“放管服”背景下科研经费聘请助理支出内部控制改进研究与实践

蒋依爽 韩 辉

中山大学孙逸仙纪念医院

一、引言

党的十八大以来，在大力推进“放管服”改革背景下，国家相继出台了一系列科研政策改革文件，不断赋予科研人员更大的自主权。2016 年7 月，《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号）提出，项目承担单位要建立健全科研财务助理制度。2021 年，《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32 号）进一步强调要全面落实科研财务助理制度，所需人力成本费用可以通过科研项目经费等渠道统筹解决。为科研人员和科研项目配备科研财务助理，有助于加强科研经费全过程管控，促使科研财务助理制度进入新发展阶段。

公立医院是医学技术研究和创新的主力军。科研人员开展医学研究和创新活动，并通过成果转化把研究重新应用到临床，提高医疗服务能力和诊疗水平，是公立医院高质量发展的重要战略要义。随着国家对科学研究的持续加大投入，医院每年获得的经费支持、配套的科研经费支出也在逐年增多。在政策“松绑”的驱动下，通过科研经费聘请的研究助理人数不断增加。为减轻科研人员每月单独报销科研助理人力成本的事务性负担，便于人事部门统一管理，科研助理人力成本一般每月先由医院垫付，再由财务部门从科研经费中扣回。如何建立科学有效的内部控制机制，确保人力成本支出和扣回流程有效衔接，对保障医院资金安全、防范内部经济运行风险具有重要意义，是值得探索和有待解决的重要问题。

二、内部控制理论

内部控制是指在经济活动及相关业务活动开展过程中，将管理和控制结合起来，通过制定完善制度、采取应对措施和执行规范程序，实现有效防范和管控运行风险目标的一系列方法和手段。保证医院经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败、提高资源配置和使用效益是医院内部控制的五大主要目标。尽管在内部控制的框架和政策在不断地演变，但内部控制五要素一直处于核心地位，内部控制体系的设计、执行和评价等环节均受到五要素的影响。因此，本文主要基于内部控制五要素分析科研助理人力成本支出和扣回流程的关键风险点及改进措施。

三、实践分析与研究

（一）背景与概况

为了强化对医院往来款的监督和管理，提升财务管理质量，Y 医院财务部门组织对医院往来款进行全面清查。清查中，发现账面产生许多关于科研助理人力成本的应收款项。经了解，应收款项的产生是由于医院每月发放员工工资时先行垫付科研助理的用工成本，待向科研项目扣回该部分人力成本时，才发现项目的劳务费预算余额已不足以抵扣科研助理的人力成本。财务部门负责人高度重视这一现象，召集人事部门、科研管理部门对现有流程进行重新梳理，查找流程存在的风险点和内控缺陷，以便提出有效的控制措施，确保医院可以及时、准确地从科研经费中划扣垫付的人力成本，保证国有资产的安全及科研活动的有序运行。

（二）控制环境分析

控制环境作为内部控制体系的基础，直接决定着内部控制措施的实施程度及实施效果。本文主要从组织架构、文化和信息化建设三个方面对Y 医院的控制环境进行分析。首先，管理组织架构方面，科研部门、人事部门和财务部门直接负责科研助理人力成本支出事宜。三个部门为平级关系，分别负责事前项目申请、事中工资发放和事后人力成本核算环节。其次，文化建设方面，Y医院科研实力较强，现有硕士生、博士生导师500 余人，每年获得的纵向、横向等科研经费数百项，金额超1 亿元，且项目负责人名下有多个科研项目，增加了科研经费管理的难度。最后，信息化建设方面，主要通过财务系统的预算控制功能对科研经费聘请助理支出进行核算和控制。由于信息化限制，人事系统、科研系统和财务系统彼此独立，数据无法共享，存在信息孤岛。

（三）存在问题分析

“管理制度化，制度流程化，流程岗位化，岗位职责化，职责表单化，表单信息化”是进行内部控制体系建设时的常用思路。通过业务流程管理可以把内部控制制度的要求直接、准确地渗透和内化到每个步骤和岗位上。因此，梳理业务流程对于内部控制体系的改进和完善至关重要。

图1 详细阐述了Y 医院科研经费聘请助理支出的详细流程。不能及时扣回科研助理人力成本产生“应收账款”，是因为科研经费管理内部控制活动中，各部门间管理权限和关注重点不同，导致出现联动管理缺位的情况。财务部门在审核科研项目经费支出时，关注科研经费的预算控制情况和经费支出的合法合规性。人事部门则侧重于关注科研助理薪资发放及时性，以及可能存在的用工纠纷与劳务风险等。各部门都未能从把控流程全局角度出发，仔细对科研经费聘请助理支出这一业务流程可能存在缺陷进行系统梳理。

图1 科研经费聘请助理支出流程图（改进前）

为规范业务流程管理，本文运用内部控制风险评估方法，对科研经费聘请助理人力成本支出业务流程进行梳理，识别关键环节的风险点，并提炼有效应对和控制措施，有助于健全科研财务助理制度，将内部控制贯穿科研业务活动全生命周期流程。经系统分析，发现现有流程存在以下4 个主要内控风险点：

1.风险节点1：科研项目负责人向人事部门书面提交用工成本说明，列明支出助理人力成本的科研项目编号（1 个）。

“司大愣子媳妇说过，边兀算不上英俊，但魁梧，一脸络腮胡子，不爱说话，不爱笑，若是宁国人，不知有多少女孩子喜欢他……边兀这人，不就是呦呦姐说的‘有男人的味道’？他是胡人，不就是呦呦姐的敌人？”

风险分析：风险程度高。在向人事部门提交科研助理人力成本支出的科研项目时仅指定一个项目，可能会造成在指定项目劳务费预算不足的情况下，由于没有事先取得项目负责人的同意，财务部门无法直接从项目负责人名下其他劳务费预算余额充足的项目中扣回人力成本，加大医院利益受损的概率和风险。

2.风险节点2：人事部门不定期将需要扣回的助理人力成本清单交财务科研管理岗。

风险分析：风险程度高。科研项目支出和医院自有资金支出所使用的核算科目不一致，科研助理人力成本划扣不及时会影响财务信息的真实性和完整性。此外，划扣科研助理人力成本存在较长滞后性，财务部门无法及时发现指定科研项目劳务费预算不足的情况，可能导致指定项目资金缺口较大，产生人力成本支出无法扣回的情形。

3.风险节点3：财务科研管理岗按照记录的助理名称自行匹配项目编号从科研项目中扣回助理人力成本。

风险分析：风险程度高。人事部门提交的科研助理人力成本清单中不包含项目编号，而是依靠科研管理岗自行匹配，记账凭证附件中无法体现支出项目编号，可能存在审计风险。

4.风险点节4：项目负责人迟迟未反馈更换其他劳务费预算余额充足的项目，科研管理岗将无法扣回的人力成本通过“应收账款”核算。

风险分析：风险程度高。通过“应收账款”核算的未扣回人力成本后续主要依靠科研管理岗自觉跟进和督促扣回，或是依靠财务人员在集中清理往来款的时候才能发现，容易导致账面“应收账款”余额较大，挂账时间较长，清理难度加大，还可能变成坏账，导致医院发生实际损失。

（四）应对和改进措施

控制活动是公立医院内部控制建设的核心，落实岗位责任制是强化内部控制效果的有力措施。针对上述业务流程风险分析中发现的内控风险点，本文提炼应对和控制措施，并将每一节点的控制责任明确到具体的责任人。

1.风险点节1：科研项目负责人向人事部门书面提交用工成本说明，列明支出助理人力成本的科研项目编号（1 个）。

应对和控制措施：加强人力成本支出的事前控制，减少坏账的产生的可能性，最大程度保障医院资金资产安全。一是实施科研助理用工成本备用金管理。财务部门在收到科研项目负责人的书面用工说明后，在财务系统科研项目负责人名下经费中冻结两个月用工成本的劳务费预算，作为用工成本备用金。二是统筹经费支出管理，项目负责人名下劳务费预算充足经费调剂使用。若指定课题经费劳务费预算不足以支出用工成本的，财务部门可从项目负责人名下其他课题经费劳务费预算中列支用工成本。上述措施以增加条款的方式在经费聘请人员用工成本说明中体现，并由科研项目负责人事前签名同意。

2.风险点节2：人事部门不定期将需要扣回的助理人力成本清单交财务科研管理岗。

应对和控制措施：每月月底前财务部门工资岗汇总上月用工成本明细，人事部门工资岗复核后汇总用工成本总额，并将明细数据提交至财务部门科研管理岗，由其从科研项目中扣回用工成本。

3.风险节点3：财务科研管理岗按照记录的助理名称自行匹配项目编号从科研项目中扣回助理人力成本。

应对和控制措施：人事部门应要知道助理人力成本支出的渠道及保障资金的充足性。因此，人事部门在每月用工成本汇总表中标注用工成本支出项目编号，并由财务科研管理岗进行核对，确保双方信息的一致性。

4.风险节点4：若项目负责人迟迟未反馈更换其他余额充足的经费，科研管理岗则将无法扣回的人力成本通过“应收账款”核算。

应对和控制措施：按照新的用工成本说明约定条款，科研管理岗可以直接从项目负责人名下其他课题经费劳务费预算中列支用工成本（顺序以院外来源、最近到期原则进行划扣）。此外，若科研管理岗发现项目负责人名下课题经费劳务费预算不足以划扣未来两个月用工成本，需启用冻结的备用金时，应及时通知人事部门，由人事部门通知项目负责人或启动人员分流或清退程序。这一措施也以增加条款的方式体现在用工说明中，由项目负责人事前签名同意。

（五）强化内控监督

规范化的业务流程指在具体的业务操作程序中能够严格遵循一套完整、标准的制度体系。而任何一项制度和流程的执行，离开了监督，就易流于形式或出现执行偏差。为保证科研经费聘请助理支出业务改进流程的有效落实，需将改进后的流程以流程图的形式固定下来，并由流程中涉及的所有岗位和对应科室负责人签名确认，确保相关人员都知道自身在该业务流程中的角色和职责，保证改进流程的有效执行与落实。改进后Y 医院科研经费聘请助理人力成本支出业务的流程图如图2 所示。此外，财务部门需定期清理“应收账款”往来款项，检查科研经费聘请助理支出业务是否还会产生“应收账款”的现象，有效监督各岗位对控制措施的落实情况。

图2 科研经费聘请助理支出流程图（改进后）

（六）小结

本文根据Y 医院的控制环境对科研经费聘请助理支出业务流程进行梳理与改进，改变以往财务部门事后被动控制的局面，将内部控制的关键举措前移，建立了以事前控制为重点的全流程管控体系。按照改进后的业务流程，Y 医院基本不会产生由于项目劳务费预算不足而导致产生“应收款项”的现象，能够进一步规范医院的科研管理经济活动，有效保障医院资金的安全。此外，将每个流程节点的责任明确到岗位责任人，可以形成各部门间协同配合、互联互通的信息沟通机制，提高科研经费聘请助理支出结算工作的效率，减少清理往来款清理的压力，提高财务信息的真实准确性，促进医院内部经济管理水平的提高。

四、未来展望

随着“大智移云物区”等技术的广泛应用，信息化在很多行业和领域中发挥着越来越重要的作用。但是，信息化建设是目前医院内部控制建设中最为薄弱的环节，普遍存在资金和覆盖面不足、没有与会计核算系统打通等问题，致使医院内部各部门之间缺乏有效的沟通机制。因此，医院应以建立数字化、智能化的内控体系为导向，尽快打通财务系统、人事智能系统和科研管理系统，将科研经费聘请助理支出内部控制的流程节点嵌入信息系统中，减轻人为因素对内部控制流程的干扰，减少由于信息传递时间过长和信息不对称等因素导致无法及时扣回人力成本的现象，进一步提升工作效率和降低经济风险。