大数据时代企业干部人事档案管理数字化建设分析

殷志文

摘 要：本文针对干部人事档案管理问题进行研究，介绍档案数字化建设的重要意义，并结合实际案例，挖掘档案数字化管理观念、档案信息管理平台建设、档案信息安全管理等方面存在的问题，最后，提出针对性措施。力求通过树立大数据管理思维、丰富档案信息管理系统管理功能、优化保密存储模式等方式，使人事档案得到安全高效的管理，促进档案利用率的显著提升。

关键词：大数据；人事档案；档案管理；数字化建设

在进入大数据时代后，网络技术逐渐渗透到档案管理领域，企业干部人事档案内容众多、类型多样，传统管理模式使档案从业者的工作强度增加，难以提高管理实效，急需发挥大数据的技术优势，创建科学的档案管理平台，使纸质档案能够朝着数字化转变，由此实现管理效率提升与资源共享。在数字化建设期间，档案管理者的思维模式应随之转变，并注重电子档案查阅和传递中的安全管理，使其免受黑客病毒的侵袭，促进档案信息价值的充分发挥。

一、大数据背景下干部人事档案数字化的重要意义

在大数据背景下，云计算以MapReduce技术为机制，通过网络将实体档案数据加工后，以电子化的形式呈现给用户，还可对数据深入挖掘后，分类存储，使数据传递更加准确平稳，有效解决数据分布不一的问题，使数据得到统一筛选和调用，为干部人事档案信息化建设提供强有力的技术支持，对档案资源利用与安全管理具有重要意义。

一方面，有助于提高人事档案服务质量。在信息技术应用后，档案采集、存储与检索都只需要输入关键词即可，与人工检索相比更加方便快捷。电子档案还具备较高的自动化水平，无需人为盯着每个相关档案采集，而是与资源共享平台相连接，便可实现档案自动在线采集、归档等功能，有助于档案服务质量提升，促进档案资源的高效利用。

另一方面，有助于档案信息安全传递。以往档案以纸质为主，只能通过书面形式传递，在借阅和使用中容易出现丢失、纸张磨损等情况，通过网络技术的应用，相关单位只需创建人事档案局域网，并设置共享权限，分享密码，便可使数字档案资源在网络中传递，且内容安全得到进一步保障。同时，电子档案的传递速度更快，还不受时间、地点的限制，可实现实时共享，为用户使用提供更多便利[1]。

二、大数据背景下干部人事档案管理现状

（一）基本情况

某企业在2002年创立，主要从事建筑施工、工程监理等方面，除基础业务开展之外，该企业还认真贯彻落实《干部人事档案工作条例》中的内容，创建健全的管档队伍，从多角度、全方位优化档案管理流程，促进档案服务水平提升。2020年，该企业成立干部档案管理中心，调配7名专员负责此类档案编制与管理工作，并积极推进档案集中管理，制定档案移交进度表，分三个阶段落实干部档案集中管控工作。第一阶段是在2020年初，对全企业263卷市场部、技术部、施工部、行政部的负责人资料录入；第二阶段是在2020年6月，对设计部、质量部、维修部、财务部与人资部等863卷档案集中管理；第三阶段是在2021年6月，针对企业内2654名基层职工档案进行集中管理。在大数据技术支持下，采用档案管理系统创建与档案数字化转变同时推进模式，边建边扫，边查边改，提高全程质量和安全管控，现已顺利完成全部干部档案的数字化扫描与系统录入工作。

（二）现存问题

1. 档案数字化管理观念落后

部分档案管理者观念较为落后，仍然停留在传统管理要求上，未能根据现有管理内容进行创新，特别是在进入大数据时代后，网络信息技术日益普及，但部分企业的干部人事档案管理模式仍然滞后，信息化建设速度缓慢，受思想意识、资金、场地等因素制约，许多信息设备尚未配备，严重制约了档案管理工作开展。

此外，与传统档案管理相比，数字化管理对管理者的技能水平要求较高，但当前从业者的综合素质普遍较低，很难满足新的岗位要求。新的干部人事档案数字化管理，要求用户检索分类，且不同用户拥有相应的检索权限，高级用户可进行信息增删；中级用户可全文浏览和下载，这就要求管理者能够灵活运用管理平台，清楚管理流程，确保各级用户能够在规则限定内使用档案，以免因误操作威胁档案安全，或降低档案服务质量[2]。

2.人事档案信息管理平台功能短缺

以往干部人事信息的来源渠道狭窄，内容涉及面单一，且大数据技术的应用深度不足，档案资源只能用于对某位特定姓名的人员进行检索，无法对相同阶段、相同专业职工综合能力进行比较分析，抑制了档案管理效能提升，数据资源优势也难以充分体现。

而现有干部档案信息采集多以文字为主，在整合时需要转换成电子版，这就要投入大量人力物力进行文字提取，导致档案管理工作重复，但因档案管理平台短缺，无法借助系统进行信息提炼，不利于管理效率提升和资源共享。

3. 档案信息安全风险攀升

在数字化档案应用中，不但要确保纸质档案安全，还要预防电子档案的安全风险。在正式启用电子档案前，应注重材料整理、业务处理与纸质档案扫描，一些企业选择将干部人事档案业务外包出去，由于工作人员流动性大，技能素养参差不齐，在扫描时容易因技术不熟练，导致档案材料错放、丢失、受损、信息涂改等安全问题产生。同时，在电子档案启用后，因利用网络渠道进行管理和传输，受网络介质稳定性影响，数据传输时容易产生波动，如若系统维护不到位，很容易出现漏洞，为病毒与黑客提供可乘之机，致使系统瘫痪无法正常使用，可见档案电子化转变后，所面临的信息安全风险更加多样，必须加强日常监管与系統维护，才可使数据信息更加安全可靠[3]。

三、大数据背景下干部人事档案信息化管理的有效措施

（一）转变工作思路，完善基础设施

在档案信息化建设中，应严格遵循《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》等规定，转变档案管理者的工作思维，配备充足的基础设施，使现存的管理思维落后、软件设备不健全、人才资源短缺等问题得到妥善解决。一方面，要加强宣传，树立大数据思维。在大数据时代下，档案管理者的工作思路也应积极转变，勇于打破传统档案管理模式，树立大数据思维。对此，企业应面向干部人事档案管理者，加大数字化管理理念宣传力度，使其深刻意识到人事档案管理者素养、管理意识对档案内容挖掘、形式创新具有重要影响。同时，邀请大数据领域专家学者进行讲座培训，促进档案人员综合能力提升，使其具备较强的信息采集能力、加工处理能力，并掌握相应知识技能，对档案安全拥有较强的认知与辨识能力，使档案数据得到安全高效的管理。

另一方面，要完善基础设施，创建技术型人才团队。档案信息化建设离不开先进设备的支持，同时是档案管理效率提升的重要前提，相关管理部门应增加投资，配备充足的数字化、信息化管理设备，如计算机、服务器、扫描仪以及相关系统软件等，使人事档案信息化建设需求得到切实满足。当前，企业档案信息化建设仍处于起步阶段，且涉及内容较多，技术要求严格，需要加强计算机人才培养，促进档案管理者计算机技能和信息素养提升，通过参与培训活动，能够充分意识到档案数字化转型的意义，并熟知数字化知识，掌握档案管理技能。除基础知识培训之外，还可开展技术型人才团队，专职负责系统维护、软件更新、新技术研发等，为档案信息化建设和数字化转型提供更多人才助力。

（二）创建档案信息管理系统，丰富管理功能

在信息化建设中，应结合人事档案特点与实际管理需求，创建完善的档案信息管理系统，改变以往文字采集、电子转化的繁琐流程，直接利用该系统提取重要信息，为部门间档案交接共享提供便利，档案管理功能得到进一步丰富。

1. 基础业务管理模块

该模块作为档案信息化系统中的基础所在，其作用是为管理人员提供基础数据录入、使用与维护等功能。一是基本信息模塊，作用在于干部信息录入、修改，需要登记档案编号、姓名、性别、籍贯、出生日期等基本信息，还要填写档案创建与资料录入时间等；二是目录模块，作用是录入干部人事变动信息，并具有修改、打印等功能；三是信息查询模块，可为档案管理人员提供多种查询方式，便于方便快速地找到所需干部人事信息；四是统计模块，通常以年、档案类型、离库情况为依据，为管理者提供信息分类统计、打印等功能[4]。

2. 部门档案交接管理模块

围绕档案交接工作而定，可实现数据查询、共享与记录。在采集管理中，其作用在于采集干部人事档案与传递清单。当人事部门填写完清单后，在系统内打印出来，再转交给档案部门，清单包括“入职员工档案”“职工档案离库转移”两个部分；在移交管理中，该模块可用于查询人事移交档案的状态，如“已移交”“已入库”等；在档案部门接收到干部人事信息后，系统显示为“已接收”，在档案清单处理完毕后，状态变为“已入库”。在接收管理方面，档案部门在收到人事移交的清单后，档案管理者可在系统中看到待办工作事项，系统还会发出提示，督促管理者尽快落实；在共享模块中，可将人员信息、档案动向等实时公示出来，提高人事档案利用价值。

3. 档案信息维护模块

该模块作用在于管理员进行系统维护，涉及用户、数据、系统编码等方面。在用户管理中，作用在于增删用户信息，设置功能权限；在数据管理中，定期备份数据，并存储到指定位置，管理者也可按照实际需求手动备份；在编码管理中，管理者更新“下拉菜单”，便可对菜单内容进行增减；系统还提供升级接口，在使用中可升级优化，使漏洞得到及时修补，实现长久安全稳定运行。

（三）优化保密存储模式，强化档案安全管理

部分干部人事档案内容涉及国家机密、商业机密以及其他不可公开的资料，在信息化建设中应注重数字风险防控，创建电子档案安保体系，强化档案安全管理，有效预防信息泄露风险产生。在综合维护档案管理系统的基础上，还要全程监控档案使用方式，在用户入口上设立身份验证，避免用户滥用情况产生，使人事档案安全得到进一步保障。除此之外，还可采取以下措施。

一方面，要创新保密存储模式。干部人事档案长期处于存储状态，为了提高存储安全性，应坚持“三库分离”原则，即保存库、管理库、利用库，使保密存储模式得以创新和完善。在保存库建设中，应独立于档案管理系统，使档案资源能够长期封装保存，避免受到扰动；管理库的作用在于支持档案鉴定、资源统计、信息检索等业务开展；利用库是结合档案开放利用、使用者要求而创建，在原文件格式固定的前提下，将人事档案批量转变为MP4、PDF等形式，便于长期保存；对于无法转变为上述格式的档案，可扫描后以JPEG、TIFF文件格式保存[5]。

另一方面，要构筑技术保护屏障。在大数据时代下，档案室应配备大容量、高配置的计算机设备，安装专用网络交换机，创建完善的网络系统，配置高性能打印机，使各项基础设施得以完善，为用户提供优质高效的档案服务。在信息化建设期间，应增强技术支持，设置管理员访问权限，将档案资源加密共享，使信息网络风险得以规避。按照级别设置档案阅览、下载权限，全程监督干部人事档案的建立、流转过程，避免档案资源泄露；注重档案管理系统运行与维护，包括创建网络安全防火墙、人脸识别、密码验证等，确保档案信息安全，提高档案流程化、标准化水平。

综上所述，在大数据视域下，干部人事档案管理遇到新的机遇和挑战，这就要求管理者顺应时代潮流，在管理思维、管理模式等方面不断创新。在人事档案数字化建设中，通过树立大数据管理思维、丰富档案信息管理系统管理功能、优化保密存储模式等方式，使干部人事档案充分适应外部新环境，借助平台便捷高效地完成资源采集、检索与存储等工作，确保其利用率与安全管理水平提升，成为可靠的资源，为干部成长与培养提供可靠助力。

参考文献：

[1] 李士旺.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务，2019（12）：115-117.

[2] 连杰.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].科技经济导刊，2020，v.28；No.713（15）：250-250.

[3] 王玉，刘丽.大数据时代文书档案管理分析与探讨[J].经济与社会发展研究，2020（4）：36-38.

[4] 黄颢.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务，2021（23）：69-71.

[5] 黎双林.大数据时代干部人事档案管理的机遇、问题与对策[J].办公室业务，2019（15）：80-82.

（作者单位：中海石油（中国）有限公司上海分公司）