栉风沐雨启征程，奔赴兰台谱新篇

摘 要：档案工作是良心活，有的档案可能你存不存其他人也不会知道。档案是帮助人们了解过去、论述现在、准备未来的珍贵文献。既然在这个岗位上，我们就要承担起对这份工作的职责。

关键词：文书档案；学籍档案；基建档案

在山东水利技师学院活跃着这样一群人，他们每年都会把所属部门所有档案的收集、分类、编页码、扫描、装订、盖归档章及装盒等上传档案系统，虽然他们不是专业的档案员，但在综合档案室专职老师的悉心指导和严格要求下，在自己的岗位上做得有声有色。档案室的老师经常说：“档案工作可能是别人看不到、感受不到的，有的档案可能你存不存其他人也不会知道，它是良心活。档案是帮助人们了解过去、论述现在、准备未来的珍贵文献。既然在这个岗位上，就要承担起这份工作的职责，现在存的档案不是为了自己，而是为了10年或者20年以后，学校需要时，毕业的学生需要时，能查到所需的资料，做好部门档案工作是我们的责任，也是作为一名档案员应该做的事情。”朴实的话语彰显着档案员的淡泊名利、默默奉献的态度与精神，这就是兰台精神。

在兰台精神的感召下，学院各部门涌现出一批勤勤恳恳为档案工作无私奉献的兼职档案员，有行政部门的老师，也有教学一线的老师。他们是学校工作的见证者，也是学校历史的记录者。

一、文书档案员

文书档案是学校档案的重要组成部分，作为学院办公室的一员，文书档案员更重要的工作是将每年办公室的收文、发文等文件整理成档案，一个能够将繁杂的工作重复做好的人，是一个平凡却不平庸的人。一份看似简单却渗透着工作者诸多汗水和辛劳的工作，也是独特而有价值的工作。要想将档案工作做得出色，档案工作者必须拥有“真心”“耐心”和“细心”。2022年疫情期间，她虽然怀孕8个月，仍然坚持完成了办公室档案分类、标页码等工作，体现了她的“真心”。在平时的存档工作中，梁力文秉着“应归尽归、应收尽收”等原则，在每一项活动结束后，遵循档案自然形成的规律，保持文件材料之间的联系，整理好各类文件材料，认真检查文件材料的标题、内容、书写格式、墨水、纸张、标点符号以及行文程序等，如有不符合规范要求的要及时修正完善，以保证文件材料的质量，并按照有关规定和手续，及时督促和协助做好归档和移交工作，体现了她的“细心”和“耐心”。

组织人事处高度重视文书档案管理工作，将文书档案管理工作纳入工作日程，加强对档案收集整理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。组织人事处的老师作为兼职档案员秉承一贯认真细致的作风，为做好档案收集整理工作，对部门收到的文件做了“二建立四收集”。一是建立“上级来文”文件夹，所有上级来文经部门领导审阅后，电子版上传至部门群“上级来”文文件夹中，根据登记文件随时补充文件处理结果，避免文件结果脱节现象；二是建立分类别档案盒，根据文件类别分类收集，做到分主次、有条理。在档案材料的收集上，根据档案内容和时限的要求，做到经常性收集、定期收集、集中收集和专门收集相结合方式，对需要归档的材料，主动与部门其他人员联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保档案材料完整。

二、学生类档案员

培训处的职责是开展学历和非学历继续教育，兼职档案员老师耐心负责，从学历继续教育招生、录取、学籍管理，到毕业手续办理各方面都做到细致周到。作为一名学历提升工作的亲历者，她尤其懂得档案的重要性，从录取开始，保留好学员每一份材料。学员入学时，耐心指导每一位学员建档，学员在校期间，注重收集学员一切与学籍变更有关的资料并及时归档；学员毕业前一个月，汇总全部学员继续教育的档案材料并封装。虽然毕业时间为1月份，但对于需留校保存的档案，毕业时即整理好，待来年按学院统一要求完整上交。学院每年举办几十期培训班，培训人次均在2000人以上。从培训班立项开始，她紧盯每个环节，从招投标资料到合同签订，从培训指南到开班仪式，从培训课程到考核成绩，所有的培训材料及时收集，培训结束时培训档案必定完整、准确。近几年，职工大学毕业的学生查档越来越多，好多学生考取事业编制需要电子档案，初老师就去省教育厅考试学院，把从2005年开始招生的学生电子档案全部拷来，近期又把2002年到2014年毕业生的花名册补全归档，既完善了毕业生的电子档案，又完善了纸质档案，给毕业生留下了宝贵的资料。

学生档案是学校档案重要的组成部分，尤其是近几年来，各单位、组织机构对人事档案比较重视，要求补全个人档案，特别是晋升干部的档案。很多往届毕业生有毕业证，但有些学生因毕业时间长导致档案找不到，这就需要到原毕业学校查找自己的入学登记表、学籍卡片和毕业生登记表等材料以補全档案。学生处负责学籍档案的老师自从接手归档工作以来，做到应收尽收。涉及毕业生资料存档一个很重要的工作，毕业生学籍卡片上是需要填写每一位学生的毕业证编号，而这个编号是学生在毕业前要保密的，只有在向各系部收集、检查、整理后才能一个一个填写，工作量巨大。她本着对毕业生高度负责的工作态度，不厌其烦、有条不紊地完成此项工作。

她休产假期间，学生处档案归档工作暂时由另一位老师接替。这位老师一人身兼数职，原本两人的活都压在她一人身上。在档案工作上她虽然是新手，但学起来却非常快，干起活来一点也不逊色老档案员。尤其是学生处的招投标资料，现收现存，她一遍一遍地跑档案室，不会的就及时问，资料不全就向老师们要，最终将收集好的资料装订、盖章、扫描和移交，按时把学生处2021年需归档的纸质件整理归档，电子件上传到档案系统。在毕业生查档中她积极配合综合档案室的工作，特别是遇到因职称评审、户口迁移等紧急情况时，她都是加班加点为毕业生开具证明，整理档案材料，真正做到全心全意为学生服务。

教务科研处的兼职档案员老师按要求把各系部毕业班成绩做成统一格式的汇总表，每个系部一年有几个毕业班级在表格上一目了然，做到收集档案时有据可查；招生处的兼职档案员老师除了把每年应归尽归的资料收集齐全后，2022年又接手了高职+技师的学生电子档案归档工作，这些资料通过招生处从水利职业学院移来后，为了怕转到其他系部后找不到资料，就由招生处归档，她不怕辛苦，认真完成工作，为学生以后能查到电子档案提供了保障。

三、教学档案员

近几年，学院的竞赛如雨后春笋般地发展起来，参加竞赛、获奖的老师也逐年增多，接收的文件类型形式多样，接收文件的渠道不再局限于上级来文的纸质件，还有参加竞赛的微信群、QQ群或者网上下载的电子文件，这些无形增加了兼职档案员收集资料的难度。交通工程系兼职档案员老师的做法值得各系部借鉴学习，自从她担任兼职档案员以来，只要系里有报账的文件资料都要经她审查后，再决定哪些文件需要原件归档后才能报账，这无形中给系部老师增加了很多工作量。她不仅是专职任课老师、竞训工作室负责人，还要负责收集本系的档案资料，即使这样还能高质量地完成档案收集工作，为学校和老师们能查到需要的资料提供保障，虽然累，但她却一如既往地坚持着。在竞赛项目归档中，她不仅把归档要求的师生获奖文件收集起来，还把未要求归档的学生获奖证书都整理成电子件收集起来。她说，学生毕业走了，如果学校以后要用到这些证书，我们也可以查阅利用。

水利工程系的兼职档案员老师平时上课多，没有完整的时间来整理档案，她就利用午休等其他碎片化时间，甚至周末带着两个孩子来学校加班。从档案的收集、分类、检查资料的完整性，到登记、扫描和装订等都需要仔仔细细。近几年，正赶上系部实训室建设，大量仪器设备的采购、验收资料都要存档。仪器的存档相当烦琐，型号、厂家、放置位置、仪器说明书和合格证都不能疏忽，都要按照正规程序开展。不管是教学档案，还是设备设施档案，每次存档都按要求整理完成，每一个存档项目都需要档案人的辛勤付出。

通识部的兼职档案员老师因为身体原因导致手臂不太灵活，在穿针引线缝制档案上存在困难，但她并没有因此而耽误系部档案归档工作，为了能把系部档案及时整理归档，她提前去档案室学习怎么收集、整理，每年都能很好地完成归档工作。现代管理系的兼职档案员是新手，今年刚接手系部档案归档工作，为了把档案工作做好，她就提前学习档案资料的收集、整理，从文件的分类、归档目录的编写、文件资料编页都一一学会。

四、财务、基建类档案员

财务处高度重视学校档案资料的收集归档，对每一份报账的合同资料都要仔细询问是否归档，检查是否有档案移交表，对学校各部门需归档的合同资料严把关。每年归档的财会类档案更是做得仔细认真，2022年归档的财会类档案为了档案室查阅方便，财务处的老师们把每个档案盒上都编写了凭证号，根据档案室要求编制财会类的归档目录。财务处的兼职档案员不仅负责收集学院所有合同资料的归档工作，还要扫描、汇总收到的合同件，并把财务处收到的上级来文及时归档。

基建档案是基建工程项目管理的重要组成部分，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。综合档案室现存的部分基建档案，为审计工作以及解决学院历史遗留问题等提供坚实的依据，实现档案为现实服务的根本目的。在整理基建档案过程中，花费时间最多的就是设计图纸的折叠，总务处兼职档案员老师反复观看视频自学，把一张张不同尺寸的图纸折叠成A4大小，仅仅一个工程的设计图纸近300张，叠起来多达20盒。2022年暑假前后，她在紧盯项目施工的同时，及时着手各类项目的材料归档，通过收集、整理、扫描、装订及盖章等多个环节，有效落实了各类档案“应归尽归、应收尽收、早收早归”，仅2022年已整理移交档案资料107盒，共计280多件。

总务处档案类别广，文件数量多，资料特别重，兼职档案员可谓身肩重任，不管是体力活还是技术活，她都能游刃有余，干起活来毫不含糊，整理汇总了一大批一手材料。这些材料既反映了学院全貌，也对未来是有重要的借鉴和参考价值。她在工作中树立“万无一失、一失万无”理念，把责任落实在重细节、抓小事等环节，并从纸质化档案转换为数字化档案，确保归档文件材料齐全。

五、照片类档案员

宣传部档案存档工作，不仅要保存纸质资料，如外媒报纸、院报，还有实物档案，如校徽、校牌以及学校的活动存档，这些活动有些会做成视频保存起来，有些以照片的形式存起来。学校每年大大小小活动下来需要存档的照片档案大约1500张。2018年以前学院都是存银盐照片，通过省档案局培训学习，知道数码照片可以按要求直接存档。宣传部兼职档案员与综合档案室老师结合上级要求，不断研究、调整，最终制定出统一的数码照片存储模式，在上传档案系统时既省时快捷，又方便利用查找。档案系统对照片编排要求特别严格，既要达到照片档案要求的像素，每张照片都有名字，还要对每个活动展开分组，这非常考验人的细致和耐心，每一张照片都有自己特定的名字——档号，完成一张照片的档号、备注整理至少要5分钟，全年下来1500张照片必须按照档号排序，只要有一个号码错误，剩下的全都需要改，刚开始时经常会因为一张照片错误而要从头开始，在档案室老师的耐心帮助和指导下，经过不断实践，现在对于数码照片存档已有了比较系统及完整的方式。

六、男档案员们

谁说男老师不会针线活，咱们的男档案员们可不甘示弱。监察室的副主任担任着兼职档案员工作，他的档案资料每年都是第一个收集齐全，亲自扫描、装订和盖章，从不麻烦别人，即使有同样的扫描件，也要做到纸质资料与扫描件一致。智能制造系的老师和信息技术系的老师、安全管理处的老师以及数字化校园建设办公室的老师，都是男老师，但他们在装订档案资料时一点也不逊色女同志，一针一线缝得像模像样，并将归档章的填写、档案缝制牢记于心，把档案工作做成了一项重要工作。

在实际工作中，不只是文书档案、学生类档案、教学档案要收集齐全，基建档案、设備档案、会计档案、照片档案等每年都会按时间节点收集齐全，做到应收尽收、应归尽归。各部门兼职档案员们完成前期的工作后，后期繁杂的整理、编目、上架都由综合档案室专职档案员老师来完成。她把收集好的档案资料鉴定后统一编号装盒入库，审核上传到档案系统的资料。部分当年需归档的资料，如招投标资料、需报账的合同资料需现收现归，收集不全，再收，再要，一遍遍编页码、扫描、装订、盖归档章和编归档目录，直到收集齐全，看到综合档案室里规整有序的档案，所有的档案了然于心，一种满满的成就感油然而生。2022年，她参加了的“技能兴鲁”“守正创新杯”档案修裱竞赛，与来自各市地档案局的专业档案员同台竞技，最终获得三等奖。

档案工作枯燥繁杂，没有耀眼的光芒，其价值更多的时候体现在幕后。正是由于这些老师们的默默支持和奉献才使得我院的档案工作得到更好的发展，新征程中，他们正以昂扬的斗志，用勤劳的双手，继续发扬勇往直前的精神，不断创新和进步，为学院发展中重要的文献资料留下惊鸿一瞥。

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（作者单位：山东水利技师学院）

作者简介：刘伟（1978—），女，汉族，山东滨州人，本科，馆员，研究方向：档案