高校学生收费管理存在的问题及对策

［摘 要］高校学生收费管理是高校财务工作中的重要内容，也是高校收入来源的关键组成部分。目前，高校学生收费已经基本实现信息化管理，各高校也相应开发了学生收费管理系统，但部分高校学生收费管理仍然存在诸多问题，导致高校财务工作内容和流程不完善，对高校财务工作造成不便，给高校职能部门带来困扰，同时影响在校大学生缴费自主性。文章从财务工作出发，围绕高校学生收费管理探讨其中存在的问题，并提出相应的对策。

［关键词］高校；学生收费管理系统；财务工作；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.015

［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）20-0046-03

0     引 言

近年来，随着高等教育制度的改革，高校收费政策也在逐渐完善，财务工作从原始的手工收费、手工开收据等方式逐渐转为依托信息系统收费，高校学生收费管理系统应运而生。目前，学生收费管理依托信息化手段将学生收费工作部分转移到了学生收费管理系统中，相比之前着实提高了办事效率，但存在的问题依然很多。随着高校收费工作的开展，诸多问题逐渐被暴露出来。高校学费收入是事业收入的重要组成部分，然而收费管理过程中存在诸多不尽如人意的地方，如在校生和毕业生欠费问题，按时收费得不到有效的落实，部门之间缺乏有效协同，内部控制薄弱，缺乏有效管理和重视。针对这些问题采取什么样的措施，以及如何才能有效解决问题，是高校需要深入探讨和重视的关键任务。

1     高校学生收费管理存在的问题

1.1   收费渠道单一，存在大量欠费情况

高校学生收费形式目前主要是银行托收，学生在学期初先将应扣缴的各项费用存入学校统一办理的银行卡中，学校财务处通过收费管理系统与银行对接，实现银行批量扣费。这种批量托收形式较为单一，学生只能通过将学费存入卡里等待扣款这一种形式缴纳学费，如果学生还未到校，就无法通过其他渠道缴纳。通常情况下，学校财务部门为每批新生开立的银行卡都存在个别学生开卡失败的情况，那么这些学生将无法及时把学费存入卡里，导致财务部门不能按时收缴学费。由于学校收费渠道单一，学生缴纳学费存在不便利、不快捷的问题，将会导致学生各项费用不能及时缴纳，使学校收费工作缓慢、冗长，屡次托收之后，收费系统中仍会产生很多学生欠费的情况。收费渠道单一降低了学校收费管理工作的效率，制约着学校事业的发展。

1.2   各职能部门之间缺乏联动性，信息共享存在偏差

目前，高校日常收费工作的流程是各职能部门将学生变动信息反映到纸质文件上，然后通过学生或者部门人员递交给财务处收费人员，财务处收费人员依据文件作出相应调整，再导入收费管理系统。比如，学生因休学产生了学籍异动，教务处开具该生的学籍异动证明，然后由学生交到财务处，财务处根据休学时间段人工计算出该生需要调整的学费应收款，再在学生收费管理系统中作出相应调整，并在纸质文件上签字盖章。

其实，各职能部门之间看似有信息传递，实则流于形式，将信息局限于纸上，没有做到真正的信息共享，信息在传达过程中缺乏有效性和实效性。学生工作处、住宿管理科、后勤处、教务处等职能部门各自为政，每个部门都是一座“信息孤岛”［1］，财务收费部门与这些部门之间缺乏有效的信息对接。部门相互之间依靠纸质文件传达信息，容易出现单据遗漏、信息延误、数据差错，导致信息不能准确、及时反馈，造成收费错收、漏收，不能全面履行高校学费应收尽收这一准则。同时也给学生带来了困扰和不便，一方面学生需要携带相关部门为其开具的纸质证明去各部门办理，占用了其学习和娱乐的时间；另一方面，信息误差导致学费错收，会引发学生对学校收费的不满。

1.3   收入管理工作内部控制薄弱，差错率较高

高校的学生收费管理工作内容包括根据收费政策和学院各类学生性质、缴费项目和标准设置收费代码和项目；核对并导入本科生、研究生新生信息，生成各类费用的应收款；应收款日常调整与管理，包括学籍异动、住宿变动、医保费等；定期核对和统计分析学生缴费情况和欠费信息，协助学院做好学费催缴工作；按时发放各类奖助学金、生源地贷款、医保费、勤工助学金等款项；负责学生缴费、欠费的咨询工作，以及收费政策的宣传解释；及时进行退费处理，包括教材费、住宿费、医保费、公寓用品费等；开立本科生、研究生银行卡，及时核对学生卡号变更；开具收据以及票据的领用和保管。

由此可见，学生收费工作业务量庞大、日常业务烦琐，尤其是在当前“信息孤岛”情况下，面向整个高校的收费工作就更显得责任重大，个人所承担的风险也尤为突出，使得高校收费工作存在巨大的隐患。如成批的宿舍调整，其中就可能涉及对上百个人住宿应收款的逐条计算和核对。通常这些大量的数据在原始统计环节就容易出现差错，上报到财务处以后，财务人员对这些庞大的数据进行核对和计算也会出现计算差错的情况，每一个错误行为都可能造成学校的经济损失。学生收费管理是高校学生管理的重要环节之一，在当前高校现有的收费模式、收费形势下，收费管理中的任何一个环节内控监督不到位，就无法及时发现问题和漏洞，长此以往，会引發内部控制混乱的局面。高校收费管理工作离不开人员的监督和制约，人员的职业道德和业务技能也同样影响收费工作的管理水平。部分高校没有针对本校收费情况制定专门的收费管理内部控制制度，没有细化职责内容，分工不明，职责权限交叉，人员缺乏，岗位设置不合理，存在很大的风险隐患，使得内部控制非常薄弱。

1.4   收费意识不足，缺乏重视

长期以来，高校学生收费工作被看作是财务部门的独立职责，二级学院、教务处、学生工作处等部门之间缺乏有效的沟通和配合，对收费管理的认知存在偏差，对高校学生收费工作缺乏重视，常常认为钱在哪里，责任就在哪里。高校各职能部门对收费管理缺乏意识能动性，不能充分发挥个人业务技能，缺乏创新意识，导致收费管理工作局限于传统模式，制约了收费管理模式的发展，影响高校学生各项费用的收缴。对部分高校来说，财务工作侧重点是资金的预决算、会计核算和资金管理等方面，其中会计核算日常工作主要表现在教职工费用报销方面。然而，对于学生的收费管理工作，高校给予的重视力度还有待加大。同时，个别学生自主缴费意识不强、诚信意识淡薄，不能在规定时间内及时上缴全部费用，通常在托收多次后还是有个别学生存在欠费的情况，影响了收费管理工作的进度，导致毕业生欠费问题频出。

2     完善高校学生收费管理的对策

2.1   建立缴费平台，开通多渠道缴费

2.1.1   由自主缴费平台取代窗口缴费

传统缴费模式下学生缴费方式单一，过于被动，同时也不利于学校及时收缴学费。对此，高校应顺应信息化发展趋势，在现有的银行代扣、现场缴费等传统缴费方式基础上建立校园缴费平台。平台可以按费用项查询学生所需缴纳的费用，同时提供支付宝、微信、银联卡、国际卡等多种线上缴费方式［2］，真正实现学生缴费方式和缴费场地自由，变被动缴费为主动缴费［3］。

2.1.2   完善校园缴费平台可扩展性

建立学费查询、学费应收和实收查询、欠费查询、电子票据查询与打印等模块，学生通过输入学号和密码就可以随时随地查询自己的费用情况，明确知道自己的缴费情况，有学费报销需求的学生可以直接在缴费平台上获取自己的学费电子收据。缴费平台的建立不仅方便了学生缴费，而且提高了收费管理工作的效率，促进了学费按时收缴到位，進一步确保了高校的事业收入，也保障了学校和受教育者的合法权益。

2.2   实现资源共享，打破“信息孤岛”

2.2.1   建立网络中心统一平台

将学生收费管理系统与教务部门、学生工作部门等职能部门的业务系统有效对接，建立网络中心统一平台，实现信息共享和数据交互。当学生发生学籍异动、住宿调整等情况时，相关职能部门通过业务系统进行相应的操作，然后由部门领导线上审批，审批之后，相应的数据会及时同步到收费管理系统中，系统会自动生成调整之后的学生的应收款待缴或待退费信息，财务人员会第一时间迅速获取学生调整信息，根据学生变动信息可以保证准确无误地办理收缴或退费结算。信息资源共享可以避免纸质凭据传递丢失、信息遗漏、时间延误等情况出现，既能确保学生学籍状态、住宿情况和缴费信息相符，又能保证学费应收尽收［4］。

2.2.2   建立信息反馈机制

财务处定期将收费情况整合成数据，通过网络中心平台反馈给教务处、学工处、研究生院、国际教育学院等相关部门，以便各部门知晓和查阅学生的缴费情况与电子收据，学工部和各个学院可以有针对性地进行统计并分析学生缴费情况，从而顺利开展学生的欠费催缴工作。信息的共享和交互将收费工作更好地流程化，将流程细化到每个部门，各职能部门职责明确，合理分散了财务风险，提高了收费管理工作效率。

2.3   完善收费岗位设置，加强内部控制

长期以来，高校管理者大都关注学费能否收缴上来，或者往往只注重收费的结果，而忽略了收费的管理。笔者认为，高校管理者应结合高校的事业发展和内部控制体系对收费管理工作进行完善和监督。一是应当规范应收账款管理岗位职责和内容，将收费岗位这一宏观的概念细分，使不相容岗位相互分离，应收账款管理岗负责收费项目和代码设置、应收款数据的日常调整和变更、学费托收、缴费平台的管理和维护、学生缴费情况和欠费信息的统计分析、毕业生欠费与审核、学生收费咨询工作等。除此之外，发放和退费、卡号变更、收据的开具应另设岗位，否则，应收款管理人员既负责应收款管理，又负责发放和退费，岗位权限幅度过大，职责混乱，收费内控存在漏洞。二是设立收费复核岗位，事前审批和事后审批都要落实，事前审批是财务流程的审批，学院首先发起学籍异动或住宿变更的审批流程，流程到达财务处以后，收费复核人员应知悉变动情况，进行线上审批。事后审批包括复核应收款的调整、收费票据的保管和分配、退费的审批、监督收费系统和账务系统的收费是否相符，以及对收费管理业务的总体把控和全方位监督。此外，高校学费相关部门之间应各自定期开展收费自查工作，填补工作漏洞，完善内控制度。审计部门应结合内控管理办法，定期开展高校学生收费管理专项检查。

2.4   增强收费综合意识

一是要提高高校各部门对缴费的重视程度，增强各部门的协同意识，对学费收缴工作予以通力配合，不要各自为政。部门之间的紧密配合是收费管理工作的重要环节，也是收费管理工作稳步进行的重要保障。二是提高财务部门对收费管理工作的重视程度，重视学生费用收缴。高校应加强与其他高校的联系和交流，安排财务人员去其他高校学习，借鉴其他高校的收费管理工作流程和信息化管理手段，取长补短，将先进的理念和技术引入本校，提高收费管理工作的效率和质量。三是定期举办收费工作的外出培训和学习，提高财务人员对收费管理系统的运用能力，增强财务人员的职业道德和业务技能，使其及时掌握先进的收费理念，从而更好地服务学生，为学校事业收入谋发展。四是要加强缴费政策宣传，在高校范围内通过多种形式对学生收费进行政策讲解和宣传。例如，在校园财务公众号上定期发布缴费小贴士，利用迎新手册、学校官网等积极宣传收费政策，组织学生干部召开缴费咨询会议，集中答复学生在学费收费方面存在的问题和疑点。通过线上与线下相结合的方式逐步增强学生的缴费意识，提高学生缴费的积极性。同时，辅导员应注重对学生的诚信教育，引导学生建立正确的人生观、价值观和世界观。告知学生按时缴纳学费是每一位大学生应该主动承担的义务，若遇到故意拖欠学费的情况，相关院系负责人要耐心地对其进行心理疏导，不断提高学生对缴费工作的重视程度［5］。

3     结束语

收费管理是高校工作中的一项重要内容，也是高校事业收入的重要来源，为学校各项事业的发展提供了重要保障。加强和完善收费管理工作任重而道远，需要采用先进的信息化手段来优化收费流程，需要各部门积极配合，需要高校领导高度重视，需要不断完善并严格执行收费内控制度。只有多管齐下，通力配合，才能使收费工作良好开展，才能最大限度规避收费内控风险，才能使高校的学费应收尽收，提高高校事业收入管理水平。

主要参考文献

［1］孙莉.高校学生收费管理存在的主要问题及对策建议［J］.江苏商论，2022（3）：90-92.

［2］苗阳，王迪，邢承杰，等.高校学生收费管理系统信息化设计与建设：以P大为例［C］//中国计算机用户协会网络应用分会2022年第二十六届网络新技术与应用年会论文集，2022：388-392.

［3］朱智君，陈苏阳.“互联网+”环境下高校收费平台建设构想：以广州市N大学为例［J］.就业与保障，2020（15）：151-152.

［4］田闯.人工智能（AI）在高校收费工作中的应用［J］.经济研究导刊，2021（16）：102-104.

［5］崔菲.高校学生收费管理问题及对策研究［J］.审计与理财，2022（9）：52-54.

［收稿日期］2023-04-20

［作者简介］梁馨蕊（1992— ），女，江苏徐州人，硕士，会计师，主要研究方向：高校财务与会计。