“互联网+”背景下事业单位档案信息化管理分析

［摘 要］事业单位在我国公共事业管理与服务中有着重要的地位，作为事业单位发展管理的一个主要构成部分，档案管理为顺利开展与提供各项公共事务、服务奠定了坚实基础。互联网时代背景下，事业单位档案管理要顺应大环境依托信息技术创新管理模式。近些年来我国相继颁布了诸多针对档案事业发展要求的文件，《档案信息系统运行维护规范》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等，这些内容都为档案信息化管理改革指明了方向。但就现阶段事业单位档案管理情况而言，在信息化管理模式改革进程中存在很多有待优化解决的问题。

［关键词］互联网时代；事业单位；档案管理；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.051

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）15-0169-04

0     引 言

对事业单位而言，档案管理工作是保证其有序、高效、协调运行各项业务的重要基础，有着积极推动事业单位发展的重要意义。可当前事业单位档案管理工作存在诸多有待优化的问题，档案管理人员综合素质不高、档案管理建设投入不足、档案服务效率不高等，对事业单位的有效发展造成了很大的制约［1］。所以，进入“互联网+”时代后的事业单位有必要跟随形势发展，结合工作开展需求，创新改革档案管理模式。如何在“互联网+”背景下加强档案信息资源开发和利用，推动事业单位健康发展，让公共管理与服务切实满足社会发展需要，已经成为当前事业单位发展亟待思考和解决的一个问题。信息化建設与改革已经融入社会生产多个领域中，成为提升工作质量和效率的重要手段，事业单位档案管理也需要通过信息化建设来解决当前管理工作中的问题，提升档案管理质量。

1    “互联网+”背景下事业单位档案管理信息化建设的重要意义

在全新的经济形态下，事业单位对公共服务和管理方面的积极推动作用越来越明显，随着公共服务与管理工作的发展，在各事业单位内部形成了大量档案资料，资料内容涉及面广且资料形式复杂多样。互联网时代，借助信息技术开展档案管理已成为事业单位档案管理工作改革的主要方向和全新趋势。就管理过程而言，事业单位档案实现信息化管理具有以下重要意义。

1.1   提升事业单位业务开展效率

档案管理资料涵盖了公共服务与管理各项事务以及事业单位的发展历史，单位负责人和关键决策者通过查阅档案资料就能对单位基本情况有科学全面的了解，并以此为基础合理制订后续工作开展计划。相比传统档案管理模式，信息化管理模式可根据具体指令快速调取目标资料，满足使用者查阅需求，从而促进事业单位各项工作有序、高效开展。建设档案信息化管理体系有效推动了事业单位档案管理向网络化、自动化管理方向发展，创造了前所未有的档案管理与查阅模式，从而更好地满足新时代背景下事业单位管理需求。

1.2   促进事业单位改革进一步深化

基于“互联网+档案管理”的信息管理机制，事业单位在业务开展过程中可有效节约资源，同时使整个管理过程具有错误率低、效率高的特点。另外，在新时代社会各界提出政务信息公开、财政信息公开等要求的背景下，依托于计算机系统的档案管理可基于科学民主的管理制度有序地公开相关信息。

1.3   促进事业单位整体职能发挥充分

相比于传统档案管理模式，“互联网+档案管理”信息化运作模式能够直接将企业档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，从而明显提升职能工作部门工作效率。与此同时，高效率的档案管理，以及高准确度档案信息的提供，在很大程度上为事业单位整体职能的发挥创造了有利条件，使事业单位在社会公共管理和服务中的价值得以充分体现。

2     事业单位档案信息化建设现状分析

2.1   信息化管理建设理念落后

动态化的变革与持续更新已经成为现代社会发展的主旋律，进入互联网时代的事业单位在档案管理改革上也要紧跟时代步伐，从管理理念更新开始，引领变革措施落实，因为思想理念是一切行动的主导。现阶段事业单位档案信息化建设中普遍存在的问题就是缺乏先进的理念指导，所以难以在实践层面取得实质性的进展，缺乏与信息化时代接轨的改革理念，自然就实现不了管理水平的提升。大部分事业单位领导层和档案管理负责人理念相对滞后，不够重视档案工作对公共管理与服务的重要价值，意识不到管理模式信息化发展的意义，所以连档案管理模式改革所需的基本条件也未着手计划，归根结底就是信息化管理建设理念落后。

2.2   信息化管理建设缺乏统一规范与标准

事业单位中存储的档案资料历经多年积累数目庞大，档案管理信息化建设所对应的标准和规范有一定的复杂性，加之信息技术处于动态发展过程中，那么客观上就无法绝对保证事业单位档案管理信息化建设可在通行技术标准上实现横向兼容，同时还要纵向考虑信息技术的发展空间，因此缺乏统一、兼容的规范与标准也是当前事业单位档案信息化管理建设中的一个问题。

2.3   事业单位档案管理人员素质有待提升

在推进事业单位档案信息化管理建设的过程中，工作效率和工作质量的提升都离不开专业人才力量的支撑。现阶段，事业单位负责档案管理的工作人员普遍存在综合素质不高的问题。从档案管理人员结构上来说，有部分职工是因为即将退休而被临时分配到档案管理岗位上，另有部分职工是因为自身能力不足以胜任关键岗位工作，所以被安排到以人工操作方式为主的纸质数据转电子数据的工作岗位上。但随着互联网时代的到来，档案信息化管理模式建设对岗位负责人员的能力与素质都提出更高的要求，而相关人员信息化专业技术和素养的缺乏就成了档案信息化管理建设的一大阻碍。

3     “互联网+”背景下事业单位档案管理信息化建设策略

3.1   更新管理理念并深化对档案管理信息化建设的认识

进入互联网时代后，各类信息技术愈加深入且广泛地应用到人们生活与生产的方方面面，大大提升了各项工作的便利性。档案管理信息化建设工作要不断更新观念，以积极适应社会发展形势的态度，把计算机技术和相关管理系统引入档案建设中，提升管理工作效率，把档案管理工作推上一个新的发展阶段。事业单位有必要通过强化宣传工作来更新、改变人们对档案管理工作的态度，带领相关工作人员抓牢电子信息技术发展这一契机，将“档案即信息，信息即资源”的管理观念深入人心，从而顺利开展系统化的档案管理信息化建设工作［2］。与此同时，要构建同步于事业单位档案信息化建设的管理制度，围绕事业单位各项业务开展和服务提供的需求，加强对档案管理从信息生成、整理归档到存储提取的全流程监管，以信息技术为依托有效整合资源，提升档案管理水平。

3.2   加强对声像类档案资料的收集与管理

事业单位公共服务与管理业务中的声像档案资料具有非常重要的价值，声像档案信息的载体类别有很多，比如照片、录音带、影片、唱片、录像带等，面对这些载体各不相同的档案资料，相关人员在信息收集、存储和管理使用过程中，需要注意以下几点：第一，声像类档案相比于纸质载体资料所凸显的特性，就是在信息展示上更为直观、形象且生动，能带给人更具真实性的感受以及强烈的时空感，是对档案内容本身的一种准确记录。第二，要针对声像类档案准备专用的管理库房与用具，特别是控制好声像档案库房内部的湿度和温度，在条件允许的情况下一次性配置好防火、防虫、防尘、防晒等各类设备。第三，在使用声像类档案的过程中，要重视对档案载体的保护，每一次调取使用都要严格按照既定顺序和形式对其复位，谨遵事业单位档案信息系统运行维护规范中的要求。

3.3   加大对档案管理信息化建设的技术设备投入

在事业单位推进档案管理信息化建设的过程中，需要持续性地投入相关设备，提供有力的平台支撑助力档案管理改革。首先，事业单位可设立一个专用于档案信息管理基础设施建设的资金，根据建设进度逐一配置扫描仪、计算机等软硬件设备。其次，事业单位可依托于统一的信息化管理系统构建一个数据库，为干部职工处理跨地区、跨单位业务提供便利的档案服务，用高效的信息化管理让工作人员获得优质的档案数据提取服务［3］。再次，提升纸质档案向电子档案转化的速度，在制订明确计划的前提下有序按时地转化档案载体。最后，要保持对电子档案管理安全性的高度重视，在干扰因素繁多的复杂网络环境下，有必要引进先进的数字加密或数字水印技术来保护档案信息的完整性，加强访问权限管理，尽可能拦截非法操作，同时相关管理人员要保持良好的定期备份习惯，以备不时之需。

3.4   提升事业单位档案管理人员信息化素养

所有建设工作的推进都要通过人去执行，而执行者的能力、素质与建设工作的效果有着紧密的联系，事业单位档案管理信息化建设必然需要管理人员信息化素养提升这一基础条件。首先，需要针对人员再教育构建一个完善的培训考核机制，在时间上有计划、在内容上有梯度地对档案管理人员展开信息技能培训，并配合适当的宣传工作来增强档案管理人员的信息化工作意识，同时从思想意识和技术素养两个层面对管理人员加以培训［4］。其次，事业单位要有针对性地培养复合型档案管理人才，一方面，让其拥有高效完成档案信息化管理工作任务的能力，能够通过信息化平台的搭建完成资料更新与目录编制，为提升档案信息查询提取的效率和准确性做好准备工作；另一方面，强化其沟通协调能力，提升其服务意识，以便全方位地收集、整理每个部门的档案信息资料。

3.5   以提升利用率为目的完善档案信息数据库

事业单位要在建立正确的互联网时代观念和信息化档案管理理念的基础上，有效整合互联网的技术优势和档案管理服务需求，搭建一个完整便利的档案信息管理平台，在做好相关软硬件建设的条件下完成各类资源整合，实现完整的组织框架搭建。档案管理信息化建设所有工作的开展都要以数据库建立为中心展开，并做到数据库资料的及时更新来支撑档案管理信息化建设目标的实现。另外还要根据服务需求和轻重缓急，有序地将纸质资料转化为电子形式融入信息化系统中，只需要档案管理人员对其进行类别划分，然后开设对应的服务窗口，从而为档案信息价值的发挥提供便捷使用渠道［5］。比如，在处理对外贸易合作事务中，可通过互联网的远程对外贸易合作方式，在电子政府网络平台上，有效整合我国对外贸易合作信息与政府信息，一方面丰富资源库数据，另一方面实现电子档案与对外贸易数据库的共享互通。这样一来，不但能够提升对外贸易中心数据库的活跃性，还能进一步深挖相关档案信息丰富数据库资源，大力推动信息化档案管理模式运行。

3.6   提高对档案信息安全管理的重视程度

高效高质量应用档案信息的前提条件是做好安全管理。首先，要从数据存储形式方面来提升实际管理的安全系数。就目前应用情况来说，档案信息化存储管理最常见的两种基本形式一是基于虚拟现实技术的档案信息备份，二是基于Hadoop的海量分布式文件存储系统，在具体的存储管理环节中，需要系统性地把握其体积、形式和规格，以此来充分发挥档案数据的使用价值。其次，要从抵御外来破坏的角度，通过强化局域网建设来降低黑客、病毒的影响，所以事业单位有必要限定网页在IP范围内的访问，以此来有效保护档案信息［6］。同时，不可忽视防火墙技术对抵御网络系统外来风险的作用，档案管理技术人员要根据实际情况适当引入信息加密、入侵检测、系统扫描等技术来有效防范外部风险。针对档案信息访问权限的管理，也需要结合加密技术与系统角色划分来进行访问限制，将数据录入、管理员、查询者等作为档案信息系统用户的类别，分别设置不同的访问权限，每个类别对应不同的限制条件，从而提升档案信息管理的安全性。

4     结束语

总而言之，信息化改革创新是互联网时代各行各业发展的一个必然趋势，也是事业单位档案管理模式改革的一个方向。推动档案管理信息化建设对事业单位各项业务工作开展与社会服务的提供有非常重要的促进作用。依托于信息技术的档案管理模式，将互联网的技术优势与事业单位档案资源整合在一起，通过网络、系统和相关设备的应用，让档案信息变得安全、完整，让档案管理变得高效、安全、精准，这是档案管理工作上的一大转折与突破。事业单位档案管理信息化建设要依托于严格的管理制度和规范来保障数据信息的安全性，提升数据服务的便利性，用全新的服务模式来满足新时代社会公共服务的需求。

主要参考文献

［1］姜玉洁.论互联网+背景下行政事业单位档案管理信息化建设［J］.人力资源，2020（2）：77.

［2］王威.事业单位档案信息化建设之我见［J］.黑龙江档案，2022（2）：216-218.

［3］冯丽丽.事业单位人事档案信息化建设问题与路径分析［J］.中小企业管理与科技，2022（6）：37-39.

［4］籍婷婷.事業单位实现档案数字化管理的要点分析［J］.人文之友，2021（23）：289-290.

［5］王璐.网络时代事业单位文书档案管理信息化探究［J］.中国宽带，2022，18（9）：155-157.

［6］乔立铭.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理［J］.办公室业务，2022（6）：157-158.

［收稿日期］2023-03-18

［作者简介］赵景林（1989— ），男，陕西榆林人，工程师，主要研究方向：创新管理。