信息时代高校财务网上报销模式优化思路

李芸

［摘 要］高校规模扩张，资金收支大幅增加，报销业务数量和难度也逐渐增加，越来越多的高校开始实行网上审批报销的财务报销模式，突破了当面审批、柜台报销的时空限制，大大提高了财务工作效率。随着智慧校园建设的推进，财务网上报销也面临一些新的问题。高校应结合科学的管理理念，借助先进的网络信息技术，以服务师生为落脚点，在政策宣传、系统完善、流程优化、网络巩固等方面创新优化网上报销的思路，实现业务流程一体化，系统操作智能化，财务管理信息化，切实推进智慧校园的建设。

［关键词］高校；网上报销；信息管理平台；流程优化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.012

［中图分类号］F810.6；F232 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）13-0043-04

0     引 言

从面对面窗口式报销模式到现在大力推广的网上审批报销模式，师生普遍反映的“报销烦琐、报销困难”一直是高校财务管理中关注度极高却未能根本解决的问题。随着互联网技术的运用领域拓展和运用程度加深，高校的管理工作逐步转向数字化和信息化，其中财务管理模块是校园信息化建设的重点之一。高校应当抓住机遇，充分利用信息技术，积极创新财务报销模式，主动探索网上报销的优化途径，实现业务流程一体化、系统操作智能化、财务管理信息化。

1     高校传統财务报销模式的弊端

1.1   传统报销模式的类型

高校传统的财务报销模式主要有三类：窗口式报销、投递式报销、网上预约式报销。需要说明的是，这里所说的网上预约式报销不等同于网上审批报销模式，预约式仅仅指报销人通过网上预约系统预约将要报销的时间和报销类型。预约式和投递式报销模式在一定程度上缓解了报销人现场排队的困境。这些模式的共同点就是所有业务环节全部在线下完成，包括事前申请、票据附件整理、报销单填写、领导审批、财务审核、资金支付，以及后期的会计凭证整理［1］。

1.2   传统财务报销模式的弊端

1.2.1   脱离预算管理，预算超支现象频发

财务核算系统独立运行，与预算系统、其他职能部门的业务系统之间无关联，而且财务核算在经济业务的最末端，无法实现财务预算管控功能。学校负责人无法实时了解各部门及整个学校的预算执行情况，到年底时预算超支现象频发，审计问题凸显［2］。

1.2.2   业务流程烦琐，工作效率低下

对报销人来说，繁多的纸质票据及附件需要归类整理，分类填写单据，审批环节复杂，反复被退单；对财务人员来说，审核支付、账务处理工作量大，尤其是年终决算封账前，与师生的正面冲突增多，耗时耗力，财务人员缺乏学习新知识、提升专业技能的时间和机会，严重影响工作效率［3］。

1.2.3   信息传递滞后，容易产生误解

高校财务报销存在多头管理现象，不同类型经济业务涉及不同职能部门，报销标准非财务部门单独制定，由此造成文件落实有偏差、信息传递不及时等问题。此外，报销人通常都是非财务人员，他们缺少了解财务知识的渠道，对财务知识了解甚少。这些都会造成退单率居高不下、报销矛盾激化等问题。

2     网上报销模式在高校财务管理中的应用分析

网上审批报销是目前高校财务报销的发展趋势，也将是主流模式。其主要依托互联网技术，在会计电算化发展的基础上，以财务信息管理系统为基础平台，实现网上填单、数据传输、网上审签、电子分单、财务审核、电子支付的有机结合［4］。

2.1   业务流程

财务信息管理平台融合了网络报销、收入查询、经费查询、预算管理等业务系统模块。一般业务流程为：报销人登录财务信息管理平台，进入网上报销模块，根据不同的经济业务类别选择不同的报销录入入口，选择对应的经费支出项目，填写经济事项和报销有关信息，整理并上传相关票据附件或其他需要提交的报销材料，由系统自动判断推送至各级负责人进行线上审批，待各级审核无误后报销人打印相关报销单据，与原始票据附件一起递交至审核柜台，再进行支付。如审核不通过，报销人可根据退单理由及提示进行信息更正、补充，重新发起报销申请。各环节都可通过网络或者短信提示，对报销人、审批人进行业务操作提醒。

报销人可同时在线查询报销业务的进度和审核情况、个人收入情况（报销劳务收入到账情况），各部门负责人可实时了解管理权限范围内的项目经费预算及执行情况。

2.2   相较于传统报销模式的优势

网上审批报销模式是高校会计管理的一个重大变革，提升了高校财务管理综合水平，促进了财务管理信息化发展。

2.2.1   实现了资源共享，加强了预算管理

预算系统与网络报销系统的模块对接，将预算经费管理贯穿于经济业务的事前预算、事中审核、事后监督全过程，对超预算指标的报销业务进行预警并禁止操作，有效控制了超预算支出的现象。各级负责人能够实时了解权限范围内的预算支出情况，提升了财务核算和预算执行的公开性和透明度，保证了学校预算绩效管理的良性发展。

2.2.2   降低了财务风险，强化了学校内控

综合考虑学校各类经费审批管理办法，在网络报销系统初始设置时期将审批权限和审批流程规范化、程序化，报销人发起报销有效遏制了人为干预审批行为，一定程度上分散了财务风险，有助于学校内控建设的完善。

2.2.3   规范了业务流程，提升了财务服务质量和服务水平

网上审批报销突破了地域和时间的限制，减少了正面冲突，有利于师生合理安排时间，极大地减少了报销人单据填写错误、签批难、排队难的问题，方便审批人随时随地审批或查询，财务人员也不再受排队长龙的压力。通过系统设置，对各类经济业务报销手续和附件要求形成固定格式要求，规范了报销流程，降低了因报销附件问题退单的概率。

2.3   存在的主要问题

综合考虑学校各项经济业务，网报系统还是存在“重管理，轻服务”的问题，还有优化提升的空间。

2.3.1   业务系统相对独立，系统功能单一化

学校各职能部门分管不同的经济业务，不同类型的报销业务在报销审批环节上存在差异，如设备采购、工程维修、劳务费审批发放等，还有涉及多部门联合审批的经费支出，而且多种业务系统之间脱节无连通，影响财务报销审批的整体进度。

就财务部门内部而言，网络审批、财务核算、资金支付各系统之间也未完全实现对接。网签单据还得通过财务核算系统进行人工制单；再加上国库集中支付系统的独立性和对资金支付安全要求的特殊性，资金支付环节仍显得滞后拖沓；会计档案归集整理仍沿用全手工模式。

2.3.2   报销信息不对称，单据返工时有发生

财务制度一直以来存在种类多、范围广、更新快的特点，报销人非财务工作者，无法像财务人员那样及时、主动地熟悉各种报销政策要求。即使财务部门提炼并宣传报销要点和热点，但仍有部分老师因各种原因未及时关注，尤其是同时承担教学任务、科研任务或行政工作任务的教师，只有到了需要报销的时候才仓促准备，常常因为附件缺失、单据不合规等原因被退单［5］。

2.3.3   系统操作性有待加强，师生体验感不佳

网上审批报销系统在高校的投入使用还处在起步阶段，系统界面的操作仍存在缺乏人性化设计的缺点，师生们很容易对各种操作产生误解；对各种财务术语理解不当，把握不到审核关键点，常常会为同一类型的报销业务反复咨询，既降低了师生体验感，又增加了财务人员的工作量。

2.3.4   纸质会计资料管理成本大，重复工作增加

网上审批报销没有彻底摆脱纸质单据，只是利用网报系统将报销单填写、领导审批等环节由线下搬到线上，部分报销信息传输至财务核算系统。审批结束后，报销人仍需将整套会计资料打印、收集、整理，再投单至财务部门，财务人员对纸质单据复审后进行账务处理、资金支付、凭证归档。单据传递、返单、移交过程中，容易发生丢单等问题。

3     高校优化网上报销模式的新思路

3.1   加强政策宣传和人员培训

提高思想认识，加大宣传力度，增加师生对财务报销有关政策法规的认知和了解，提高各层面人员对网络报销系统的接受度和使用率。

一方面对师生定期开展财经政策、报销制度、业务流程、系统操作等有关财务方面的专题培训，转变报销理念。丰富培训内容，拓展培训渠道，走进学院，跟师生面对面交流，通过展板、校园网、微信公众号等多种方式宣讲法规和操作说明。

另一方面对財务人员加强专业培训。采用多元化学习方式，通过小组讨论、集中学习、实操巩固等形式，提升财务人员的综合素质，打造一支高素质、高水平、标准化的财务团队。定期收集整理师生的体验反馈，总结管理经验，将服务精神融入财务管理中，以更好地提升财务服务水平。

3.2   完善网上审批报销系统的操作功能

结合财务信息化建设，充分开发财务信息管理平台功能，优化网络报销系统操作，满足师生多层次需求。增加操作界面可视性浮窗提醒或在线咨询小助手，师生在录入界面不必临时翻阅各种报销手册说明。增加需单独说明的特殊事项审批环节，避免事后补充各类报销材料。增加多部门联合审批功能，解决同一经济业务涉及多部门管理、多项目经费支出问题［6］。

3.3   优化经济业务整体流程

从学校整体层面强化内部控制建设，从源头上优化整体业务流程，强化预算管控。将预算控制前移至采购或劳务发放的源头，改变“事先预算、事中控制、事后审计”的传统管理理念，实现各业务系统全面对接网报系统，协调、关联、融合各职能部门的需求，将不同的业务操作按照不同业务需求细化至操作环节的最基本需求。构造事前申请、费用支出、财务报销、资金支付的业务闭环，将网报系统与电子发票平台、公务卡等外部系统，以及预算系统、人事系统、固定资产管理系统、财务核算系统等内部系统一体化集成，实现师生“一次性录入”业务操作［7］。

例如，教师因为科研工作需求，计划用个人横向科研经费购置一台价值五千元的设备。在确认横向科研经费时，将预算细化和预算项目在预算系统中初始化，同时将数据传输至各相关业务系统；将校内采购系统与网上报销系统和财务核算系统对接，教师在采购界面申请采购时，选择需要支出的预算项目、经济科目，然后按照采购管理的相关规定进行采购的审批；完成采购审批后，即可下单、购置、获取票据，收到货后进行线上资产验收；完成验收后，教师可通过点击一键同步，即可将前期的网上采购申请、电子发票、电子验收单同步传输到网上报销系统，由系统自动提交审批、财务分单等工作，最后由财务核算系统提取网上报销系统审批后的信息，进行财务处理。教师不需要因为一件采购事项，登录不用的界面重复录入类似的信息。

3.4   巩固网络信息安全建设

财务管理对网络安全的要求很高，网上审批报销是对校园网络安全建设的重大考验之一。高校应重视网上业务办理的流程监控，加强各环节的电子化管理。

建立有针对性的防范机制，预防财务风险。不断完善基础设施建设，确保硬件系统性能稳定，做好日常维护和数据备份。积极构建防火墙系统，防止财务信息和个人信息被窃取、篡改，防范病毒攻击。在申请、审批、查询等各环节进行业务管理和权限设置，加强风险防范，确保数据安全。建立严格的网络安全使用操作流程，对网站的使用规则、后期维护、系统升级以及相关人员的职责权限做出明确的规定。

4     结束语

高校在进行智慧校园建设的进程中，有必要对财务体系的业务系统进行智慧化升级，转变财务管理理念，不断优化网上报销模式，探索现代化报销手段，实现财务系统管理需求与服务理念的融合，既可以提高资金安全水平，又可以提高财务服务质量，进一步提升高校财务综合管理能力。

主要参考文献

［1］吴丽龙.基于互联网背景下的高校财务报销模式研究［J］.办公室业务，2021（22）：75-76，82.

［2］黄弦和，姚小玲，汪茹，等.“智能财务时代”高校财务报销模式的演变与探索：以W大学为例［J］.国际商务财会，2021（2）：49-53.

［3］王泽霞，郜鼎，江乾坤.高校云报销平台的运作模式及解决方案［J］.财务与会计，2018（4）：58-60.

［4］牛星，陈桂荣.“互联网+”环境下高校财务报销模式变革探析：以K高校为例［J］.会计之友，2018（10）：105-109.

［5］吴林.“互联网”环境下高校网络报销模式优化探析［J］.会计师，2020（3）：57-59.

［6］张慧.信息化建设下的高校财务网络报销模式探索［J］.财会学习，2022（20）：14-16.

［7］刘畅.“最多跑一次”改革下高校财务报销模式研究［J］.纳税，2021，15（29）：81-82.