新时期干部人事档案管理工作的困境分析及对策探究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.02.031

［摘 要］在不断探索档案管理的实践中，干部人事档案管理工作对于党的重要作用和深远影响日益凸显。对于相关部门来说，规范化的制度和井然有序的干部人事档案管理流程，成为了其长远发展的重中之重。本文就关于干部人事档案管理工作的困境进行分析，并对干部人事档案管理工作问题的具体解决对策进行了相关分析和阐述。

［关键词］干部人事档案管理；困境；对策

［中图分类号］C93 文献标志码：A

基于新时期的发展要求，干部人事档案管理工作比较繁杂。干部人事档案管理人员每天都会面临大量、琐碎的事务。如果说政府干部人事档案管理是一棵大树的话，那么这些繁杂的事务就是树上茂密的枝枝叶叶。干部人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，对于组织人事部门来说，必须高度重视此项工作，不断加强工作的规范化、科学化和现代化水平，为组织人事工作提供更加准确、可靠和高效的服务。为了提高干部人事档案管理工作水平，需要加强系统化、制度化、高效化建设。比如，可以制订完善的干部人事档案管理制度，建立科学合理的档案分类体系，实现档案管理的标准化；可以采取多种培训方式，提高档案管理人员的业务水平和责任意识，提升他们的专业素养；可以引入先进的技术手段，如数字化技术、智能化技术等，提高档案管理的效率和准确性。

1 干部人事档案管理工作简述

1.1 干部人事档案管理工作的作用

政府干部人事档案管理工作从根本来讲，其实就是政府行政管理和人事管理互相结合、影响，从而产生出来的一种新的管理模式和渠道。政府拥有既定的干部人事档案管理流程，在一定程度上可以快速地巩固现代化管理基础，提高政府的运行效率。随着国家综合实力的不断上升，现代政府的发展速度可以说是日新月异，所以，干部人事档案管理工作就成为了政府的重要组成部分。干部人事档案管理工作是保证政府可以有效、平稳、有序、健康发展的基础。也就是说，干部人事档案管理工作是和政府的发展状况息息相关的，干部人事档案管理工作在某种程度上来讲，是和政府融为一体的。在日常工作中，经常会遇到与年龄、服务年限、教育和福利有关的问题，其中许多问题都很有代表性。干部档案的服务效果主要体现在能够为每个干部提供历史、公正的证据，能够为干部工作提供有价值的服务，如任职证明、工资变动证明、党团关系证明、文化程度证明等。还为工资晋升、职称晋升、住房公证、老干部待遇解决、机构人事改革等提供了相关依据。

1.2 干部人事档案管理工作的意义

干部人事档案管理工作具体可以分成管理、协调和服务这三个大方面。管理职能，是指“各司其职”的有条不紊，能够有效完成各个部门相关的工作，并且组织好其他部门共同解决问题。协调职能，就是要妥善的处理好政府的发展矛盾，这些矛盾包括政府的内部矛盾，以及政府发展中存在的问题，甚至于政府的人事发展与社会现状相冲突的矛盾。服务职能，从一定的程度上来讲，就是要有效的配合好其他部门的相关工作，减轻主要管理层压力和相关职工压力，比如起草文书、管理档案材料等。当前，干部人事档案管理工作从各方面的落实情况来看，有以下表现。第一，管理层面的辅助作用，要在政府的决策提出、制订、落实等方面，进行辅助，能够敢于直面问题、提出问题、解决问题，适当的时候可以给予管理层的决策建议。第二，协调层面的平衡作用，干部人事档案管理工作在政府的发展过程中，是具有举足轻重的作用的，因此需要在各方面的部门中进行有效的协调，提高干部人事档案的实际效用。第三，发展层面的辅助作用，即对管理阶层进行扶持，对各个部门的发展做好“后勤”工作，力求能够融入到政府管理的每个环节。

2 新时期的干部人事档案管理工作面临的困境

2.1 对干部人事档案管理重视不足，行政化现象严重

我国政府行政管理色彩非常浓厚，这与我国有几千年的封建历史紧密相关。自改革开放以来，西方先进的人力资源管理模式开始进入中国，促使我国政府的人力资源管理方式发生转变，但是采用类似行政管理模式的领导方式，并没有从根本上得到改变。对于人才价值的认识还十分淡薄。部分领导以为加强行政管理就可以提高效益，把相关工作人员当物质资料来管理，缺乏人文关怀，不能调动相关人员的工作积极性和主动性，更谈不上发挥工作人员的创造性了。有些领导往往把档案的生产性任务作为干部人事档案管理的唯一目标，缺乏对人力资本的有效持续投入，很少甚至没有对相关工作人员进行定期培训，也很少进行新工作人员的前期培训开发，认识不到干部人事档案管理对高素质工作人员队伍的要求。这一现象严重制约了相关工作人员综合素质的提高，严重影响了政府市场的竞争力的提升和政府的可持续发展能力。另外，这种管理模式会造成干部人事档案管理工作人员的平均意识强烈，缺乏竞争意识和危机意识，相关人员的积极性和创造性很难被有效发挥出来。这种模式必然产生的一个后果就是干部人事档案管理的封闭性，如对于招聘评价、工资发放、人员培训工作，都是内部来进行的。从长远来看，这种做法严重制约了政府效率的提高。档案管理意识淡薄是干部档案工作中的普遍现象。领导在思想上不够重视，没有把干部人事档案工作改革作为一项重要任务列入单位议事日程，忽视了档案部门的基础设施建设、制度完善、管理人员配备和工作方法更新。

2.2 干部人事档案管理工作的管理水平较低

干部人事档案管理人员缺乏专业素质，没有接受过系统的档案管理培训，对档案管理的基本要求和规范缺乏了解，无法有效地利用信息技术来管理档案。政府管理者決定着干部人事档案运营策略和战略发展目标。这无疑对政府的运营和发展有着巨大的影响。所以提高干部人事档案管理者的素质不容刻缓。另外，没有高素质的管理者，政府就不能制订出正确的战略目标，也不能建立科学的干部人事档案营运和管理体系。没有高素质的管理者就不可能带领出高素质的工作队伍，政府竞争力的提高和可持续发展也就无从谈起。政府干部人事档案管理工作，需要管理者进行自身优化。政府干部人事档案管理水平的高低，会对政府人力资源的开发与干部人事档案管理水平产生决定性的影响。但现实情况是多数政府往往只重视干部人事档案的管理内容，不重视管理者观念的改变，没有主动学习先进的管理经验以提高干部人事档案管理水平。

2.3 干部人事档案管理工作的制度不完善，缺乏约束

由于我国档案法律服务起步较晚，可供借鉴的经验有限，基本处于探索阶段。在运行过程中还存在一些问题，如，档案观念淡薄，人们对档案认识不清；经费有限，宣传效果不明显；档案立法发展缓慢；文件归档的延迟和数据收集的不完整导致了文件数据的丢失等。导致评估的不准确，破坏了干部人事档案的真实性。档案鉴定具有高度的政策性，必须坚持“循证选择、合理拒绝”的原则，取证是指人事档案中的材料必须有证据，并符合上级有关规定。合理处置是指在有充分理由的情况下，决定移除材料，特别是准备销毁的材料。必须非常小心，不要武断和草率。一些干部人事档案收集了不应归档的材料，影响了对干部的真实评价。与此同时，很多档案中心还缺乏独立完整的归档存储和管理空间，这种情况并不少见，也是干部人事档案管理工作的一大阻碍。档案管理办公室可能存在空间小、缺乏温湿度控制条件和防尘条件等明显缺点。还有一些档案管理空间，其中一半是仓库，另一半是图书馆，堆放着许多闲置和废弃的办公用品。在管理方式上，许多政府干部档案管理系统尚未上线，仍以原来的手工借阅和检索为基础。人事档案的载体主要是纸质档案，不同于用于公文的国际标准纸张。档案材料的处理、检索、统计和分析主要通过传统的手工方法进行，不仅耗时耗力，而且信息存储量小，信息化水平低。

3 新时期解决干部人事档案管理工作困境的对策

3.1 完善相关干部人事档案管理工作的制度

在政府干部人事档案管理工作完善的过程中，首要任务就是要建立和健全政府的干部人事档案管理工作的相关规章制度，制订一套相对来说比较完善的管理体系。要想提高政府干部人事档案管理工作的效率，就必须要提升政府干部人事档案管理相关人员的能力，以法律和规章制度的约束为基础，来进行政府的干部人事档案管理工作的优化［1］。最重要的就是，档案中心一定要严格按照相关的规章制度来行事，认真执行各项措施和政策，落实岗位的责任制度，深化到工作的各项流程之中去，从而建立起完善的管理体系。干部人事档案的丢失主要是由于归档不及时造成的。要建立专门的干部人事档案归档制度，适时统一清理收集，确保人事干部档案归档率达到百分之百。

3.2 提升干部人事档案管理工作人员的素质

档案中心不仅仅是政府的运转中心，还是政府对外的形象，因此，提升政府档案中心人员的素质，就成为了政府干部人事档案管理工作发展的重要影响因素。政府的档案中心可以说是“牵一发而动全身”的存在，其中工作人员的综合素质，会成为影响干部人事档案管理工作部门风气的根本原因。而且，干部人事档案管理工作人员随时都需要面对各种各样的问题和突发情况，这也就要求相关的干部人事档案管理工作人员能够拥有过硬的心理素质，以及妥善处理事务的能力。

3.3 明确各管理层面具体工作和主要负责内容

对于政府的档案中心来说，管理层就相当于是上级的存在。各个行政机关构成了政府的决策、规划、控制和沟通等全局工作。也就是说，政府在管理层面主要追求的还是总体的工作效率。因此，政府的档案中心就需要明确对上级工作任务的分解，并且做好后续的相关计划。可以从领导的方式、决策的程序、组织的结构、信息的反馈、协助和监督等方面入手，改进工作。

3.4 选择使用现代化的管理工具辅助管理工作

政府干部人事档案管理的发展定向是需要及时进行调节的。而借助现代化的管理工具或者是平台来进行归纳总结，就能够减少很多的繁杂事务，使得政府的干部人事档案管理工作能够具备一定的活力。比如智能档案是一种融合现代技术手段的新型档案管理工具，可以提高档案管理的效率和安全性，实现档案的全文检索和快速定位，提高档案检索和使用的方便性和速度，使档案管理更加方便。

3.5 建立起有效的奖惩机制

奖惩有度，才是政府最需要具备的管理方式。在科学的干部人事档案管理工作模式之下，政府需要一个具体的、落实到位的奖惩机制，来进行各方面的约束［2］。俗话说“没有规矩，不成方圆”。如果一个政府连最基本的奖惩机制都没有完善的话，那么从最根本的经济效益方面来看，其发展可能就会陷入困境。有奖有惩，不仅能够提升政府的生存活力，还能够提升档案中心相关工作人员的积极性，促使干部人事档案管理工作效率达到最高。在政府的干部人事档案管理过程中，要形成良性循环的政府奖惩机制，从而在政府的管理中实现引导、评价、总结的结合性系统。

3.6 加强支持，增强档案意识

定期向领导汇报档案管理工作进展情况、遇到的问题和困难，以及需要改进和加强的地方。同时，也要积极与领导沟通，听取领导对档案管理工作的意见和建议，共同探讨解决问题的办法。通过集中讲座、展览等多种方式，宣传档案管理的重要性和基本知识，帮助大家了解档案管理工作的价值和作用，加大对档案管理工作的重视程度。在档案管理工作中遇到困难和问题时，要及时向领导汇报，积极寻求领导的支持。要认识到档案管理工作的重要性和必要性，以加强对档案管理工作的重视。同时，建立合作机制。积极与有关部门和人员建立协作机制，形成档案管理工作合力。可以成立工作小组或协作小组，共同研究解决档案管理中的问题，促进档案管理工作的发展。通过开展宣传教育活动，向干部档案管理工作的相关人员普及档案的重要性和基本知识，增强他们对档案的认识和责任感。对此，可以采取多种形式，如集中讲座、内部讲座、展览等，让更多工作人员了解档案的价值和作用。对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予一定的奖励和表彰，以身作则，激励相关工作人员积极参与档案管理工作。

3.7 做好业务培训，提高整体水平

做好干部人事档案管理工作，必须配备思想、政治、作风、业务能力过硬的档案管理人员。通过专业化的培训，促使档案管理人员能够掌握档案管理的基本理论、技能和方法，提高其专业素养和水平。同时，还可以通过培训帮助其他工作人员了解档案管理的基本知识，增强他们的档案意识。组织档案中心工作人员参观其他优秀档案馆、档案中心等场所，让他们亲身体验现代化档案管理的独特魅力和价值，加强对档案中心的了解和认识［3］。一方面，制订定期培训制度。通过举办培训班、到上级档案管理单位上课等方式，不断提高档案管理人才水平。新接班的干部档案管理人员必须经过培训，方可上岗。另一方面，建立定期指导制度。档案管理单位每年要深入基层指导工作，帮助基层人事档案管理困难单位，纠正存在的问题。与此同时，还要建立工作调动制度。新老干部档案管理相关工作人员作交接时，必须办理交接手续。原来的干部档案管理人员要负责处理剩下的工作，让接任的新档案管理人员进一步做好本职工作。

4 结语

干部人事档案管理对于政府的发展来说，是一项必不可少的工作内容。而政府干部人事档案管理工作的整体发展，不但需要内部的改革，也需要外部的吸收和更新。这就要求政府的掌舵者具备良好的眼光，能夠及时更新管理观念，建立规范化流程且将优化干部人事档案管理作为主线贯穿整个政府上下的产业链。同时，干部人事档案管理的工作人员需要不断提升自身技能，保证工作效率的优化提升。

参考文献

［1］薛杨柳. 新形势下干部人事档案管理工作中存在的问题及对策研究［J］. 现代企业文化，2021（011）：165-166.

［2］曾红华. 新时期干部人事档案专项审核工作存在的问题及对策［J］. 办公室业务，2021（007）：143-144.

［3］刘运峰. 事业单位干部人事档案工作存在的问题及对策分析［J］. 机电兵船档案，2022（6）：54-56.

［作者简介］于俊，男，四川阆中人，阆中市干部人事档案中心，馆员，本科，研究方向：干部人事档案管理与利用。