档案管理标准化实施现状与对策分析

摘要：随着我国科学技术的不断发展，档案管理模式也随之不断发生革新，其工作形式的创新不仅可以保障单位的经济效益与社会效益，也对单位的发展和经营具有积极作用，有利于促进单位管理水平的不断提升。未来档案管理工作会持续向现代化、信息化方向发展，档案管理标准化可为目前档案管理工作的可持续性发展提供助益。本文收集整理大量资料并进行整合分析，研究档案管理工作标准流程的重要意义，解决落实标准化有关政策过程中存在的问题，并提出几点建议，以期推动单位档案管理实现可持续发展。

关键词：档案管理；标准化；问题现状；对策分析

档案管理几乎是所有单位日常工作的重要一环，具备专业性与综合性特征，档案管理工作的高质高效开展具有一定难度，但其对单位发展的影响不可忽视，要将档案管理工作纳入日常工作范围，将档案管理标准化定为工作目标，建立健全相关规章制度，保证档案管理工作有章可循，以推动单位稳定长足建设。

一、档案管理标准化概述

（一）定义

档案管理标准化指的是档案管理工作中以重复性内容为依据制定的标准总称，是妥善完成档案管理工作必须遵循的原则。该工作模式借助人工智能推進工作流程，是一种制定标准和规则的过程，档案管理标准化能在同一标准的约束下进行单位档案资料的管控，通过放大档案资料使用价值促进单位实现长足发展，提高单位工作效率与质量。

（二）原则

档案管理标准化具有统一性原则、适时性原则与继承性原则。档案管理标准化需要保证建设的标准高度统一，各项标准之间应具有明确联系，保证内容与形式协调发展，以此为基础保障此工作的完整程度，并使其与单位日常活动高度契合。该工作应遵循明确的适时性原则，在构建档案管理标准化过程中需要结合单位实际情况与国家现行法律法规制度，以此保证档案管理标准化能够满足单位发展需求，顺应时代发展，档案管理标准化的落实需要遵循十项基本原则。[1]

（三）内容

档案管理标准化的内容众多，包括档案工作名词术语标准、代号代码标准、档案著录标准、标引语言标准、档案收集整理鉴定标准、档案统计提供使用标准、档案编撰出版格式标准等。依据档案管理工作的流程与特征创作专属于其自身的专业名词，此举有利于推进档案管理工作顺利进行，若能针对档案工作名词术语制定标准就能提高档案管理工作效率，加强档案管理规范性。档案收集、整理、鉴定、统计与使用是档案管理工作必须注重的几个内容，对其制定标准是档案管理工作职责范围内的任务。除此以外档案管理标准化还包括许多其他内容，单位应根据实际需求进行标准的制定。

二、档案管理标准化实际价值

（一）促进档案管理高速发展

当前我国经济飞速发展与科技水平的不断进步推动许多单位开始落实现代化、信息化建设，引进先进技术进行现代化档案资料处理是大势所趋，建立健全档案管理标准化体系将其全面落实有利于推动档案管理实现现代化建设，有利于档案管理工作达到应用标准，符合单位发展需要，使其形成协调统一的结合体，从而提高档案管理工作质量，防止出现档案管理混乱等现象，加强档案资源利用便利性。[2]由此可见，构建档案管理现代化管理需要以档案管理标准化为依据，标准化发展能促进档案管理的现代化建设，对于档案管理未来的发展具有积极影响。

（二）提高档案管理科学性

档案管理标准化对于提升该工作的科学性与合理性具有重要价值。若想使档案管理工作的价值和有效性得到体现，就必须构建档案管理科学化管控体系，根据单位发展情况与实际需求，制定与档案管理工作相关的强有力规章制度，规范其技术与方法，从而保证档案管理工作顺利推进，进而实现档案管理高效化、管理方法科学化、管理技术新颖化。全面贯彻落实档案管理工作的相关标准，可保证与之有关的各项工作处于有章可循的局面，不仅能够从根本上提高该工作的质量与效率，也可减少档案丢失、遗漏、泄密等不良情况发生。

（三）提高档案管理效率与质量

落实档案管理标准化能使单位档案管理质量与效率得到提高，充分节约单位人力与物力资源，落实高效、完备的档案管理标准化制度，在有关人员调取所需的档案材料时，档案管理人员能够迅速为使用者找到需要的档案材料，从而提高档案资料使用价值，保证档案管理工作质量。构建档案管理标准化体系能使档案管理工作的整体效率得到增强，加强档案调取的便利性，真正实现克乱求治。构建档案管理标准化还能有效节约单位人力物力资源，可借助现代化技术进行档案管理与调取，建立储存量丰富的档案数据库，改变传统的纸质储存模式，此举不仅能够降低档案丢失的风险，也可保证档案管理的稳定性，以此支撑档案管理事业可持续性发展。

三、档案管理标准化存在的问题

（一）单位缺乏对档案管理的重视

对我国目前的档案管理工作展开调查分析可知，我国部分单位目前仍存在档案管理标准化建设重视程度不足的问题，部分单位未能建立高效、专业的档案管理队伍，对档案管理标准化有关理论认识不足，在日常展开工作时并不会主动对单位档案进行有效利用，导致档案资料使用价值不高。部分单位忽视档案管理工作的现实意义，档案管理工作虽只是将单位从建立初期直至今日所形成的各种文件材料进行储存保管，但部分单位拥有的档案资料数量庞大，若不对其进行规范化处理，就会导致档案管理混乱，甚至可能出现档案损坏或丢失等现象，直接对单位发展造成影响。

（二）单位档案资料缺乏真实性有效性

部分单位内部存在的档案资料缺乏真实性有效性，究其成因，部分单位的档案管理工作人员在建设该部门时并未对已存在的档案信息资料进行细致的整理、筛查、重新编排，导致内部存在的档案资料真实性与有效性无法得到保障，以上现象对后续档案管理工作的开展造成极大的不利影响。同时，由于档案管理工作并非某个部门的特定任务，而应涉及单位中的诸多岗位，若想实现档案管理标准化建设，就必须综合这些部门进行档案资料真实性和有效性的保证。[3]然而现阶段我国部分单位在档案资料收集时并未对其信息真实性与可靠性进行核查，甚至无法保证档案信息收集的完整性，档案管理人员只是进行资料的收集和储存，没有明确自身职责，导致档案管理标准化建设无法得到全面落实，档案管理工作开展价值不高。

（三）档案管理标准化制度不健全

据调查研究显示，当前部分单位仍未建立健全档案管理标准化制度，导致档案管理工作的开展无据可依。许多单位为了完成档案管理工作而设立档案管理部门，对于档案管理工作的细节也并未制定针对性的管理措施，致使部分单位的档案管理工作存在敷衍了事、应付检查等不良现象，实际使用价值不高，也无法为单位的发展起到助推作用。由于单位对档案管理工作的不重视，导致档案管理部门与其他部门人员无法认识到档案管理工作的价值，在实际工作过程中缺乏对档案资料的有效利用，也不会主动遵守档案管理制度，从而影响档案资料的价值发挥。部分单位即便认识到了档案管理工作的重要性，也并未及时对其进行科学性、规范性处理，因此无法解决目前工作中存在的亟待解决的诸多问题，严重阻碍了单位的正向发展。

（四）单位档案管理人员综合素质不高

人员素质与能力也是影响单位展开档案管理标准化的关键所在，部分单位在进行管理人员应聘时并未注重对其能力的考察，导致内部档案管理工作人员专业能力较差，档案管理专业知识结构无法承担档案管理标准化体系的落实。部分单位为了降低管理成本，甚至对档案管理工作人员采用兼职的形式，部分工作人员缺乏相关工作经验，在遇到具体问题时难以解决，常处于手忙脚乱的状态，同时其无法对现实工作进行有效推进，极大影响档案管理工作标准化建成。某些部门直接从其他单位照搬照抄，没有依据自身实际需求进行建设，导致档案管理工作效率差，也无法为单位发展与建设起到支撑作用。

四、实现档案管理标准化的有效途径

（一）提高单位人员标准化工作意识

首先，必须提升工作人员档案管理标准化意识，使单位人员能够配合档案管理标准化工作开展，单位应为档案管理人员明确自身职责与工作内容，向其强调档案管理标准化的意义和价值，要求其在日常展开档案管理工作时严格把控档案资料的真实性和准确性，并对档案资料进行整理；[4]其次，单位管理人员还应不断提高自身对该工作的重视程度，在日常展开工作时向基层员工传达档案管理工作标准化的意义，要求有关人员积极配合；最后，应加强对档案管理工作的监督与检查，保证档案管理的完整性与有效性，从而借助档案资料推动单位发展。

（二）增强档案管理资料管理力度

单位应不断增强档案管理工作的真实可靠程度，提高档案管理保密等级，在落实档案管理标准化的过程中，档案管理人员应全面了解单位内部业务结构，深度把握单位经营与发展状态，并以单位发展需求为依据进行档案管理工作模式的调整，选择有利于推动单位发展的档案信息加以应用，从而彰显档案资料的实用价值。单位应引进可提高档案管理工作效率的先进科学技术，利用信息化设备与现代化设备，建设档案管理平台，构建数字档案库，提高档案管理安全性与可靠性，为档案调动提供便利条件，避免出现档案资料丢失或损坏的现象，为单位构建档案管理标准化打下基础。

（三）建立完备的制度体系

完善的制度体系是保障档案管理工作顺利推进的前提与基础，是保证工作达到客观标准的基本途径。有关单位必须深入贯彻落实各项规章制度，加大对档案管理工作的监督力度，约束、规范其行为，大力宣传档案管理工作的实际价值，要求单位内部人员严格遵循相关法律法规，不断壮大企业发展规模。各单位还应根据自身需求对档案管理规章制度进行建设与完善及调整，针对档案管理构建专门的档案管理部门，安排专业管理人员进行档案资料的管控，对各岗位人员明确职责，将档案管理责任落实到员工个人，保证档案管理的各个环节都能有人负责，为档案管理标准化建设提供基础依据。

（四）提高人员综合素质

推动档案管理标准化的落实需要单位加强对档案管理工作人员技术使用能力与素质的培训，档案管理人员自身能力与素质直接影响档案管理质量与效率，也对档案管理标准化落实情况造成直接影响。目前，我国部分单位档案管理工作人员学历偏低，专业能力较差，缺乏专业知识积累，对档案管理信息化建设认知不充分，对档案管理信息化技术的使用能力较差，且缺乏档案管理标准化认知，不仅影响档案管理标准化全面落实，还会影响单位档案资料安全性。因此，单位应针对相关岗位人员技能与素质展开培训，并不断提高对相关人员技能与素质的培训力度，可以带领有关工作人员走出单位、走向社会，学习先进的管理经验，并可为其定期举办主题讲座，提升其专业能力。通过分析管理人员考核成绩评价其工作能力，将能力较差的人员调离岗位，从而使档案管理机构整体实力得到提升。[5]

五、结束语

信息技术的高速发展给我国各行各业带来积极影响，其不仅推动了企业的发展和建设，也给企业各项管理工作的开展创造了便利条件，有关单位必须挣脱传统档案管理观念束缚，全面进行优化改革，落实标准化的各项策略制度，大力推动档案管理信息化现代化建设，全面彰显该工作的实际价值。同时，有关单位的负责人应当加大宣传力度，使档案管理工作人员意识到自身肩负的责任，形成标准化意识，提升档案管理工作人员的责任意识，完善档案管理标准化制度体系，使檔案管理标准化发挥价值，促进单位建设与发展。

参考文献：

[1] 董华伟.浅谈加强基层单位党建档案管理标准化建设[J].兰台内外，2021（07）：31-33.

[2] 王菲.医疗卫生事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考[J].劳动保障世界，2020（06）：76.

[3] 李振国.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务，2020（17）：92-93.

[4] 周丽.档案管理工作标准化建设对策分析[J].中国标准化，

2022（16）：89-92.

[5] 沈栩如，姜遇杨，杨思凡，等.干部档案管理标准化发展史及标准体系构建研究[J].中国标准化，2022（S1）：96-102.

作者简介： 孙楠，女，汉族，江苏盐城人，本科，办公室副主任，馆员，研究方向：机关档案管理。