形成待采购配送单。出库单创建过程中系统自动分配批号，配送员根据出库单信息捡货配送至申请科室。

2.2.2 采购管理

采购员将中心库房审核的采购计划进行二次审核后保存打印，交由领导审核签字，审核通过后通过系统提交申请单，系统自动按供应企业分类生成Excel 电子订货单。自动生成采购计划的方式主要有2 种：一是按照库存上下限生成；二是按照科室月消耗量生成新的采购数量，并自动转为采购计划。系统通过上传云平台将采购计划发送给供应企业，同时支持短信订货功能，还可按照配送商、申请科室生成订单信息。

2.2.3 订单-配送单管理

供应企业登录物联网云平台供应企业客户端进行采购计划订单确认，并自动生成带有“订单条码”的入库登记表明细。“订单条码”是一组由不同宽度、不同反射率的条和空按规定的编码规则组合，用以表示1 组数据的符号，可利用光电扫描仪进行信息识读并实现数据自动输入计算机[7]。

供应企业需认真核对入库登记表中关于配送材料的所有信息，系统根据字典维护信息自动生成产品名称、单价等关键信息，供应企业确认无误后打印带有“订单条码”的入库登记表，并携带产品及时配送。

系统支持采购订单状态、进度、明细、汇总分析及按科室、供应商、物资名称等多维度统计查看，并支持Excel 导出功能，极大地方便了相关人员工作需求，提高了工作效率。

2.3 库房管理

2.3.1 入库管理

医用卫生材料送达医院后，库房管理人员认真核对实物与入库登记表信息，确认无误后，用条码枪扫描“订单条码”即可全部入库，达到“一键式、无错误”入库。系统还支持手工录入“订单条码”、引用计划等多种入库方式，简化了录入工作，避免了手工入库的烦琐与失误，提高了工作效率[7-8]。

2.3.2 出库管理

系统具有“待出库申领/计划” 功能界面，通过判断是否有库存来直接出库，直观、简单、操作便捷，不易出现差错。

2.3.3 验收管理

中心库房管理员以供应企业初步验收结果为前提，对照配送单和物资信息进行二次验货，确保信息无误。

2.3.4 退库、退货管理

系统支持退库、退货、转科等操作，支持对科室退库、退货单的查询、打印和审核，极大地方便了库房管理操作。

2.4 二级库管理

系统实现了全院医用卫生材料统一管理，包含中心库房（一级库）和科室仓库（二级库），采购员和中心库房管理员可实时查询所有科室二级库的医用卫生材料申领、发放数量和中心库房库存数量，随时可进行耗占比统计，有利于充分掌握卫生材料的实时动态[9]。

临床科室通过系统可实时在线查询二级库库存，并可根据领用明细和汇总信息完成科室对账。系统支持退库、转科等操作，并可设置二级库库存上下限，进行库存不足预警提醒。

2.5 高值医用卫生材料追溯式管理

随着介入手术和骨科内固定技术的发展，介入卫生材料、骨科卫生材料等高值医用卫生材料逐渐得到广泛运用[10]。高值医用卫生材料管理必须基于条形码技术实现全过程可追溯，从临床科室提交需求开始，到高值医用卫生材料进入医院，再到最终使用在患者身上都须受到全程监控，实现向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体，全过程一物一码的质量管理和质量跟踪，从而降低医疗安全风险[11]。

基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统通过以下方式实现对高值医用卫生材料的追溯式管理。（1）系统可实现与供应企业采购订单无缝连接，库房可通过扫描订单条码完成自动入库处理，支持原条码自动解析和转化。（2）护士通过扫描患者腕带条码或输入住院号定位患者信息，并逐一扫描材料原条码可完成备货、划价、入库、术中计费等使用登记，可实现材料的领用消耗与收费直接关联，从根本上杜绝漏费、错费、重复收费等不合理收费现象[7，11]。（3）系统可实现虚拟库存，用后结算，卫生材料使用后科室将收费后的使用信息传送至采购员，采购员确认无误后通知供应企业开具发票并完成入出库处理，实现高值卫生材料零库存管理，减少资金积压[11-12]。（4）系统可实现溯源管理，若使用医用卫生材料出现不良事件时，可根据供应企业、生产厂家、品牌、批次、患者姓名、住院号等各种方式进行从生产源头到使用者的所有信息追溯查询，方便医院及时通知患者、企业进行处理[13-14]。

2.6 采购订单追踪和供应企业评价管理

基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统有利于规范与供应企业之间的合作流程，采购人员可动态监控订单配送状态，医护人员可对卫生材料的质量及配送的及时性进行评价，作为对供应商服务质量考核的重要依据[5，13]。

2.7 质量控制管理

为方便统计和查询，系统可按需生成各类数据汇总表、卫生材料记录明细，并可根据重点关注的内容通过数据挖掘获得更明细的管理视图供决策分析（图3）。管理部门通过各种统计图表可时时掌握卫生材料使用的全过程，实现动态管理。

图3 物联网云平台信息化管理系统卫生材料统计分析管理界面

2.8 财务管理

系统实现了医用卫生材料、财务一体化管理，对卫生材料应付账款的各环节实施控制与监督，对资金实现有序计划管理，可保证医用卫生材料充分供应，降低资金占用率，提高应付账款周转率，降低医院运营成本，从而持续提升医院物资管理效率，推进科室二级库管理与财务核算精细化[5，11]。

3 基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统的应用效果

使用该系统后，实现了医用卫生材料的统一、规范化管理，资质档案无纸化办公，极大地提高了管理效率，有效降低了耗材使用成本和人力资源成本[15]。系统使用前后医院的医用卫生材料管理情况比较见表1。

表1 基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统使用前后比较

4 小结

基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统在我院已广泛推广应用并取得了良好效果。（1）改变了医院卫生材料采购过多依赖人员工作经验，主观性、随意性的采购模式，采取以临床使用为出发点，建立网上申请、采购一体化，并提供多种模板选择方便临床使用[16-17]。（2）实现了可收费材料的流程管理和不可收费材料的成本控制，有效减少了管理漏洞，杜绝浪费，避免医用卫生材料的断货和积压，提高了工作效率和质量，实现了医用卫生材料的精细化管理[4]。（3）对高值卫生材料进行“一物一码”规范化扫码管理，实现从备货入库、领用临床使用各环节全程可追溯管理[11，13]，保障了医疗安全。

综上所述，基于物联网云平台的医用卫生材料信息化管理系统实现了医用耗材从采购到临床使用，再到质量控制和财务付款的精细化管理，降低了医院的耗材使用和管理成本，节约了人力和物力[18-20]。下一步，将进一步以此信息化系统为基础，将医疗设备、后勤保障物资、办公用品等全部充分纳入该系统，打通技术壁垒和部门障碍，将全院所有设备、耗材、物资管理集中到同一平台，扎实推进全院信息化建设，实现临床科室管理和院内信息统一、互通，让信息化真正服务于临床。