基于ERP系统环境的企业内部控制研究

李文娟

摘要：近年来，在信息技术飞速发展背景下，为了适应现代市场的高速运转，以ERP系统为主的信息管理系统，已成为当前企业进行现代化管理的重要依托。在计算机软件工具的辅助下，ERP系统能够实现全面的资源整合和信息共享，并在促进企业业务发展的同时进行有效的内控。内部控制对于企业各个目标的实现以及管理工作的落实具有重要影响，完善的企业内部控制要求企业应将先进的计算机技术和管理理念相整合起来。本文阐述了企业ERP系统对企业内部控制的作用以及影响，提出了在ERP系统环境下对内部控制存在的问题以及解决问题的对策和建议。

关键词：ERP系统环境；内部控制；企业风险管理

随着网络技术的不断发展，以往的管理模式对内部控制的需要已经无法满足，更多的企业开始采用以ERP系统为主的信息管理系统来加强内部控制。ERP系统作为一种现代的信息管理技术，可以将各个部门的信息、理念进行综合，促进各部门之间的交流，提升企业的管理效率。在ERP系统环境下，企业内部控制活动与控制方式不断完善，从而可以使业务流程得到更有效的监管和控制。

一、ERP系统与内部控制的关系

（一）ERP系统定义

ERP系统是一种新型的企业管理平台，是建立在信息技术的基础上，用系统化的管理思想模式，为企业的决策层、管理层以及员工提供决策运行的企业管理软件。该平台的应用贯穿于企业发展建设的全过程，可以进行跨地区、跨公司以及跨部门的实时管理，企业能将物流、人流、财流与信息流集于一体，可以更好的完善企业内部各个环节的工作流程。

（二）企业内部控制定义

企业内部控制是由企业管理层和全体员工共同实施的、通过制定相关的管理制度，以实现企业经营目标、保障资产安全完整、保证信息资料准确可靠、提高经济效率为目的而在单位内部采取的自我约束机制，是用于规划、评价企业经营管理控制的一系列方法与措施。内部控制需要流程化和控制化，以对企业运营的各个流程和节点进行管控和推进，保证企业经营活动合法合规运行。

（三）企业ERP系统和内部控制的联系

ERP系统与企业内部控制相互配合，相互作用。在企业正常的生产运营过程中，企业所有的经营管理活动以及经营管理职责都需要进行内部控制。ERP系统能够在企业内部建立完善的全流程运行体系，为企业内部控制的实现提供更加及时的数据支持，帮助其更加快速的进行风险识别，进而提升内部控制对风险预防的有效性。

ERP系统是内部控制中不可或缺的一部分，与内部控制工作的流程优化、业务板块、实施层面具有较强的一致性。ERP系统在对企业现有的管理流程进行详细了解后方可编写程序，以进行下一步设计和改进，确保ERP系统在实施后能够与内控制度的要求一致，随着经营管理的变化，还要对其进行及时调整和推进，做好各方面的工作，以确保企业战略发展计划和经营目标的实现。

ERP系統是为了优化企业内部人、财、物和信息的合理流动而设计出来的信息管理系统，是由企业的战略目标、发展方向、组织结构、权责分配等在内的各项管理制度所建立的。内部控制的目的是通过一系列的内控管理手段来做好企业经营管理的事前计划、事中控制和事后分析工作，因此ERP系统和内部控制在功能上极具相似。

二、ERP系统的应用对内部控制的影响

（一）对全面预算控制的影响

全面预算控制是企业根据整体目标及资源调配能力，经过合理的预测、综合计算和全面平衡对企业经营进行计划和控制的过程。全面预算以销售预测为起点，对采购、生产、销售等进行预测，反映企业在未来期间的财务状况和经营成果，能对企业整体流程进行详细的分解与计算。通过ERP系统及时全面反映汇总各项经营指标数据的执行情况，合理调配有限的企业资源，可以有效做到事前防范、事中监督，解决因数据反映不及时而造成的分析滞后现象。ERP系统可以及时获取业务数据，根据历史数据和未来趋势，智能预测预算数值的支出与收入情况，为企业提供更加客观的决策依据。ERP系统提供了实时监控和管理预算执行的功能，能帮助企业将预算和财务数据同步，加强了对预算的掌控并可以防止预算超支。

（二）对采购与付款环节的影响

在ERP系统环境下，采购与付款的业务流程主要包括采购申请、确定供应商、签订合同、商品验收入库、货款结算。企业各部门根据需求提出采购计划申请，系统自动生成采购订单并与采购申请单进行核对，采购人员根据申请单进行下一步的采购工作。在ERP系统中，采购人员可以在申请、订货、入库、发票校验等一系列流程中准确、及时的录入所需要数据，实现信息公开、透明化。而财务人员可以在ERP系统中对存货档案设置标准，以限制商品的采购价格，降低采购成本。在ERP系统中，财务根据系统能对采购发票、入库单等相关凭证进行核查，根据审批后的付款任务进行付款，能确保财务数据的准确性。ERP系统根据公司相关人员岗位职责及权限的不同对各个流程进行监管和控制，可以确保各流程环节内部控制有效运行。

（三）对销售与收款环节的影响

在ERP系统环境下，首先会进行岗位职责审批权限，通过预防性控制与发现性控制相结合的方法，对销售环节进行管控。在销售与收款循环中，从接受顾客订单、批准赊销信用、合同审核、发货、开具发票、记录销售到收款结算，都可以在ERP系统里进行严格设置。在市场竞争日益剧增的情况下，赊销成为销售活动的一项重要销售手段，但赊销会给企业带来资金周转困难、坏账损失等弊端，销售人员通过ERP系统对收集、审批后的客户资料进行录入，再使信用管控部门对客户进行审查，能够降低应收款项将来出现坏账的可能性。在ERP信息系统里根据销售单进行销售产品类别、规格、数量等的审批，能够保证对销售的内部控制。ERP系统使销售、收款流程紧密化、可视化、准确化，优化了销售管理流程，保证了业务活动的有效进行，能防止发现并纠正错误和舞弊，提高了整体内部控制环境。

（四）对生产与存货环节的影响

企业存货主要包括各种原材料、在产品、产成品、包装物等有形资产，储备存货主要是基于保证生产和销售的需要，因此加强存货管理尤其重要。一般来说，企业的产、销能力是平衡的，如果企业能及时获取到客户需求，调整生产计划，将有利于进行库存管理。在ERP系统中，企业可以根据近期的生产计划和产品需求，排定自己的生产计划按需生产。ERP系统根据生产订单，即能生成各个成产品所需要的物料清单、采购单、加工单及生产的排程，系统也能记录生产进度，让企业能按时、按质、按量的完成生产。在物料监控方面，通过系统化管理，可以实现产品信息共享及订单追踪，减少人工出错的机率，大大提高了管理效率。对于存货库存管理，ERP系统可以实现实时跟踪，使生产、物流和信息流管理能够同时进行，可以最大限度的利用库存、减少库存的占用，保证生产任务稳步进行，规避缺货风险。

（五）对企业内部管理的影响

通过ERP系统能使内部管理落到实处，使內部管理流程更加完善。ERP系统在实施以前，首先针对前期管理模式、经营流程等进行调整，将内部控制的要求编写到ERP系统中。ERP系统的应用让内部管理流程更加智能，实现数据交互、全程时时监控管理，让数据处理和存储过程更加集中和自动。通过使用ERP系统，内部管理所产生的成本也在减少，ERP系统能够自动对内部管理和业务活动进行汇总反馈，并不断对业务信息进行优化，可以减少信息偏差、提高管理效率。ERP系统的用户权限管理机制，可以对系统中有用户根据不同的岗位职责进行启用、绑定角色等操作，分工不同、角色不同、权限也会不同，这样可以使内部控制得到改善，从而优化内部控制环境。

三、ERP系统环境下内部控制存在的主要问题

（一）ERP系统业务流程操作的设置错误

ERP信息管理系统是由系统设计人员根据企业实际需要设计出来的，不可避免的会存在漏洞。比如操作错误或者ERP系统本身参数设置错误，就会导致整体数据出现差异，从而造成内部控制出现重大错误。若企业人员缺乏内部控制思维，对业务流程设置不当，就容易导致系统运行时发生与企业内部控制相背离的现象，甚至因为职责权限划分不清而出现部门间相互推诿的问题。

（二）企业内部控制中岗位职责分工及权限划分不明确

在ERP系统运行过程中，因为缺乏授权或者授权不当的原因，可能对系统的安全运行产生隐患。审批权限的严格程度，是系统可以安全运行的首要条件。若不能保证审批权限的严格程度，则无法通过岗位职责分工方式相互牵制，从而给企业造成数据安全风险、经营风险、法律风险等经济损失。

（三）缺少复合型专业化团队

在实施ERP系统的运行过程中不仅要求操作人员懂技术、懂管理，还需要其了解系统运行和控制环节的各个流程。目前，部分企业因复合型人才缺乏导致ERP系统与内部控制体系的融合度较差，最终导致内部控制不能达到预期要求。

（四）缺少有效的监督制度和安全措施

随着ERP系统的普及使用，安全成为应用ERP系统的首要条件。目前部分企业对ERP系统的风险把控流于形式，并未真正识别出内部控制风险隐患，未建立全面的监控体系，也没有安排专业的操作人员对系统进行全面升级和安全防护。对于基础数据差错、流程差错、人员操作失误以及系统故障无法应对解决。

此外，ERP系统将多部门的流程连接在一起，若企业没有较强的系统安全意识，日常的操作维护不规范，很容易导致系统中重要信息泄露。

四、ERP系统环境中完善企业内部控制的具体对策与建议

（一）建立健全内部控制制度

建立ERP系统操作规范和制度。企业应根据自身经营业务的需求，对ERP系统进行严谨、全面的参数设置，避免出现系统参数本身运行错误的问题。系统管理员应当制定ERP系统中各个模块的操作流程图，并配以操作说明，对相应的操作人员进行岗前培训，操作人员必须严格按照流程进行操作，不可私下更改操作流程。

建立ERP系统岗位制度。ERP系统可以根据各部门各岗位职责与分工不同对不同的操作模块权限进行划分，以优化内部控制环境。

（二）加强ERP系统与业务的融合

在ERP系统启动前要明确其与企业各项业务融合的目标与效果，确保ERP系统的各个应用模块能够与企业各项业务活动进行无缝衔接，以保证ERP系统中的数据能及时、准确的共享到各业务链中。在ERP系统实施前期，成立专业化的系统团队，团队成员最好包括业务人员在内，在实施过程中，团队成员应定期关注业务流程和内控制度是否发生变化，随时调整各个业务模块，持续跟进学习并进行系统优化，真正与企业业务相融合。通过构建复合型专业化团队，建立统一的系统运行机制，提高ERP系统在企业内部控制方面的应用水平。

（三）加强ERP系统的信息安全防护

在ERP系统运行维护过程中，要建立健全ERP系统信息安全管理机制，对相关操作人员进行信息安全培训并考核，设置专业的操作人员不定期的对ERP系统信息进行维护，以确保系统信息的安全性。在此过程中，企业可以结合实际运行情况，制定计算机工作岗位的职责及操作规定，禁止不相关人员接触、操作ERP系统。在网络环境下，通过设置防火墙的方式，构建网络保护屏障，结合身份技术论证和授权管理等方式保护系统的信息安全。

（四）加强复合型专业团队人员的培训和储备

ERP系统信息化程度较高、应用范围比较广泛，同时对企业管理也提出了更高的要求。专业的复合型人才除了要有过硬的专业知识和技能以外，还需要懂企业管理知识，并能熟练操作计算机系统及时识别系统管理漏铜。这就要求企业加强人员培训，以确保ERP系统成功实施。同时，企业要提高专业人员的风险隐患意识，使其深入了解内部控制的实质，进而提升内部控制水平。

五、结束语

在日新月异的信息化时代，ERP系统的应用对于企业内部控制工作的实施具有深远影响。ERP信息系统与企业内部控制制度是相辅相成、相互推进的，ERP系统的建设成为企业内部控制建设的重要组成部分。EPR信息系统的应用可以帮助企业改进业务流程，提高信息收集和分析能力，使企业业务发展与内部控制相互促进，为企业的可持续性发展和规范性发展奠定基础，企业应充分认识到ERP信息系统建设对企业内部控制的重要影响。目前，在ERP系统环境下企业在内部控制方面仍面临着诸多漏洞，需要各企业管理层引起足够的重视，其应通过建立完善的内部控制制度和行为规范，建立健全内控监督机制等措施，将ERP系统与内部控制紧密结合，以对企业在生产经营活动中的风险进行有效的预防，从而全面提升企业经营管理水平，实现企业经营管理目标。

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