基于HSM的突发事件档案管理三维框架构建研究

李欣欣 李沐妍 杨寒沁 袁歆

摘 要：突发事件档案是应对突发事件的珍贵记录，对突发事件应对工作具有重要的查考作用与凭证作用，因此，做好突发事件档案管理非常必要。本研究从事件周期、形成来源、档案内容方面分析突发事件档案的阶段性、广泛性和知识性特征，并借鉴霍尔三维结构理论，针对上述特征需求，从时间维、逻辑维、知识维构建突发事件档案管理三维框架：基于时间维度的内容组织，基于逻辑维度的归集协作，基于知识维度的开发利用。

关键词：突发事件；档案管理；霍尔三维结构；内容组织；开发利用；知识服务

Abstract： Emergency archives are precious records for responding to emergencies， which play an important rolein checking and providing evidence for emergency response work. Therefore， it is necessary to do a good job inemergency archives management. This study analyzes the phased， extensive， and knowledge-based characteristicsof emergency archives from the aspects of event cycle， formation source， and archive content， and draws on Hall'sthree-dimensional structure theory to address the above-mentioned feature requirements from the time dimension，logic dimension and knowledge dimension， and construct a three-dimensional framework for emergency archivesmanagement： content organization based on the time dimension， collection and collaboration based on the logicaldimension， and development and utilization based on the knowledge dimension.

Keywords： Emergency; Archives management; Hall's three dimensions structure; Content organization; Developmentand utilization; Knowledge service

突發事件档案是应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，对突发事件应对工作具有重要的查考作用与凭证作用[1]。2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》强调对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持[2]。同年12月，国家档案局公布《重大活动和突发事件档案管理办法》，明确规定了面对突发事件档案管理的各项职责和工作机制，充分体现了突发事件档案管理的重要性。为此，各省市积极响应，如安徽省发布全省重大活动和突发事件档案工作清单[3]，甘肃省印发加强重特大事件档案的工作实施方案[4]。

与此同时，学界也从不同方面开展相关研究。吴建华等以新冠疫情为例，从档案学视角提出了突发事件网络信息采集策略[5]；欧阳文兵等提出从“工具-价值”双向赋能视角建设突发公共卫生事件档案数据库[6]；王强等从协同服务机制、全程服务计划、开发进阶模式、共享利用平台四个方面提出面向突发事件应急管理的档案利用策略[7]；耿志杰等提出构建突发事件档案知识库，为用户提供智能、精准的知识服务[8]。当前研究主要集中于单一维度的突发事件档案管理工作，但突发事件的紧急性和不确定性导致应对活动形成的档案复杂多维，其管理需要更加系统和多维的实践思路。基于此，本文引入霍尔三维结构这一系统工程理论，针对突发事件档案阶段性、广泛性、知识性特征和管理需求，构建时间维、逻辑维、知识维的突发事件档案管理三维框架，为突发事件档案管理的实际开展提供更加系统性、整体性和协同性的实践路径，为应急管理工作提供决策辅助和知识服务。

1 特征分析：突发事件档案特征

突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。[9]突发事件档案能够真实反映事件本身，记录应对举措，总结实践经验，为现在决策和未来防范提供重要的文献参考和决策支持。具体而言，突发事件档案的来源、形成和内容上具有广泛性、阶段性、知识性三个方面的特征。

1.1 突发事件档案的形成具有阶段性。借鉴美国管理学者斯蒂文·芬克（Steven Fink）提出的危机传播四阶段模型，即公共危机从生成到消亡包含征兆期（Prodromal）、发作期（Breakout）、延续期（Chronic）和痊愈期（Resolution）四个阶段[10]，笔者认为突发事件同样具有阶段性的生命周期过程，可分为潜伏期、爆发期、扩展期和解决期四个阶段。突发事件档案直接记录和反映了突发事件的四个发展阶段，因此突发事件档案的形成具备阶段性特征，如图1所示。

1.2 突发事件档案的来源具有广泛性。突发事件可分为自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件四类[11 ]，不同类型的突发事件形成来源各不相同，广泛性特征明显。[12]显而易见，突发事件档案的来源具有广泛性，因此，在突发事件档案归集过程中，档案部门注重不同主体之间的协作，完善突发事件应急预案，明确突发事件发生前后的相应的策略和资源准备。

1.3 突发事件档案的内容具有知识性。突发事件档案的内容具有知识性，具备较高的信息价值。突发事件档案具备的控制功能与负载内容对突发事件应对工作具有重要的知识性作用，可从突发事件事前预警、事中应急处置、事后重建与恢复等方面提供知识服务。档案是获取知识的重要途径之一，它记录的知识丰富而广泛，真实而可靠。

2 理论借鉴：霍尔三维结构（HSM）

霍尔三维结构（Hall three dimensions structure）又称为硬系统方法论（Hard System Methodology，HSM），是美国系统工程专家霍尔（A·D·Hall）于1969年提出的一种系统工程方法论。它将工程活动分为联系紧密的不同阶段与步骤，同时特别指出需要重视完成这些阶段与步骤需要的相关知识与技能，由此形成了由时间维（Time dimension）、逻辑维（Logicdimension）、知识维（Knowledge dimension）所组成的三维空间结构[13]。在信息资源管理领域，有学者利用霍尔三维结构协助解决图书馆学、档案学等学科的相关问题，如刘婧等从时间维、逻辑维和知识维三个维度构建智慧图书馆三维结构模型[14]；田伟等基于霍尔三维模型进行“互联网+档案”的“四重境界”建设[15]。

本文借助霍尔三维结构系统工程方法建构突发事件档案管理三维框架，从时间维、逻辑维、知识维对突发事件档案进行科学管理。

2.1 时间维（Time dimension）。在霍尔三维结构理论中，时间维的内容主要是指系统工程活动从开始到结束按时间顺序排列的全过程[16]。突发事件从开始到结束按时间顺序排列的全过程可分为突发事件潜伏期、突发事件爆发期、突发事件扩展期和突发事件解决期四个阶段，不同阶段的突发事件档案内容前后紧密衔接。

2.2 逻辑维（Logic dimension）。在霍尔三维结构理论中，逻辑维是指时间维的每一个阶段内所要进行的工作内容和应该遵循的思维程序[17]。突发事件档案管理在逻辑维上不同层级主体的协作与配合，结合霍尔三维结构理论与国家治理主体之间的层级关系，突发事件档案管理在时间维的每一个阶段内所要进行的工作内容和应该遵循的思维程序可从国家层面、省级层面、市县级层面、乡镇街道层面开展，不同层面的突发事件档案归集工作自上而下紧密协作。

2.3 知识维（Knowledge dimension）。在霍尔三维结构理论中，知识维是指要完成时间维和逻辑维中各步骤所需的和新产生的各种类型和层面的专业知识与管理知识[18]。基于知识维对突发事件档案进行开发利用，可提供面向政府的应急决策服务与面向民众的应急知识服务。

3 空间构建：基于HSM的突发事件档案管理三维框架

突发事件档案管理三维框架主要包括三个方面：基于时间维的突发事件档案内容组织，基于逻辑维的突发事件档案归集协作，基于知识维的突发事件档案开发利用，如图2所示。

3.1 基于时间维的内容组织。根据突发事件生命周期，突发事件档案管理时间维的内容主要包括突发事件在潜伏期、爆发期、扩展期和解决期四个生命周期阶段内形成的档案。《中华人民共和国突发事件应对法》中指出，突发事件管理包括预防与应急准备、监测与预警、应急处置、救援、事后恢复与重建等管理过程[19]，对应突发事件生命周期的不同阶段。此外，突发事件档案的内容组织不仅包括突发事件管理的不同阶段，也要考虑档案的不同类型与形式。结合现有研究分类及突发事件应对工作实际，突发事件档案可分为通知公告型、工作指导型、科研技术型、媒体宣传型四种类型，如表1所示。从档案形式来看，突发事件档案可分为文书档案、照片档案、音视频档案、实物档案。突发事件档案的内容组织不仅需要以时间维度进行重点组织，也要注重在此过程中产生的不同类型与形式的档案的组织。

3.1.1 突发事件潜伏期。突发事件潜伏期的档案主要包括突发事件预测、应急准备、监测、预警等突发事件应对过程形成的档案。《重大活动和突发事件档案管理办法》指出，档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作[20]，因此，在潜伏期就需重视突发事件档案管理工作。突发事件预测、监测与预警需要获取众多零碎分散信息，全面追踪、监察相关动态。档案部门通过对突发事件潜伏期档案内容进行挖掘，兼顾静态的、显性的档案资源与动态的、隐性的档案资源，协助突发事件应对工作开展。[21]单一的人力预警与监测效率较低，可充分利用自动识别和分类等技术，对既有各类疫情特征设定预警阈值，加以综合分析并生成分析库与可采取的应急处置措施[22]。对突发事件潜伏期形成的档案内容加以组织，有利于完善突发事件预警机制，提高突发事件应急准备能力。

3.1.2 突发事件爆发期。突发事件爆发期的档案主要包括突发事件应急处置、救援等突发事件应对过程形成的档案。突发事件爆发期的档案如实记录了突发事件的爆发过程及其造成的伤害，通过突发事件档案的科学管理，相关信息可以实现共建共享与整合集成，充分利用档案资源优势，不仅能够总结突发事件应急相关经验与教训，还可以直接为管理部门提供决策依据，提高突发事件处理的时效性、科学性。

3.1.3 突发事件扩展期。突发事件扩展期的档案主要包括突发事件传播、扩散等突发事件应对过程形成的档案。档案信息转化为应急决策、行动能力是一个比较复杂的过程，需要信息储备能力、信息整合能力、信息集成能力和信息转化能力的合力支撑[23]。因此，在突发事件扩展期，要积极吸取突发事件爆发期的经验与教训，充分利用前期档案资源，深入挖掘存量与增量档案内容，打通突发事件多主体有效沟通信息渠道，才能科学调配人力、物力、财力等应急保障资源，控制突发事件危害范围与程度，减少突发事件连带影响，发挥辅助应急决策的现行性功能。

3.1.4 突发事件解决期。突发事件解决期的档案主要包括突发事件事后评估、事后恢复、事后重建等突发事件应对过程形成的档案。突发事件解决期是突发事件生命周期的关键阶段，它决定了突发事件的后续发展方向。对突发事件进行事后评估的前提是要保证突发事件生命周期内档案内容的真实性、准确性和完整性。在突發事件解决期，需要更新和完善突发事件档案知识资源，健全突发事件应急管理资源体系，为突发事件事后恢复与重建奠定坚实基础。

3.2 基于逻辑维的归集协作。《重大活动和突发事件档案管理办法》中指出，档案主管部门、责任部门和档案馆应当建立档案主管部门统筹协调、各部门分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进突发事件档案工作[24]。《突发事件应急预案管理办法》中也指出，针对突发事件应对的专项和部门应急预案，不同层级的预案内容各有所侧重，对国家层面、省级层面、市县级层面、乡镇街道层面的专项和部门应急预案提出不同要求[25]。对此，突发事件档案归集需要结合相关办法与规定，实施多层级合作联动完成，其主要层级包括国家、省区市、地市县和乡镇街道等层面。

3.2.1 国家层面。突发事件档案管理在国家层面的归集主要体现政策性与指导性。首先，要做到完善突发事件档案管理规范，统一突发事件档案管理标准。目前国家层面出台了相关办法，如《重大活动和突发事件档案管理办法》等，但還需进一步完善。其次，要做到总体规划，群策群力。国家层面做好突发事件应对工作需要促进顶层设计与实践探索良好互动，做到统揽全局，协调各方。

3.2.2 省级层面。突发事件档案管理在省级层面的归集主要体现指导性。省级档案部门统筹规划全省档案事业，需发挥“领头羊”作用，主动作为，强化全省“一盘棋”意识。突发事件的爆发在初始阶段是限制在一定地域的，各省（自治区、直辖市）需根据自己的实际情况进行突发事件档案的归集，摸排掌握突发事件文件材料形成情况，确定档案归集要求。在档案归集过程中，省级档案部门需提高自觉性与主动性，积极主动对接省（自治区、直辖市）里的应急管理、经济信息、卫生健康、发展改革、宣传、商务、交通、农业农村等重点部门和纪检监察、组织、宣传、统战、政法等重要战线，开展突发事件档案的收集与整理、移交与接收工作。

3.2.3 市县级层面。突发事件档案管理在市县级层面的归集主要体现应急处置的主体职能。在突发事件发展的不同阶段，按照突发事件实际情况建立相应的协调机制，为突发事件档案归集工作开展创造条件。如在突发事件爆发期，受制于环境因素，人力物力短缺，突发事件档案的归集要重点关注关键部门、关键环节与关键人员；在突发事件解决期，突发事件档案的归集要打破时间、空间的局限，全方位延伸档案收集的触角，对突发事件档案进行全面收集。

3.2.4 乡镇街道层面。突发事件档案管理在乡镇街道层面的归集主要体现先期处置特点。《突发事件应急预案管理办法》中提出，乡镇街道专项和部门侧重明确突发事件的预警信息传播、组织先期处置和自救互救、信息归集报告、人员临时安置等内容[26]，明确指出乡镇街道专项和部门要注重突发事件信息的归集报告。突发事件是动态发展的，具有不确定性，乡镇街道应设置专职档案人员，根据突发事件发展动态，因时因地制宜，制定突发事件档案归集方案，实现突发事件档案的动态化、同步式收集。

3.3 基于知识维的开发利用。为提高突发事件应对能力，需要对突发事件档案中的知识进行挖掘、共享与整合，为经济社会发展和突发事件应对工作提供决策支持。在双元价值观理论中，覃兆刿指出档案是工具价值与信息价值的双元价值结合体，工具价值体现为治理意向；信息价值体现为知识和文化意向[27]。因此，突发事件档案基于知识维的开发利用既要从工具价值角度出发，结合其治理意向，可面向政府提供应急决策服务，也要从档案的信息价值角度出发，结合其知识和文化意向，面向民众提供应急知识服务。

3.3.1 面向政府的应急决策服务。政府在突发事件应急处理中起到决定性作用。政府在突发事件不同阶段承担不同的职能，要提高突发事件应急管理的水平，需要面向政府部门开展突发事件档案的开发利用工作，推进档案服务与国家重点工作的有效互动。

从突发事件档案中提炼具有重要推广价值的突发事件应对经验，有利于为突发事件应对工作提供全方位、多层次的档案信息支撑和应急决策支持服务，有利于构建体制完善、运转协调的突发事件管理体系，创新政府应急反应机制建设。如在新冠疫情期间，在武汉雷神山医院建设中，建设团队利用军运会专题档案，助力雷神山医院以超快速度完成配套基础设施建设任务，这充分体现出档案是基础设施、设备建设等方面的可靠资料。

3.3.2 面向社会的应急知识服务。突发事件应对工作不仅需要政府管控，也需要充分依托社会力量。近年来，我国应急管理主体转为多元共治，企业、非政府机构、各种团体组织、人民群众等成为应急管理的主体[28]。因此，突发事件档案基于知识维的开发利用面向社会提供应急知识服务十分必要。档案管理的过程与知识传播、知识挖掘再利用、知识服务息息相关。Meyer等认为知识管理是识别、获取、存储、共享、应用和利用集体知识提高绩效的过程，它使人充分利用知识资源做出适当的决策和有效应对危机[29]。当前，我国已有档案资源应用于知识服务的实践经验，如已建成的“全国档案学术交流知识服务平台”，它聚焦于档案领域，将知识工程理念和人工智能技术引入档案知识服务领域[30]。

近年来，我国通过数据、信息与知识以及相关技术手段开展应急管理工作。档案部门提供应急知识服务，不仅需要以丰富的档案资源作为支撑，向社会提供关于自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等相关知识以及不同学科与领域的学者、相关机构、研究院所产出的相关研究论文与专著，更需要充分利用信息化工具与创新型技术，提升突发事件档案信息化管理水平。随着科学技术的迅速发展，当今社会进入大数据时代，关于突发事件知识管理常用的技术工具包括群件系统、内网与外网、数据库管理系统、数据挖掘与知识发现、决策支持系统、内容管理系统、文档管理系统、搜索引擎、知识地图、知识门户等[31]。借助技术手段提供应急知识服务，使突发事件档案利用简捷方便，开发实用有效，是档案治理积极参与建设国家治理体系与治理能力现代化的重要举措。

突发事件档案管理是充分利用档案资源，发挥档案凭证与参考价值，加强突发事件应急能力建设的重要前提。本文从事件周期、形成来源、档案内容方面分析突发事件档案的阶段性、广泛性和知识性特征，并借鉴霍尔三维结构理论，针对上述特征需求，从时间维、逻辑维、知识维构建突发事件档案管理三维框架：基于时间维度的内容组织，基于逻辑维度的归集协作，基于知识维度的开发利用。三维框架的构建深入分析了管理对象，系统构建了管理路径，多维开拓了管理思路，为突发事件档案管理的全方位实施提供了可行策略。与此同时也需认识到突发事件具有类型多样、影响多变等现实因素，突发事件档案管理还需灵活应对，进一步细化和有针对性地开展相关研究。

*本文系国家档案局科技项目“湖北省新冠肺炎疫情防控档案资源建设及平台研发”（项目编号：2021-X-60）研究成果之一。

参考文献：

[1][9][20][24]中华人民共和国国家档案局.《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）正式发布[EB/OL].（2020-12-31）[2023-06-09].https：//www.saac.gov.cn/daj/szda/202012/09ba1714abfc4ece892aac9ccb01fe77.shtml.

[2]全国人大常委会.中华人民共和国档案法[EB/OL].（2020-06-20）[2023-06-09].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4f6452a420a97ccf2d3217f6292.shtml.

[3]中華人民共和国国家档案局.安徽推进重大活动和突发事件档案清单管理[EB/OL].（2023-02-23）[2023-06-09].https：//www.saac.gov.cn/daj/c100210/202102/b484a1023ff34a4aa3103a777b6459cd.shtml.

[4]中华人民共和国国家档案局.甘肃 加强重特大事件档案工作[EB/OL].（2023-02-09）[2023-06-09]. https：//www.saac.gov.cn/daj/c100271/202302/226c9c7fe2e0430ca377db5d511 a9dfa.shtml.

[5]吴建华，吕文婷.档案学视角下的突发事件网络信息采集策略初探：以新冠肺炎疫情相关开源项目为例[J].档案学通讯，2020，No.255（05）：13-20.

[6]欧阳文兵，陆尘香.“工具-价值”双向赋能下的突发公共卫生事件档案数据库建设研究[J].档案天地，2023，No.347（03）：32-35.

[7]王强，王红敏.面向突发事件应急管理的档案利用策略[J].档案学通讯，2022，（06）：54-60.

[8]耿志杰，陈佳慧.突发事件档案知识库构建设想[J].档案学通讯，2021，No.259（03）：63-70.

[10]FINK S.Crisis management：Planning for theinevitable[M].Amacom，1986.

[11 ][19]中华人民共和国中央人民政府.中华人民共和国突发事件应对法[EB/OL].（2007-08-30）[2023-06-09]. http：//www.gov.cn/ziliao/flfg/2007-08/30/content_732593.htm.

[12]中华人民共和国中央人民政府.习近平：在统筹推进新冠肺炎突发事件和经济社会发展工作部署会议上的讲话[EB/OL].（2020-02-24）[2023-06-09].http：//www.gov.cn/xinwen/2020-02/24/content_5482502.htm.

[13][16][17][18]ZHANG R.Large-scale projectsystem management based on Hall three-dimensionalstructure[C]//2018 4th International Conferenceon Humanities and Social Science Research（ICHSSR2018）.Atlantis Press，2018：290-295.

[14]刘婧，罗岚，常李艳.基于霍尔三维结构的智慧图书馆建设研究[J].图书馆学研究，2021，No.509（18）：17-25+38.

[15]田伟，韩海涛.基于“四重境界”的“互联网+档案”建设策略研究[J].档案学研究，2019，（03）：55-61.

[21]胡康林.面向应急决策的档案信息资源开发实践与思考[J].中国档案研究，2018（01）：148-161.

[22]苏新宁，蒋勋.情报体系在应急事件中的作用与价值：以新冠肺炎突发事件为例[J].图书与情报，2020，（01）：6-14.

[23]归吉官，陈维维.面向应急决策的卫生防疫档案信息服务能力建设研究[J].档案学研究，2021，（05）：66-72.

[25][26]中华人民共和国中央人民政府.国务院办公厅关于印发突发事件应急预案管理办法的通知[EB/OL].（2013-10-25）[2023-06-09].http：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2013-11 /08/content_1077.htm.

[27]覃兆刿.作为记忆和史料的档案[J].新华文摘，2022（14）：136-138.

[28]申霞.我国应急管理的四大转变[J].人民论坛，2020（04）：64-65.

[29]MEYER JR V，CUNHA M P E，MAMEDIO D F，et al.Crisismanagement in high-reliability organizations：lessons from Brazilian air disasters[J].DisasterPrevention and Management：An International Journal，2021，30（02）：209-224.

[30]张斌，牛力，黄浩民，刘峰，曾静怡.“全国档案学术交流知识服务平台”项目构建研究[J].中国档案，2022，（12）：68-69.

[31]IPCIOGLU I.A comparative analysis of knowledgemanagement practices in times of crisis in thedigital age：evidence from an emerging economy[J].International Journal of Social Ecology andSustainable Development（IJSESD），2015，6（01）：1-16.

（作者单位：1.武汉大学信息管理学院 李欣欣，硕士研究生；李沐妍，博士研究生；杨寒沁，博士研究生；2.湖北省临床检验中心 袁歆，在职硕士研究生，馆员，财务人事科副科长 来稿日期：2023-06-09）