基于全生命周期的高职院校固定资产管理存在的问题及优化措施

刘芳君

摘   要：随着现代职业教育事业的快速发展，固定资产的投入规模日益扩大，固定资产管理成为了高职学院发展过程中的一项重要工作。基于此，分析当前高职学院全生命周期过程中资产管理存在的问题，并针对存在的问题提出具体优化措施，即合理编制固定资产的购置计划，细化优化固定资产的基础管理，做实做好固定资产的验收流程，规范固定资产处置报废程序，以期提高固定资产的使用效率。

关键词：全生命周期；固定资产管理；问题；优化措施

中图分类号：F715        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2023）17-0100-03

近年来，随着国家政策的支持，高职院校办学规模迅速发展，固定资产作为保障教学、行政、科研等工作的物质基础，数量和种类上均快速增长。如何科学合理地管理好固定资产，对防止固定资产流失、维护固定资产管理效益最大化起着至关重要的作用。本文对固定资产全生命周期的采购、管理、验收、处置四个阶段中存在的问题进行分析，针对问题提出有效改进措施，以期提高固定资产使用率，为教育事业的可持续发展提供有力支撑。

一、全生命周期下高职院校固定资产管理存在的问题

（一）固定资产采购计划不合理

高职院校按照教学科研需求，每年都会对下一年度需要的设备提前做出采购计划，但是在实际工作中，各部门负责人在编制采购计划时多数流于形式，并没有经过认真的市场调研和考察，大多数参考其他高职学院类似项目预算或者通过咨询供应商粗略做出预算。例如有的院系在编制采购计划时，单纯考虑部门利益，尽力争取采购预算，为了完成年度采购计划，并没有结合部门实际工作需求，盲目采购固定资产，导致实际采购资产不是濒临淘汰就是与实际教学科研不匹配，造成资源浪费，资产使用效果并不理想。还有一些专业预算已审核通过，发现预算资金不足，需要临时追加预算，致使资产采购效率较低，对学院整体预算执行进度也有极大影响。固定资产管理部门对各院系、专业上报的采购需求也没有进行充分科学的论证，采购招标方案并不完善，容易导致采购的固定资产无法最优化。由于对采购预算以及采购需求的不重视，导致整个采购环节采购效率低、采购成本高、采购质量不理想，既造成资金浪费，也影响了整个教学、科研的发展。

（二）固定资产基础管理不到位

目前高职类院校资产管理系统主要依托于行政事业单位资产管理信息系统，由资产管理部门负责登记固定资产的购置时间、规格、型号、存放地点等信息，财务部门设置固定资产明细账，使用部门基本都没有建立专门的固定资产台账，导致固定资产日常管理维护方面无人专管，使用随意，出现问题互相推诿扯皮。

固定资产内部使用部门之间调拨较为随意，虽然高职院校制定了固定资产管理制度，但是执行并不到位。有的部门对于闲置固定资产未办理调拨审批手续就随意转给其他部门，而资产管理部门并不知晓，往往通过资产盘点才能发现问题；有些设备随着具体使用部门人员的调动也发生了变动，但是都没有办理相关调拨手续。这种调拨随意性，容易导致资产管理系统登记信息与实际资产使用情况不相符，不利于学院整体固定资产管理工作。

高职院校资产管理部门按照固定资产管理办法每年年终前组织资产清查工作，工作实施计划虽比较完善，但是由于高职学院资产种类繁多，数量也较为庞大，资产管理部门人员有限，致使资产清查主要以使用部门自查为主，无法实地一一核查。学院各部门对资产清查工作意识较为薄弱，清查不够彻底，部门盘盈盘亏隐瞒不报，致使固定资产清查起不到实质性作用。

（三）固定资产验收要求不严格

验收环节是检验固定资产是否满足使用部门需求的重要环节。高职院校固定资产验收程序多数由单位资产管理部门、监督部门、使用部门等参与验收，验收程序往往流于形式，局限于只验收固定资产数量、品牌、型号等是否与采购合同相一致，难以确保实际采购的固定资产参数真正能满足教学科研的需求。例如医学类专业的教学设备和软件，验收虽然是现场操作和演示，但是由于缺少专业技术人员参与验收，很多细节无法查验，固定资产的质量很难保证。由于验收的疏忽，经常在固定资产使用一段时间后发现并不符合实际的教学、科研要求。

在固定资产的入账环节，学院资产管理部门会对新购置的固定资产统一打印二维码标签，由使用部门负责标贴，但是由于对验收环节的不重视，多数部门都没有认真执行，在每年的例行资产清查过程中固定资产不粘贴标签的现象屡见不鲜。更有部分单位年底为了资金支付进度，采购招标工作一结束，项目合同签订后，验收环节还未进行，就先统一入账固定资产，后续再补验收手续。这种情况也时有发生，导致固定资产的账、物相脱节。

（四）固定資产处置报废不规范

高职类学院虽然对固定资产处置报废有相关的规定，但是在实际执行过程中存在以下问题。

1.处置不及时。实际工作中，许多部门固定资产已经达到报废年限，且不具有使用价值，但是认为固定资产报废程序较为复杂或者对于资产报废程序不明确，宁可随意堆放，也不愿意按照流程进行报废处置，致使固定资产流失的现象时有发生。

2.处置审核不规范。目前高职类院校固定资产处置多数由使用部门将需报废的资产明细申请表交回资产管理部门，资产管理部门组织内部相关职能部门进行技术鉴定，但很多流于形式。整个固定资产处置过程中没有聘请专业的第三方评估机构对资产进行评估，也没有审计部门和监督部门的参与，固定资产报废处置内部审核并不规范。

3.处置存在资源浪费。由于单位内部没有搭建起有效的资产共享平台，内部资产调剂不充分。例如医学类院校高精尖设备虽然不能满足本部门的教学科研，但是资产仍有使用价值，其他使用部门还可以继续使用，但是此阶段的工作并没有充分细化，极易造成固定资产浪费。

二、高职院校全生命周期固定资产管理优化措施

（一）合理编制固定资产的购置计划

固定资产购置作为整个全生命周期固定资产管理过程中的首要环节，对整个高职院校固定资产管理的整体优化以及使用率的提高起着至关重要的作用。首先各实施部门在申报采购计划时，应当高度重视预算编制工作，先对固定资产存量进行详细了解，结合实际教学以及学科发展趋势，合理制订固定资产采购计划，对所需采购的固定资产的名称、数量、实现目标、存放地点制定详细的方案，再交由财务处统一汇总，由财务处会同相关职能部门对各部门预算进行审核，初步审核完成后提请学院会议进行集体决策审议，以此为基础，从学院整体发展、资金安排以及项目的重要程度科学合理安排各部门采购固定资产的预算。

高职学院对固定資产预算进行严格审核后，还要对购置资产进行可行性论证。各使用部门应当根据学科特点以及各专业的发展前景，在充分市场调研和结合实际教学的基础上提出采购需求，资产管理部门对各专业提出的采购需求统一归类划分，组织相关专家对固定资产采购的预算资金配置、设备参数等方面进行论证，将专家论证意见反馈给各使用部门修改后再进行采购。学院统筹把控资产采购预算，严格执行“无预算不采购”的原则，不能毫无计划地盲目采购。高效规范地执行采购预算既避免了资产闲置浪费，又杜绝了为完成进度而偏离预算执行项目的现象。

科学合理的预算管理可以提高固定资产采购的效率和质量，高职学院通过整体统筹规划，各部门之间相互合作协调，能够确保所采购的教学仪器设备符合实际教学和科研的需求。尤其是医学类院校，由于其学科建设专业性较强，更是需要相关专业性的预算管理和财务、资产等相关职能部门相配合才能提高预算管理的科学性，保障高职学院固定资产的使用率。

（二）细化优化固定资产的基础管理

基于全生命周期的固定资产管理过程中，高职学院由于其资产种类繁多、数量庞大，应打破原有的只利用行政事业单位资产管理系统的模式，充分利用数字校园建设平台，实现资产信息共享。通过资产信息共享平台，将资产管理职责层层划分，每条资产信息都细化到部门和个人，真正实现资产具体落实到部门和个人的作用。实际工作中，高职学院可以建立二级账务管理模式，即一级账务管理由资产管理部门和财务部门建立资产管理总账；二级管理由各使用部门设立明细账。各使用部门通过共享平台可以随时掌握部门和个人名下使用和管理的资产，便于各级账务管理部门之间定期核对资产。同时通过平台数据分析，可以精准掌握资产存量，提高资产管理效率。

固定资产的内部调拨是资产日常管理工作中的重要环节，内部资产调拨可以有效盘活资产，优化资源配置，解决资产重复配置、闲置浪费等问题。高职学院应当利用现有的资产共享平台，建立闲置资产模块，各使用部门通过资产共享平台及时获取学院内部闲置资产，如有需求通过平台提出申请，由资产管理部门对资产信息系统中的资产配置以及闲置资产情况进行落实，统一协调两个部门办理内部调拨手续，同步更新资产管理系统中资产信息。山西省财政厅高度重视固定资产使用效率工作，2023年出台了《关于盘活全省行政事业单位国有资产的工作方案》，要求各单位抓紧落实方案，高效推进资产盘活工作，首先在各单位内部盘活资产，提高闲置资产和低效运转资产的利用率。相关高职学院应该认真贯彻落实文件精神，结合实际，制定适合本单位切实可行的资产管理制度，提高资产使用率。

为了更好地开展固定资产清查工作，高职学院可以将资产清查工作调整到工作相对较少的上半年，时间充足可以更全面彻底地核对资产账物，发现问题并及时纠正。高职学院管理层要从思想上高度认识资产清查工作的重要性，基于其资产种类繁多、数量庞大，专兼职固定资产管理人员不足的情况，可以成立专班组，阶段性地增加工作人员，还可以通过聘请专业的审计事务所协助完成资产清查工作。资产管理部门对资产清查过程中发现的盘盈、盘亏等情况要查明原因，责任落实到位，根据清查报告提出整改建议和措施，使资产清查工作真正起到实质性作用。

（三）做实做好固定资产的验收流程

高职学院实验实训室专业仪器设备较多，由于其价值大、使用周期长，内部相关职能部门组成的验收小组只是流于形式，很难保证采购的固定资产与实际教学相匹配，容易造成资产浪费。高职学院应加强规范固定资产验收工作流程，验收过程中除了对固定资产数量、品牌、型号等进行验收，还需将采购文件和供应商相应文件、合同等相结合。专业仪器设备可以邀请专业技术人员逐一核验固定资产的技术、服务、安全标准等。对于金额较大、项目复杂的固定资产验收，还可以委托采购代理机构进行履约验收，采购人对验收结果进行书面确认。验收结束后，应当填写验收报告单，列明验收资产各项标准的验收情况，并且由验收工作小组成员共同签字，验收资料存档备案。高职学院应结合单位实际，参照财政部《关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》制定切实可行的验收管理办法，确保采购资产符合部门实际教学需求，减少资产闲置率。

加强固定资产验收管理，是保证采购质量的重要环节。高职学院要高度重视验收管理工作，细化验收流程，强化内控监督制度，提高验收管理的科学化、规范化水平。验收工作完成后，固定资产要及时办理出入库手续，每件固定资产要粘贴二维码标签，以便于资产管理工作。验收结果与合同约定的付款方式相结合，固定资产货款支付必须是在验收合格的基础上支付，验收不合格的不能碍于情面、糊弄过关。财务和资产管理部门要严格接受单位内控制度的监督，不允许出现先支付后补验收手续的现象，切实加强资产验收管理工作。

（四）规范固定资产处置报废程序

为了规范资产处置行为，维护资产的安全完整性，山西省财政厅和教育厅分别于2022年和2023年印发了《省级行政事业单位国有资产处置管理办法》和《山西省教育厅所属事业单位国有资产管理暂行办法》，具体对资产处置程序、报废资产金额批复权限都有明确的规定。高职学院根据相关的法律规定和政策要求，结合学院实际对固定资产处置管理办法进行有效的完善，单位内部形成清晰明确的报废处置流程，定期培训各部门资产管理人员，杜绝对资产报废程序松懈对待的思想，确保降低固定资产流失率，提高资产处置效率。山西卫生健康职业学院在严格遵守资产处置报废管理规定的前提下，优化处置流程，将已经达到报废年限且报废资产金额5万元以下的权限直接下放使用部门自己审批，之后由资产管理部门统一汇总按照学院报废处置程序提请主管部门审批，节约管理成本的同时减少了废弃固定资产随意堆积的现象。

高职学院在固定资产处置过程中，应根据资产类别进行划分，专业仪器设备处置应引入第三方评估机构进行科学鉴定，鉴定该资产是否还具有使用价值，确保报废资产评估合理性，杜绝腐败，保证资产的安全性、完整性，使用价值达到最大化。同时对加强内控管理，提高审计效率也起着很大的作用。

为了避免处置过程中存在资源浪费，山西省在行政事业单位系统中上线了资产共享平台，已进入试运行阶段。高职学院要充分利用共享平台合理调剂内部资产，提升固定资产剩余价值再利用率，使资产得到合理有效的利用。学院通过资产共享平台实现资产精细化管理，各部门报废资产通过资产管理系统上报审核，使整个处置过程做到记录详细、操作规范。资产管理部门和财务部门通过系统更新资产信息，及时对资产做账务处理，保证账实相符，提高固定资产处置的效率。

综上所述，随着高职院校办学规模的扩大，固定资产也随之相应增加。科学合理的全生命周期固定资产管理模式，可以提高资产使用效率，为高职院校的发展提供基础保障，促进教育事业蓬勃发展。

参考文献：

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[5]   舒辉.高校固定资产全生命周期管理存在的问题及解决对策[J].投资与创业，2022（6）.

[责任编辑   白   雪]