关于大数据时代干部人事档案管理数字化建设研究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.02.052

［摘 要］随着大数据时代的到来，对传统的干部人事档案管理工作产生了重大的影响，并对其管理体系、操作模式、操作过程等各个环节提出了新的适应性要求。因此，必须从“大数据”的角度重塑干部人事档案管理，最大限度地利用大数据进行交流、预测和分析，稳步推进干部人事档案数字化管理，努力消除目前干部人事档案管理存在的问题，采取新的发展理念、塑造新的发展格局，优化干部人事档案管理工作，进而提升档案管理的工作效率。本文主要研究大数据时代下干部人事档案管理数字化建设。

［关键词］大数据时代；干部人事档案管理；数字化建设

［中图分类号］G27 文献标志码：A

在大数据时代，伴随着网络信息科技的进步，如何促进干部人事档案管理数字化建设，提高其管理效能，已成为一个关键的题。数字化档案管理是指利用数字科技，将原本的纸质文件变为电子版的数据，并借助图像、文本等的数字化变更，实现数字化管理。这种方式能够增强工作的效能，并能够使所有的档案信息资料得到共享。当档案保存模式发生转变时，相应的操作方式也会有所变化，在实施数字化档案管理过程中，档案信息价值将更加突出。

1 大数据时代干部人事档案管理数字化建设的概念及重要性

1.1 数字化干部人事档案管理数字化建设的概念

数字化建设干部人事档案的理念是通过信息化管理工具，对干部的人事档案管理方式进行改进和提升，以此加强管理的质量和效率。在此基础上，可以促进干部人事档案为人们提供更准确的信息，最终实现对档案管理方法的创新和改革。通过数字化方式创造一个更为稳定、高质量的档案信息库，能够实现对档案资源的收集、梳理、统计、储存和检索等多种常规工作的数字化处理。这种处理模式使得干部人事档案由传统的文件形态转变为数字化形态［1］。此外，档案的查询和借阅过程已经从过去的线下审批过渡到线上审批，管理方法也从过去的传统方式进行全面的改革，并且已经转变为当前更具现代化的管理模式。

1.2 大数据时代干部人事档案管理数字化建设的重要性

1.2.1 干部人事档案数字化织密了保护原件的“安全网”

干部人事档案管理是一项需要高度政治敏感度、专业技能和保密性的重要工作，对于负责这项工作的人员来说，必须具有坚定的政治立场、忠诚职守、坚决遵循原则、严格遵守纪律及乐于奉献的精神。确保干部人事档案信息的安全性是推进人事档案管理改革的关键，是实现人事档案数字化的首要目标。干部人事档案是干部基础信息和个人发展历程的载体，对晋升具有关键的影响。然而，由于档案的原始形态容易受到腐蚀和霉菌的侵害，频繁地翻阅可能会导致纸质档案的损坏。相比之下，数字化的管理方式可以让纸质档案的保存更加完善。干部人事档案的数字化查询的方便性和科学性，能够有效地应对过去在档案管理中遇到的保管问题和使用上的困扰，还能有效地保护档案原件，避免其丢失、损坏或无法修复，能够延长其保存和使用寿命。

1.2.2 干部人事档案数字化筑牢了涂改造假的“防火墙”

《关于进一步严格管理干部档案的通知》在2014年6月由中组部发布，强调干部档案是干部基本诚实的体现，严厉禁止干部档案的虚假和伪造。干部人事档案的真实性是保证干部工作严肃性的基础，任何涂改或伪造档案材料都是违法违纪的行为。干部人事档案信息被伪造，给社会带来了严重的负面效应。一些人将这视为获取职位晋升的“快捷通道”。因此，需要借助先进的科技手段来优化档案管理，将干部人事档案数字化，办求在技术层面上避免任何形式的文件涂改或造假。

1.2.3 干部人事档案数字化实现了服务利用的“科学化”

干部人事档案管理数字化能够推动其高效管理，并通过分层次的审核来检查用户账号，并留下查询痕迹，对数字化档案的利用起到了技术支持的作用。纸质干部人事档案转换为电子版本之后，将被整合到电子档案管理系统中，进行统一的监督，将烦琐的工作流程变得更加便捷，使管理人员能够迅速地整理并检索档案资料，从而减少每个卷册的检索时长，并有效地处理当前干部人事档案工作面临的复杂难题。借助人事档案信息平台系统，不仅能查阅干部人事档案，还能对其中的相关信息进行统计和分析，如学历、年龄、政治立场、民族等方面的情况，扩展了干部人事档案的使用范围［2］。当前，干部人事档案的处理正在经历一个从传统的纸质档案向数字档案转变、从管理纸质档案的具体内容向管理档案的信息数据转变、从手动操作向信息化操作转变、从分散使用的档案资源到共同建设和共享转变的过程。

2 大數据时代干部人事档案管理数字化建设存在的主要问题

2.1 干部人事档案管理观念落后，对数字化建设重视不够

一些档案管理人员的管理观念过于陈旧，依旧遵循着旧式的管理准则，不能对已存在的管理内容做出变革，也很难体现出档案管理的合规性。尤其是在当前网络科技普遍使用的新时代，一些单位的干部人事档案数字化建设进程较慢，许多关键的信息技术与设备尚未配置完善，极大地阻碍了干部人事档案管理的发展。

2.2 数据来源渠道较少，缺乏完善的干部人事档案数据信息管理平台

干部人事信息通常较为单一，其内容也相对简单，严重制约了干部人事档案管理数字化的发展。由于缺乏大数据技术的应用，档案信息仅能用于查找指定姓名的人员，无法对同一阶段或同一专业的员工进行综合能力的比较，削弱了档案数据管理的有效性和潜在价值，无法展现数据管理的优点。另外，目前的干部人事档案信息的收集主要基于书面记载，而在处理数据分析及电子化档案的转换过程中，需要花费大量的时间与精力来二次提取文字信息。

2.3 干部人事档案管理信息化配套设施不健全，缺乏专业的信息化操作人员

在构建干部人事档案管理系统以及实施数字化管理时，相较于传统的档案处理方式，其所需的技能要求更为严格。然而，当前大量的档案管理工作人员的综合素质并不高，一些工作人员甚至未能满足基础的职业能力要求。在数字化管理系统中，干部人事档案需要进行用户分类，每一位用户拥有独特的操作权。高级检索功能允许对资料的修订或移除，而中级检索功能则能够全方位地检索文档内容。另外，管理者还拥有审阅各种用户的操作状态及其相关资料的权力。因此，档案管理工作人员需要了解如何操作并使用档案管理系统，遇到问题要立即处理，并保证所有的用户都能够按照使用规则的约束条件来查阅文件，避免因不当使用而出现各种问题［3］。

2.4 缺乏信息安全意识，容易引发信息泄露风险

在大数据时代下，档案文档的一体化数据有可能带来信息的安全风险。与传统的档案信息相比，数据信息平台的使用方式更为便利，这也增加了信息泄露的风险。目前，一些干部人事档案管理人员对保护保密文档信息的关注度不足，假如某个平台的窗口未进行足够的安全保护，就有可能引发文件信息系统的黑客入侵，从而导致关键的档案信息被泄露。

3 大数据时代下干部人事档案管理数字化建设策略

3.1 加强对数字化管理的重视程度

首先，建立干部人事档案的大数据思维，不只是指数据的大量、数据的多样性和数据的复杂性，同时也体现了思维模式和工作方法的变革和创新。在大数据时代，档案与数据的边界逐渐模糊，理论上大数据应该被归类为档案，但实际上大部分大数据并没有被归入档案管理的领域。因此，建立干部人事档案大数据思维，需要打破常规的干部人事档案数据定义，扩大对于干部人事档案数据的认识，将所有涉及干部人事档案工作的信息全都整合进干部人事档案信息管理中。

其次，建立干部人事档案大数据思维，其本质上就是一种以进步、变化、数据为导向的档案视角；一种依赖大规模数据的即时科学处理与知识探索过程；一种以数据的完整、复杂、联系为依据的思维解读手段；一种打破常规、创新的档案管理方式。

最后，建立干部人事档案大数据思维，能够更深入地理解在大数据时代，干部人事档案与其相关的工作，并优化其运行模式与手段，以适应新时代、新形势、新任务和新要求。

通过数字化管理方式，人事干部的信息可以得到永久性的管理和保存，不仅能减少过去使用传统纸质档案所需的大量人力和物力投入，还能利用高科技力量实现档案的高效管理。因此，档案管理单位领导者要注重和引导干部人事档案数字化管理，并适时加大宣传力度，使档案管理单位更加关注数字化建设，提升其在档案数字化管理方面的专业技能。

3.2 建立干部人事档案信息数据库

干部人事档案数字化管理应该采用文档一体化的管理方式，创建相应的数据库，以便全面掌握干部人事档案的基础信息。目前，TRIP数据库非结构化的属性展现了其在多平台大数据存储方面的优越性，能够以二进制的方式，实现对数据对象的多样化导入和保存。此类型的数据库并未过度强调数据的大小，同时也具备独立进行文件抽取的能力，并具备自动查找档案资料的特点［4］。另外，TRIP数据库的级别结构也是非常重要的，通过识别用户的身份和确定访问的权限，并对访问的详细内容进行研究，迅速地处理和追踪管理干部人事档案数据。

3.3 有效提升硬件基础设施的建设

拥有良好的硬件设施基础，就意味着数字档案的安全得到了有效地保障。一些单位的基础设施配置不足，除了经济状况的影响，更多的是对人事档案管理工作缺乏重视，完全没有认识到干部人事档案一旦损坏，将会带来不可逆转的严重后果。因此，确保数字化档案的安全，需要提高人事档案数字化管理的标准，同时也需要在档案管理部门中配备相应的硬件设施，并配置完善的信息化、数字化档案管理所需的基础设施，包括数字化建设所必需的服务器、计算机、扫描仪及系统软件等，以满足干部人事档案数字化管理的实际需求。

3.4 完善干部人事档案人才队伍培养机制

由于目前的档案信息数字化转型尚未广泛应用，一些地区的数字化管理技术水平相对较低。因此，强化对人才的培育，加强信息技术应用能力，对于干部人事档案的数字化改革具有极其关键的影响。在干部人事档案数字化建设中，应当有效地设定档案管理人才的建设目标，科学地制定档案管理人才的发展策略，并创造一个有利于档案人才队伍成长的环境，从专业素养到现代技能，全面地培育干部人事档案管理的人才，以满足干部人事档案数字化需求。

3.5 优化档案管理风控

在数字化系统管理的过程中，相关的档案管理单位应组建专门的网络信息安全保护团队，以确保其数字化系统在完全安全的环境下运行。

首先，强调“三员分离”。“三员分离”是指系统管理、安全保密和安全审计这三个职位的安全管理人员。在这三个职位中，系统管理人员的核心任务在于创建与移除用户数据；负责安全保护的工作人员的首要任务在于合理划定各个权限；负责安全审计的工作人员的首要工作则在于检索有关的记录，并对此做出常规化处理。

其次，确保文件信息的安全性。应根据实际管理所需的各种资料选择与之相匹配的各类软件，以此提升数据库建立时的效率和真实性。在选择软件时，将安全性和规范性放在首位，通过标准化的软件进一步加强网络安全，在此基础上选择具有较高保障能力的软件系统。所有的理念都应该基于数据的输入、传递、储存和查询已经过国产化管控的前提。在访问一些关键节点时，可以利用相应的MAC地址进行绑定，仅允许一些特殊的设备进入系统。某些特殊的文件需要进行加密才能进行传输，这就体现出了文件加密、防止截屏录屏拍照等相關工作的安全性。

最后，相关的档案管理单位也应该准备好各类电子文件的副本，这样既能提升安全性，又能保证信息的一致性［5］。同时，工作人员还应当定期调阅档案，避免在审查过程中出现任何恶意增删、修改或替换档案的情况。在档案查阅的过程中，工作人员必须严格按照监管指导，对借阅档案的开始日期、借阅人员、借阅时间以及归还日期等各个环节进行严格控制。借阅完毕后，应将借阅过的档案与先前保存的副本进行对比，只有在确认其与原副本信息完全一致的情况下，才能进行归档。

4 结语

在大数据背景下，干部人事档案管理面临新机遇和新挑战，管理人员要紧跟时代的步伐，在管理的观念、方法等各个层面持续创新。在推进干部人事档案数字化建设进程中，通过建立大数据管理的观念、加强档案信息管理系统的管理功能、改善档案管理的风险控制，使干部人事档案更好地适应外界的新环境。通过平台方便快捷地完成资源的收集、检索和储存等工作，以此提高其使用效率和安全性，将其转变为可靠的资源，从而为干部的发展和培养提供有力的支持。

参考文献

［1］周文波. 新时代干部人事档案数字化管理策略研究［J］. 兰台世界，2023（6）：113-115.

［2］殷志文. 大数据时代企业干部人事档案管理数字化建设分析［J］. 上海企业，2023（5）：81-85.

［3］杨玲. 大数据时代干部人事档案管理数字化建设研究［J］. 兰台内外，2022（21）：30-31.

［4］赵容. 基于大数据技术的人事档案管理数字化系统建设［J］. 信息记录材料，2021，22（9）：187-188.

［5］项海菊. 浅析大数据时代的数字化人事档案管理［J］. 科技创新导报，2020，17（3）：143-144.

［作者简介］常艳，女，晋中祁县人，山西省晋中市祁县人力资源和社会保障局，本科，中级经济师，研究方向：人力资源管理。