机关单位档案信息化建设不足与解决策略

方可

［摘 要］随着科技的快速发展，信息技术已经被广泛应用于各个领域，特别是信息化管理趋势越来越明显，同时也影响着社会发展的其他方面。在日常工作过程中，机关单位会积累大量的档案资料，并且在处理和保存时投入了大量的人力、物力、财力，会影响机关单位的管理效率。文章从档案信息化建设的概念入手，明确机关单位档案信息化建设的积极意义，分析档案信息化建设过程中出现的各种问题，并提出档案信息化建设策略，希望可以帮助机关单位全面提高档案管理效率。

［关键词］机关单位；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.064

［中图分类号］D630.1；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）14-0196-03

0     引 言

机关单位是国家综合治理部门的重要组成部分，要对各个工作部门上传的档案数据资料进行细致保存和安全管理。尤其是随着信息技术的革新，机关单位应该牢牢把握社会发展给综合工作方式转型和升级带来的新需求。本文将档案信息化建设作为机关单位在发展建设过程中的重要研究方向和研究角度，要求相关的档案管理人员实时更新自身的管理理念，创新管理方式，提高信息化管理能力，高效率地开展档案管理工作。此外，机关单位应该建立健全、科学、系统的档案信息化管理制度，推动机关单位档案信息化建设工作的持续开展。

1     档案信息化建設概述

1.1   概 念

档案信息化建设是一种全新的档案管理和储存形式，是指将传统的纸质化档案数据资料转化为数字化数据资料，以电子储存的方式上传到互联网数据资源库中进行科学管理［1］。同时，档案管理还可以借助于区域网链接的优势，实时共享各个机关单位之间的档案资源，优化各个单位内部的档案管理体系，利用信息技术构建一个流程简易、安全度高、功能强大的档案信息管理平台，为工作人员提供全面的档案资源服务。机关单位档案信息化建设能够有效摈弃传统纸质化档案管理工作的弊端，运用信息技术来打造安全、便捷、先进的档案储存和管理模式，从而全面提高机关单位档案管理的效率。同时也可以在顺应时代发展变化的情况下满足自身转型和升级的现代化需求，牢记时代使命和社会责任，快速适应社会发展的需要，全面推进档案管理工作持续革新。机关单位档案信息化建设既要求档案管理人员能够自主运用信息技术分类和归纳档案资料，进而实现档案数据处理的信息化；又要求工作人员能够充分利用信息化手段来实现不同部门之间档案信息资源的流通和共享，提高档案管理工作人员的信息技术实际操作和应用能力，做好档案资源的安全保存和管理工作。

1.2   特 点

机关单位档案信息化建设应该在保证档案资源完好的基础上进行，要充分体现出档案信息化管理的智能化特点。档案管理人员通过数字编排的形式，将纸质化的档案资料以电子化的形式进行复制和转移，并将其传输到大数据档案数据信息库和系统中留存［2］。此时，档案资源既储存在本地的计算机中，也能够同其他的区域网实时分享。如果机关单位自身的管理硬件损坏，也可以通过数据库的档案资源备份实现数据恢复，能全面提高档案资源的安全性，体现出信息化建设的先进性和安全性。与此同时，档案资源所在的大数据档案资源信息库占据空间较小、储存量极为丰富，档案管理人员利用微小的信息化空间就可以对多个甚至整个单位内部的相关档案信息资源进行完整储存，因此也体现出档案信息化建设的易携带性和精细化特点。

除此之外，机关单位档案信息化建设还要在减轻档案资源管理工作人员压力的基础上进行。传统的纸质化档案管理方式在资料检索过程中通常需要经历较为烦琐的流程，还会消耗大量的时间和人力成本。而档案信息化建设能够实现快速检阅和查找，最大限度减少档案管理人员的工作量，体现出档案信息化建设的现实价值和意义。

2     机关单位档案信息化建设的意义

2.1   有利于合理保存档案资源

机关单位档案信息化建设能够创新档案资源的储存和管理方式，合理保存档案资源。随着工作量的持续增加，机关单位需要更多的时间和空间来管理与储存档案资源。但是，传统的纸质化档案资源对储存要求极高，机关单位在打造和维护档案资源存储环境时要严格遵守相关规定，最大化保证纸质化档案资源的完好度。受到客观环境的影响，如果档案资源的储存环境发生改变，纸质化档案可能会发生损坏，给机关单位带来严重的损失和恶劣的影响。因此，机关单位通过档案信息化管理能够实现档案数据的数字化储存，将纸质化管理向电子化管理转移，不仅能够节约档案资源储存空间，还能够创新档案资源的储存方式，帮助机关单位在档案管理上开源节流，提高机关单位档案管理的效率和质量。

2.2   简化档案资源的管理流程

机关单位通过创设科学系统的档案管理平台，能够切实提高档案管理效率。传统的档案管理工作流程复杂，工作人员如果想要查询部分重要的档案资源，就要先向档案负责人申请，得到批准后才能进入档案室寻找，此流程极其耗费管理人员的时间和精力。而通过数字化档案管理系统，工作人员可以线上申请，档案负责人实时审批，档案管理人员在接收到申请后可以及时在数据库中查找到相关的资料，然后直接发送到申请人的邮箱中，打破传统档案流程在时间和空间上的限制，充分发挥档案信息化管理的优势，提高机关单位的档案管理效率。

2.3   提高档案资源的安全保障能力

鉴于机关单位档案资源内容的丰富性，相关人员在进行档案信息化建设的过程中既要保证纸质化档案不会丢失或破损，还要保证档案资源的信息安全［3］。若档案管理人员由于没能经受住诱惑，擅自修改或盗取重要的档案资料，就会给机关单位带来严重的后果。还有的单位在进行档案室的搬迁、装修等过程中，也可能会因将档案柜中的资料打乱、丢失而造成重要档案信息损坏和流失的问题，致使档案信息在后期查找和应用时带来诸多不便，难以有效保障档案信息的真实性和安全性。而通过档案管理信息化建设，安装防火墙和反黑客系统，能够最大化保证档案数据资料的安全，为机关单位档案管理工作提供安全技术

保障。

3     机关单位档案信息化建设的问题

3.1   档案管理人员能力不足

机关单位为更好地处理和管理档案信息资料，防止因档案资源储存环境变化而受到影响，已逐步开展档案管理的信息化建设。档案管理工作人员是信息化建设的发展者和创新者，应该具备专业的信息技术能力和先进的管理理念。就目前来讲，大部分档案管理人员没有自主树立信息化建设的意识，无法切实提高自身的信息化管理能力，进而影响机关单位档案信息化建设进程。究其原因，部分档案管理人员受传统档案管理理念的影响，不能熟练运用智能化档案管理设备，固守传统档案管理模式，降低了机关单位档案管理工作的整体效率，难以真正落实档案信息化建设。

3.2   档案管理设备需更新完善

机关单位没有及时更新和引进档案信息化管理设备，是现阶段机关单位在档案信息化建设过程中综合治理水平难以真正提高的重要原因之一。智能化的管理设备是机关单位档案信息化建设工作的重要物质和技术保障，也是实现信息化管理的现实条件。随着数字信息技术的迭代更新，机关单位要想真正实现对档案管理工作的信息化和数字化管理，就要实时更新管理设备和管理技术［4］。但如今，仍有部分机关单位缺少相应的资金来推动档案信息化管理设备更新，没有深入推动档案管理信息化建设发展。

3.3   缺少对档案管理信息化建设的重视

机关单位的档案管理工作从本质上讲是促进和推动机关单位综合管理工作转型升级的重要手段。因此，机关单位要重视档案管理信息化建设，投入足够的人力、物力、财力，持续推动档案管理信息化发展。现阶段，部分机关单位在档案信息化管理的过程中没有真正重视档案管理工作的改革和创新，甚至没有进行实质性的资金投入，导致档案信息化建设工作浮于表面，缺少先进的管理设备和技术支持。

4     机关单位档案信息化建设的策略

4.1   提高档案管理人员的能力

机关单位要想持续推动档案信息化建设深入发展，就要提高档案管理工作人员的信息化意识和数字化管理能力。档案管理工作人员应该自主提高档案信息化管理能力，树立先进的创新意识和创新理念，及时调整档案管理模式和管理方法，强化个人的综合素质，达到机关单位档案信息化建设对管理人员的能力要求。首先，机关单位可以定期邀请信息化管理领域的专家学者，为档案管理工作者提供专业的信息化能力培训。可以根据不同层次档案管理人员的学习能力，针对性提高档案管理工作人员的信息化管理水平。在对档案管理人员进行培训的过程中，要求档案管理人员深入理解和体会信息化管理带来的优势，使其在日常的档案管理工作中能够应用学习到的知识来解决实际的管理问题［5］。其次，机关单位要针对档案管理工作人员的信息化能力建立健全考核评价体系，全面考核档案管理人员对信息设备的操作技术、档案数据传输技术、档案资源的扫描技术等，循序渐进地提高档案管理人员的信息化建设能力，强化其信息化管理的意识。最后，机关单位要深化档案管理工作人员的职能定位，明确档案管理工作人员在机关单位档案管理工作过程中的责任和义务，深入贯彻落实信息化建设理念，将档案管理工作同其他工作紧密结合，充分提高档案资源的利用率，让档案管理工作人员为其他工作人员提供智能化的档案资源服务。除此之外，机关单位还要调整档案管理人员的应聘条件，增加对应聘人员数字化技术能力的考查，要求应聘人员具备专业的数字信息处理能力和完备的档案管理理论知识，以此来为机关单位档案管理工作提供源源不断的高质量信息技术人才。

4.2   创新档案信息化管理方法

机关单位要求档案管理人员能够自主运用信息化管理方式，通过引进先进的档案信息化管理技术和管理手段，全面推动和促进机关单位档案管理信息化的建设和发展。机关单位要将信息技术应用于档案管理工作，立足于实际发展情况，实时更新和调整管理方法，并更新陈旧的管理设施，为档案管理信息化建设提供技术支持。与此同时，机关单位还要简化档案资源的收集、整合、优化、储存等工作，充分发掘信息数字技术同档案管理之间的联系，深化档案管理工作人员对信息化技术的理解和运用，使其能够合理利用所学的信息化管理知识，深入研究和探讨档案信息化管理工作的创新方向和改革角度［6］。此外，机关单位可以通过与先进的信息化管理平台合作，建立具有机关单位自身特色的档案管理系统，实现移动档案管理工作順利开展，提供优质的档案数据服务，实现随时随地查询和浏览档案资料，体现出机关单位档案信息化建设的便利性优势。

4.3   加强档案安全存储工作

在档案信息化建设的过程中，机关单位要强化针对档案数据资源的安全储存工作。首先，档案管理人员将档案资料进行数字化上传和存储之后，还要将重要的数据备份。这样一方面可以为工作人员提供便利的查询和阅览途径；另一方面，如果一份文件出现损坏或丢失，还能够通过备份资料恢复数据，也能为不同类型档案信息的转化工作做好铺垫和准备。其次，机关单位也要自主借鉴其他单位优秀的档案管理经验，结合自身在档案管理信息化建设过程中出现的问题，制定科学、全面的档案安全管理和存储标准，深入贯彻落实相关的档案管理规章制度，增强档案管理人员的安全意识，明确维护档案资源安全的重要性。与此同时，实时监察和管控机关单位档案管理工作环境方面的工作也要提上日程，加快档案信息化建设的进度，清楚划分各部门所承担的档案管理安全责任，明确档案管理人员的工作内容，使档案数据资源得到安全储存和管理。最后，机关单位还要定期组织档案管理人员进行操作管理规范的培训，使其对档案信息化建设过程中可能出现的安全风险有基本的认知，并制订相关控制和预防应急方案，有效提高档案管理安全防护的综合能力，特别是在硬件U盘使用习惯、档案信息化安全管理流程和方法、档案数据处理平台操作等方面，都需要开展一系列安全管理培训，突出档案资源管理安全的重要性。

5     结束语

机关单位档案信息化建设是现阶段机关单位在转型和升级的过程中需要重点关注的内容。机关单位的档案管理人员要自主树立信息化管理意识，定期总结和分析信息化管理过程中出现的问题，提高对机关单位档案信息化建设的重视度；能够自主结合数字信息技术来更新档案管理方法和管理模式，构建区域一体化档案资源共享平台，全面提高机关单位的档案管理效率。

主要参考文献

［1］杨会.机关单位加快档案管理信息化建设探析［J］.兰台内外，2022（21）：24-26.

［2］陈靖宇.新时期加强机关事业单位人事档案信息化管理探讨［J］.现代商贸工业，2022（7）：72-73.

［3］罗飞.机关单位档案管理的信息化建设研究［J］.内江科技，2021（10）：17，73.

［4］李茂达.机关档案信息化建设问题和利用率分析［J］.黑龙江档案，2021（4）：250-251.

［5］朱杰云.浅析机关事业单位档案信息化建设问题与对策

［J］.兰台内外，2019（23）：18-19.

［6］孟颖.新时期如何加强机关事业单位人事档案信息化管理［J］.办公室业务，2019（9）：50.

［收稿日期］2023-01-12