信息化背景下人事档案管理的创新研究

文/中国人民解放军海军军医大学 凌霜

一、人事档案管理信息化的重要作用

（一）人事档案管理信息化提升了人事档案的利用效率以及利用水平。现代社会对人事档案管理的要求更为全面。人事档案管理数字化后，计算机技术改善了人事档案的检索手段，减少了人事档案的检索时间，大大提高了人事档案的检索效率。并且，人事档案信息在通过大数据技术的处理后，可以更为清晰地整理出一些数据，提供给查阅者，使查阅者能更为直观的获取有效信息。这样化被动为主动的方式，使人事档案资源有了更高的利用效率和利用水平[1]。

（二）人事档案管理信息化提升了人事档案的管理效率。大数据技术的战略意义便是对含有意义的数据进行专业化处理，这点对于人事档案管理工作而言，是极为受用的。在人事档案管理工作中，管理人员先利用大数据技术有效地分类处理大量的人事档案信息，将数据整合后，再集中处理，以此优化了管理过程，提升了管理效率。

（三）人事档案管理信息化降低了人事档案的管理成本。通过信息化模式处理人事档案，即把人事档案储存至云终端或者人事管理系统终端中，相较于传统的纸质管理方式，减少了很多人力物力以及空间的使用。纸质的管理模式，在档案的接收、处理、保存和检索的各个方面都会付出相当的时间投入，这就给管理者带来了巨大的压力。而采用数字化建设管理人事档案，既可以降低管理成本，又能够拉长档案的保管期限，还可以减少档案被破坏的风险，从而实现了真正的低成本高安全性的人事档案管理。

（四）人事档案管理信息化增强了对人事档案的管理时效性。传统的人事档案管理方式，对于档案的修改与更新都有着复杂的过程或者较高的代价，由于人事档案本身存在一定的时效，需要进行阶段性的更新才能保持它的准确性，人事档案信息化就成了一个很好的选择[2]。将人事档案信息化，无论何时需要修改或更新都十分方便，查阅者也可以看到更新后最近的档案内容，而不是接收到已经过时的文件信息，能避免掉一些可能出现的错误。

二、信息化背景下人事档案管理存在的问题

（一）对于人事档案管理的重要性没有深刻的认识。人的意识形态决定其行为方式。对于人事档案管理工作，当前很多单位都存在着重视度不够的情况。而这些单位也普遍认为，人事档案管理的工作对于单位自身的经营工作开展并不会产生很大的影响，也不需要单位耗费太多精力在上面，就是由于这样的错误认识，造成了部分单位并不采用人事档案信息化管理方面的人才来管理单位的人事档案，甚至也不要求存档的人员必须严格遵循“归类正确、齐全完整、辨别仔细、目录有序、安全保管”的原则来对人事档案加以保管。正因如此，目前不少单位的人事档案管理会存在类似于数据保存混乱、丢失的现象，进而在具体工作中需要查询相关资料时，会耗费单位工作人员大量的时间，降低了单位的工作效率，对单位也会产生一些负面影响[3]。

（二）人事档案管理信息化制度不够完善。在人事档案管理工作中，需要完善的管理制度作为支撑。完善的管理制度，既可以指引管理人员的工作方向，也可以约束工作人员的行为和态度，二者相结合，才能做好人事档案管理工作。然而，由于我国许多单位内部并没有建立健全完善的人事档案管理信息化制度，使得人事档案管理过程中出现了工作流程模糊，工作内容与职责分配不合理等问题，这让人事档案管理信息化工作变得很难往前推进。如果一个单位的人事档案管理人员自身都不清楚档案该以什么样的文件格式保存，保存到哪个硬盘中，哪个工作人员需要负责哪个部分的工作，无法对其进行监管，那这个单位势必会出现人事档案管理混乱的情况。

（三）人事档案管理信息化管理人才缺失。人事档案管理信息化之后，对于管理人员的要求也变高了，现代科技的发展虽然给生产生活带来了很多便利，但享受这些便利的门槛也在变高。目前来看，许多单位的人事档案管理人员都没有经过专业的培训，所知晓的相关专业知识少，专业技能也不够，即便是在进行传统的纸质档案管理时也容易出现很多问题，更不必说人事档案信息化后了。一些档案管理人员的综合素质较低，年龄也偏大，对于信息技术无法做到尽快上手，更没有办法做到如鱼得水的运用。由于缺少真正掌握人事档案管理信息化技能的人才，导致档案信息化始终没有更进一步的发展，也影响了很多单位人事档案管理工作的效率[4]。

（四）人事档案管理信息化开发程度不够。我们国家对于信息技术在人事档案管理领域的运用相对于其他很多国家来说都要晚，由于本身起点落后，导致很多单位人事档案信息化建设的进程也相对落后，没有办法很好的完善和使用相关的信息技术软件。有很多单位本身就没有可供使用的数字化软件或者硬件设备设施，即便有一些精通信息化档案管理的“巧妇”，也难为无米之炊。当然，很多有信息化管理设备的单位的档案管理人员同样缺乏主动意识，总是只专注于眼前所需，着眼于目前技术可以达到的部分，对于信息化管理没有探索和研究的精神，这也是人事档案信息化发展缓慢的一个原因。

三、信息化背景下人事档案管理的创新建议

（一）思想意识的创新，努力培养起重视人事档案管理工作的思想。信息化背景下，人事档案管理必须进行思想意识方面的创新，单位必须重视人事档案管理工作。一方面，需要意识到人事档案管理并不仅仅是将档案保存和确保其不受损，调档和查阅也是管理中的重要工作内容。人事档案管理不应该只重视保存而忽略使用，只有二者兼具，才能让人事档案更好地服务于单位。另一方面，需要意识到人事档案管理并非一项对单位影响力小的工作，好的人事档案管理可以体现一个单位的专业性和规范性，也会提升单位的工作效率，对单位产生很大的正面影响。而人事档案管理一团糟的单位，往往容易出现很多问题。因此，单位应该从根本上加强对人事档案管理信息化建设的重视。从教育层面上，应该对人事档案管理人员进行定期的培训，强调人事档案管理的重要性，宣传这项工作的影响力。例如，要求每月写一篇档案管理工作的心得总结；从制度层面上，应该对人事档案的收集整理、归纳分类、找寻查阅、档案更新、原始档案保存等各项工作，都制定好合适的管理方案，保证管理工作有方向的顺利完成。例如，可以要求原始档案用移动硬盘保存，每年进行一次档案更新并整理相关变动等。

（二）管理制度的创新，优化和完善人事档案管理制度。信息化背景下，人事档案管理工作的规范性需要被人重视，而加强相关管理制度的建设就成了目前重中之重的任务。目前，相关管理制度的滞后严重影响到了档案管理工作的规范性，所以，各个单位对于传统管理制度的改革工作势在必行。优化和完善人事档案管理制作大致有以下几个方向：首先，对于单位档案管理人员的职责和工作内容要进行明确的划分，对于责任的大小也要有准确的定位，确保制度可以顺利落实。并且在新制度运行的时候，要仔细观察其实际运行情况，如果在某一环出现了问题，就需要及时发现并解决，同时记录下来事后再对其进行优化。其次，还需要对人事档案管理工作进行主次划分，对于重要的档案需要进行重点标记，并进行及时的数据更新，以确保人事管理核心数据与单位重点推进要求相符。再次，对于内部文件的保密工作，公司应该建立好合理的密保等级，设定好相应级数的查询和借阅的人员权限，而拥有单位核心机密的内部管理层有关部门应该做好内部的保密制度，并按照三级密级等级，安排专门工作人员加以处理，以避免单位内部文件的泄密遗失[5]。最后，原始档案必须采用不同形式的备份，通过不同的管理人员加以维护，避免档案的丢失和更改。另外，在研究建立有效的人事档案管理机制的进程中，也需要积极借鉴国外先进经验，借鉴优秀的科学管理方法，从而实现由传统档案管理方法向信息化、数字化管理模式的丝滑过渡。要确保档案资料的应用价值，进一步提高信息的准确度和全面性，为今后各种工作的顺利开展打下坚实的基础。对于大多数单位而言，由于人事档案数据十分繁杂，仅靠档案管理部门很难实现规范管理。因此，应要求单位的各部门必须做好沟通工作，以保证基础数据记录的及时性和有效性，从而为整个单位档案管理制度的高效实施提供保证。

（三）人才的引进与培养，加强人事档案管理人员队伍建设。信息化时代下，人力资源管理现代化的程度越来越高，对于人事档案管理质量的要求自然也在变高。培育优秀的档案管理信息化人才，对提升人员档案管理效率的重要意义不言而喻。所以，打造单位人事档案管理团队时需要重视以下几点：第一，要意识到人力资源对企业经营和发展的意义，通过积极吸纳优秀人才，进而提升单位人事档案管理工作团队的整体水平，从而促进单位人事档案管理的健康发展。其次，专业知识素养较低的人事档案工作者势必会导致公司运行能力和工作效率变低，针对这类工作人员，公司需要不定时开展培训项目，进行相关的专业知识训练，使员工掌握相关软件系统的操作方法，以提升他们的专业知识素养。最后，人事档案管理人员自身需要遵守单位相关制度，在工作中不仅要做好自己的部分，也要与其他流程的相关人员互相配合和监督，在努力让自己的工作能力匹配自身岗位的同时，也要提升自己的综合素质，保持乐观学习的心态和进取心，对人事档案管理工作充满使命感与求知探索精神，单位也应该设立对于管理人员的奖惩机制，以激发他们的工作热情与动力[6]。

（四）加强人事档案信息库建设，提升信息化档案管理的系统水平。人事档案信息化管理工作的水平，大部分都取决于单位拥有的信息化档案管理系统的水平。系统管理相较于传统手段管理最大的优势就是能节约查阅的时间成本和分类整合能力强，要发挥好这两项优势，硬件设备是基础，软件设施是升华，两者互相结合，方能使信息化管理展现出它最大的价值。当然，分类整合与查阅的前提，就是需要建立一个完备的档案信息库。数据资料的管理也必须以数据库系统为依托，把人事档案数据记录在数据库系统内，定期自动更新有关资料，大数据系统就能够回馈管理者许多便利。对于单位内部的人事档案数据库，除必须按时更新保证资料真实性之外，还必须要重视数据的信息安全，为此，必须严密把控管理过程，防止数据被泄漏。为了能更好地进行档案信息化管理工作，需要整合单位各个部门每个员工的档案信息，这时，就需要各个部门通力合作，各员工可以对自身的相关内容在网络上进行编辑，然后一起发送至档案人员加以核对[7]。这样做不仅能够提高资料信息的及时性与准确度，还能够大大提高人事档案管理的效率。

四、结语

综上所述，信息化背景下的人事档案管理最重要的是要改变原来的思想，从根本上重视人事档案管理这项工作，并且在实际人事档案管理信息化的建设中，需要完善管理制度，培养优秀的管理人才，利用大数据更深层次地进行开发建设以及投入优质的设备设施，才能够真正实现人事档案管理信息化、优质化发展。