事业单位人事档案管理的必要性与优化策略探讨

文/陕西省镇巴县人力资源和社会保障局 康婕

在社会经济飞速发展的时代背景下，事业单位的发展也逐渐步入正轨，无论是建设规模还是人员数量都有了大幅提升，这也使得人事档案管理的重要性越发凸显。传统的管理理念与方法已经难以满足事业单位实际需要，落后的管理方式也极大地影响了人事档案资料的质量与管理效率。在这种情况下，加强对事业单位人事档案管理的优化策略研究，具有非常重要的现实意义，不仅可以进一步提升事业单位管理能力，还能更好地保障员工权益，促进组织发展。

一、事业单位人事档案管理的概述

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证明资料，是记载人生轨迹的重要依据，具有一定的法律效力，而且与个人工资待遇、社会劳动保障等有非常密切的关联。事业单位人事档案包含的内容更为丰富，除了上述资料以外，还涉及岗位人员在单位工作时的各项变动资料，能够反映个人的政治品质、道德品行、家庭状况、社会关系、工作作风、专业素养，是事业单位进行选拔任用、评鉴人才的关键依据。而所谓的事业单位人事档案管理，简单来说就是指对事业单位员工的个人信息、工作经历、学历、培训记录等进行收集、整理、保存、利用和保护的一项管理工作，它是事业单位管理中的重要组成部分，也是人力资源管理的重要环节之一[1]。

二、事业单位人事档案管理的必要性

人事档案管理在事业单位的发展进程中，占据着举足轻重的地位，做好这项工作很有必要。具体来说，人事档案管理的必要性体现在以下几个方面：

（一）法律法规要求。事业单位是国家机构的重要分支，它们的存在对国家经济建设的发展有着直接影响，这也使得人事档案管理非常受重视，《中华人民共和国档案法》明确指出，各单位应当根据自身情况建立和管理本单位的档案，尤其是人事档案的管理。另外，各地方政府也有颁布相应的规章制度，要求各事业单位建立人事档案管理制度，提高人事档案管理水平，切实保障档案信息的安全性、完整性与可信度。所以，基于这一背景，事业单位做好人事档案管理工作是必然选择。

（二）保障员工权益。人事档案管理本身就是对单位员工各项信息内容的管理，包括学历、工作情况、工作年限等，并通过对资料信息的整理与分析，来了解员工的政治品行、道德素养、工作能力等情况，然后在此基础上对他们进行合理的绩效评估，给予相应的激励奖励[2]。所以说，做好人事档案管理工作，可以为员工的晋升、评优、晋级提供重要参考依据，从而最大限度地保障员工的切身利益。而且，由于人事档案资料能够反映员工的职业发展状况，也就意味着上级部门可以更清楚下属员工的工作能力，避免被其他干扰信息而影响自身的判断，做出不利于员工发展的决策，所以从这一方面来看，人事档案管理也能充分保障员工的合法权益。

（三）提高管理能力。事业单位人事档案管理，虽然是一项非常基础性的工作，但重要性不言而喻，主要原因就在于人力资源是事业单位发展的重要资源，想要充分发挥人力资源的优势价值，就必须要做好人事档案管理工作。通过科学利用和管理人事档案，可以为上级管理部门制定正确决策提供有效依据，促使他们更加合理地调整各项管理流程及工作环节，从而有效提高事业单位管理能力，促进单位运营发展更加有序化、合理化。不仅如此，通过规范人事档案管理工作，还能进一步提高档案的检索和利用效率，从而为管理人员开展工作节省时间与精力，促使事业单位管理水平得到提升。

（四）保障信息安全。事业单位人事档案管理涉及的员工信息量是非常巨大的，其中很多信息都属于个人隐私，如身份证号、联系方式、家人信息等，这些信息资源一旦泄露，不仅会给员工个人带来不必要的麻烦，使员工的生命财产受到威胁，而且还会影响事业单位自身的市场信誉度，导致经济效益、社会效益大幅降低，所以保障人事档案信息的安全至关重要，只有做好人事档案管理工作，才能实现这一目的。由此可见，在新时期社会背景下，加强对事业单位人事档案管理的优化策略研究很有必要。

（五）推动信息化建设。人事档案管理不仅能为事业单位发展提供有效助力，而且还能够推动事业单位的信息化建设，使其发展更加长远与稳定。具体来看，在信息技术不断发展的背景下，人事档案管理想要更好地满足单位发展需求，就必须要朝着数字化、网络化的方向发展，不断完善管理方法，更新管理理念，通过积极引入各种先进的管理设施，有效提高人事档案管理质量与效率，进而推动事业单位信息化水平的极大提升。

综上所述，事业单位人事档案管理的必要性体现在多个方面，包括法律法规要求、保障员工权益、提高管理能力、保障信息安全、和推动信息化建设等。因此，事业单位应该高度重视人事档案管理工作，建立健全人事档案管理制度，加强人才队伍建设，切实提高人事档案的安全性、完整性和可信度。

三、事业单位人事档案管理的现状

（一）人事档案管理重视程度低。通过前文分析可得知，人事档案管理对事业单位的健康发展有着不可替代的作用，我国对事业单位人事档案管理工作的开展也有着非常明确的法律规定与制度要求。然而人事档案管理在具体的实施过程中，仍存在落实不到位的情况，而造成这一问题的主要原因，就是事业单位的部分干部人员思想认识较浅，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够重视。意识是行为的先导，当事业单位内部的各个干部人员都忽视人事档案管理时，即使有上级部门下发了相关指示，也难以保证这项工作得到充分落实，甚至有的时候还会出现形式化主义的作风，并伴随一些人事档案造假问题的发生，严重影响档案资料的完整性与真实性[3]。

（二）人事档案管理信息化不足。在信息化时代，人事档案管理也需要与时俱进，不断朝着信息化方向发展，才能更好地满足事业单位日益提升的人员管理需求，以及不断提高的人事档案管理要求，从而实现更长远的发展。然而，从目前的实际情况来看，事业单位人事档案管理的信息化程度还不够高，部分事业单位还停留在纸质管理阶段，对各种新型的档案管理设备及管理方式应用较少，导致人事档案管理效率与质量难以得到有效提高。究其原因，一方面是因为事业单位在人事档案管理信息化建设上的资金投入力度不够，导致一些先进的档案管理设备无法被引进，另一方面则是因为人事档案管理人员自身缺乏对档案信息化管理的正确认识，且部分人员已经习惯了以往的管理模式，对新的档案管理方法较难适应，再加上有些管理人员对信息化设备的接受能力也比较低，最终导致人事档案管理信息化建设难以有效落实。

（三）人事档案管理人才较匮乏。人才是这个时代最稀缺的资源，也是各行各业提升竞争力的关键所在，尤其是对事业单位来说，只有做好内部人才建设工作，才能为单位的未来发展提供源源不断的动力。人事档案管理虽然看似简单，但实际上对岗位人员的要求非常高，不仅要具备档案管理专业的知识储备与技能，而且还要有良好的政治素养与较强的责任心、事业心，这样才能保证人事档案管理工作的效率与质量。然而，就目前实际情况来看，我国事业单位人事档案管理仍存在人才紧缺现象，一方面是因为部分事业单位领导对人事档案管理的认识不够全面，认为这一岗位的工作内容简单易上手，不需要配置过于专业的管理人才，因而很少在这方面的人才培养上投入较多的精力与资金，导致人事档案管理人才较匮乏[4]。另一方面则是因为部分人事档案管理人员自身也缺乏对岗位的正确认识，整体的责任意识较低，而且在长期的工作中还养成了一些不好的工作习惯，严重影响了人事档案管理的工作质量。

四、事业单位人事档案管理的优化策略

（一）提高对人事档案的思想重视。在现代社会高速发展背景下，想要促进事业单位人事档案管理工作水平的提升，最先需要做的一件事就是提高单位领导及各部门人员对人事档案管理的思想认识，只有让他们充分了解人事档案管理的重要性，才能更好地在行动上给予足够支持，进而促使人事档案管理改革工作取得成功。基于此，首先需要政府加大宣传力度，利用各种新媒体、电视广播等平台对人事档案管理工作进行合理有效的宣传，使事业单位认识到这项工作的重要性，另外还需要政府进一步修正与人事档案管理相关的规律法规，通过法律制度来强化人事档案管理在事业单位中的地位，从而促使单位领导更加重视这项工作的创新与完善。与此同时，事业单位领导还需做好引领工作，将人事档案管理纳入单位考核体系当中，通过考核评价来提高下属各部门及人员对这项工作的思想认识，从而为人事档案管理的创新发展打下良好基础。

（二）推动人事档案的信息化建设。事业单位人事档案管理走信息化、数字化发展道路是必然选择，也是事业单位实现长效发展目标的重要举措[5]。基于此，在具体实施过程中，事业单位应首先根据自身发展现状建设完善的信息管理系统，以此来扭转管理人员的档案管理方式，并为档案的应用奠定基础，比如某事业单位引入了RFID 系统，通过将纸质档案录入到系统当中，形成电子档案资料库，不仅方便人员进行档案管理与查阅，同时还能保障人事档案信息安全，另外该系统还能自动记录人事档案的“进出”，并对档案进行定位跟踪，大大降低了档案丢失的可能性。除此之外，事业单位还需要加大信息化建设的资金投入力度，积极引入各种信息化管理所需的软硬件设施，并对以往的陈旧设备进行更新与升级，以保证人事档案管理工作的高效率开展。为避免部分年纪较大的管理人员不适应现代管理模式，或者不知如何正确使用这些现代化设施，事业单位还需定期对他们进行心理辅导和技术指导，使他们可以尽快跟上人事档案管理的信息化建设步伐。

（三）加强档案管理人才队伍组建。人才是这个时代最稀缺的资源，尤其是对事业单位来说，人才建设成效在一定程度上决定了事业单位的整体发展形势及市场地位。因此，为了更好地提升人事档案管理水平，还必须要加强档案管理人才队伍的组建，可以从以下几个方面出发：其一，完善组织管理，优化岗位编制。对于人事档案管理工作来说，高素质、能力强的是招聘人才时的首要考虑要素，只有确保他们专业能力强、心思细腻、政治素养高，才能更好地胜任人事档案管理工作，并且可以长期坚持下去，所以在招聘人事档案管理人员时，务必要考虑上述条件，以形成相对稳定的工作团队；其二，加强综合培训，提升业务水平。对于单位内部管理人员，为避免他们出现消极怠工、偷懒耍滑等情况，必须要定期组织专业化培训，并结合工作要求制定相应的培训方案，充分利用内外资源，促使他们在岗位工作中依然可以得到学习和发展机会，从而不断提升自身的业务水平以及适应信息化档案管理环境的能力，更好地满足现代档案管理要求；其三，完善考核机制，落实考核制度。想要进一步强化管理人员的综合能力与素养，仅靠人才招聘与培训教育是不够的，还必须要通过考核机制与考核制度来加以督促与约束，所以事业单位还必须要从这方面入手，对管理人员进行全方位的考核，促使他们可以得到更全面的发展与提升。

五、结语

总而言之，人事档案管理对事业单位的发展与壮大，有着非常重要推动作用。这项工作的优化是一个长期过程，需要事业单位各级领导及部门管理人员共同努力，不断对其进行改进和完善，才能更好地提升人事档案管理水平。本文提出了加强信息化建设、完善档案管理制度和加强人才队伍建设等优化策略，并探讨了具体的实施措施，希望能给相关事业单位提供参考。我们相信，在各方的共同努力下，事业单位人事档案管理一定会更加规范、安全和高效，并带动事业单位的长远发展。